นำเข้าข้อมูลจาก OneDrive และ SharePoint ไปยัง Power Query / BI

ถ้าคุณหรือบริษัทของคุณเก็บข้อมูลไว้ในระบบคลาวด์ OneDrive หรือในพอร์ทัลบริษัท SharePoint การเชื่อมต่อโดยตรงโดยใช้ Power Query ใน Excel หรือจาก Power BI อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างน่าประหลาดใจ

เมื่อฉันประสบปัญหาที่คล้ายกัน ฉันรู้สึกประหลาดใจที่พบว่าไม่มีวิธี "ถูกกฎหมาย" ในการแก้ปัญหา ด้วยเหตุผลบางอย่าง รายการของแหล่งข้อมูลที่พร้อมใช้งานใน Excel และแม้แต่ใน Power BI (โดยที่ชุดของตัวเชื่อมต่อนั้นกว้างกว่าปกติ) ด้วยเหตุผลบางอย่างไม่รวมความสามารถในการเชื่อมต่อกับไฟล์และโฟลเดอร์ OneDrive

ดังนั้นตัวเลือกทั้งหมดที่นำเสนอด้านล่างนี้คือ "ไม้ค้ำยัน" ในระดับหนึ่งหรืออีกระดับหนึ่งซึ่งต้องใช้ "การจบด้วยไฟล์" เพียงเล็กน้อยแต่ใช้มือ แต่ไม้ค้ำยันเหล่านี้มีประโยชน์อย่างมาก – มันใช้ได้ผล 🙂

มีปัญหาอะไร?

บทนำสั้นๆสำหรับผู้ที่ ใช้เวลา 20 ปีที่ผ่านมาในอาการโคม่า ไม่อยู่ในเรื่อง

OneDrive เป็นบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์จาก Microsoft ที่มีให้เลือกหลายแบบ:

• OneDrive ส่วนบุคคล – สำหรับผู้ใช้ทั่วไป (ที่ไม่ใช่องค์กร) พวกเขาให้ 5GB ฟรี + พื้นที่เพิ่มเติมสำหรับค่าบริการรายเดือนเล็กน้อย
• วันไดรฟ์สำหรับธุรกิจ – ตัวเลือกสำหรับผู้ใช้องค์กรและสมาชิก Office 365 ที่มีไดรฟ์ข้อมูลขนาดใหญ่กว่ามาก (ตั้งแต่ 1TB ขึ้นไป) และคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น ที่เก็บข้อมูลเวอร์ชัน เป็นต้น

กรณีพิเศษของ OneDrive for Business คือการจัดเก็บข้อมูลบนพอร์ทัลองค์กรของ SharePoint – ในสถานการณ์นี้ OneDrive เป็นหนึ่งในไลบรารีของ SharePoint'a

ไฟล์สามารถเข้าถึงได้ผ่านทางเว็บอินเตอร์เฟส (https://onedrive.live.com ไซต์หรือไซต์ SharePoint ขององค์กร) หรือโดยการซิงโครไนซ์โฟลเดอร์ที่เลือกกับพีซีของคุณ:

โดยปกติโฟลเดอร์เหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในโปรไฟล์ผู้ใช้บนไดรฟ์ C - เส้นทางที่ไปยังโฟลเดอร์เหล่านี้ดูเหมือน C: ผู้ใช้ชื่อผู้ใช้วันไดรฟ์). โปรแกรมพิเศษตรวจสอบความเกี่ยวข้องของไฟล์และการซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงทั้งหมด – АOneDrive อ่อนโยน (เมฆสีน้ำเงินหรือสีเทาที่มุมล่างขวาของหน้าจอ):

และตอนนี้สิ่งสำคัญ

หากเราจำเป็นต้องโหลดข้อมูลจาก OneDrive ไปยัง Excel (ผ่าน Power Query) หรือไปยัง Power BI แน่นอนว่าเราสามารถระบุไฟล์และโฟลเดอร์ในเครื่องที่จะซิงโครไนซ์เป็นแหล่งข้อมูลได้ตามปกติผ่านทาง รับข้อมูล – จากไฟล์ – จากหนังสือ / จากโฟลเดอร์ (รับข้อมูล — จากไฟล์ — จากสมุดงาน / โฟลเดอร์)แต่ มันจะไม่เป็นลิงค์โดยตรงไปยังคลาวด์ OneDrive.

นั่นคือ ในอนาคต เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ไฟล์ในระบบคลาวด์โดยผู้ใช้รายอื่น เรา ต้องซิงค์ก่อน (สิ่งนี้เกิดขึ้นเป็นเวลานานและไม่สะดวกเสมอไป) และเท่านั้น จากนั้นอัปเดตแบบสอบถามของเรา Power Query หรือ Model ใน Power BI

โดยธรรมชาติแล้วคำถามเกิดขึ้น: วิธีการนำเข้าข้อมูลจาก OneDrive/SharePoint โดยตรงเพื่อให้ข้อมูลถูกโหลดโดยตรงจากระบบคลาวด์?

ตัวเลือกที่ 1: เชื่อมต่อกับหนังสือจาก OneDrive for Business หรือ SharePoint

1. เราเปิดหนังสือใน Excel ซึ่งเป็นสำเนาในเครื่องจากโฟลเดอร์ OneDrive ที่ซิงโครไนซ์เป็นไฟล์ปกติ หรือเปิดไซต์ก่อนใน Excel Online แล้วคลิกที่ปุ่ม เปิดใน Excel (เปิดใน Excel).
2. ไปที่ ไฟล์ – รายละเอียด (ไฟล์ — ข้อมูล)
3. คัดลอกเส้นทางคลาวด์ไปยังหนังสือด้วยปุ่ม คัดลอกเส้นทาง (คัดลอกเส้นทาง) ในชื่อเรื่อง:

   

4. ในไฟล์ Excel อื่นหรือใน Power BI ที่คุณต้องการกรอกข้อมูล ให้เลือกคำสั่ง รับข้อมูล – จากอินเทอร์เน็ต (รับข้อมูล — จากเว็บ) และวางเส้นทางที่คัดลอกลงในช่องที่อยู่
5. ลบที่ส่วนท้ายของเส้นทาง ?เว็บ=1 และคลิกที่ OK:

   

6. ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น เลือกวิธีการอนุญาต บัญชีองค์กร (บัญชีองค์กร) และคลิกที่ปุ่ม ล็อคอิน (เข้าสู่ระบบ):

   

   ป้อนรหัสผ่านเข้าสู่ระบบที่ทำงานของเราหรือเลือกบัญชีบริษัทจากรายการที่ปรากฏ หากคุณทำทุกอย่างถูกต้องแล้วจารึก ล็อคอิน ควรเปลี่ยนเป็น เข้าสู่ระบบในฐานะผู้ใช้อื่น (เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีผู้ใช้อื่น).
   

7. คลิกที่ปุ่ม การเชื่อมต่อ (เชื่อมต่อ).
   

จากนั้นทุกอย่างก็เหมือนกับการนำเข้าหนังสือตามปกติ เราเลือกชีตที่จำเป็น ตารางอัจฉริยะสำหรับการนำเข้า ฯลฯ

ตัวเลือกที่ 2: เชื่อมต่อกับไฟล์จาก OneDrive Personal

ในการเชื่อมต่อกับหนังสือในระบบคลาวด์ OneDrive ส่วนบุคคล (ที่ไม่ใช่องค์กร) แนวทางจะแตกต่างออกไป:

1. เราเปิดเนื้อหาของโฟลเดอร์ที่ต้องการบนเว็บไซต์ OneDrive และค้นหาไฟล์ที่นำเข้า
2. คลิกขวาที่มันแล้วเลือกคำสั่ง บทนำ (ฝัง) หรือเลือกไฟล์และเลือกคำสั่งที่คล้ายกันในเมนูด้านบน:

   

3. ในแผงที่ปรากฏทางด้านขวา ให้คลิกปุ่ม สร้างบัญชีตัวแทน และคัดลอกรหัสที่สร้างขึ้น:

   

4.  วางโค้ดที่คัดลอกลงใน Notepad และ "เสร็จสิ้นด้วยไฟล์":
   
   • ลบทุกอย่างยกเว้นลิงค์ในเครื่องหมายคำพูด
     
   • ลบบล็อค cid=XXXXXXXXXXXX&
   • คำที่ใช้แทนกันได้ ฝัง on ดาวน์โหลด
   ดังนั้นซอร์สโค้ดควรมีลักษณะดังนี้:

   

5. จากนั้นทุกอย่างจะเหมือนกับในวิธีก่อนหน้า ในไฟล์ Excel อื่นหรือใน Power BI ที่คุณต้องการกรอกข้อมูล ให้เลือกคำสั่ง รับข้อมูล – จากอินเทอร์เน็ต (รับข้อมูล — จากเว็บ)วางเส้นทางที่แก้ไขลงในช่องที่อยู่และคลิกตกลง
6. เมื่อหน้าต่างการอนุญาตปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวเลือก Windows และหากจำเป็น ให้ป้อนรหัสผ่านสำหรับเข้าสู่ระบบจาก OneDrive
   

ตัวเลือกที่ 3: นำเข้าเนื้อหาของทั้งโฟลเดอร์จาก OneDrive for Business

หากคุณต้องการกรอกข้อมูลใน Power Query หรือ Power BI ไม่ใช่ไฟล์เดียว แต่ให้ทั้งโฟลเดอร์พร้อมกัน (ตัวอย่างเช่น พร้อมรายงาน) วิธีการจะง่ายกว่าเล็กน้อย:

1. ใน Explorer ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่ซิงโครไนซ์ในเครื่องที่เราสนใจใน OneDrive แล้วเลือก ดูบนเว็บไซต์ (ดูออนไลน์).
2. ในแถบที่อยู่ของเบราว์เซอร์ ให้คัดลอกส่วนเริ่มต้นของที่อยู่ - จนถึงคำว่า / _เลย์เอาต์:

   

3. ในเวิร์กบุ๊ก Excel ที่คุณต้องการโหลดข้อมูลหรือในรายงาน Power BI Desktop ให้เลือกคำสั่ง รับข้อมูล – จากไฟล์ – จากโฟลเดอร์ SharePoint (รับข้อมูล — จากไฟล์ — จากโฟลเดอร์ SharePoint):

   

   จากนั้นวางส่วนเส้นทางที่คัดลอกลงในช่องที่อยู่และคลิก OK:

   

   หากหน้าต่างการอนุญาตปรากฏขึ้น ให้เลือกประเภท บัญชีไมโครซอฟท์ (บัญชีไมโครซอฟท์), คลิกที่ปุ่ม ล็อคอิน (เข้าสู่ระบบ)จากนั้นหลังจากเข้าสู่ระบบสำเร็จบนปุ่ม การเชื่อมต่อ (เชื่อมต่อ):

   

4. หลังจากนั้น ไฟล์ทั้งหมดจาก SharePoint จะได้รับการร้องขอและดาวน์โหลด และหน้าต่างแสดงตัวอย่างจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถคลิกได้อย่างปลอดภัย แปลงข้อมูล (แปลงข้อมูล).
   
5. การแก้ไขเพิ่มเติมของรายการไฟล์ทั้งหมดและการผสานเกิดขึ้นแล้วใน Power Query หรือใน Power BI ด้วยวิธีมาตรฐาน หากต้องการจำกัดวงการค้นหาให้แคบลงเฉพาะโฟลเดอร์ที่เราต้องการ คุณสามารถใช้ตัวกรองตามคอลัมน์ เส้นทางโฟลเดอร์ (1) แล้วขยายเนื้อหาทั้งหมดของไฟล์ที่พบโดยใช้ปุ่มในคอลัมน์ คอนเทนต์ (2):

   

• การประกอบตารางจากไฟล์ต่างๆ โดยใช้ Power Query
• Power Query, Power Pivot, Power BI คืออะไร และสามารถช่วยคุณได้อย่างไรบ้าง
• รวบรวมข้อมูลจากหนังสือทุกแผ่นในตารางเดียว