การปกป้องข้อมูลใน Microsoft Excel

Microsoft Excel มอบระดับการป้องกันที่หลากหลายตามเงื่อนไขแก่ผู้ใช้ ตั้งแต่การป้องกันอย่างง่ายของเซลล์แต่ละเซลล์ไปจนถึงการเข้ารหัสไฟล์ทั้งหมดด้วยการเข้ารหัสอัลกอริธึมการเข้ารหัสของตระกูล RC4 ผ่านพวกเขาทีละคน ...

ระดับ 0 การป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์

วิธีที่ง่ายที่สุด ให้คุณตรวจสอบว่าผู้ใช้ป้อนอะไรในเซลล์ที่แน่นอน และไม่อนุญาตให้คุณป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง (เช่น ราคาติดลบหรือจำนวนคนเศษส่วน หรือวันที่ของการปฏิวัติเดือนตุลาคม แทนที่จะเป็นวันที่สรุป สัญญา ฯลฯ) ในการตั้งค่าการตรวจสอบอินพุต คุณต้องเลือกเซลล์และเลือก tab ข้อมูล (วันที่) ปุ่ม การตรวจสอบข้อมูล (การตรวจสอบข้อมูล). ใน Excel 2003 ขึ้นไป สามารถทำได้โดยใช้เมนู การตรวจสอบข้อมูล (การตรวจสอบข้อมูล)… ในแท็บ พารามิเตอร์ จากรายการดรอปดาวน์ คุณสามารถเลือกประเภทของข้อมูลที่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลได้:

แท็บที่อยู่ติดกันของหน้าต่างนี้อนุญาตให้ (หากต้องการ) ตั้งค่าข้อความที่จะปรากฏก่อนป้อน – tab ข้อความที่ใส่ (ใส่ข้อความ)และในกรณีที่ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง – tab เกิดข้อผิดพลาด (แจ้งเตือนข้อผิดพลาด):

 ระดับ 1: การปกป้องชีตเซลล์จากการเปลี่ยนแปลง

เราสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เปลี่ยนเนื้อหาของเซลล์ในชีตที่กำหนดได้อย่างสมบูรณ์หรือเลือกได้ ในการติดตั้งการป้องกันดังกล่าว ให้ทำตามอัลกอริธึมง่ายๆ:

1. เลือกเซลล์ที่ ไม่จำเป็นต้องปกป้อง (ถ้ามี) ให้คลิกขวาและเลือกคำสั่งจากเมนูบริบท รูปแบบเซลล์ (จัดรูปแบบเซลล์)… ในแท็บ การป้องกัน (การป้องกัน) ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่อง เซลล์ที่มีการป้องกัน (ล็อค). เซลล์ทั้งหมดที่กล่องกาเครื่องหมายนี้ยังคงถูกเลือกไว้จะได้รับการป้องกันเมื่อเปิดใช้งานการป้องกันแผ่นงาน เซลล์ทั้งหมดที่คุณยกเลิกการเลือกแฟล็กนี้จะสามารถแก้ไขได้แม้จะมีการป้องกัน คุณสามารถใช้มาโครนี้ได้หากต้องการดูว่าเซลล์ใดจะได้รับการปกป้องและเซลล์ใดจะไม่ได้รับการปกป้องด้วยสายตา
2. หากต้องการเปิดใช้งานการป้องกันแผ่นงานปัจจุบันใน Excel 2003 และเก่ากว่า – เลือกจากเมนู บริการ – การป้องกัน – แผ่นป้องกัน (เครื่องมือ — การป้องกัน — แผ่นงานป้องกัน)หรือใน Excel 2007 และใหม่กว่า ให้คลิก ป้องกันแผ่นงาน (ปกป้องแผ่น) แถบ ทบทวน (รีวิว). ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น คุณสามารถตั้งรหัสผ่าน (จำเป็นเพื่อไม่ให้ใครสามารถลบการป้องกันได้) และใช้รายการช่องทำเครื่องหมาย กำหนดค่า ถ้าต้องการ ข้อยกเว้น:

กล่าวคือ หากเราต้องการปล่อยให้ผู้ใช้มีความสามารถ เช่น ในการจัดรูปแบบเซลล์ที่มีการป้องกันและไม่มีการป้องกัน จะต้องเลือกช่องทำเครื่องหมายสามช่องแรก คุณยังสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้ใช้การเรียงลำดับ การกรองอัตโนมัติ และเครื่องมือตารางที่สะดวกอื่นๆ

ระดับ 2 การป้องกันแบบเลือกช่วงสำหรับผู้ใช้ที่แตกต่างกัน

หากสันนิษฐานว่าผู้ใช้หลายคนจะทำงานกับไฟล์ และแต่ละคนต้องมีสิทธิ์เข้าถึงพื้นที่ชีตของตนเอง คุณสามารถตั้งค่าการป้องกันแผ่นงานด้วยรหัสผ่านที่แตกต่างกันสำหรับช่วงของเซลล์ต่างๆ

ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกบนแท็บ ทบทวน (ทบทวน) ปุ่ม อนุญาตให้เปลี่ยนช่วง (อนุญาตให้ผู้ใช้แก้ไขช่วง). ใน Excel 2003 และใหม่กว่า จะมีคำสั่งเมนูสำหรับสิ่งนี้ บริการ – การป้องกัน – อนุญาตให้เปลี่ยนช่วง (เครื่องมือ — การป้องกัน — อนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนช่วง):

ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกปุ่ม สร้างบัญชีตัวแทน (ใหม่) แล้วป้อนชื่อช่วง ที่อยู่ของเซลล์ที่รวมอยู่ในช่วงนี้ และรหัสผ่านเพื่อเข้าถึงช่วงนี้:

ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้สำหรับแต่ละช่วงผู้ใช้ที่แตกต่างกันจนกว่าจะมีรายการทั้งหมด ตอนนี้คุณสามารถกดปุ่ม ป้องกันแผ่นงาน (ดูย่อหน้าก่อนหน้า) และเปิดใช้งานการป้องกันทั้งแผ่น

ตอนนี้ เมื่อคุณพยายามเข้าถึงช่วงที่มีการป้องกันจากรายการ Excel จะต้องใช้รหัสผ่านสำหรับช่วงนี้โดยเฉพาะ กล่าวคือ ผู้ใช้แต่ละคนจะทำงาน "ในสวนของเขา"

ระดับ 3 ปกป้องแผ่นหนังสือ

หากคุณต้องการป้องกันตัวเองจาก:

• การลบ เปลี่ยนชื่อ ย้ายแผ่นงานในสมุดงาน
• การเปลี่ยนแปลงในพื้นที่ที่ตรึงไว้ ("ส่วนหัว" เป็นต้น)
• การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างที่ไม่ต้องการ (การยุบแถว/คอลัมน์โดยใช้ปุ่มบวก/ลบการจัดกลุ่ม)
• ความสามารถในการย่อ/ย้าย/ปรับขนาดหน้าต่างสมุดงานภายในหน้าต่าง Excel

จากนั้นคุณต้องปกป้องหนังสือทุกแผ่นโดยใช้ปุ่ม ปกป้องหนังสือ (ปกป้องสมุดงาน) แถบ ทบทวน (รีวิว) หรือ – ใน Excel เวอร์ชันเก่า – ผ่านเมนู บริการ – คุ้มครอง – ปกป้อง book (เครื่องมือ — การป้องกัน — ปกป้องสมุดงาน):

ระดับ 4 การเข้ารหัสไฟล์

ถ้าจำเป็น Excel ให้ความสามารถในการเข้ารหัสไฟล์เวิร์กบุ๊กทั้งหมดโดยใช้อัลกอริธึมการเข้ารหัสตระกูล RC4 ที่แตกต่างกันหลายตัว การป้องกันนี้ตั้งค่าได้ง่ายที่สุดเมื่อบันทึกเวิร์กบุ๊ก เช่น เลือกทีม ไฟล์ – บันทึกเป็น (ไฟล์ — บันทึกเป็น)จากนั้นในหน้าต่างบันทึก ให้ค้นหาและขยายรายการดรอปดาวน์ บริการ – ตัวเลือกทั่วไป (เครื่องมือ — ตัวเลือกทั่วไป). ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น เราสามารถป้อนรหัสผ่านที่แตกต่างกันสองแบบ – เพื่อเปิดไฟล์ (อ่านอย่างเดียว) และเพื่อเปลี่ยน:

• วิธีตั้งค่า/ยกเลิกการป้องกันแผ่นงานของหนังสือทั้งหมดในคราวเดียว (โปรแกรมเสริม PLEX)
• เน้นเซลล์ที่ไม่มีการป้องกันด้วยสี
• การปกป้องแผ่นงานอย่างเหมาะสมด้วยมาโคร