เปิดใช้งาน ปิดใช้งาน และกำหนดค่าการแก้ไขอัตโนมัติใน Excel

ขณะทำงานในสเปรดชีต Excel โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก มีความเป็นไปได้ที่จะทำผิดพลาด เช่น พิมพ์ผิด นอกจากนี้ ผู้ใช้บางรายเนื่องจากไม่ทราบวิธีค้นหาและใช้อักขระพิเศษ จึงตัดสินใจแทนที่ด้วยอักขระที่เข้าใจและเข้าถึงได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้เครื่องหมาย "— – จดหมายทั่วไป "และ"หรือแทน "$" - ง่ายๆ "S". อย่างไรก็ตามต้องขอบคุณเครื่องมือพิเศษ “แก้ไขอัตโนมัติ” สิ่งเหล่านี้จะได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติ

แก้ไขอัตโนมัติคืออะไร

Excel จะเก็บรายการข้อผิดพลาดทั่วไปที่สามารถทำได้ในหน่วยความจำ เมื่อผู้ใช้ป้อนข้อผิดพลาดจากรายการนี้ โปรแกรมจะแทนที่ด้วยค่าที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ นี่แหละคือสิ่งที่จำเป็น การแก้ไขอัตโนมัติและนั่นคือวิธีการทำงาน

เครื่องมือนี้แก้ไขข้อผิดพลาดประเภทหลักต่อไปนี้:

• ตัวพิมพ์ใหญ่สองตัวติดต่อกันในหนึ่งคำ
• เริ่มประโยคใหม่ด้วยอักษรตัวพิมพ์เล็ก
• ข้อผิดพลาดเนื่องจากเปิดใช้งาน Caps Lock
• การพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดทั่วไปอื่นๆ

เปิดใช้งานและปิดใช้งานการแก้ไขอัตโนมัติ

ในโปรแกรม ฟังก์ชันนี้จะเปิดใช้งานในขั้นต้น แต่ในบางกรณี จำเป็นต้องปิดใช้งาน (ถาวรหรือชั่วคราว) สมมติว่าเราจำเป็นต้องทำผิดพลาดในบางคำโดยเฉพาะหรือใช้อักขระที่โปรแกรมรับรู้ว่าผิดพลาดและแทนที่คำเหล่านั้น แม้ว่าเราจะไม่ต้องการสิ่งนี้ก็ตาม หากคุณเปลี่ยนอักขระที่แก้ไขอัตโนมัติเป็นอักขระที่เราต้องการ ฟังก์ชันจะไม่ทำการแทนที่อีก วิธีนี้เหมาะสำหรับกรณีที่แยกได้อย่างแน่นอน มิฉะนั้น เพื่อประหยัดเวลาและความพยายาม ทางออกที่ดีที่สุดคือปิดใช้งานฟังก์ชัน “แก้ไขอัตโนมัติ”.

1. ไปที่เมนู "ไฟล์".
2. ในเมนูด้านข้างทางด้านซ้าย ให้ไปที่ “พารามิเตอร์”.
3. ในหน้าต่างการตั้งค่าที่เปิดขึ้น ให้คลิกที่ส่วนย่อย "การสะกดคำ". ที่ด้านขวาของหน้าต่าง ให้คลิกปุ่ม “ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ”
4. หน้าต่างพร้อมการตั้งค่าฟังก์ชั่นจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากตัวเลือก “แทนที่เมื่อคุณพิมพ์”จากนั้นคลิก OK.
5. โปรแกรมจะคืนเรากลับไปที่หน้าต่างหลักพร้อมพารามิเตอร์ที่เรากดปุ่มอีกครั้ง OK.

หมายเหตุ หากต้องการเปิดใช้งานฟังก์ชันอีกครั้ง ให้คืนเครื่องหมายถูกไปที่ตำแหน่ง หลังจากนั้นให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงด้วยการกดปุ่ม OK.

แก้ไขวันที่อัตโนมัติและปัญหาที่เป็นไปได้

บางครั้งมันเกิดขึ้นที่ในขณะที่ป้อนตัวเลขด้วยจุดโปรแกรมแก้ไขสำหรับวันที่ สมมุติว่าเราป้อนตัวเลข 3.19 ไปยังเซลล์ว่าง

หลังจากที่เรากดแป้น ป้อน รับข้อมูลในรูปของเดือนและปี

เราจำเป็นต้องบันทึกข้อมูลดั้งเดิมที่เราป้อนลงในเซลล์ ในสถานการณ์เช่นนี้ ไม่จำเป็นต้องปิดใช้งานการแก้ไขอัตโนมัติ นี่คือสิ่งที่เราทำ:

1. ขั้นแรก เลือกช่วงของเซลล์ที่เราต้องการเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นในรูปแบบของตัวเลขที่มีจุด แล้วอยู่ในแท็บ "บ้าน" ไปที่ส่วนเครื่องมือ "ตัวเลข"ที่เราคลิกที่ตัวเลือกรูปแบบเซลล์ปัจจุบัน
2. ในรายการดรอปดาวน์ ให้เลือกรายการ “ ข้อความ”.
3. ตอนนี้เราสามารถป้อนข้อมูลลงในเซลล์ในรูปแบบตัวเลขที่มีจุดได้อย่างปลอดภัยหมายเหตุ คุณต้องจำไว้ว่าตัวเลขในเซลล์ที่มีรูปแบบข้อความไม่สามารถมีส่วนร่วมในการคำนวณได้ เนื่องจากโปรแกรมจะรับรู้ตัวเลขในวิธีที่ต่างออกไปและผลลัพธ์สุดท้ายจะถูกบิดเบือน

การแก้ไขพจนานุกรมแก้ไขอัตโนมัติ

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ จุดประสงค์ของการแก้ไขอัตโนมัติคือเพื่อช่วยแก้ไขข้อผิดพลาดหรือการพิมพ์ผิด เริ่มแรกโปรแกรมให้รายการมาตรฐานของคำและสัญลักษณ์ที่ตรงกันสำหรับการแทนที่ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้มีโอกาสที่จะเพิ่มตัวเลือกของตนเอง

1. อีกครั้งเราเข้าไปในหน้าต่างด้วยพารามิเตอร์แก้ไขอัตโนมัติตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น (เมนู "ไฟล์" - ส่วน “พารามิเตอร์” – ส่วนย่อย "การสะกดคำ" - ปุ่ม “ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ”).
2. ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร "แทนที่" เราเขียนสัญลักษณ์ (คำ) ซึ่งโปรแกรมจะระบุเพิ่มเติมว่าเป็นข้อผิดพลาด ในสนาม "บน" ระบุค่าที่จะใช้แทน เมื่อพร้อมแล้วให้กดปุ่ม "เพิ่ม".
3. เป็นผลให้เราสามารถเพิ่มคำผิดและข้อผิดพลาดทั่วไปทั้งหมดที่เราทำลงในพจนานุกรมนี้ (หากไม่ได้อยู่ในรายการเดิม) เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการแก้ไขเพิ่มเติม

การแทนที่อัตโนมัติด้วยสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์

ไปที่แท็บชื่อเดียวกันในตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ ที่นี่เราจะพบรายการค่าที่จะแทนที่ด้วยโปรแกรมด้วยสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ ตัวเลือกนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการป้อนอักขระที่ไม่ได้อยู่บนแป้นพิมพ์ ตัวอย่างเช่น การป้อนอักขระ “α” (อัลฟา), ก็เพียงพอที่จะพิมพ์ “ อัลฟา”หลังจากนั้นโปรแกรมจะแทนที่ค่าที่กำหนดด้วยอักขระที่ต้องการ อักขระอื่น ๆ จะถูกป้อนในลักษณะเดียวกัน

นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มตัวเลือกของคุณลงในรายการนี้ได้

การลบชุดค่าผสมจากการแก้ไขอัตโนมัติ

หากต้องการลบชุดคำหรือสัญลักษณ์ที่ไม่จำเป็นออกจากรายการแก้ไขอัตโนมัติ เพียงเลือกด้วยการคลิกเมาส์แล้วกดปุ่ม "ลบ".

นอกจากนี้ คุณยังสามารถปรับช่องใดช่องหนึ่งได้โดยการไฮไลต์รายการที่ตรงกันแทนที่จะลบออก

การตั้งค่าพารามิเตอร์หลักของการเปลี่ยนอัตโนมัติ

พารามิเตอร์หลักรวมถึงการตั้งค่าทั้งหมดที่สามารถทำได้ในแท็บ “แก้ไขอัตโนมัติ”. ตัวเลือกต่อไปนี้เปิดใช้งานครั้งแรกในโปรแกรม:

• การแก้ไขอักษรตัวใหญ่ (ตัวพิมพ์ใหญ่) สองตัวที่จุดเริ่มต้นของคำ
• ใช้อักษรตัวแรกของประโยคเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
• ใช้วันในสัปดาห์เป็นตัวพิมพ์ใหญ่
• ขจัดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการกดแป้นโดยไม่ได้ตั้งใจ แคปลุค.

หากต้องการปิดใช้งานตัวเลือกเหล่านี้ เพียงยกเลิกการเลือกช่องถัดจากตัวเลือกเหล่านั้น จากนั้นคลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

การทำงานโดยมีข้อยกเว้น

โปรแกรมมีพจนานุกรมพิเศษที่เก็บคำและสัญลักษณ์ซึ่งการแก้ไขอัตโนมัติจะไม่ทำงาน แม้ว่าจะเปิดใช้งานฟังก์ชันนี้และมีการจับคู่ที่จำเป็นในพารามิเตอร์หลัก

หากต้องการเข้าถึงพจนานุกรมนี้ ให้คลิกที่ปุ่ม “ข้อยกเว้น”.

หน้าต่างที่ปรากฏขึ้นมีสองแท็บ:

จดหมายฉบับแรก

• นี่คือรายการคำที่ตามด้วยสัญลักษณ์ "จุด" (".") ไม่ควรตีความโดยโปรแกรมเป็นจุดสิ้นสุดของประโยค ซึ่งหมายความว่าคำถัดไปจะขึ้นต้นด้วยอักษรตัวพิมพ์เล็ก โดยทั่วไป สิ่งนี้ใช้ได้กับคำย่อทุกประเภท เช่น kg., g., rub., cop. เป็นต้น
• ในฟิลด์ด้านบน เราสามารถป้อนค่าของเรา ซึ่งจะถูกเพิ่มลงในรายการยกเว้นหลังจากคลิกปุ่มที่เกี่ยวข้อง
• นอกจากนี้ เมื่อเลือกค่าหนึ่งจากรายการ คุณจะแก้ไขหรือลบค่านั้นได้

ตัวพิมพ์ใหญ่สองตัว

ค่าจากรายการในแท็บนี้คล้ายกับรายการในแท็บ "จดหมายฉบับแรก"จะไม่ได้รับผลกระทบจากการแก้ไขอัตโนมัติ เรายังสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบองค์ประกอบใหม่ได้ที่นี่

สรุป

ขอบคุณฟังก์ชัน “แก้ไขอัตโนมัติ” การทำงานใน Excel นั้นเร็วขึ้นอย่างมาก เนื่องจากโปรแกรมจะแก้ไขข้อผิดพลาดแบบสุ่มและข้อผิดพลาดที่เกิดจากผู้ใช้โดยอัตโนมัติ เครื่องมือนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญมากในกรณีเช่นนี้ที่จะสามารถใช้และกำหนดค่าพารามิเตอร์การแก้ไขอัตโนมัติได้อย่างถูกต้อง