วิธีการตั้งค่าและแก้ไขพื้นที่การพิมพ์ใน Excel

บ่อยครั้งหลังจากเสร็จสิ้นการทำงานกับตารางใน Excel คุณต้องพิมพ์ผลลัพธ์ที่เสร็จแล้ว เมื่อคุณต้องการเอกสารทั้งหมด คุณสามารถส่งข้อมูลทั้งหมดไปยังเครื่องพิมพ์ได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม บางครั้งมีบางสถานการณ์ที่จำเป็นต้องเลือกเฉพาะบางส่วนสำหรับการพิมพ์จากไฟล์ทั้งหมด ในกรณีนี้ คุณต้องใช้คุณสมบัติในตัวของโปรแกรม ตั้งค่าชั่วคราวหรือถาวรสำหรับการพิมพ์เอกสาร

วิธีปรับแต่งพื้นที่พิมพ์ใน Excel

มีสองวิธีในการสร้างและปรับแต่งพื้นที่พิมพ์ของสเปรดชีต Excel:

1. การตั้งค่าโปรแกรมเดียวก่อนส่งเอกสารไปพิมพ์ ในกรณีนี้ พารามิเตอร์ที่ป้อนจะกลับสู่ค่าเริ่มต้นทันทีหลังจากพิมพ์ไฟล์ คุณจะต้องทำซ้ำขั้นตอนก่อนการพิมพ์ครั้งต่อไป
2. แก้ไขพื้นที่พิมพ์คงที่ คุณจึงไม่ต้องปรับใหม่อีกในอนาคต อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการพิมพ์ตารางที่แตกต่างกันโดยมีพื้นที่ต่างกัน คุณจะต้องกำหนดค่าโปรแกรมใหม่

แต่ละวิธีจะมีการกล่าวถึงในรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง

การปรับพื้นที่การพิมพ์เป็นประจำ

วิธีนี้จะมีความเกี่ยวข้องหากตารางที่คุณทำงานด้วยจำเป็นต้องเปลี่ยนโซนสำหรับการพิมพ์อย่างต่อเนื่อง

เอาใจใส่! เราต้องไม่ลืมว่าหากในอนาคตคุณจำเป็นต้องพิมพ์เอกสารเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง การตั้งค่าทั้งหมดจะต้องป้อนอีกครั้ง

ขั้นตอน:

1. เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการพิมพ์ ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ปุ่มแป้นพิมพ์ (ปุ่มนำทาง) หรือโดยการกด LMB ค้างไว้แล้วค่อยๆ เลื่อนเมาส์ลงไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

2. เมื่อทำเครื่องหมายช่วงของเซลล์ที่ต้องการแล้วคุณต้องไปที่แท็บ "ไฟล์"
3. ในเมนูที่เปิดขึ้น ให้เลือกฟังก์ชัน "พิมพ์"
4. ถัดไป คุณต้องตั้งค่าตัวเลือกการพิมพ์สำหรับช่วงของเซลล์ที่เลือก มีสามตัวเลือก: พิมพ์สมุดงานทั้งหมด พิมพ์แผ่นงานที่ใช้งานอยู่เท่านั้น หรือพิมพ์ส่วนที่เลือก คุณต้องเลือกตัวเลือกสุดท้าย
5. หลังจากนั้น พื้นที่แสดงตัวอย่างของเอกสารฉบับพิมพ์จะปรากฏขึ้น

หากข้อมูลที่แสดงตรงกับข้อมูลที่ต้องการพิมพ์ ยังคงต้องคลิกปุ่ม "พิมพ์" และรอการพิมพ์ที่เสร็จสิ้นผ่านเครื่องพิมพ์ เมื่อการพิมพ์เสร็จสิ้น การตั้งค่าจะกลับสู่การตั้งค่าเริ่มต้น

แก้ไขพารามิเตอร์สม่ำเสมอสำหรับเอกสารทั้งหมด

เมื่อคุณต้องการพิมพ์พื้นที่เดียวกันของตาราง (สำเนาจำนวนมากในช่วงเวลาต่างๆ หรือการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเซลล์ที่เลือก) จะเป็นการดีกว่าที่จะตั้งค่าการพิมพ์คงที่เพื่อไม่ให้เปลี่ยนการตั้งค่าซ้ำๆ ขั้นตอน:

1. เลือกช่วงของเซลล์ที่ต้องการจากตารางทั่วไป (โดยใช้วิธีที่สะดวก)
2. ไปที่แท็บ "เค้าโครงหน้า" บนแถบเครื่องมือหลัก
3. คลิกที่ตัวเลือก "พื้นที่พิมพ์"
4. จะมีสองตัวเลือกสำหรับการดำเนินการเพิ่มเติม - "ถาม" และ "นำออก" คุณต้องเลือกอันแรก

5. โปรแกรมจะแก้ไขพื้นที่ที่เลือกโดยอัตโนมัติ จะปรากฏขึ้นทุกครั้งที่ผู้ใช้นำทางไปยังส่วนการพิมพ์

ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณสามารถดูตัวอย่างผ่านการตั้งค่าการพิมพ์ คุณสามารถบันทึกพารามิเตอร์ที่ตั้งไว้โดยคลิกที่ไอคอนฟลอปปีดิสก์ที่มุมซ้ายบนหรือผ่านเมนู "ไฟล์"

การตั้งค่าพื้นที่พิมพ์หลายพื้นที่

บางครั้งคุณจำเป็นต้องพิมพ์คลิปหลายรายการจากสเปรดชีตเดียวกันใน Excel ในการทำเช่นนี้ คุณต้องเปลี่ยนลำดับของการกระทำเล็กน้อยโดยเพิ่มขั้นตอนกลางหนึ่งขั้นตอน:

1. เลือกพื้นที่แรกสำหรับการพิมพ์ด้วยปุ่มเมาส์หรือปุ่มนำทางบนแป้นพิมพ์ ในกรณีนี้ ให้กดปุ่ม “CTRL” ค้างไว้
2. โดยไม่ต้องปล่อยปุ่ม "CTRL" ให้เลือกพื้นที่ที่เหลือที่คุณต้องการพิมพ์
3. ไปที่แท็บ "เค้าโครงหน้า"
4. จากกลุ่ม Page Setup ให้เลือกเครื่องมือ Print Area
5. ยังคงต้องเพิ่มช่วงที่ทำเครื่องหมายไว้ก่อนหน้านี้ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น

สำคัญ! ก่อนที่คุณจะเริ่มพิมพ์ส่วนต่างๆ ของตาราง คุณต้องพิจารณาว่าแต่ละส่วนจะถูกพิมพ์บนแผ่นงานแยกกัน เนื่องจากการพิมพ์ร่วมกันบนกระดาษแผ่นเดียว ช่วงต้องอยู่ติดกัน

การเพิ่มเซลล์ไปยังพื้นที่ที่กำหนด

สถานการณ์ที่เป็นไปได้อีกประการหนึ่งคือการเพิ่มเซลล์ที่อยู่ติดกันลงในพื้นที่ที่เลือกไว้แล้ว ในการดำเนินการนี้ ไม่จำเป็นต้องรีเซ็ตการตั้งค่าและเปลี่ยนเป็นการตั้งค่าใหม่. คุณสามารถเพิ่มเซลล์ใหม่ได้ในขณะที่รักษาช่วงที่กำหนดไว้แล้ว ขั้นตอน:

1. เลือกเซลล์ที่อยู่ติดกันที่จะเพิ่มในช่วงที่มีอยู่
2. ไปที่แท็บ "เค้าโครงหน้า"
3. จากส่วน "ตัวเลือกหน้า" เลือกฟังก์ชัน "พื้นที่พิมพ์"

นอกเหนือจากตัวเลือกมาตรฐานแล้ว ผู้ใช้จะได้รับการดำเนินการใหม่ “เพิ่มลงในพื้นที่พิมพ์ได้” ยังคงตรวจสอบผลลัพธ์ที่เสร็จสิ้นผ่านหน้าต่างแสดงตัวอย่าง

รีเซ็ต

เมื่อพิมพ์เอกสารทั้งหมดที่มีช่วงที่กำหนดแล้ว หรือคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนการตั้งค่า คุณจะต้องรีเซ็ตการตั้งค่าใหม่ ในการดำเนินการนี้ เพียงไปที่แท็บ "เค้าโครงหน้ากระดาษ" เลือกเครื่องมือ "พื้นที่พิมพ์" คลิกปุ่ม "ลบ" หลังจากนั้น คุณสามารถตั้งค่าช่วงใหม่ตามคำแนะนำที่อธิบายข้างต้น

สรุป

ด้วยการเรียนรู้ขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น คุณสามารถพิมพ์เอกสารที่จำเป็นหรือบางส่วนจาก Excel ได้โดยใช้เวลาน้อยลง ถ้าตารางเป็นแบบคงที่ เซลล์ใหม่จำนวนมากจะไม่ถูกเพิ่มลงในตาราง ขอแนะนำให้ตั้งค่าช่วงที่จำเป็นสำหรับการพิมพ์ทันที เพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนข้อมูลในเซลล์ที่เลือกโดยไม่ต้องกำหนดค่าใหม่ในอนาคต หากเอกสารมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา จะต้องตั้งค่าซ้ำสำหรับงานพิมพ์ใหม่แต่ละรายการ