เนื้อหา
ตารางที่มีค่าเท่ากันเป็นปัญหาร้ายแรงสำหรับผู้ใช้ Microsoft Excel หลายคน ข้อมูลที่ซ้ำกันสามารถลบออกได้โดยใช้เครื่องมือที่มีอยู่ในโปรแกรม ทำให้ตารางมีลักษณะเฉพาะ วิธีการทำอย่างถูกต้องจะกล่าวถึงในบทความนี้
วิธีที่ 1 วิธีตรวจสอบตารางสำหรับรายการที่ซ้ำกันและลบออกโดยใช้เครื่องมือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
เพื่อไม่ให้ข้อมูลเดียวกันซ้ำกันหลายครั้ง จึงต้องค้นหาและลบข้อมูลดังกล่าวออกจากอาร์เรย์ของตาราง เหลือเพียงตัวเลือกเดียว ในการทำเช่นนี้ คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ใช้ปุ่มซ้ายของเมาส์เพื่อเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลที่ซ้ำกัน หากจำเป็น คุณสามารถเลือกทั้งตารางได้
- ที่ด้านบนของหน้าจอ คลิกที่แท็บ "หน้าแรก" ตอนนี้ ใต้แถบเครื่องมือ พื้นที่ที่มีฟังก์ชันของส่วนนี้ควรแสดงขึ้น
- ในส่วนย่อย "สไตล์" คลิกซ้ายที่ปุ่ม "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" เพื่อดูความเป็นไปได้ของฟังก์ชันนี้
- ในเมนูบริบทที่ปรากฏขึ้น ให้ค้นหาบรรทัด “สร้างกฎ …” แล้วคลิกด้วย LMB
- ในเมนูถัดไป ในส่วน "เลือกประเภทของกฎ" คุณจะต้องเลือกบรรทัด "ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จัดรูปแบบ"
- ตอนนี้ ในบรรทัดป้อนข้อมูลด้านล่างส่วนย่อยนี้ คุณต้องป้อนสูตรจากแป้นพิมพ์ด้วยตนเอง “=COUNTIF($B$2:$B$9; B2)>1” ตัวอักษรในวงเล็บระบุช่วงของเซลล์ที่จะจัดรูปแบบและค้นหารายการที่ซ้ำกัน ในวงเล็บ จำเป็นต้องกำหนดช่วงขององค์ประกอบตารางที่เฉพาะเจาะจงและแขวนเครื่องหมายดอลลาร์ไว้บนเซลล์ เพื่อไม่ให้สูตร "ย้ายออก" ในระหว่างกระบวนการจัดรูปแบบ
- หากต้องการ ในเมนู "สร้างกฎการจัดรูปแบบ" ผู้ใช้สามารถคลิกที่ปุ่ม "รูปแบบ" เพื่อระบุสีที่จะใช้เพื่อเน้นรายการที่ซ้ำกันในหน้าต่างถัดไป สะดวกเพราะค่าที่ซ้ำกันจะดึงดูดสายตาทันที
เอาใจใส่! คุณสามารถค้นหารายการที่ซ้ำกันได้ในสเปรดชีต Excel ด้วยตนเองโดยการตรวจสอบแต่ละเซลล์ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้จะใช้เวลามาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการตรวจสอบตารางขนาดใหญ่
Microsoft Office Excel มีคุณลักษณะพิเศษที่ช่วยให้คุณสามารถถอนการติดตั้งเซลล์ที่มีข้อมูลที่ซ้ำกันจากตารางได้ทันที ตัวเลือกนี้เปิดใช้งานดังนี้:
- ในทำนองเดียวกัน ให้เน้นตารางหรือช่วงของเซลล์ในเวิร์กชีต Excel
- ในรายการเครื่องมือที่ด้านบนของเมนูหลักของโปรแกรม ให้คลิกที่คำว่า "ข้อมูล" หนึ่งครั้งด้วยปุ่มซ้ายของเมาส์
- ในส่วนย่อย "การทำงานกับข้อมูล" ให้คลิกปุ่ม "ลบรายการที่ซ้ำกัน"
- ในเมนูที่ควรปรากฏขึ้นหลังจากดำเนินการจัดการข้างต้น ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากบรรทัด "ข้อมูลของฉัน" มีส่วนหัว ในส่วน "คอลัมน์" ชื่อของคอลัมน์ทั้งหมดของเพลตจะถูกเขียน คุณต้องกาเครื่องหมายที่ช่องถัดจากคอลัมน์เหล่านั้น แล้วคลิก "ตกลง" ที่ด้านล่างของหน้าต่าง
- การแจ้งเตือนเกี่ยวกับรายการที่ซ้ำกันที่พบจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ พวกเขาจะถูกลบโดยอัตโนมัติ
สำคัญ! หลังจากถอนการติดตั้งค่าที่ซ้ำกันแล้ว เพลตจะต้องถูกนำไปยังรูปแบบที่ "เหมาะสม" ด้วยตนเองหรือใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบ เนื่องจากบางคอลัมน์และแถวอาจย้ายออก
วิธีที่ 3: การใช้ตัวกรองขั้นสูง
วิธีการลบรายการที่ซ้ำกันนี้มีการใช้งานที่เรียบง่าย เพื่อให้เสร็จสมบูรณ์ คุณจะต้อง:
- ในส่วน "ข้อมูล" ถัดจากปุ่ม "ตัวกรอง" ให้คลิกที่คำว่า "ขั้นสูง" หน้าต่างตัวกรองขั้นสูงจะเปิดขึ้น
- วางสวิตช์สลับข้างบรรทัด "คัดลอกผลลัพธ์ไปยังตำแหน่งอื่น" และคลิกที่ไอคอนที่อยู่ถัดจากฟิลด์ "ช่วงเริ่มต้น"
- ใช้เมาส์เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการค้นหารายการที่ซ้ำกัน หน้าต่างการเลือกจะปิดโดยอัตโนมัติ
- ถัดไป ในบรรทัด "วางผลลัพธ์ในช่วง" คุณต้องคลิก LMB ที่ไอคอนที่ท้ายสุด และเลือกเซลล์ใดๆ นอกตาราง นี่จะเป็นองค์ประกอบเริ่มต้นที่จะแทรกป้ายกำกับที่แก้ไข
- ทำเครื่องหมายที่ช่อง "เฉพาะระเบียนที่ไม่ซ้ำ" แล้วคลิก "ตกลง" ด้วยเหตุนี้ ตารางที่แก้ไขโดยไม่มีรายการซ้ำจะปรากฏถัดจากอาร์เรย์ดั้งเดิม
ข้อมูลเพิ่มเติม! สามารถลบช่วงเซลล์เก่าได้ เหลือเพียงป้ายกำกับที่แก้ไขแล้ว
วิธีที่ 4: ใช้ PivotTables
วิธีนี้ถือว่าสอดคล้องกับอัลกอริธึมทีละขั้นตอนต่อไปนี้:
- เพิ่มคอลัมน์เสริมลงในตารางต้นฉบับและกำหนดหมายเลขตั้งแต่ 1 ถึง N N คือหมายเลขของแถวสุดท้ายในอาร์เรย์
- ไปที่ส่วน "แทรก" และคลิกที่ปุ่ม "Pivot Table"
- ในหน้าต่างถัดไป ให้วางสวิตช์สลับในบรรทัด "ไปยังแผ่นงานที่มีอยู่" ในช่อง "ตารางหรือช่วง" ให้ระบุช่วงของเซลล์ที่เฉพาะเจาะจง
- ในบรรทัด "ช่วง" ให้ระบุเซลล์เริ่มต้นที่จะเพิ่มอาร์เรย์ของตารางที่แก้ไขแล้วคลิก "ตกลง"
- ในหน้าต่างทางด้านซ้ายของเวิร์กชีต ให้เลือกช่องถัดจากชื่อคอลัมน์ของตาราง
- ตรวจสอบผล
สรุป
ดังนั้นจึงมีหลายวิธีในการลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel แต่ละวิธีสามารถเรียกได้ว่าง่ายและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้เข้าใจหัวข้อนี้ คุณต้องอ่านข้อมูลข้างต้นอย่างละเอียด