จากรายการข้อมูลให้เติมข้อความอัตโนมัติใน Excel

บ่อยครั้ง ผู้ใช้ Excel ต้องเผชิญกับความจำเป็นในการเติมเซลล์ด้วยข้อมูลที่จัดเรียงตามลำดับตรรกะบางอย่าง หรือตัวอย่างเช่น เพื่อคาดการณ์ว่าค่าของตัวบ่งชี้หนึ่ง ๆ จะเป็นเท่าใดในช่วงเวลาหนึ่ง หากแนวโน้มปัจจุบันยังคงดำเนินต่อไป ตอนนี้คุณไม่จำเป็นต้องรู้สูตรมากมายสำหรับทั้งหมดนี้ การคลิกเมาส์สองครั้งก็เพียงพอแล้วและปัญหาได้รับการแก้ไข ทั้งหมดนี้ต้องขอบคุณการเติมข้อความอัตโนมัติ

คุณลักษณะนี้น่าทึ่งในด้านความสะดวกสบาย ตัวอย่างเช่น ช่วยให้คุณสามารถแสดงรายการเดือนตามปฏิทินได้อย่างรวดเร็ว หรือทำให้แสดงเฉพาะวันที่ 15 และวันสุดท้ายของแต่ละเดือน (เช่น ในรายงานทางบัญชี) 

คุณจะใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมนี้ได้อย่างไร

ที่มุมล่างขวามีสี่เหลี่ยมจัตุรัส โดยการลากมัน คุณสามารถดำเนินการต่อชุดของค่าที่มีรูปแบบบางอย่างได้ ตัวอย่างเช่น หากวันแรกคือวันจันทร์ โดยการดำเนินการอย่างง่ายนี้ คุณสามารถใส่ค่าในบรรทัดต่อไปนี้: วันอังคาร วันพุธ วันพฤหัสบดี วันศุกร์ เป็นต้น

หากมีชุดของค่าในเซลล์ เช่น 1,2,4 เมื่อเลือกค่าทั้งหมดแล้วลากกล่องลง คุณจะต่อชุดตัวเลขได้สูงสุดถึง 8, 16, 32 และอื่นๆ ซึ่งช่วยให้คุณลดค่าใช้จ่ายด้านเวลาลงได้อย่างมาก

ในทำนองเดียวกัน รายชื่อเดือนจะถูกสร้างขึ้น

และนี่คือสิ่งที่ใช้เติมข้อความอัตโนมัติสำหรับความก้าวหน้าทางคณิตศาสตร์ ในตัวอย่างของเรา เราใช้สองเซลล์ที่มีค่า 1,3 ตามลำดับ จากนั้นการเติมข้อความอัตโนมัติจะดำเนินต่อไปในชุดตัวเลข 

นอกจากนี้ การรับสัญญาณจะทำงานแม้ว่าตัวเลขจะอยู่ภายในข้อความก็ตาม ตัวอย่างเช่น หากคุณเขียน "1 ไตรมาส" และลากกล่องลง คุณจะได้สิ่งต่อไปนี้

อันที่จริง สิ่งเหล่านี้เป็นพื้นฐานทั้งหมดที่คุณต้องรู้ แต่ถ้าคุณต้องการฝึกฝนทักษะการทำงานกับ Excel อย่างมืออาชีพมากขึ้น คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับชิปและลูกเล่นบางอย่างได้

การใช้รายการข้อมูลเติมข้อความอัตโนมัติ

แน่นอนว่าการทำรายการเดือนหรือวันในสัปดาห์ไม่ใช่สิ่งที่ Excel ทำได้ทั้งหมด สมมติว่าเรามีรายชื่อเมืองที่บริษัทของเราได้จัดตั้งศูนย์บริการ ก่อนอื่นคุณต้องจดรายการทั้งหมดไว้ในรายการ "เปลี่ยนรายการ" ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ผ่านลำดับเมนู ไฟล์ - ตัวเลือก - ขั้นสูง - ทั่วไป - แก้ไขรายการ

ถัดไป หน้าต่างจะปรากฏขึ้นพร้อมรายการที่สร้างขึ้นใน Excel โดยอัตโนมัติ 

มีไม่มากนักที่นี่ แต่ความเข้าใจผิดนี้สามารถแก้ไขได้ง่าย ในการทำเช่นนี้จะมีหน้าต่างด้านขวาซึ่งเขียนลำดับค่า uXNUMXbuXNUMXbis ที่ถูกต้อง การบันทึกสามารถทำได้สองวิธี ทั้งด้วยเครื่องหมายจุลภาคและในคอลัมน์ หากมีข้อมูลจำนวนมากก็สามารถนำเข้าได้ วิธีนี้คุณสามารถประหยัดเวลาได้มาก

สิ่งที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้? ขั้นแรก คุณต้องสร้างรายชื่อเมืองที่ใดที่หนึ่งในเอกสาร แล้วสร้างลิงก์ไปยังเมืองนั้นในช่องด้านล่าง

รายการนี้ถูกสร้างขึ้นและสามารถใช้เพื่อเติมในเซลล์อื่นๆ ทั้งหมด

นอกจากรายการในรูปแบบข้อความแล้ว Excel ยังทำให้สามารถสร้างลำดับตัวเลขได้ เช่นเดียวกับรายการวันที่ที่จัดเรียงตามรูปแบบที่กำหนด ในตอนต้นของเนื้อหานี้ มีวิธีการหนึ่งที่จะนำไปใช้ แต่นี่เป็นระดับดั้งเดิม คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้อย่างคล่องตัวมากขึ้น เหมือนกับเอซตัวจริง

ขั้นแรก เราเลือกค่าลำดับที่ต้องการ (อย่างน้อยหนึ่งค่า) พร้อมกับส่วนของช่วงที่จะใช้สำหรับรายการ ต่อไปเราจะพบปุ่ม "เติม" ที่แผงด้านบนและในเมนูที่ปรากฏขึ้นให้คลิกที่ปุ่ม "ความคืบหน้า"

ถัดไป หน้าต่างพร้อมการตั้งค่าจะปรากฏขึ้น

ในส่วนด้านซ้ายมีปุ่มตัวเลือกซึ่งคุณสามารถกำหนดตำแหน่งของลำดับในอนาคต: ตามแถวหรือคอลัมน์ ในกรณีแรก รายการจะลดลง และในกรณีที่สอง รายการจะไปทางขวา 

ทางด้านขวาของการตั้งค่าตำแหน่งจะเป็นแผงที่คุณสามารถเลือกประเภทของลำดับตัวเลขได้ มีหลายตัวเลือกให้เลือก:

1. เลขคณิต ค่าในแต่ละเซลล์ถัดไปเป็นตัวเลขที่มากกว่าค่าก่อนหน้า ค่าของมันถูกกำหนดโดยเนื้อหาของฟิลด์ "ขั้นตอน"
2. เรขาคณิต ค่าที่ตามมาแต่ละค่าจะมากกว่าค่าก่อนหน้าหลายเท่า มากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับขั้นตอนที่ผู้ใช้ระบุ
3. วันที่. ด้วยตัวเลือกนี้ ผู้ใช้สามารถสร้างลำดับวันที่ได้ หากคุณเลือกประเภทนี้ การตั้งค่าเพิ่มเติมสำหรับหน่วยวัดจะเปิดใช้งาน พวกเขาจะนำมาพิจารณาเมื่อวาดลำดับ: วัน, วันทำงาน, เดือน, ปี ดังนั้น หากคุณเลือกรายการ "วันทำการ" วันหยุดสุดสัปดาห์จะไม่รวมอยู่ในรายการ 
4. เติมข้อความอัตโนมัติ ตัวเลือกนี้คล้ายกับการลากที่มุมล่างขวา พูดง่ายๆ ก็คือ Excel จะตัดสินใจด้วยตัวเองว่าจะต้องต่อชุดตัวเลขต่อหรือสร้างรายการที่ยาวขึ้นจะดีกว่า หากคุณระบุค่า 2 และ 4 ล่วงหน้า ค่าถัดไปจะมีตัวเลข 6, 8 และอื่นๆ หากก่อนหน้านั้นคุณกรอกข้อมูลในเซลล์มากขึ้น ระบบจะใช้ฟังก์ชัน "การถดถอยเชิงเส้น" (นี่เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจมากที่ช่วยให้คุณสร้างการคาดการณ์ตามแนวโน้มที่มีอยู่ได้)

ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ ดังที่คุณเห็นแล้ว มีสองตัวเลือก: ขนาดขั้นตอน ที่กล่าวถึงข้างต้น และค่าขีดจำกัด

หลังจากเสร็จสิ้นการดำเนินการทั้งหมด คุณต้องกดปุ่ม "ตกลง" ในทำนองเดียวกัน จะมีการสร้างรายการวันทำการในช่วงเวลาหนึ่ง (เช่น จนถึง 31.12.2020/XNUMX/XNUMX) และผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องทำการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นจำนวนมาก!

แค่นั้นแหละ การตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์ ตอนนี้ มาดูวิธีการเติมข้อความอัตโนมัติแบบมืออาชีพกันดีกว่า

การใช้เมาส์

นี่เป็นวิธีที่สะดวกที่สุดในการเติมข้อความอัตโนมัติ ช่วยให้คุณดำเนินการได้อย่างสวยงามแม้ในการดำเนินการที่ซับซ้อนที่สุด มีสองตัวเลือกสำหรับการใช้งาน: ใช้ปุ่มเมาส์ซ้ายหรือปุ่มขวา ตัวอย่างเช่น งานคือการสร้างรายการตัวเลขที่เรียงจากน้อยไปหามาก โดยที่ค่าถัดไปแต่ละค่าจะเพิ่มขึ้นหนึ่งค่า โดยปกติแล้ว สำหรับสิ่งนี้ หน่วยจะถูกป้อนลงในเซลล์แรก และดิวซ์ลงในเซลล์ที่สอง หลังจากนั้นจึงลากกล่องที่มุมล่างขวา แต่มันเป็นไปได้ที่จะบรรลุเป้าหมายนี้ด้วยวิธีการอื่น - เพียงแค่กรอกข้อมูลในเซลล์แรก จากนั้นคุณต้องลากลงจากมุมล่างขวา หลังจากนั้นปุ่มในรูปแบบของสี่เหลี่ยมจะปรากฏขึ้น คุณต้องคลิกและเลือกรายการ "เติม"

คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชัน "เติมเฉพาะรูปแบบ" ซึ่งคุณสามารถขยายได้เฉพาะรูปแบบเซลล์เท่านั้น

แต่มีวิธีที่เร็วกว่าคือ: กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ขณะลากเซลล์แบบขนาน

จริงอยู่ เหมาะสำหรับลำดับตัวเลขที่เติมข้อความอัตโนมัติเท่านั้น หากคุณพยายามดึงเคล็ดลับนี้ด้วยข้อมูลประเภทอื่น ค่า uXNUMXbuXNUMXb จะถูกคัดลอกไปยังเซลล์ต่อไปนี้

มีวิธีเพิ่มความเร็วในการเรียกใช้เมนูบริบท เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้ลากกล่องโดยกดปุ่มขวาของเมาส์ค้างไว้

จากนั้นชุดคำสั่งจะปรากฏขึ้น ดังนั้น คุณสามารถเรียกกล่องโต้ตอบด้วยการตั้งค่าเติมข้อความอัตโนมัติเพิ่มเติมโดยคลิกที่รายการเมนู "ความคืบหน้า" แต่มีข้อ จำกัด ประการหนึ่ง ความยาวสูงสุดของลำดับในกรณีนี้จะถูกจำกัดไว้ที่เซลล์สุดท้าย

เพื่อให้การเติมข้อความอัตโนมัติดำเนินการได้ถึงค่าที่ต้องการ (ตัวเลขหรือวันที่ที่ระบุ) คุณต้องกดปุ่มเมาส์ขวา โดยก่อนหน้านี้จะชี้เคอร์เซอร์ไปที่กล่อง และลากเครื่องหมายลง เคอร์เซอร์จะกลับมา และขั้นตอนสุดท้ายคือปล่อยเมาส์ ด้วยเหตุนี้ เมนูบริบทที่มีการตั้งค่าการเติมข้อความอัตโนมัติจะปรากฏขึ้น เลือกความคืบหน้า ที่นี่เลือกเซลล์เดียวเท่านั้น ดังนั้นคุณต้องระบุพารามิเตอร์ป้อนอัตโนมัติทั้งหมดในการตั้งค่า: ทิศทาง ขั้นตอน ค่าจำกัด แล้วกดปุ่ม OK

ฟังก์ชัน Excel ที่น่าสนใจอย่างยิ่งคือการประมาณเชิงเส้นและเลขชี้กำลัง ทำให้สามารถสร้างการคาดการณ์ว่าค่าจะเปลี่ยนไปอย่างไรตามรูปแบบที่มีอยู่ ตามกฎแล้ว ในการคาดการณ์ คุณต้องใช้ฟังก์ชันพิเศษของ Excel หรือทำการคำนวณที่ซับซ้อน ซึ่งค่าของตัวแปรอิสระจะถูกแทนที่ ง่ายกว่ามากในการสาธิตตัวอย่างนี้ในทางปฏิบัติ

ตัวอย่างเช่น มีไดนามิกของอินดิเคเตอร์ ซึ่งค่านั้นจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนเท่ากันทุกช่วงเวลา 

มันง่ายกว่ามากที่จะเข้าใจว่าการทำนายค่าด้วยแนวโน้มเชิงเส้น (เมื่อแต่ละตัวบ่งชี้ถัดไปเพิ่มขึ้นหรือลดลงตามค่าหนึ่ง) ฟังก์ชัน Excel มาตรฐานเหมาะสำหรับสิ่งนี้ แต่ควรวาดกราฟที่แสดงเส้นแนวโน้ม สมการของฟังก์ชัน และค่าที่คาดไว้เพื่อความชัดเจนมากขึ้น

ในการค้นหาว่าตัวบ่งชี้ที่คาดการณ์ไว้จะเป็นตัวเลขอะไร เมื่อทำการคำนวณ คุณต้องใช้สมการถดถอยเป็นพื้นฐาน (หรือใช้สูตรที่สร้างใน Excel โดยตรง) เป็นผลให้จะมีการกระทำมากมายที่ทุกคนไม่สามารถเข้าใจได้ทันที 

แต่การถดถอยเชิงเส้นทำให้คุณสามารถละทิ้งสูตรที่ซับซ้อนและการพล็อตได้อย่างสมบูรณ์ เพียงใช้การเติมข้อความอัตโนมัติ ผู้ใช้ใช้ช่วงของข้อมูลตามการคาดการณ์ เลือกชุดเซลล์นี้ จากนั้นกดปุ่มเมาส์ขวา ซึ่งคุณต้องลากช่วงตามจำนวนเซลล์ที่ต้องการ (ขึ้นอยู่กับระยะทางของจุดในอนาคตที่จะคำนวณค่าที่คาดการณ์ไว้) เมนูบริบทจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณต้องเลือกรายการ "การประมาณเชิงเส้น" เพียงเท่านี้ ก็ได้รับการพยากรณ์ที่ไม่ต้องใช้ทักษะทางคณิตศาสตร์พิเศษ การวางแผน หรือการหาสูตร

หากตัวบ่งชี้เพิ่มขึ้นในแต่ละช่วงเวลาเป็นเปอร์เซ็นต์ แสดงว่าเรากำลังพูดถึงการเติบโตแบบทวีคูณ ตัวอย่างเช่น การคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงของโรคระบาดหรือการคาดการณ์ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคารจะขึ้นอยู่กับรูปแบบดังกล่าว

ไม่มีวิธีการทำนายการเติบโตแบบทวีคูณที่มีประสิทธิภาพมากไปกว่าวิธีที่เราได้อธิบายไว้

ใช้เมาส์เพื่อป้อนวันที่อัตโนมัติ

บ่อยครั้งจำเป็นต้องเพิ่มรายการวันที่ที่มีอยู่แล้ว ในการดำเนินการนี้ วันที่บางวันที่จะถูกถ่ายและลากที่มุมล่างขวาด้วยปุ่มซ้ายของเมาส์ ไอคอนสี่เหลี่ยมปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถเลือกวิธีการเติมได้

ตัวอย่างเช่น หากนักบัญชีใช้สเปรดชีต ตัวเลือก "วันธรรมดา" จะเหมาะกับเขา นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ ที่ต้องทำแผนประจำวันนี้จำเป็นต้องใช้รายการนี้ เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

และนี่คืออีกตัวเลือกหนึ่ง วิธีการใช้การกรอกวันที่อัตโนมัติด้วยเมาส์ ตัวอย่างเช่น บริษัทต้องจ่ายเงินเดือนในวันที่ 15 และวันสุดท้ายของเดือน ถัดไป คุณต้องป้อนวันที่สอง ขยายและเลือกวิธีการเติม "ตามเดือน" ซึ่งสามารถทำได้โดยการคลิกปุ่มซ้ายของเมาส์บนสี่เหลี่ยมที่มุมล่างขวา หรือโดยการใช้ปุ่มขวา ตามด้วยการโทรอัตโนมัติไปยังเมนูบริบท

สำคัญ! วันที่ 15 ยังคงอยู่โดยไม่คำนึงถึงเดือน และรายการสุดท้ายเป็นแบบอัตโนมัติ

ด้วยปุ่มเมาส์ขวา คุณสามารถปรับความคืบหน้าได้ ตัวอย่างเช่น ทำรายการวันทำการในปีนี้ ซึ่งจะยังคงถึงวันที่ 31 ธันวาคม หากคุณใช้การป้อนอัตโนมัติด้วยปุ่มเมาส์ขวาหรือผ่านเมนู ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ผ่านช่องสี่เหลี่ยม แสดงว่ามีตัวเลือก "เติมข้อความทันที" เป็นครั้งแรกที่นักพัฒนาซอฟต์แวร์ได้จัดเตรียมคุณลักษณะนี้ไว้ใน Excel 2013 จำเป็นต้องเติมเซลล์ตามรูปแบบที่กำหนด นี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก

สรุป

อันที่จริงนั่นคือทั้งหมดที่ การเติมข้อความอัตโนมัติเป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากซึ่งช่วยให้คุณทำให้เวิร์กโฟลว์จำนวนมากเป็นแบบอัตโนมัติและคาดการณ์ตามรูปแบบได้ ไม่ต้องใช้สูตรหรือการคำนวณเพิ่มเติม แค่กดปุ่มสองสามปุ่มก็เพียงพอแล้วและผลลัพธ์ก็จะปรากฏขึ้นราวกับเวทย์มนตร์