เนื้อหา
การกรองข้อมูลใน Excel เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ทำงานกับตารางและข้อมูลจำนวนมากได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น สามารถซ่อนส่วนสำคัญจากผู้ใช้ได้ และเมื่อเปิดใช้งานตัวกรอง ให้แสดงข้อมูลที่จำเป็นในขณะนั้น ในบางกรณี เมื่อสร้างตารางอย่างไม่ถูกต้อง หรือเนื่องจากผู้ใช้ไม่มีประสบการณ์ จึงจำเป็นต้องถอดตัวกรองออกในแต่ละคอลัมน์หรือบนแผ่นงานทั้งหมด เราจะวิเคราะห์ในบทความได้อย่างไร
ตัวอย่างการสร้างตาราง
ก่อนดำเนินการลบตัวกรอง ให้พิจารณาตัวเลือกสำหรับเปิดใช้งานตัวกรองในสเปรดชีต Excel ก่อน:
- การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง กรอกข้อมูลที่จำเป็นในแถวและคอลัมน์ หลังจากนั้น เราจะเน้นที่อยู่ของตำแหน่งตาราง รวมถึงส่วนหัว ไปที่แท็บ "ข้อมูล" ที่ด้านบนของเครื่องมือ เราพบ "ตัวกรอง" (แสดงเป็นช่องทาง) และคลิกด้วย LMB ควรเปิดใช้งานตัวกรองในส่วนหัวด้านบน
- เปิดใช้งานการกรองอัตโนมัติ ในกรณีนี้ ตารางจะถูกเติมไว้ล่วงหน้าด้วย หลังจากนั้นในแท็บ "สไตล์" เราจะพบการเปิดใช้งานบรรทัด "ตัวกรองเป็นตาราง" ควรมีการจัดวางตัวกรองอัตโนมัติในหัวข้อย่อยของตาราง
ในกรณีที่สอง คุณต้องไปที่แท็บ "แทรก" และค้นหาเครื่องมือ "ตาราง" คลิกด้วย LMB และเลือก "ตาราง" จากสามตัวเลือกต่อไปนี้
ในหน้าต่างอินเทอร์เฟซถัดไปที่เปิดขึ้น ที่อยู่ของตารางที่สร้างขึ้นจะแสดงขึ้น เหลือเพียงการยืนยันและตัวกรองในหัวข้อย่อยจะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ! ก่อนบันทึกตารางที่เสร็จสมบูรณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ป้อนข้อมูลอย่างถูกต้องและเปิดใช้งานตัวกรองแล้ว
ตัวอย่างการทำงานกับตัวกรองใน Excel
ปล่อยให้การพิจารณาตารางตัวอย่างเดียวกันที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้สำหรับสามคอลัมน์
- เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการทำการปรับปรุง เมื่อคลิกที่ลูกศรในเซลล์ด้านบน คุณจะเห็นรายการ หากต้องการลบค่าหรือชื่อใดค่าหนึ่ง ให้ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากค่านั้น
- ตัวอย่างเช่น เราต้องการเพียงผักเท่านั้นที่จะอยู่ในโต๊ะ ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้ยกเลิกการเลือกช่อง "ผลไม้" และปล่อยให้ผักทำงาน ตกลงโดยคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
- หลังจากเปิดใช้งาน รายการจะมีลักษณะดังนี้:
พิจารณาอีกตัวอย่างหนึ่งของการทำงานของตัวกรอง:
- ตารางนี้แบ่งออกเป็นสามคอลัมน์ และตารางสุดท้ายมีราคาสำหรับผลิตภัณฑ์แต่ละประเภท มันต้องได้รับการแก้ไข สมมติว่าเราต้องกรองสินค้าที่มีราคาต่ำกว่ามูลค่า “45” ออก
- คลิกที่ไอคอนตัวกรองในเซลล์ที่เลือก เนื่องจากคอลัมน์มีค่าตัวเลข คุณจึงเห็นได้ในหน้าต่างว่าบรรทัด "ตัวกรองตัวเลข" อยู่ในสถานะใช้งานอยู่
- เมื่อวางเมาส์เหนือแท็บดังกล่าว เราจะเปิดแท็บใหม่พร้อมตัวเลือกต่างๆ สำหรับการกรองตารางดิจิทัล ในนั้นเลือกค่า "น้อย"
- ถัดไป ป้อนหมายเลข "45" หรือเลือกโดยเปิดรายการตัวเลขในตัวกรองอัตโนมัติที่กำหนดเอง
โปรดทราบ! การป้อนค่า "น้อยกว่า 45" คุณต้องเข้าใจว่าราคาทั้งหมดที่ต่ำกว่าตัวเลขนี้จะถูกซ่อนโดยตัวกรอง รวมถึงค่า "45"
นอกจากนี้ ด้วยความช่วยเหลือของฟังก์ชันนี้ ราคาจะถูกกรองในช่วงดิจิทัลบางช่วง ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเปิดใช้งานปุ่ม "หรือ" ในตัวกรองอัตโนมัติที่กำหนดเอง จากนั้นตั้งค่า "น้อย" ที่ด้านบนและ "มากกว่า" ที่ด้านล่าง ในบรรทัดของอินเทอร์เฟซทางด้านขวา พารามิเตอร์ที่จำเป็นของช่วงราคาจะถูกตั้งค่าไว้ ซึ่งจะต้องอยู่ทางซ้าย ตัวอย่างเช่น น้อยกว่า 30 และมากกว่า 45 เป็นผลให้ตารางจะเก็บค่าตัวเลข 25 และ 150
ความเป็นไปได้ในการกรองข้อมูลนั้นกว้างขวางจริงๆ นอกเหนือจากตัวอย่างข้างต้น คุณสามารถปรับข้อมูลตามสีของเซลล์ โดยตัวอักษรตัวแรกของชื่อและค่าอื่นๆ ตอนนี้เราได้ทำความคุ้นเคยทั่วไปเกี่ยวกับวิธีการสร้างตัวกรองและหลักการทำงานกับตัวกรองแล้ว มาดูวิธีการลบกัน
การลบตัวกรองคอลัมน์
- ขั้นแรก เราพบไฟล์ที่บันทึกไว้พร้อมกับตารางบนคอมพิวเตอร์ของเรา และดับเบิลคลิก LMB เพื่อเปิดในแอปพลิเคชัน Excel บนแผ่นงานที่มีตาราง คุณจะเห็นว่าตัวกรองอยู่ในสถานะใช้งานอยู่ในคอลัมน์ "ราคา"
คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ! เพื่อให้ค้นหาไฟล์ในคอมพิวเตอร์ได้ง่ายขึ้น ให้ใช้หน้าต่าง "Search" ซึ่งอยู่ในเมนู "Start" ป้อนชื่อไฟล์และกดปุ่ม "Enter" บนแป้นพิมพ์คอมพิวเตอร์
- คลิกที่ไอคอนลูกศรลง
- ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น คุณจะเห็นว่าไม่ได้เลือกเครื่องหมายถูกที่อยู่ตรงข้ามกับหมายเลข "25" หากการกรองแบบแอคทีฟถูกลบออกในที่เดียว วิธีที่ง่ายที่สุดคือตั้งค่าช่องทำเครื่องหมายกลับแล้วคลิกปุ่ม "ตกลง"
- มิเช่นนั้นจะต้องปิดใช้ตัวกรอง ในการดำเนินการนี้ ในหน้าต่างเดียวกัน คุณต้องค้นหาบรรทัด "ลบตัวกรองออกจากคอลัมน์ "…” แล้วคลิกด้วย LMB การปิดอัตโนมัติจะเกิดขึ้น และข้อมูลที่ป้อนก่อนหน้านี้ทั้งหมดจะแสดงแบบเต็ม
การนำแผ่นกรองออกจากทั้งแผ่น
บางครั้งสถานการณ์อาจเกิดขึ้นเมื่อจำเป็นต้องลบตัวกรองในตารางทั้งหมด ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- เปิดไฟล์ข้อมูลที่บันทึกไว้ใน Excel
- ค้นหาคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ที่เปิดใช้งานตัวกรอง ในกรณีนี้คือคอลัมน์ชื่อ
- คลิกที่ตำแหน่งใดก็ได้ในตารางหรือเลือกให้ครบถ้วน
- ที่ด้านบน ให้ค้นหา "ข้อมูล" และเปิดใช้งานด้วย LMB
- ค้นหา "ตัวกรอง" ตรงข้ามกับคอลัมน์มีสัญลักษณ์สามตัวในรูปแบบของกรวยที่มีโหมดต่างกัน คลิกที่ปุ่มฟังก์ชัน "ล้าง" โดยแสดงช่องทางและเครื่องหมายกากบาทสีแดง
- ถัดไป ตัวกรองที่ใช้งานอยู่จะถูกปิดใช้งานสำหรับทั้งตาราง
สรุป
การกรององค์ประกอบและค่าในตารางทำให้การทำงานใน Excel ง่ายขึ้นมาก แต่น่าเสียดายที่บุคคลมีแนวโน้มที่จะทำผิดพลาด ในกรณีนี้ โปรแกรม Excel แบบมัลติฟังก์ชั่นจะเข้ามาช่วยเหลือ ซึ่งจะช่วยจัดเรียงข้อมูลและลบตัวกรองที่ไม่จำเป็นที่ป้อนไว้ก่อนหน้านี้ออกไป ในขณะที่ยังคงรักษาข้อมูลเดิมไว้ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อเติมตารางขนาดใหญ่