เนื้อหา
ในบทความสั้นๆ นี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีที่มีประสิทธิภาพในการรวมหลายคอลัมน์ใน Excel เพื่อเก็บข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้
สมมติว่าคุณมีสเปรดชีตที่มีสองคอลัมน์ซ้อนกัน ตัวอย่างเช่น คุณต้องรวมคอลัมน์ที่มีชื่อและนามสกุลเป็นหนึ่งหรือรวมหลายคอลัมน์ที่มีคำอธิบายภาพ "ถนน", "เมือง", "รหัสไปรษณีย์" เป็นหนึ่งเดียว - "ที่อยู่ของที่อยู่อาศัย" เพื่อแยก ค่าด้วยเครื่องหมายจุลภาค สิ่งนี้สามารถทำได้อย่างไร?
น่าเสียดายที่ Excel ไม่มีฟังก์ชันในตัวที่ช่วยให้คุณทำสิ่งที่เรากล่าวข้างต้นได้ แน่นอนว่ามีปุ่ม "ผสานเซลล์" และอื่น ๆ ที่คล้ายกัน แต่ค่า uXNUMXbuXNUMXbare หายไป
คำเตือนต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น:
- Excel 2013 จะบอกว่าเฉพาะค่าในเซลล์ด้านซ้ายบนของช่วงเท่านั้นที่จะถูกเก็บไว้ในเซลล์ที่ผสาน ข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมดจะถูกลบ
- Excel 2010 และเวอร์ชันที่ต่ำกว่าจะแสดงคำเตือนที่มีความหมายเหมือนกันแต่ใช้ถ้อยคำต่างกันเล็กน้อย
สิ่งนี้กำหนดข้อ จำกัด ที่ร้ายแรงเกี่ยวกับการใช้โปรแกรมและทำให้ไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ต่อไป คุณจะได้เรียนรู้ 3 วิธีในการรวมข้อมูลจากหลายคอลัมน์เป็นหนึ่งเดียวเพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหาย (โดยไม่ต้องใช้มาโคร) หากคุณต้องการวิธีที่ง่ายที่สุด คุณสามารถข้ามสองวิธีแรกและเรียนรู้เฉพาะวิธีที่สามเท่านั้น
การรวมหลายคอลัมน์โดยใช้สูตร
สมมติว่าคุณมีตารางที่มีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า และเจ้านายตั้งค่างานให้ผสานคอลัมน์ «ชื่อ» и «นามสกุล» ในหนึ่ง "ชื่อเต็ม". ในการทำเช่นนี้ คุณต้องดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้:
- แทรกคอลัมน์พิเศษลงในตาราง ในการดำเนินการนี้ ให้วางเคอร์เซอร์บนส่วนหัวของคอลัมน์ (ในกรณีของเราคือคอลัมน์ D) และคลิกขวาที่คอลัมน์นั้น เมนูบริบทจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณต้องเลือกรายการ "แทรก". เรียกคอลัมน์ผลลัพธ์ "ชื่อเต็ม"ซึ่งแปลว่า "ชื่อเต็ม".
- ถัดไป ในเซลล์ D2 คุณต้องเขียนสูตรต่อไปนี้: =เชื่อมต่อ(B2;” “;C2) . ในกรณีของเรา B2 คือที่อยู่ของเซลล์ที่มีชื่อ และ C2 คือที่อยู่ของเซลล์ที่มีนามสกุล คุณยังสามารถเห็นไอคอนเว้นวรรคระหว่างเครื่องหมายคำพูดได้ที่นั่น ณ จุดนี้ มีการเขียนตัวคั่นระหว่างเนื้อหาของเซลล์แรกและเซลล์ที่สอง หากคุณต้องการแยกองค์ประกอบด้วยเครื่องหมายจุลภาค (เช่น เพื่อระบุที่อยู่แบบเต็ม) คุณสามารถเขียนเป็นอาร์กิวเมนต์ที่สองของฟังก์ชันได้ คุณสามารถรวมหลายคอลัมน์เป็นหนึ่งเดียวได้โดยใช้ตัวคั่นอื่น
- สูตรนี้จะถูกคัดลอกไปยังเซลล์อื่นๆ ทั้งหมดในคอลัมน์นั้น เพื่อให้เข้าใจถึงวิธีการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้คำแนะนำ "วิธีแทรกสูตรเดียวกันในเซลล์ที่เลือกทั้งหมด" (ดูบทความในเว็บไซต์ของเรา)
- ดังนั้นทั้งสองคอลัมน์จึงถูกรวมเป็นหนึ่งเดียว แต่ก็ยังเป็นสูตรอยู่ ดังนั้น หากคุณลบคอลัมน์ชื่อหรือนามสกุล ข้อมูลในคอลัมน์ชื่อเต็มก็จะสูญหายไปด้วย
- ตอนนี้ เราต้องเปลี่ยนสูตรในเซลล์เป็นค่าสำเร็จรูป เพื่อให้เราสามารถลบคอลัมน์พิเศษออกจากเอกสารได้ ในการทำเช่นนี้ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีข้อมูลของคอลัมน์ที่รวมกัน (เลือกเซลล์แรกในคอลัมน์ D ในกรณีของเราแล้วกดคีย์ผสม Ctrl + Shift + ลูกศรลง; จากนั้นคุณต้องคัดลอกข้อมูลจากคอลัมน์และคลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ในคอลัมน์นี้แล้วคลิก “วางแบบพิเศษ”. เลือกรายการทางด้านซ้ายของหน้าต่าง “ค่านิยม” และกดปุ่ม "ตกลง".
- ตอนนี้คุณสามารถลบคอลัมน์เดิมได้ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องคลิกที่ชื่อคอลัมน์ B จากนั้นกดปุ่ม Ctrl และทำเช่นเดียวกันกับคอลัมน์ C ซึ่งจำเป็นต้องเลือกคอลัมน์เหล่านี้ทั้งหมด คุณยังสามารถใช้คีย์ผสม Ctrl + Space เพื่อเลือกทั้งคอลัมน์ จากนั้นกด Ctrl + Shift + ลูกศรขวา คัดลอกส่วนที่เลือกไปยังคอลัมน์ C ที่อยู่ติดกัน จากนั้นเมนูบริบทจะเปิดขึ้นโดยคลิกขวาที่รายการใดรายการหนึ่งที่เลือก คอลัมน์แล้วคุณต้องคลิกที่รายการ "ลบ".
ตอนนี้ชื่อจากหลายคอลัมน์ถูกรวมเป็นหนึ่งเดียว แม้ว่าจะต้องใช้เวลา แต่ลำดับของการกระทำก็ชัดเจนแม้กระทั่งสำหรับผู้เริ่มต้น
การเชื่อมต่อคอลัมน์โดยใช้ Notepad
วิธีนี้จะใช้เวลาดำเนินการน้อยกว่าตัวเลือกก่อนหน้า และไม่จำเป็นต้องใช้สูตร แต่เหมาะสำหรับเชื่อมต่อคอลัมน์ที่อยู่ติดกันเท่านั้นและหากใช้ตัวคั่นเพียงตัวเดียว (เช่น เฉพาะเครื่องหมายจุลภาค).
สมมติว่าเราต้องรวมคอลัมน์เดียวกันกับในตัวอย่างก่อนหน้านี้ โดยทำตามคำแนะนำเหล่านี้:
- เลือกคอลัมน์ทั้งหมดที่จะเชื่อมต่อ เพื่อให้บรรลุงานนี้ ให้เลือกเซลล์ B1 แล้วกดคีย์ผสม Shift + ลูกศรขวา จากนั้นส่วนที่เลือกจะครอบคลุมเซลล์ C1 ที่อยู่ใกล้เคียงด้วย หลังจากนั้นคุณต้องกด Ctrl + Shift + Down Arrow เพื่อย้ายส่วนที่เลือกไปยังส่วนท้ายสุดของคอลัมน์
- ถ่ายโอนข้อมูลไปยังคลิปบอร์ด (กล่าวคือ คัดลอก) ในการดำเนินการนี้ ให้กดคีย์ผสม Ctrl + C หรือใช้วิธีอื่น
- เปิดโปรแกรม Notepad ที่มาพร้อมกับ Windows ในเมนู Start เส้นทางที่แน่นอนอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของระบบปฏิบัติการ แต่การหาโปรแกรมไม่ใช่เรื่องยากในทุกกรณี
- ถ่ายโอนข้อมูลที่คัดลอกไปยัง Notepad โดยใช้คีย์ผสม Ctrl + V
- กดแป้น Tab และคัดลอกอักขระนี้
- ถัดไป แทนที่อักขระนี้ด้วยอักขระอื่นโดยใช้กล่องโต้ตอบ "แทนที่".
- เลือกข้อความทั้งหมด คัดลอก
- กลับไปที่ Excel เลือกเพียงหนึ่งเซลล์ (ในกรณีของเรา B1) และวางข้อความลงในตาราง
ยังคงเป็นเพียงการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์
วิธีการรวมสองคอลัมน์ใน 4 ขั้นตอนง่าย ๆ ?
เพื่อทำสิ่งนี้:
- ดาวน์โหลด ส่วนเสริมพิเศษ.
- เลือกสองคอลัมน์และไปที่แท็บ "ข้อมูลของ Ablebits.com" คลิกที่ปุ่ม "ผสานเซลล์"
- เลือกตัวเลือกที่แสดงในภาพ
- ขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน เราก็ได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมโดยไม่ต้องดัดแปลงเพิ่มเติม
ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น เพียงเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ B เป็น "ชื่อเต็ม" และลบคอลัมน์ C ซึ่งไม่จำเป็นอีกต่อไป