การรวมข้อมูลใน Excel – วิธีดำเนินการ และข้อกำหนดสำหรับตารางมีอะไรบ้าง

การรวมข้อมูลเป็นคุณลักษณะหนึ่งใน Excel โดยที่ผู้ใช้มีโอกาสที่จะรวมข้อมูลจากหลายตารางเข้าเป็นหนึ่งเดียว รวมทั้งรวมแผ่นงานที่อยู่ในไฟล์เดียวกันหรือต่างกันเป็นไฟล์เดียว

ข้อกำหนดอย่างเป็นทางการสำหรับตารางที่จำเป็นในการรวมบัญชีให้สมบูรณ์

ตัวเลือกที่เรียกว่า “รวม” จะไม่ทำงานหากตารางไม่ตรงตามข้อกำหนด เพื่อให้ขั้นตอนการรวมข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ คุณต้อง:

• ตรวจสอบตารางสำหรับแถว/คอลัมน์ว่างและลบออกหากมี
• ใช้เทมเพลตเดียวกัน
• ตามชื่อคอลัมน์ไม่ควรต่างกัน

วิธีการรวมบัญชีพื้นฐานใน Excel

เมื่อนำข้อมูลจากรายงาน ตาราง และช่วงประเภทเดียวกันต่างๆ มารวมกันเป็นไฟล์เดียว คุณสามารถใช้วิธีการต่างๆ ได้หลายวิธี วิธีการหลักสองวิธีในการสรุปข้อมูลจะกล่าวถึงด้านล่าง: ตามตำแหน่งและตามหมวดหมู่

• ในตัวแปรแรก ข้อมูลในพื้นที่ดั้งเดิมจะอยู่ในลำดับเดียวกันกับที่ใช้ป้ายกำกับที่เหมือนกัน ม้วนตามตำแหน่งเพื่อรวมข้อมูลจากแผ่นงาน 3-4 แผ่นที่ยึดตามแม่แบบเดียวกัน เช่น งบการเงินเหมาะสำหรับการตรวจสอบวิธีนี้
• ในตัวเลือกที่สอง: ข้อมูลอยู่ในลำดับแบบสุ่ม แต่มีป้ายกำกับเหมือนกัน รวมตามหมวดหมู่เพื่อรวมข้อมูลจากแผ่นงานหลายแผ่นที่มีเค้าโครงต่างกัน แต่มีป้ายชื่อข้อมูลที่เหมือนกัน

สำคัญ! วิธีนี้มีความเหมือนกันมากกับการสร้างตารางเดือย อย่างไรก็ตาม คุณสามารถจัดระเบียบประเภทใหม่ใน PivotTable ได้ 

• นอกจากนี้ยังมีวิธีที่สามในการรวมข้อมูล นั่นคือการรวมข้อมูลโดยใช้สูตร จริงอยู่ไม่ค่อยได้ใช้ในทางปฏิบัติเนื่องจากผู้ใช้ต้องใช้เวลามาก

คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการรวมบัญชีใน Excel

ต่อไป เราจะพิจารณาวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการรวมเข้าด้วยกัน

ดังนั้นวิธีการเข้าร่วมหลายตาราง:

1. ก่อนอื่นคุณต้องสร้างแผ่นงานใหม่ หลังจากนั้นซอฟต์แวร์จะเพิ่มแผ่นงานทางด้านขวาโดยอัตโนมัติ หากจำเป็น คุณสามารถลากแผ่นงานไปยังตำแหน่งอื่น (เช่น ไปยังจุดสิ้นสุดของรายการ) โดยใช้ปุ่มซ้ายของเมาส์
2. แผ่นงานที่เพิ่ม ให้ยืนอยู่ในเซลล์ที่คุณกำลังจะไปทำงาน จากนั้นไปที่แท็บ "ข้อมูล" ค้นหาส่วน "การทำงานกับข้อมูล" คลิกที่รายการที่เรียกว่า "การรวมบัญชี"
3. หน้าต่างการตั้งค่าขนาดเล็กจะปรากฏขึ้นบนจอภาพ
4. ถัดไป คุณจะต้องเลือกฟังก์ชันที่เหมาะสมเพื่อรวมข้อมูล
5. หลังจากเลือกฟังก์ชันแล้ว ให้ไปที่ช่อง "ลิงก์" โดยคลิกด้านใน ที่นี่คุณจะต้องเลือกช่วงของเซลล์ทีละเซลล์ ในการทำเช่นนี้ ก่อนอื่นให้สลับไปยังแผ่นงานที่มีแผ่นแรก
6. จากนั้นเลือกจานพร้อมกับส่วนหัว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทำทุกอย่างถูกต้อง จากนั้นคลิกที่ไอคอน "เพิ่ม" อย่างไรก็ตาม คุณสามารถอัปเดต/เปลี่ยนพิกัดได้เองโดยใช้แป้นพิมพ์ แต่ไม่สะดวก
7. หากต้องการเลือกช่วงจากเอกสารใหม่ ให้เปิดใน Excel ก่อน หลังจากนั้น ให้เริ่มกระบวนการรวมในหนังสือเล่มแรกและสลับไปยังหนังสือเล่มที่สอง เลือกแผ่นงานที่เหมาะสมในหนังสือเล่มนั้น แล้วเลือกส่วนใดส่วนหนึ่งของเซลล์
8. ด้วยเหตุนี้ รายการแรกจะอยู่ใน "รายการช่วง"
9. กลับไปที่ช่อง "ลิงก์" ลบข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ จากนั้นเพิ่มพิกัดของเพลตที่เหลือลงในรายการช่วง
10. ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากฟังก์ชันต่อไปนี้: "ป้ายกำกับแถวบนสุด", "ค่าคอลัมน์ด้านซ้าย", "สร้างลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูล"
11. จากนั้นคลิก“ ตกลง”
12. Excel จะดำเนินการตามขั้นตอนและสร้างเอกสารใหม่ตามพารามิเตอร์ที่ตั้งไว้และฟังก์ชันที่เลือก

ในตัวอย่าง มีการเลือกการเชื่อมโยง ดังนั้นผลลัพธ์จึงถูกจัดกลุ่มเพื่อช่วยแสดง/ซ่อนรายละเอียด

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ช่วง การเพิ่มและการลบลิงก์

• หากต้องการใช้ช่วงใหม่สำหรับการรวมข้อมูล คุณจะต้องเลือกตัวเลือก "รวมข้อมูล" คลิกฟิลด์ "ลิงก์" และเลือกช่วงหรือแทรกลิงก์ หลังจากคลิกที่ปุ่ม "เพิ่ม" ลิงก์จะปรากฏในรายการช่วง
• หากต้องการลบลิงก์ ให้เลือกและคลิก "ลบ"
• หากต้องการเปลี่ยนลิงก์ ให้เลือกในรายการของช่วง จะปรากฏในช่อง "ลิงก์" ซึ่งสามารถอัปเดตได้ หลังจากจัดการเสร็จแล้วให้คลิกที่ปุ่ม "เพิ่ม" จากนั้นลบลิงก์ที่แก้ไขเวอร์ชันเก่าออก

การรวมข้อมูลช่วยในการรวมข้อมูลที่จำเป็นซึ่งไม่เพียงแค่อยู่ในตารางและชีตต่างๆ เท่านั้น แต่ยังรวมถึงในไฟล์อื่นๆ (หนังสือ) ด้วย ขั้นตอนการผสมใช้เวลาไม่นานและง่ายต่อการเริ่มโดยใช้คำแนะนำทีละขั้นตอน