หลักการ Pareto ซึ่งตั้งชื่อตามนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี Vilfredo Pareto กล่าวว่า 80% ของปัญหา เกิดจาก 20% ของสาเหตุ. หลักการนี้มีประโยชน์มากหรือแม้กระทั่งเป็นข้อมูลช่วยชีวิตเมื่อคุณต้องเลือกปัญหามากมายที่จะแก้ไขก่อน หรือหากการกำจัดปัญหานั้นซับซ้อนตามสถานการณ์ภายนอก
ตัวอย่างเช่น คุณเพิ่งถูกขอให้นำทีมที่มีปัญหาในการทำงานในโครงการเพื่อชี้ให้พวกเขาไปในทิศทางที่ถูกต้อง คุณถามสมาชิกในทีมว่าอะไรคืออุปสรรคหลักในการบรรลุเป้าหมายและเป้าหมาย พวกเขาจัดทำรายการที่คุณวิเคราะห์และค้นหาสาเหตุหลักของปัญหาแต่ละข้อที่ทีมพบ พยายามดูสิ่งที่เหมือนกัน
สาเหตุของปัญหาที่ตรวจพบทั้งหมดจะถูกจัดเรียงตามความถี่ของปัญหาที่เกิดขึ้น เมื่อดูจากตัวเลขแล้ว คุณจะพบว่าการขาดการสื่อสารระหว่างผู้ดำเนินโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการเป็นสาเหตุของปัญหา 23 อันดับแรกที่ทีมต้องเผชิญ ในขณะที่ปัญหาใหญ่อันดับสองคือการเข้าถึงทรัพยากรที่จำเป็น (ระบบคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ ฯลฯ .) .) ทำให้เกิดภาวะแทรกซ้อนที่เกี่ยวข้องเพียง 11 ประการเท่านั้น ปัญหาอื่น ๆ ถูกแยกออก เป็นที่ชัดเจนว่าการแก้ปัญหาด้านการสื่อสารสามารถขจัดปัญหาได้เป็นจำนวนมาก และด้วยการแก้ปัญหาการเข้าถึงทรัพยากร เกือบ 90% ของอุปสรรคในเส้นทางของทีมจะสามารถแก้ไขได้ คุณไม่เพียงแต่คิดหาวิธีช่วยเหลือทีมเท่านั้น คุณยังได้ทำการวิเคราะห์พาเรโตด้วย
การทำงานทั้งหมดนี้บนกระดาษอาจใช้เวลาพอสมควร กระบวนการนี้สามารถเร่งความเร็วได้อย่างมากโดยใช้แผนภูมิ Pareto ใน Microsoft Excel
แผนภูมิพาเรโตเป็นการผสมผสานระหว่างแผนภูมิเส้นและฮิสโตแกรม มีลักษณะเฉพาะตรงที่มักจะมีแกนนอนหนึ่งแกน (แกนประเภท) และแกนตั้งสองแกน แผนภูมิมีประโยชน์สำหรับการจัดลำดับความสำคัญและการเรียงลำดับข้อมูล
งานของฉันคือช่วยคุณเตรียมข้อมูลสำหรับแผนภูมิ Pareto แล้วสร้างแผนภูมิเอง หากข้อมูลของคุณพร้อมสำหรับแผนภูมิ Pareto แล้ว คุณสามารถไปยังส่วนที่สองได้
วันนี้เราจะมาวิเคราะห์สถานการณ์ที่เป็นปัญหาในบริษัทที่ชดใช้ค่าใช้จ่ายให้กับพนักงานเป็นประจำ งานของเราคือค้นหาสิ่งที่เราใช้จ่ายมากที่สุดและทำความเข้าใจว่าเราสามารถลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ 80% โดยใช้การวิเคราะห์ Pareto อย่างรวดเร็วได้อย่างไร เราสามารถค้นหาว่าค่าใช้จ่ายใดคิดเป็น 80% ของการคืนเงินและป้องกันค่าใช้จ่ายสูงในอนาคตโดยการเปลี่ยนแปลงนโยบายการใช้ราคาขายส่งและหารือเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของพนักงาน
ส่วนที่หนึ่ง: เตรียมข้อมูลสำหรับแผนภูมิพาเรโต
- จัดระเบียบข้อมูลของคุณ ในตารางของเรา มีค่าตอบแทนเงินสด 6 ประเภทและจำนวนเงินที่พนักงานเรียกร้อง
- เรียงลำดับข้อมูลจากมากไปหาน้อย ตรวจสอบว่าได้เลือกคอลัมน์แล้ว А и Вเพื่อจัดเรียงอย่างถูกต้อง
- ผลรวมคอลัมน์ ราคา (จำนวนค่าใช้จ่าย) คำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน SUM (SUM). ในตัวอย่างของเรา เพื่อให้ได้จำนวนเงินทั้งหมด คุณต้องเพิ่มเซลล์จาก V3 ไปยัง V8.
อง: ในการรวมช่วงของค่า ให้เลือกเซลล์ B9 และกด Alt+=. จำนวนเงินทั้งหมดจะเท่ากับ $12250
- สร้างคอลัมน์ จำนวนเงินสะสม (ยอดสะสม). มาเริ่มกันที่ค่าแรกกัน $ 3750 ในเซลล์ B3. แต่ละค่าจะขึ้นอยู่กับค่าของเซลล์ก่อนหน้า ในเซลล์ C4 ชนิด = C3 + B4 และกด เข้าสู่.
- เมื่อต้องการเติมเซลล์ที่เหลือในคอลัมน์โดยอัตโนมัติ ให้คลิกสองครั้งที่จุดจับป้อนอัตโนมัติ
- ต่อไป สร้างคอลัมน์ % สะสม (เปอร์เซ็นต์สะสม). ในการเติมคอลัมน์นี้ คุณสามารถใช้ผลรวมของช่วง ราคา และค่าจากคอลัมน์ จำนวนเงินสะสม. ในแถบสูตรสำหรับเซลล์ D3 เข้าสู่ =C3/$B$9 และกด เข้าสู่. เครื่องหมาย $ สร้างการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์เพื่อให้ค่าผลรวม (การอ้างอิงเซลล์ B9) จะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อคุณคัดลอกสูตรลง
- ดับเบิลคลิกที่เครื่องหมายป้อนอัตโนมัติเพื่อเติมคอลัมน์ด้วยสูตร หรือคลิกเครื่องหมายแล้วลากข้ามคอลัมน์ข้อมูล
- ตอนนี้ทุกอย่างพร้อมที่จะเริ่มสร้างแผนภูมิ Pareto แล้ว!
ส่วนที่สอง: การสร้างแผนภูมิ Pareto ใน Excel
- เลือกข้อมูล (ในตัวอย่างของเรา เซลล์จาก A2 by D8).
- ข่าวประชา Alt + F1 บนแป้นพิมพ์เพื่อสร้างแผนภูมิโดยอัตโนมัติจากข้อมูลที่เลือก
- คลิกขวาในพื้นที่แผนภูมิและจากเมนูที่ปรากฏขึ้น คลิก เลือกข้อมูล (เลือกข้อมูล). กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น การเลือกแหล่งข้อมูล (เลือกแหล่งข้อมูล) เลือกบรรทัด จำนวนเงินสะสม และกด ลบรายการออกจากรถเข็น (ลบ). แล้ว OK.
- คลิกที่กราฟและใช้ปุ่มลูกศรบนแป้นพิมพ์เพื่อย้ายไปมาระหว่างองค์ประกอบต่างๆ เมื่อเลือกแถวข้อมูล % สะสมซึ่งตอนนี้ตรงกับแกนหมวดหมู่ (แกนนอน) ให้คลิกขวาที่มันแล้วเลือก เปลี่ยนประเภทแผนภูมิสำหรับซีรีส์ (เปลี่ยนประเภทแผนภูมิชุด) ตอนนี้ชุดข้อมูลนี้มองเห็นได้ยาก แต่เป็นไปได้
- กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น เปลี่ยนประเภทแผนภูมิ (เปลี่ยนประเภทแผนภูมิ) เลือกแผนภูมิเส้น
- ดังนั้นเราจึงได้กราฟฮิสโตแกรมและกราฟเส้นแบนตามแนวแกนนอน ในการแสดงกราฟเส้นนูน เราจำเป็นต้องมีแกนตั้งอื่น
- คลิกขวาที่แถว % สะสม และในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้คลิก รูปแบบชุดข้อมูล (ฟอร์แมต Data Series) กล่องโต้ตอบที่มีชื่อเดียวกันจะปรากฏขึ้น
- ในส่วน ตัวเลือกแถว (ตัวเลือกซีรี่ส์) เลือก แกนรอง (แกนทุติยภูมิ) แล้วกดปุ่ม ปิดหน้านี้ (ปิด I).
- แกนเปอร์เซ็นต์จะปรากฏขึ้น และแผนภูมิจะกลายเป็นแผนภูมิ Pareto ที่เต็มเปี่ยม! ตอนนี้ เราสามารถสรุปได้: ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่เป็นค่าเล่าเรียน (ค่าฝึกอบรม), อุปกรณ์ (ฮาร์ดแวร์) และเครื่องเขียน (เครื่องใช้สำนักงาน)
ด้วยคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการตั้งค่าและสร้างแผนภูมิ Pareto ใน Excel ให้ลองใช้จริง เมื่อใช้การวิเคราะห์พาเรโต คุณจะสามารถระบุปัญหาที่สำคัญที่สุดและดำเนินการขั้นตอนที่สำคัญในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้