เน้นสิ่งสำคัญ: วิธีการจัดลำดับความสำคัญ

“โชคไม่ดีที่สถานการณ์ที่ฉันจัดลำดับความสำคัญของตัวเองให้อยู่ในระดับแนวหน้านั้นเป็นบรรทัดฐานมากกว่าที่จะเป็นข้อยกเว้น ฉันพยายามวางแผนงานสำหรับวันนั้นโดยเน้นที่สิ่งสำคัญ แต่ในตอนท้ายฉันรู้สึกหมดแรงเพราะฉันถูกรบกวนจากการโทร การลาออกเล็กน้อย และการประชุม งานที่สำคัญที่สุดยังคงถูกเลื่อนออกไป และแผนงานที่ยิ่งใหญ่สำหรับปียังคงเขียนลงบนกระดาษ ช่วยตัวเองทำอะไรได้บ้าง» ถาม Olga อายุ 27 ปี

ฉันมักจะพบคำขอที่คล้ายกันในการฝึกอบรมเกี่ยวกับประสิทธิผลในการบริหารจัดการ ลูกค้าเชื่อว่าสาเหตุหลักของปัญหาคือการขาดการจัดลำดับความสำคัญ แต่ในความเป็นจริง พวกเขาเป็นเพียงคนๆ หนึ่งเท่านั้นที่ไม่ได้จดจ่ออยู่กับพวกเขามากนัก

และขั้นตอนแรกในการแก้ปัญหานี้คือการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมในการทำงานกับสมาธิของคุณ ควรตรงกับลักษณะส่วนบุคคลของคุณ: คุณต้องคำนึงถึงสภาพการทำงานและที่อยู่อาศัยของคุณ

ในการเริ่มต้น คุณสามารถใช้วิธีการต่างๆ ที่เป็นที่นิยมซึ่งเป็นที่ยอมรับกันดีว่ามีประสิทธิภาพ ฉันพยายามแนะนำพวกเขาให้กับลูกค้าที่เราเพิ่งเริ่มทำงานด้วย

วิธีแรก: ทำความเข้าใจเกณฑ์การประเมิน

ก่อนอื่น ให้ตอบคำถาม: คุณใช้เกณฑ์อะไรในการจัดลำดับความสำคัญ คำตอบที่พบบ่อยที่สุดคือเกณฑ์ «เร่งด่วน» ด้วยเหตุนี้ ทุกกรณีจึงเรียงกันเป็นแถวขึ้นอยู่กับกำหนดเวลา และหลังจากนั้น เราสร้างงานใหม่ให้เป็น «ตัวสร้างเสมือน» ผลลัพธ์ที่ได้ ขยับไปข้างหลังงานที่สามารถทำได้ในภายหลัง

ข้อเสียของแนวทางนี้คืออะไร? รายการลำดับความสำคัญของวันนี้ ไม่ควรรวมเฉพาะสิ่งที่จะสูญเสียความเกี่ยวข้องในวันพรุ่งนี้ นั่นคือ เรื่องเร่งด่วน แต่ยังรวมถึงสิ่งที่เราเรียกว่า "สำคัญ" ในทางนามธรรมด้วย นี่คือสิ่งที่ขับเคลื่อนเราไปสู่ความสำเร็จของเป้าหมาย หรือสิ่งที่ขจัดอุปสรรคร้ายแรงในการไปสู่เป้าหมาย

และที่นี่หลายคนทำผิดพลาดในการแทนที่เกณฑ์ พูดสั้น ๆ นี้สามารถแสดงได้ดังนี้: “นี่เป็นเรื่องเร่งด่วนมากเพราะมันสำคัญมาก!” “นี่เป็นสิ่งสำคัญมากเพราะเส้นตายคือพรุ่งนี้!” แต่ถ้ารายการลำดับความสำคัญของคุณสำหรับวันนั้นไม่มีงานที่นำไปสู่การบรรลุเป้าหมายที่สำคัญสำหรับคุณ คุณต้องวิเคราะห์รายการสิ่งที่ต้องทำอย่างรอบคอบ

คุณต้องตัดสินใจว่าเกณฑ์ใดที่คุณใช้เพื่อกำหนด "ความเร่งด่วน" และ "ความสำคัญ" ของงาน และพิจารณาว่าคุณกำลังผสมแนวคิดทั้งสองนี้หรือไม่

วิธีที่สอง: ระบุลำดับความสำคัญสามหมวดหมู่

อย่างที่คุณทราบขอบเขตการวางแผนนั้นแตกต่างกัน หากเรากำลังพิจารณาขอบฟ้าการวางแผนในหนึ่งวัน ให้ดำเนินการดังนี้:

• กำหนดลำดับความสำคัญสูงสุดหนึ่งรายการสำหรับวันนี้ นี่คืองานที่คุณจะใช้เวลาและพลังงานอย่างเต็มที่ในวันนี้
• ระบุสามหรือสี่สิ่งที่คุณจะใช้เวลาและความพยายามน้อยที่สุดในวันนี้ จะดีกว่าถ้าคุณจดเวลาไว้ (ห้านาทีสิบนาที) ที่คุณวางแผนจะใช้ในกรณีใดกรณีหนึ่ง นี่จะกลายเป็นรายการ "ลำดับความสำคัญสุดท้าย" ของคุณ
• หมวดที่สามจะตกถึงสิ่งที่เรียกว่า «กรณีของหลักการคงเหลือ» พวกเขาจะเสร็จสมบูรณ์หากมีเวลาว่างเหลือสำหรับพวกเขา แต่ถ้ายังไม่รับรู้ก็ไม่มีผลอะไร

ที่นี่เรากำลังเผชิญกับคำถาม: "วิธีที่จะไม่ใช้พลังงานสูงสุดกับ "ความสำคัญสุดท้าย" โดยละเว้น "หลัก" โดยไม่รู้ตัว? แนวทางที่สามจะช่วยตอบ

วิธีที่สาม: ใช้โหมดเวลาช้า

เราใช้เวลาทำงานส่วนใหญ่ในโหมด «เวลารวดเร็ว» เราต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการตามปกติและประมวลผลข้อมูลจำนวนมหาศาล

“เวลาช้า” เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการหยุดกิจวัตร “การวิ่งบนพวงมาลัย” นี่คือการมองตัวเองอย่างมีสติและเป็นจุดเริ่มต้นในการหาคำตอบของคำถาม: “ฉันกำลังทำอะไรอยู่? เพื่ออะไร? ฉันไม่ได้ทำอะไรและทำไม?

เพื่อให้วิธีนี้ได้ผลดีที่สุด ให้ปฏิบัติตามแนวทางสามข้อต่อไปนี้:

1. เข้าสู่กิจวัตรประจำวันของคุณพิธีกรรมบางอย่าง นี่ควรเป็นกิจกรรมที่เกิดซ้ำตลอดทั้งวันซึ่งจะทำให้คุณอยู่ในโหมด «เวลาช้า» อาจเป็นช่วงพักน้ำชาและหมอบปกติ พิธีกรรมควรใช้เวลาไม่เกิน 5 นาทีและปล่อยให้คุณอยู่คนเดียว และแน่นอน นำความสุขและความเพลิดเพลินมาให้คุณ - จากนั้นคุณจะไม่เลื่อนออกไปจนกว่าจะถึงพรุ่งนี้
2. โปรดทราบว่า «เวลาช้า» ไม่ใช่แค่เวลาสนุกเท่านั้น แต่ยังเป็นโอกาสในการเพิ่มความพึงพอใจของคุณด้วยโหมด «เวลาเร็ว» และถามตัวเองด้วยคำถามสามข้อ: “วันนี้ฉันควรได้ผลลัพธ์อะไร”, “อะไรคือก้าวเล็กๆ ถัดไปสู่ผลลัพธ์นี้ที่ฉันต้องทำ”, “อะไรทำให้ฉันไขว้เขวและจะไม่ฟุ้งซ่านได้อย่างไร” คำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณนึกถึงเป้าหมายหลักของคุณ และการวางแผนขั้นตอนต่อไปจะเป็นการป้องกันการผัดวันประกันพรุ่งได้อย่างดีเยี่ยม
3. ใช้โหมดเวลาช้าสองถึงสี่ครั้งต่อวัน ยิ่งคุณได้รับอิทธิพลจากปัจจัยของโลกภายนอกบ่อยและแข็งแกร่งขึ้น คุณควรเปลี่ยนไปใช้โหมดนี้บ่อยขึ้น สามคำถามและสองสามนาทีต่อเซสชันก็เพียงพอแล้ว เกณฑ์หลักคือควรให้ความสุขแก่คุณ แต่จำไว้ว่า: การใช้เทคนิคน้อยกว่าวันละครั้งไม่ใช่การฝึกฝนเลย