เนื้อหา
Excel มีความสามารถในการสร้างลำดับการกระทำอัตโนมัติโดยใช้มาโครที่มีประสิทธิภาพ แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ค่อยได้ใช้ มาโครเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมหากคุณต้องรับมือกับงานประเภทเดียวกันที่ทำซ้ำหลายครั้ง ตัวอย่างเช่น การประมวลผลข้อมูลหรือการจัดรูปแบบเอกสารตามเทมเพลตมาตรฐาน ในกรณีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับภาษาโปรแกรม
คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่ามาโครคืออะไรและทำงานอย่างไร จากนั้นดำเนินการอย่างกล้าหาญ – จากนั้นเราจะทำขั้นตอนทั้งหมดในการสร้างมาโครกับคุณ
มาโครคืออะไร?
แมโครใน Microsoft Office (ใช่ ฟังก์ชันนี้ทำงานเหมือนกันในหลาย ๆ แอปพลิเคชันของแพ็คเกจ Microsoft Office) เป็นรหัสโปรแกรมในภาษาการเขียนโปรแกรม Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน (VBA) เก็บไว้ในเอกสาร เพื่อให้ชัดเจนยิ่งขึ้น สามารถเปรียบเทียบเอกสาร Microsoft Office กับหน้า HTML จากนั้นมาโครจะเป็นอะนาล็อกของ Javascript สิ่งที่ Javascript สามารถทำได้กับข้อมูล HTML ในหน้าเว็บนั้นคล้ายคลึงกับสิ่งที่มาโครสามารถทำได้กับข้อมูลในเอกสาร Microsoft Office
มาโครสามารถทำอะไรก็ได้ที่คุณต้องการในเอกสาร นี่คือบางส่วนของพวกเขา (ส่วนเล็ก ๆ ):
- ใช้สไตล์และการจัดรูปแบบ
- ดำเนินการต่างๆ ด้วยข้อมูลตัวเลขและข้อความ
- ใช้แหล่งข้อมูลภายนอก (ไฟล์ฐานข้อมูล เอกสารข้อความ ฯลฯ)
- สร้างเอกสารใหม่
- ทำทั้งหมดข้างต้นในชุดค่าผสมใดก็ได้
การสร้างมาโคร – ตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง
ตัวอย่างเช่น ลองหาไฟล์ที่พบบ่อยที่สุด CSV. นี่คือตารางขนาด 10×20 แบบง่ายๆ ที่มีตัวเลขตั้งแต่ 0 ถึง 100 พร้อมส่วนหัวสำหรับคอลัมน์และแถว งานของเราคือเปลี่ยนชุดข้อมูลนี้ให้เป็นตารางที่มีรูปแบบเหมาะสม และสร้างผลรวมในแต่ละแถว
ดังที่ได้กล่าวไปแล้วมาโครคือโค้ดที่เขียนด้วยภาษาการเขียนโปรแกรม VBA แต่ใน Excel คุณสามารถสร้างโปรแกรมโดยไม่ต้องเขียนโค้ดได้เลย ซึ่งเราจะทำทันที
หากต้องการสร้างมาโคร ให้เปิด รายละเอียด (แบบ) > แมโคร (มาโคร) > บันทึกมาโคร (บันทึกมาโคร…)
ตั้งชื่อมาโครของคุณ (ไม่มีช่องว่าง) แล้วคลิก OK.
นับจากนี้เป็นต้นไป การกระทำทั้งหมดของคุณกับเอกสารจะถูกบันทึก: การเปลี่ยนแปลงในเซลล์ การเลื่อนดูตาราง หรือแม้แต่การปรับขนาดหน้าต่าง
Excel ส่งสัญญาณว่าโหมดบันทึกแมโครถูกเปิดใช้งานในสองแห่ง อย่างแรกในเมนู แมโคร (มาโคร) – แทนสตริง บันทึกมาโคร (กำลังบันทึกมาโคร…) เส้นปรากฏขึ้น หยุดการบันทึก (หยุดบันทึก)
ประการที่สอง ที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่าง Excel ไอคอน หยุด (สี่เหลี่ยมเล็ก) แสดงว่าเปิดใช้งานโหมดบันทึกมาโครแล้ว การคลิกจะหยุดการบันทึก ในทางกลับกัน เมื่อไม่ได้เปิดใช้งานโหมดบันทึก จะมีไอคอนสำหรับเปิดใช้งานการบันทึกมาโครในตำแหน่งนี้ การคลิกจะให้ผลลัพธ์เหมือนกับการเปิดการบันทึกผ่านเมนู
เมื่อเปิดใช้งานโหมดบันทึกมาโครแล้ว มาเริ่มงานของเรากัน ก่อนอื่น มาเพิ่มส่วนหัวของข้อมูลสรุปกันก่อน
Next, enter the formulas in the cells in accordance with the names of the headings (variants of the formulas for the English and versions of Excel are given, cell addresses are always Latin letters and numbers):
- =SUM(B2:K2) or =SUM(B2:K2)
- =ค่าเฉลี่ย(B2:K2) or =СРЗНАЧ(B2:K2)
- =ขั้นต่ำ(B2:K2) or =ขั้นต่ำ(B2:K2)
- =สูงสุด(B2:K2) or =สูงสุด(B2:K2)
- =ค่ามัธยฐาน(B2:K2) or =ค่ามัธยฐาน(B2:K2)
ตอนนี้เลือกเซลล์ที่มีสูตรแล้วคัดลอกไปยังแถวทั้งหมดในตารางของเราโดยลากจุดจับป้อนอัตโนมัติ
หลังจากคุณทำขั้นตอนนี้เสร็จแล้ว แต่ละแถวควรมีผลรวมที่สอดคล้องกัน
ต่อไป เราจะสรุปผลลัพธ์ของทั้งตาราง สำหรับสิ่งนี้ เราดำเนินการทางคณิตศาสตร์อีกสองสามข้อ:
ตามลำดับ:
- =SUM(L2:L21) or =SUM(L2:L21)
- =ค่าเฉลี่ย(B2:K21) or =СРЗНАЧ(B2:K21) – ในการคำนวณค่านี้ จำเป็นต้องใช้ข้อมูลเริ่มต้นของตารางทุกประการ หากคุณนำค่าเฉลี่ยของค่าเฉลี่ยสำหรับแต่ละแถว ผลลัพธ์จะแตกต่างกัน
- =ขั้นต่ำ(N2:N21) or =ขั้นต่ำ(N2:N21)
- =สูงสุด(O2:O21) or =สูงสุด(O2:O21)
- =ค่ามัธยฐาน(B2:K21) or =ค่ามัธยฐาน(B2:K21) – เราพิจารณาใช้ข้อมูลเริ่มต้นของตาราง ด้วยเหตุผลที่ระบุไว้ข้างต้น
ตอนนี้เราคำนวณเสร็จแล้ว มาทำการจัดรูปแบบกัน อันดับแรก ให้ตั้งค่ารูปแบบการแสดงข้อมูลเดียวกันสำหรับเซลล์ทั้งหมด เลือกเซลล์ทั้งหมดบนแผ่นงาน ในการดำเนินการนี้ ให้ใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl +หรือคลิกที่ไอคอน เลือกทั้งหมดซึ่งตั้งอยู่ที่จุดตัดของส่วนหัวของแถวและคอลัมน์ จากนั้นคลิก สไตล์จุลภาค (รูปแบบตัวคั่น) tab หน้าแรก (บ้าน).
ถัดไป เปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของส่วนหัวของคอลัมน์และแถว:
- แบบอักษรตัวหนา
- การจัดตำแหน่งกึ่งกลาง
- เติมสี.
และสุดท้าย มาตั้งค่ารูปแบบของผลรวมกัน
นี่คือลักษณะที่ควรมีลักษณะในที่สุด:
หากทุกอย่างเหมาะสมกับคุณ ให้หยุดการบันทึกมาโคร
ยินดีด้วย! คุณเพิ่งบันทึกมาโครแรกของคุณใน Excel ด้วยตัวคุณเอง
ในการใช้มาโครที่สร้างขึ้น เราต้องบันทึกเอกสาร Excel ในรูปแบบที่รองรับมาโคร อันดับแรก เราต้องลบข้อมูลทั้งหมดออกจากตารางที่เราสร้างขึ้น กล่าวคือ ทำให้เป็นเทมเพลตเปล่า ความจริงก็คือในอนาคต การทำงานกับเทมเพลตนี้ เราจะนำเข้าข้อมูลล่าสุดและที่เกี่ยวข้องเข้าไป
หากต้องการล้างเซลล์ทั้งหมดออกจากข้อมูล ให้คลิกขวาที่ไอคอน เลือกทั้งหมดซึ่งอยู่ที่จุดตัดของส่วนหัวของแถวและคอลัมน์ และจากเมนูบริบท ให้เลือก ลบ (ลบ).
ตอนนี้แผ่นงานของเราถูกล้างข้อมูลทั้งหมดแล้ว ในขณะที่มาโครยังคงบันทึกอยู่ เราจำเป็นต้องบันทึกเวิร์กบุ๊กเป็นเทมเพลต Excel ที่เปิดใช้งานมาโครซึ่งมีนามสกุล xltm.
จุดสำคัญ! หากคุณบันทึกไฟล์ด้วยนามสกุล XLTXจากนั้นมาโครจะไม่ทำงานในนั้น อีกอย่าง คุณสามารถบันทึกเวิร์กบุ๊กเป็นเทมเพลต Excel 97-2003 ซึ่งมีรูปแบบได้ XLTมันยังรองรับมาโคร
เมื่อบันทึกเทมเพลตแล้ว คุณสามารถปิด Excel ได้อย่างปลอดภัย
การเรียกใช้มาโครใน Excel
ก่อนที่จะเปิดเผยความเป็นไปได้ทั้งหมดของมาโครที่คุณสร้างขึ้น ฉันคิดว่าควรให้ความสนใจกับประเด็นสำคัญสองสามประการเกี่ยวกับมาโครโดยทั่วไป:
- มาโครอาจเป็นอันตรายได้
- อ่านย่อหน้าก่อนหน้าอีกครั้ง
รหัส VBA นั้นทรงพลังมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มันสามารถดำเนินการกับไฟล์ที่อยู่นอกเอกสารปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น แมโครสามารถลบหรือแก้ไขไฟล์ใดๆ ในโฟลเดอร์ได้ เอกสารของฉัน. ด้วยเหตุนี้ ให้เรียกใช้และอนุญาตเฉพาะมาโครจากแหล่งที่คุณเชื่อถือเท่านั้น
หากต้องการเรียกใช้มาโครการจัดรูปแบบข้อมูล ให้เปิดไฟล์เทมเพลตที่เราสร้างขึ้นในส่วนแรกของบทช่วยสอนนี้ หากคุณมีการตั้งค่าความปลอดภัยมาตรฐาน เมื่อคุณเปิดไฟล์ คำเตือนจะปรากฏขึ้นเหนือตารางที่ปิดใช้งานมาโคร และปุ่มเพื่อเปิดใช้งาน เนื่องจากเราสร้างเทมเพลตเองและเราเชื่อมั่นในตนเอง เราจึงกดปุ่ม เปิดใช้งานเนื้อหา (รวมเนื้อหา).
ขั้นตอนต่อไปคือการนำเข้าชุดข้อมูลที่อัปเดตล่าสุดจากไฟล์ CSV (ตามไฟล์ดังกล่าว เราสร้างมาโครของเรา)
เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ CSV Excel อาจขอให้คุณตั้งค่าบางอย่างเพื่อถ่ายโอนข้อมูลไปยังตารางอย่างถูกต้อง
เมื่อนำเข้าเสร็จแล้ว ให้ไปที่เมนู แมโคร (มาโคร) tab รายละเอียด (ดู) และเลือกคำสั่ง ดูมาโคร (มาโคร).
ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น เราจะเห็นบรรทัดที่มีชื่อมาโครของเรา รูปแบบข้อมูล. เลือกแล้วคลิก วิ่ง (ดำเนินการ).
เมื่อมาโครเริ่มทำงาน คุณจะเห็นเคอร์เซอร์ตารางกระโดดจากเซลล์หนึ่งไปอีกเซลล์หนึ่ง หลังจากนั้นไม่กี่วินาที การดำเนินการเดียวกันกับข้อมูลจะเสร็จสิ้นเหมือนกับเมื่อบันทึกมาโคร เมื่อทุกอย่างพร้อม ตารางควรมีลักษณะเหมือนกับต้นฉบับที่เราจัดรูปแบบด้วยมือ โดยมีข้อมูลต่างกันในเซลล์เท่านั้น
ลองดูภายใต้ประทุน: มาโครทำงานอย่างไร
ดังที่ได้กล่าวมาแล้วมากกว่าหนึ่งครั้ง แมโครคือรหัสโปรแกรมในภาษาการเขียนโปรแกรม Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน (วีบีเอ). เมื่อคุณเปิดโหมดบันทึกแมโคร Excel จะบันทึกทุกการกระทำของคุณในรูปแบบของคำแนะนำ VBA พูดง่ายๆ ก็คือ Excel จะเขียนโค้ดให้คุณ
หากต้องการดูรหัสโปรแกรมนี้ คุณต้องมีในเมนู แมโคร (มาโคร) tab รายละเอียด (ดู) คลิก ดูมาโคร (มาโคร) และในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น ให้คลิก Edit (เปลี่ยน).
หน้าต่างจะเปิดขึ้น Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชันซึ่งเราจะเห็นรหัสโปรแกรมของมาโครที่เราบันทึกไว้ ใช่ คุณเข้าใจถูกต้องแล้ว ที่นี่คุณสามารถเปลี่ยนรหัสนี้และสร้างมาโครใหม่ได้ การดำเนินการที่เราทำกับตารางในบทเรียนนี้สามารถบันทึกได้โดยใช้การบันทึกมาโครอัตโนมัติใน Excel แต่มาโครที่ซับซ้อนกว่า ด้วยลำดับที่ปรับแต่งอย่างประณีตและตรรกะการดำเนินการ จำเป็นต้องมีการเขียนโปรแกรมด้วยตนเอง
มาเพิ่มอีกหนึ่งขั้นตอนให้กับงานของเรา…
ลองนึกภาพว่าไฟล์ข้อมูลเดิมของเรา ข้อมูล.csv ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติโดยบางกระบวนการและจะถูกเก็บไว้ในดิสก์ในที่เดียวกันเสมอ ตัวอย่างเช่น, C:Datadata.csv – เส้นทางไปยังไฟล์ที่มีข้อมูลที่อัปเดต กระบวนการเปิดไฟล์นี้และนำเข้าข้อมูลจากไฟล์สามารถบันทึกเป็นมาโครได้เช่นกัน:
- เปิดไฟล์เทมเพลตที่เราบันทึกมาโคร − รูปแบบข้อมูล.
- สร้างมาโครใหม่ชื่อ โหลดข้อมูล.
- ขณะบันทึกมาโคร โหลดข้อมูล นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ ข้อมูล.csv – ตามที่เราทำในส่วนก่อนหน้าของบทเรียน
- เมื่อการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์ ให้หยุดการบันทึกมาโคร
- ลบข้อมูลทั้งหมดออกจากเซลล์
- บันทึกไฟล์เป็นเทมเพลต Excel ที่เปิดใช้งานมาโคร (ส่วนขยาย XLTM)
ดังนั้น โดยการเรียกใช้เทมเพลตนี้ คุณจะสามารถเข้าถึงมาโครสองตัว โดยตัวหนึ่งจะโหลดข้อมูล อีกตัวจัดรูปแบบมาโคร
หากคุณต้องการเข้าสู่การเขียนโปรแกรม คุณสามารถรวมการทำงานของมาโครทั้งสองนี้เป็นหนึ่งเดียว โดยการคัดลอกโค้ดจาก โหลดข้อมูล ถึงจุดเริ่มต้นของรหัส รูปแบบข้อมูล.