การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก ซึ่งช่วยให้คุณปรับปรุงการรับรู้ข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีปริมาณมาก ในบทนี้ เราจะเรียนรู้วิธีใช้การเรียงลำดับ เรียนรู้คำสั่งพื้นฐาน และทำความคุ้นเคยกับประเภทการจัดเรียงใน Excel
เมื่อเพิ่มข้อมูลลงใน Excel จำเป็นต้องจัดระเบียบข้อมูลในเวิร์กชีตอย่างเหมาะสม เครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้คือการเรียงลำดับ ด้วยความช่วยเหลือของการเรียงลำดับ คุณสามารถสร้างรายการข้อมูลการติดต่อตามนามสกุล จัดเรียงเนื้อหาของตารางตามลำดับตัวอักษรหรือในลำดับจากมากไปน้อย
จัดเรียงประเภทใน Excel
เมื่อทำการเรียงลำดับข้อมูลใน Excel สิ่งแรกที่คุณต้องตัดสินใจคือว่าจะใช้การเรียงลำดับกับทั้งเวิร์กชีต (ตาราง) หรือเฉพาะกับช่วงของเซลล์ที่ระบุ
- การเรียงลำดับแผ่นงาน (ตาราง) จะจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์เดียว เมื่อการเรียงลำดับถูกนำไปใช้กับแผ่นงาน ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในแต่ละแถวจะถูกจัดเรียงเข้าด้วยกัน ในตัวอย่างต่อไปนี้ คอลัมน์ ชื่อผู้ติดต่อ (คอลัมน์ A) เรียงตามตัวอักษร
- การเรียงลำดับช่วงจะจัดเรียงข้อมูลในช่วงของเซลล์ การเรียงลำดับนี้จะมีประโยชน์เมื่อทำงานกับแผ่นงาน Excel ที่มีตารางข้อมูลหลายตารางอยู่ใกล้กัน การเรียงลำดับที่นำไปใช้กับช่วงจะไม่มีผลกับข้อมูลอื่นบนเวิร์กชีต
วิธีจัดเรียงแผ่นงาน (ตาราง รายการ) ใน Excel
ในตัวอย่างต่อไปนี้ เราจะจัดเรียงแบบฟอร์มการสั่งซื้อเสื้อยืดโดย นามสกุลของฉัน (คอลัมน์ C) และจัดเรียงตามลำดับตัวอักษร
- เลือกเซลล์ในคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียงตาม ในตัวอย่างของเรา เราจะเลือกเซลล์ C2
- คลิก ข้อมูล บน Ribbon แล้วคลิกคำสั่ง การเรียงลำดับจาก A ถึง Zเพื่อเรียงลำดับจากน้อยไปมากหรือคำสั่ง เรียงจาก Z ถึง Aเพื่อเรียงลำดับจากมากไปน้อย ในตัวอย่างของเรา เราจะเลือกคำสั่ง การเรียงลำดับจาก A ถึง Z.
- ตารางจะถูกจัดเรียงตามคอลัมน์ที่เลือก เช่น ตามนามสกุล
เมื่อจัดเรียงตารางหรือรายการใน Excel ต้องแยกตารางหรือรายการออกจากข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องในเวิร์กชีตอย่างน้อยหนึ่งแถวหรือคอลัมน์ มิฉะนั้น ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องจะเกี่ยวข้องกับการเรียงลำดับ
วิธีจัดเรียงช่วงใน Excel
ในตัวอย่างต่อไปนี้ เราจะเลือกตารางขนาดเล็กแยกต่างหากในเวิร์กชีต Excel เพื่อจัดเรียงจำนวนเสื้อยืดที่สั่งซื้อในบางวัน
- เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ ในตัวอย่างของเรา เราจะเลือกช่วง A13:B17
- คลิก ข้อมูล บน Ribbon แล้วคลิกคำสั่ง การเรียงลำดับ.
- กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น การเรียงลำดับ. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ ในตัวอย่างนี้ เราต้องการจัดเรียงข้อมูลตามจำนวนคำสั่ง ดังนั้นเราจะเลือกคอลัมน์ สั่งซื้อ.
- ตั้งค่าการเรียงลำดับ (จากน้อยไปมากหรือมากไปหาน้อย) ในตัวอย่างของเรา เราจะเลือก น้อยไปหามาก.
- หากพารามิเตอร์ทั้งหมดถูกต้อง คลิก OK.
- ช่วงจะถูกจัดเรียงตามคอลัมน์ สั่งซื้อ จากที่เล็กที่สุดไปใหญ่ที่สุด โปรดทราบว่าเนื้อหาที่เหลือของแผ่นงานจะไม่ถูกจัดเรียง
หากการเรียงลำดับใน Excel ไม่ถูกต้อง ก่อนอื่นให้ตรวจสอบว่าป้อนค่าถูกต้องหรือไม่ แม้แต่การพิมพ์ผิดเพียงเล็กน้อยก็อาจนำไปสู่ปัญหาในการจัดเรียงตารางขนาดใหญ่ ในตัวอย่างต่อไปนี้ เราลืมใส่ยัติภังค์ในเซลล์ A18 ส่งผลให้การเรียงลำดับไม่ถูกต้อง
