เนื้อหา
ผู้ใช้ Excel มือใหม่หลายคนคุ้นเคยกับปัญหาที่ว่าการใส่ข้อมูลจำนวนมากในเซลล์ไม่สะดวกอย่างยิ่ง ไม่มีที่ไหนที่จะทิ้งโน้ตไว้สำหรับตัวคุณเองในอนาคต อันที่จริง การทำเช่นนี้โดยไม่ละเมิดลักษณะทั่วไปของตารางนั้นค่อนข้างง่าย นั่นคือสิ่งที่บันทึกสำหรับ
ทำงานกับ Notes
หมายเหตุเป็นใบสั่งยาเพิ่มเติมสำหรับเซลล์ที่เลือก ส่วนใหญ่มักจะเป็นข้อความและมีความคิดเห็นเฉพาะโดยหนึ่งในผู้เขียนตาราง นอกจากข้อความแล้ว คุณสามารถเพิ่มรูปภาพลงในช่องที่ปรากฏขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม ในการแนบความคิดเห็นหรือรูปภาพที่ต้องการลงในเซลล์ คุณต้องเรียนรู้วิธีสร้างเครื่องหมายข้อความอย่างง่าย ดูและแก้ไข. หลังจากนั้น คุณสามารถดำเนินการตั้งค่าขั้นสูงได้
การสร้าง
ขั้นตอนการสร้างบันทึกย่อนั้นค่อนข้างง่ายและประกอบด้วยหลายขั้นตอน:
- เลือกเซลล์จากตารางด้วยเมาส์ คลิกขวาที่มัน
- จากเมนูบริบทที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกฟังก์ชัน "แทรกหมายเหตุ"
- หลังจากนั้น ช่องว่างจะปรากฏขึ้นที่ด้านข้างของเซลล์ที่เลือก บรรทัดบนสุดจะถูกครอบครองโดยชื่อผู้ใช้เริ่มต้น
คุณสามารถป้อนข้อมูลข้อความในช่องฟรี หากต้องการซ่อนความคิดเห็น คุณต้องคลิกขวาที่เซลล์ แล้วเลือกฟังก์ชัน "ซ่อนความคิดเห็น" หลังจากนั้นจะสามารถอ่านได้ตามลิงค์ที่มุมสีแดง
รีวิว
คุณสามารถดูความคิดเห็นสำหรับเซลล์ต่างๆ ได้โดยวางเมาส์เหนือแต่ละเซลล์ด้วยเคอร์เซอร์ของเมาส์ หลังจากนั้น ข้อความพร้อมโน้ตจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ หากต้องการให้ช่องแสดงความคิดเห็นหายไป คุณต้องย้ายเคอร์เซอร์ไปที่อื่น
คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ! ถ้าตารางมีขนาดใหญ่และมีโน้ตจำนวนมากที่เชื่อมโยงกับเซลล์ต่างๆ คุณสามารถสลับไปมาระหว่างตารางได้ผ่านแท็บ "รีวิว" สำหรับสิ่งนี้ ปุ่ม "ก่อนหน้า" และ "ถัดไป" มีวัตถุประสงค์
การตัดต่อ
บ่อยครั้งมีสถานการณ์ที่จำเป็นต้องเปลี่ยนเนื้อหาของหน้าต่างสำหรับความคิดเห็นเพิ่มเติม คุณสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- เริ่มแรกคลิกที่เซลล์ที่มีข้อความที่ซ่อนอยู่ด้วยปุ่มเมาส์ขวา
- ในรายการที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกฟังก์ชัน "แก้ไขหมายเหตุ"
- หน้าต่างควรเปิดขึ้นเพื่อแก้ไขข้อความ เพิ่มรูปภาพ เพิ่มหรือลดช่องแสดงความคิดเห็น
คุณสามารถทำการตั้งค่าให้เสร็จสิ้นได้โดยคลิกที่ใดก็ได้ในตารางนอกฟิลด์เพื่อดูข้อความเพิ่มเติม
อีกตัวเลือกหนึ่งสำหรับการแก้ไขความคิดเห็นของเซลล์คือการใช้แท็บตรวจทาน ที่นี่คุณต้องค้นหาชุดเครื่องมือสำหรับบันทึกย่อและคลิกที่ปุ่ม "แก้ไข"
เพิ่มรูปภาพ
คุณลักษณะที่น่าสนใจอย่างหนึ่งของบันทึกย่อใน Excel คือการเพิ่มรูปภาพที่จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณวางเมาส์เหนือเซลล์ที่เลือก ในการเพิ่มรูปภาพ คุณต้องดำเนินการหลายอย่าง:
- เริ่มแรก คุณต้องเพิ่มลายเซ็นเพิ่มเติมในเซลล์ที่เลือก
- ไปที่กระบวนการแก้ไขโน้ต กำหนดเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปที่ขอบเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง สิ่งสำคัญคือต้องนำไปยังตำแหน่งที่ไอคอนที่มีลูกศรสี่ดวงจะปรากฏขึ้น ซึ่งจะแยกไปในทิศทางที่ต่างกัน
- คุณต้องคลิกขวาที่ไอคอนนี้ เลือกฟังก์ชัน "รูปแบบบันทึกย่อ" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น
- หน้าต่างสำหรับแก้ไขข้อมูลควรปรากฏขึ้นต่อหน้าผู้ใช้ คุณควรหาแท็บ "สีและเส้น" แล้วสลับไปที่แท็บนั้น
- คลิกรายการแบบเลื่อนลงที่เรียกว่า "สี" ที่ด้านล่างสุดของรายการที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกฟังก์ชัน "วิธีการเติม"
- หน้าต่างใหม่ควรปรากฏขึ้นซึ่งคุณต้องไปที่แท็บ "การวาด" ภายในแท็บนี้ ให้คลิกที่ปุ่มที่มีชื่อเดียวกัน
- หน้าต่าง "แทรกรูปภาพ" จะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณต้องเลือกหนึ่งในสามตัวเลือก: อัปโหลดรูปภาพจาก OneDrive ค้นหารูปภาพโดยใช้ Bing อัปโหลดรูปภาพจากคอมพิวเตอร์ วิธีที่ง่ายที่สุดคืออัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ที่มีเอกสารอยู่
- เมื่อเลือกรูปภาพแล้ว ระบบจะสลับไปยังหน้าต่างก่อนหน้าซึ่งจะแสดงรูปภาพที่เลือกโดยอัตโนมัติ ที่นี่คุณต้องทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากฟังก์ชัน "รักษาสัดส่วนของภาพ"
- หลังจากคลิกปุ่ม "ตกลง" หน้าต่างการจัดรูปแบบบันทึกย่อเริ่มต้นจะเปิดขึ้น ในขั้นตอนนี้ คุณต้องผูกโน้ตกับรูปภาพกับเซลล์ที่เลือกในตอนแรก ในการทำเช่นนี้ คุณต้องไปที่แท็บ "การป้องกัน" ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "วัตถุที่มีการป้องกัน"
- ถัดไป คุณต้องไปที่แท็บ "คุณสมบัติ" ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากรายการสำหรับการย้ายและเปลี่ยนวัตถุพร้อมกับเซลล์ คลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
หากต้องการขยายภาพ จำเป็นต้องขยายช่องบันทึกย่อทั่วไปในทิศทางต่างๆ
การลบบันทึก
การลบลายเซ็นที่เพิ่มเข้ามานั้นง่ายกว่าการติดตั้งลายเซ็นใหม่หรือแก้ไข เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกขวาที่เซลล์ที่มีคำอธิบายเพิ่มเติม จากเมนูป๊อปอัป ให้เปิดใช้งานคำสั่ง "ลบบันทึก"
วิธีที่สองในการลบป้ายกำกับเพิ่มเติมในเซลล์ที่เลือกคือการใช้ฟังก์ชัน "ตรวจสอบ" ก่อนเลือกตัวเลือกนี้ คุณต้องทำเครื่องหมายเซลล์ด้วยเมาส์ สุดท้าย คลิกที่ปุ่มลบข้อมูลเพิ่มเติม
วิธีการลงนามบันทึกย่อใน Excel
ถ้าในเอกสาร Excel ที่ใช้ร่วมกันฉบับเดียว การแก้ไขเพิ่มเติมในเซลล์ทั้งหมดเขียนโดยผู้ใช้ที่แตกต่างกันโดยไม่มีลายเซ็นเป็นรายบุคคล จะเป็นการยากมากที่จะหาผู้สร้างรายการบางรายการ คำบรรยายใต้ภาพช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลได้ หากต้องการปล่อยไว้เหนือการแก้ไขบางอย่างในเซลล์ คุณต้องดำเนินการหลายอย่าง:
- เลือกหนึ่งในรายการเมนูหลัก "ไฟล์"
- ไปที่“ การตั้งค่า”
- ไปที่แท็บ "ทั่วไป"
- ช่องว่างจะปรากฏที่ด้านล่างของหน้า ซึ่งคุณต้องป้อนชื่อของผู้ใช้ที่แสดงความคิดเห็นไว้ในเซลล์
วิธีค้นหาบันทึกย่อใน Excel
ถ้าเอกสารมีขนาดใหญ่มาก อาจมีสถานการณ์ที่คุณต้องค้นหาความคิดเห็นที่เฉพาะเจาะจงอย่างรวดเร็ว ทำให้มันเป็นไปได้. คำแนะนำในการค้นหาคำอธิบายหรือป้ายกำกับที่ต้องการ:
- ไปที่แท็บ "หน้าแรก"
- ไปที่ส่วน "ค้นหาและเลือก"
- คลิกที่ปุ่ม "การตั้งค่า"
- ค้นหาตัวเลือกเพื่อเลือก "ขอบเขตการค้นหา"
- ตั้งค่าเป็นหมายเหตุ
- คลิกที่ปุ่ม "ค้นหาทั้งหมด"
หลังจากนั้น รายการที่มีเซลล์ตามพารามิเตอร์ที่ตั้งไว้จะปรากฏขึ้นต่อหน้าผู้ใช้
การแสดงและซ่อนโน้ต
หากต้องการ คุณสามารถซ่อนบันทึกย่อทั้งหมดเพื่อไม่ให้มองเห็นได้ชัดเจนเมื่ออ่านเอกสารหลัก หรือปิดใช้งานฟังก์ชันซ่อนหากเปิดใช้งานก่อนหน้านี้ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องทำตามขั้นตอนง่าย ๆ สองสามขั้นตอน:
- ไปที่การตั้งค่าทั่วไปในแท็บ "ไฟล์" จากนั้น "ตัวเลือก" ไปที่ส่วน "ขั้นสูง"
- ค้นหาส่วน "หน้าจอ"
- ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากฟังก์ชัน "บันทึกและตัวบ่งชี้"
- คลิกที่ปุ่ม "ตกลง" หลังจากนั้น บันทึกย่อที่ซ่อนไว้จะปรากฏขึ้นเสมอ หากต้องการซ่อนอย่างสมบูรณ์ คุณต้องทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากฟังก์ชัน "ไม่มีโน้ต ไม่มีตัวบ่งชี้"
คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ! Excel มีตัวเลือกให้แสดงความคิดเห็นแต่ละรายการเท่านั้น หากต้องการเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ คุณต้องคลิกขวาที่เซลล์ที่มีคำอธิบายเพิ่มเติม คลิกที่ปุ่ม "แสดงหมายเหตุ" ดังนั้นจะแสดงอย่างถาวรในเซลล์ที่เลือกเท่านั้น ด้วยเมนูบริบทเดียวกัน คุณสามารถซ่อนคำอธิบายสั้นๆ ในตำแหน่งที่ต้องการได้อย่างสมบูรณ์
คัดลอกบันทึกไปยังเซลล์อื่น
หากสร้างโน้ตแล้ว คุณสามารถคัดลอกไปยังเซลล์อื่นเพื่อไม่ให้เขียนข้อความอีก โดยทำตามคำแนะนำง่ายๆ:
- คลิกขวาเพื่อเลือกเซลล์ในเอกสารที่มีคำอธิบายสั้น ๆ หรือการแก้ไขที่แนบมา
- จากเมนูป๊อปอัป ให้เลือกฟังก์ชัน "คัดลอก"
- ค้นหาเซลล์ที่คุณต้องการผูกบันทึกที่คัดลอกไว้ เลือกเซลล์โดยคลิกปุ่มซ้ายของเมาส์
- ไปที่แท็บ "หน้าแรก" จากนั้นเลือก "คลิปบอร์ด" คลิกที่ปุ่ม "วาง"
- รายการคำสั่งจะปรากฏขึ้นต่อหน้าผู้ใช้ จุดสนใจคือ "วางแบบพิเศษ" หลังจากคลิกแล้ว หน้าต่างการตั้งค่าแยกต่างหากจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณต้องกาเครื่องหมายที่ช่องถัดจากโน้ต ยังคงบันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยคลิกที่ "ตกลง"
วิธีพิมพ์กระดาษโน้ต
ถ้าคุณไม่ทำการปรับเปลี่ยนบางอย่าง ตามค่าเริ่มต้น เอกสาร Excel จะถูกพิมพ์โดยไม่มีบันทึกย่อ ในการเพิ่มลงในงานพิมพ์ คุณต้องกำหนดค่าโปรแกรม:
- ไปที่ส่วน "เค้าโครงหน้า"
- ไปที่แท็บ "ตั้งค่าหน้ากระดาษ" จากนั้นคลิก "พิมพ์ส่วนหัว"
- หน้าต่างที่มีแต่ละรายการสำหรับการพิมพ์จะเปิดขึ้น ตรงข้ามกับคำว่า "บันทึกย่อ" คุณสามารถเพิ่มลงในงานพิมพ์หรือปล่อยให้การดำเนินการนี้ถูกยกเลิก
คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ! เมื่อเพิ่มบันทึกย่อเพื่อพิมพ์ มีสองตัวเลือกสำหรับแสดงบนเอกสารที่พิมพ์ หากคุณเลือก "ที่ส่วนท้ายของแผ่นงาน" - จะปรากฏที่ด้านล่างสุดของหน้า คุณสามารถเลือกตัวเลือก “เหมือนในแผ่นงาน” – บันทึกย่อจะถูกพิมพ์ตามที่ปรากฏในเอกสารเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์
การเปลี่ยนชื่อผู้ใช้เมื่อสร้างโน้ต
เมื่อทำงานใน Excel โดยเปิดการแชร์ไว้ เมื่อคุณสร้างบันทึกย่อ จะไม่มีการระบุชื่อของผู้ใช้ที่ออกจากบันทึก หากต้องการเปลี่ยนเป็นชื่อเล่นของคุณเอง คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ที่มุมบนซ้าย คลิกที่แท็บ "ไฟล์"
- ไปที่ส่วน "การตั้งค่า", "ทั่วไป"
- เลือก "ชื่อผู้ใช้" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น
- ฟิลด์ว่างจะเปิดขึ้นต่อหน้าผู้ใช้ซึ่งจำเป็นต้องจดชื่อที่ต้องการ
ตัวอย่างการใช้โน้ตใน Excel
เพื่อให้เข้าใจว่าความคิดเห็นของเซลล์เพิ่มเติมในสเปรดชีต Excel มีประโยชน์เพียงใด ขอแนะนำให้พิจารณาตัวอย่างที่ใช้งานได้จริงสองสามตัวอย่างจากประสบการณ์ของผู้ใช้รายอื่น:
- เมื่อพนักงานของบริษัทหนึ่งมีฐานการทำงานร่วมกันที่บันทึกไว้ในเอกสาร Excel เพื่อนร่วมงานที่ทำงานในหน้าเดียวกันในกะสามารถแสดงความคิดเห็นเป็นกะ ให้คำแนะนำ แลกเปลี่ยนข้อมูลบางอย่างได้
- การจัดวางภาพถ่าย – หากตารางมีข้อมูลเกี่ยวกับบางคน รูปภาพของรายการใดๆ หากเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บของพวกเขา การขาย
- คำอธิบายสูตรที่จะทำให้การคำนวณและการคำนวณง่ายขึ้น
ถ้าคุณแสดงความคิดเห็นอย่างถูกวิธี – เพื่อให้ข้อคิดเห็นปรากฏขึ้นในเวลาที่เหมาะสมและไม่รบกวนการทำงานของผู้ใช้รายอื่น คุณสามารถเพิ่มผลผลิตของงานที่เกี่ยวข้องกับตารางใน Excel ได้อย่างมาก
วิดีโอสอนเกี่ยวกับบันทึกย่อใน Excel
คำแนะนำข้างต้นจะช่วยให้คุณเข้าใจพื้นฐานของการสร้าง แก้ไข ดู การตั้งค่าความคิดเห็นขั้นสูงไปยังเซลล์ในสเปรดชีต Excel อย่างไรก็ตาม หากคุณประสบปัญหา ความยากลำบากในการดำเนินการบางอย่างเกี่ยวกับบันทึกย่อ ขอแนะนำให้ดูวิดีโอการฝึกอบรม มีคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการดำเนินการต่างๆ กับความคิดเห็นของเซลล์
สรุป
การสร้าง แก้ไข และดูความคิดเห็นในเซลล์ต่างๆ ใน Excel นั้นไม่ยากอย่างที่คิดในแวบแรก มันจะมีประโยชน์ที่จะมีทักษะดังกล่าว ไม่เพียงแต่สำหรับผู้ที่ทำงานในองค์กรขนาดใหญ่ ติดตามบางสิ่งโดยใช้ตาราง แต่ยังสำหรับผู้ใช้คนเดียวที่ทำงานใน Excel ด้วยตนเอง เราต้องไม่ลืมว่าในฟิลด์บันทึกย่อคุณสามารถเพิ่มข้อความไม่เพียง แต่ยังรวมถึงรูปภาพซึ่งช่วยเพิ่มประโยชน์ในการทำงานอย่างมาก