เนื้อหา
บรรดาผู้ที่ทำงานในโปรแกรมแก้ไขข้อความ MS Word จะได้เห็นการขีดเส้นใต้สีแดงเมื่อคำสะกดผิดหรือพิมพ์ผิด น่าเสียดายที่ในแอปพลิเคชัน MS Excel ฟังก์ชันดังกล่าวยังขาดอยู่มาก เป็นที่ชัดเจนว่าคำย่อ คำย่อ และการสะกดคำอื่นๆ ในรูปแบบที่แก้ไขอาจทำให้โปรแกรมเข้าใจผิด และจะให้ผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามสิ่งนี้มีฟังก์ชั่นดังกล่าวและคุณสามารถใช้งานได้
ตั้งค่าภาษาเริ่มต้นเป็น
การแก้ไขอัตโนมัติของการพิมพ์ผิดและคำที่สะกดผิดถูกเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น แต่โปรแกรมมีปัญหาในลำดับที่แตกต่างกัน เมื่อตรวจสอบเอกสารในโหมดอัตโนมัติ 9 ใน 10 กรณีโปรแกรมตอบสนองต่อคำศัพท์ภาษาอังกฤษที่เขียนไม่ถูกต้อง เหตุใดจึงเกิดขึ้นและจะแก้ไขได้อย่างไร เรามาลองทำความเข้าใจเพิ่มเติมกัน:
- ที่ด้านบนของแผง ให้คลิกปุ่ม "ไฟล์" และไปที่ลิงก์ "ตัวเลือก"
- เลือก "ภาษา" จากรายการทางด้านซ้าย
- หน้าต่างการตั้งค่าภาษาถัดไปมีการตั้งค่าสองแบบ ใน "การเลือกภาษาการแก้ไข" แรกคุณจะเห็นว่ามีการตั้งค่าไว้ตามค่าเริ่มต้น
หากคุณต้องการทำงานกับเอกสารด้วยเหตุผลบางอย่าง คุณจำเป็นต้องทำการแทนที่โดยเปิดใช้งานบรรทัดด้วยการตั้งค่าภาษาและคลิกที่ปุ่ม "ค่าเริ่มต้น" ที่สว่างขึ้น
- ต่อไปเราไปที่รายการ "การเลือกภาษาสำหรับอินเทอร์เฟซและความช่วยเหลือ" ตามค่าเริ่มต้นที่นี่ อย่างที่คุณเห็น อินเทอร์เฟซถูกตั้งค่าเป็นภาษา Microsoft Windows และสำหรับการอ้างอิง ภาษาของอินเทอร์เฟซ
- จำเป็นต้องทำการเปลี่ยนสำหรับ. คุณสามารถทำได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้: คลิกที่บรรทัด "" และคลิกที่ปุ่ม "ค่าเริ่มต้น" ด้านล่าง หรือคลิกที่ปุ่มที่ใช้งานอยู่พร้อมลูกศรลง
- ยังคงเป็นเพียงการยอมรับโดยคลิกที่ "ตกลง" หน้าต่างจะปรากฏขึ้นพร้อมคำแนะนำให้รีสตาร์ทโปรแกรมเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล เราตกลงและรีบูตในโหมดแมนนวล
หลังจากรีสตาร์ทโปรแกรมควรสร้างภาษาหลักโดยอัตโนมัติ
สิ่งที่คุณต้องการเพื่อเปิดใช้งานการสะกดคำใน Excel
การตั้งค่านี้ยังไม่เสร็จสิ้น และคุณต้องดำเนินการอีกสองสามขั้นตอน:
- ในแอปพลิเคชันที่เพิ่งเปิดตัวใหม่ ให้ไปที่ "ไฟล์" อีกครั้งและเปิด "ตัวเลือก"
- ต่อไป เราสนใจเครื่องมือการสะกดคำ เปิดใช้งานการเปิดหน้าต่างโดยคลิกที่บรรทัด LMB
- เราพบบรรทัด "ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ ... " และคลิกที่ LMB
- ไปที่หน้าต่างที่เปิดขึ้นซึ่งคุณต้องเปิดใช้งานคอลัมน์ "แก้ไขอัตโนมัติ" (ตามกฎแล้วจะเปิดใช้งานเมื่อเปิดหน้าต่าง)
- ในหัวข้อ "แสดงปุ่มสำหรับตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ" เราพบฟังก์ชันที่รวมอยู่ เพื่อความสะดวกในการทำงานกับตาราง ขอแนะนำให้ปิดใช้งานฟังก์ชันต่างๆ เช่น "สร้างอักษรตัวแรกของประโยคเป็นตัวพิมพ์ใหญ่" และ "เขียนชื่อวันด้วยตัวพิมพ์ใหญ่"
คำชี้แจงจากผู้เชี่ยวชาญ! เนื่องจากภาษานี้ไม่ได้มีไว้สำหรับการเขียนวันในสัปดาห์ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ คุณจึงสามารถยกเลิกการเลือกบรรทัดนี้ได้ นอกจากนี้ยังเป็นที่น่าสังเกตว่าการใช้ตัวอักษรตัวแรกของประโยคให้พิมพ์ใหญ่นั้นไม่สมเหตุสมผลเนื่องจากการทำงานกับตารางต้องใช้ตัวย่ออย่างต่อเนื่อง หากคุณทิ้งเครื่องหมายถูกไว้ในรายการนี้ หลังจากแต่ละจุดในคำย่อแล้ว โปรแกรมจะตอบสนองและแก้ไขคำที่สะกดผิด
เราลงไปด้านล่างและเห็นว่าในหน้าต่างอินเทอร์เฟซนี้มีรายการคำแก้ไขอัตโนมัติด้วย ทางด้านซ้ายจะมีการเสนอคำที่สะกดผิดและตัวเลือกสำหรับการแก้ไขทางด้านขวา แน่นอนว่ารายการนี้ไม่สามารถเรียกได้ว่าสมบูรณ์ แต่ยังคงมีคำที่สะกดผิดหลักอยู่ในรายการนี้
ที่ด้านบนมีช่องสำหรับป้อนคำสำหรับค้นหา ตัวอย่างเช่น ให้เขียนคำว่า "เครื่อง" โปรแกรมจะแนะนำคำสำหรับแก้ไขอัตโนมัติในช่องด้านซ้ายโดยอัตโนมัติ ในกรณีของเรา นี่คือ "เครื่องจักร" อาจเป็นไปได้ว่าคำนั้นจะไม่อยู่ในพจนานุกรมที่เสนอ จากนั้นคุณจะต้องป้อนการสะกดที่ถูกต้องด้วยตนเองและคลิกที่ปุ่ม "เพิ่ม" ด้านล่าง การตั้งค่านี้เสร็จสมบูรณ์ และคุณสามารถเริ่มการตรวจตัวสะกดอัตโนมัติใน Excel ได้
เรียกใช้ตัวตรวจสอบการสะกดอัตโนมัติ
หลังจากรวบรวมตารางและบันทึกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว จำเป็นต้องตรวจสอบการสะกดของข้อความ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องดำเนินการตามรายการต่อไปนี้:
- หากคุณต้องการตรวจสอบข้อความเพียงบางส่วน ให้เลือกข้อความที่ต้องการตรวจสอบ มิฉะนั้น ไม่จำเป็นต้องเน้นข้อความ
- ที่ด้านบนของโปรแกรม ให้ค้นหาเครื่องมือตรวจสอบ
- ถัดไป ในรายการ "การสะกด" ให้ค้นหาปุ่ม "การสะกดคำ" แล้วคลิกด้วย LMB
- หน้าต่างจะเปิดขึ้นโดยที่คุณจะถูกขอให้ตรวจสอบการสะกดต่อตั้งแต่ต้นแผ่นงาน คลิกปุ่ม "ใช่"
- หลังจากที่เครื่องมือพบคำที่สะกดผิด กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นพร้อมกับคำที่โปรแกรมคิดว่าสะกดผิด
- ในส่วน "ตัวเลือก" ให้เลือกคำที่ถูกต้องแล้วคลิก "แทนที่" หากมีคำดังกล่าวเพียงคำเดียวในข้อความ หรือ "แทนที่ทั้งหมด" หากมีแนวโน้มว่าคำที่เลือกจะเกิดขึ้นหลายครั้ง
หมายเหตุจากผู้เชี่ยวชาญ! ให้ความสนใจกับรายการอื่น ๆ ที่อยู่ทางด้านขวา หากคุณแน่ใจว่าสะกดคำถูกต้อง คุณต้องเลือก "ข้าม" หรือ "ข้ามทั้งหมด" นอกจากนี้ หากคุณแน่ใจว่าคำนั้นสะกดผิด คุณสามารถเรียกใช้ "แก้ไขอัตโนมัติ" ได้ ในกรณีนี้ โปรแกรมจะเปลี่ยนคำทั้งหมดโดยอัตโนมัติ มีอีกหนึ่งรายการ "เพิ่มในพจนานุกรม" จำเป็นสำหรับคำที่เติมเองซึ่งคุณอาจสะกดผิดบ่อยๆ
สรุป
ไม่ว่าคุณจะเชี่ยวชาญแค่ไหน คุณก็ไม่สามารถมั่นใจได้อย่างสมบูรณ์ถึงความถูกต้องของข้อความที่เขียน ปัจจัยมนุษย์เกี่ยวข้องกับการสันนิษฐานของข้อผิดพลาดประเภทต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกรณีนี้ MS Excel มีเครื่องมือตรวจสอบการสะกด โดยคุณสามารถแก้ไขคำที่สะกดผิดได้