ขั้นตอนสุดท้ายในการทำงานกับเอกสาร Excel มักจะส่งไปยังเครื่องพิมพ์ เมื่อคุณต้องการพิมพ์ข้อมูลทั้งหมดบนแผ่นงาน โดยปกติแล้วจะไม่มีปัญหากับสิ่งนี้ แต่จะทำอย่างไรเมื่อเราจัดการกับตารางขนาดใหญ่และจำเป็นต้องพิมพ์เพียงบางส่วนเท่านั้น
คุณสามารถกำหนดพื้นที่พิมพ์ใน Excel เองได้ด้วยวิธีต่างๆ ดังนี้
- ตั้งค่าทุกครั้งที่ส่งเอกสารไปยังเครื่องพิมพ์
- แก้ไขพื้นที่เฉพาะในการตั้งค่าเอกสาร
เรามาดูทั้งสองวิธีและดูว่ามีวิธีการใช้งานในโปรแกรมอย่างไร
คอนเทนต์
วิธีที่ 1: ปรับพื้นที่ในแต่ละครั้งก่อนพิมพ์
วิธีนี้เหมาะถ้าเราต้องการพิมพ์เอกสารเพียงครั้งเดียว จึงไม่จำเป็นต้องแก้ไขบางพื้นที่ในอนาคต อย่างไรก็ตาม หากเราตัดสินใจพิมพ์เอกสารเดิมในภายหลัง จะต้องตั้งค่าใหม่อีกครั้ง
อัลกอริทึมของการกระทำมีดังนี้:
- ด้วยวิธีที่สะดวก (เช่น การกดปุ่มซ้ายของเมาส์) ให้เลือกช่วงของเซลล์ที่เราวางแผนจะส่งไปพิมพ์ สมมติว่าเราต้องพิมพ์งานขายเฉพาะสาขาแรกและสาขาที่สองเท่านั้น หลังจากเลือกแล้วให้คลิกที่เมนู "ไฟล์".
- ในรายการทางด้านซ้าย ไปที่ส่วน "ผนึก". ในส่วนด้านขวาของหน้าต่าง ให้คลิกตัวเลือกการพิมพ์ปัจจุบัน (อยู่ด้านล่างชื่อบล็อก “พารามิเตอร์”).
- รายการตัวเลือกการพิมพ์ที่เป็นไปได้จะเปิดขึ้น:
- แผ่นงาน;
- ทั้งเล่ม;
- ส่วนที่เลือก (เราต้องการ)
- เป็นผลให้เฉพาะส่วนของตารางที่เราเลือกเท่านั้นที่จะแสดงในพื้นที่แสดงตัวอย่างเอกสารซึ่งหมายความว่าเมื่อกดปุ่ม "ผนึก" เฉพาะข้อมูลนี้เท่านั้นที่จะพิมพ์ลงบนกระดาษ
วิธีที่ 2: แก้ไขพื้นที่การพิมพ์คงที่
ในกรณีที่มีการดำเนินการกับเอกสารอย่างต่อเนื่องหรือเป็นระยะ (รวมถึงส่งไปพิมพ์) ให้กำหนดพื้นที่พิมพ์คงที่มากกว่า นี่คือสิ่งที่เราทำเพื่อสิ่งนี้:
- ในวิธีแรก ก่อนอื่นให้เลือกพื้นที่ของเซลล์ที่ต้องการ จากนั้นสลับไปที่แท็บ "เค้าโครงหน้า"ที่เราคลิกที่ปุ่ม “พื้นที่พิมพ์” ในกล่องเครื่องมือ “การตั้งค่าหน้า”. ระบบจะเสนอสองตัวเลือกให้เรา: ตั้งค่าและลบ เราหยุดที่คนแรก
- ดังนั้นเราจึงสามารถแก้ไขพื้นที่ของเซลล์ซึ่งจะถูกพิมพ์อย่างต่อเนื่องจนกว่าเราจะตัดสินใจทำการปรับเปลี่ยนใด ๆ คุณสามารถตรวจสอบได้ในพื้นที่แสดงตัวอย่างในตัวเลือกการพิมพ์ (เมนู "ไฟล์" - ส่วน "ผนึก").
- ยังคงเป็นเพียงการบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสารโดยคลิกที่ปุ่มที่เหมาะสมในเมนู "ไฟล์" หรือโดยการคลิกที่ไอคอนฟลอปปีดิสก์ที่มุมบนซ้ายของโปรแกรม
การลบการปักหมุดออกจากพื้นที่ที่พิมพ์ได้
สมมติว่าเราจำเป็นต้องเปลี่ยนพื้นที่พิมพ์คงที่หรือลบออกทั้งหมด ในการดำเนินการนี้ ให้สลับกลับไปที่แท็บ "เค้าโครงหน้า" ในตัวเลือกที่เปิดขึ้นหลังจากกดปุ่ม “พื้นที่พิมพ์” เลือกครั้งนี้ "เอาออกไป". ในกรณีนี้ ไม่จำเป็นต้องเลือกช่วงของเซลล์ในตารางล่วงหน้าเลย
เรากลับไปที่การตั้งค่าการพิมพ์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กลับไปเป็นค่าดั้งเดิม
สรุป
ดังนั้นจึงไม่มีอะไรซับซ้อนในการตั้งค่าพื้นที่พิมพ์เฉพาะใน Excel และขั้นตอนนี้จะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีและคลิกให้เสร็จสิ้น ในขณะเดียวกัน หากเราวางแผนที่จะทำงานกับเอกสารอย่างต่อเนื่องและพิมพ์ออกมา เราก็สามารถแก้ไขพื้นที่เฉพาะที่จะส่งไปพิมพ์ในแต่ละครั้ง และเราจะไม่ต้องใช้เวลากับเรื่องนี้อีกในอนาคต