เนื้อหา
เมื่อคุณต้องการหาแถวในตารางขนาดใหญ่อย่างน้อยหนึ่งแถว คุณต้องใช้เวลามากในการเลื่อนดูแผ่นงานและค้นหาเซลล์ที่ต้องการด้วยตาของคุณ ตัวกรอง Microsoft Excel ในตัวช่วยให้ค้นหาข้อมูลระหว่างเซลล์ต่างๆ ได้ง่าย มาดูวิธีเปิดใช้งานและปิดใช้งานตัวกรองอัตโนมัติ และวิเคราะห์ความเป็นไปได้ที่ผู้ใช้จะได้รับ
วิธีเปิดใช้งานตัวกรองอัตโนมัติใน Excel
มีหลายวิธีในการเริ่มต้นโดยใช้ตัวเลือกนี้ มาวิเคราะห์กันชัดๆ ผลลัพธ์ของการเปิดตัวกรองจะเป็นลักษณะของปุ่มสี่เหลี่ยมที่มีลูกศรอยู่ถัดจากแต่ละเซลล์ในส่วนหัวของตาราง
- แท็บหน้าแรกประกอบด้วยหลายส่วน ในหมู่พวกเขา - "การแก้ไข" และคุณต้องใส่ใจกับมัน
- เลือกเซลล์ที่จะตั้งค่าตัวกรอง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "จัดเรียงและกรอง" ในส่วนนี้
- เมนูขนาดเล็กจะเปิดขึ้นซึ่งคุณต้องเลือกรายการ "ตัวกรอง"
- วิธีที่สองต้องใช้แท็บอื่นในเมนู Microsoft Excel ซึ่งเรียกว่า "ข้อมูล" มีส่วนแยกที่สงวนไว้สำหรับการเรียงลำดับและตัวกรอง
- คลิกเซลล์ที่ต้องการอีกครั้ง เปิด "ข้อมูล" แล้วคลิกปุ่ม "ตัวกรอง" พร้อมรูปกรวย
สำคัญ! คุณสามารถใช้ตัวกรองได้ก็ต่อเมื่อตารางมีส่วนหัวเท่านั้น การตั้งค่าตัวกรองในตารางโดยไม่มีส่วนหัวจะส่งผลให้ข้อมูลในแถวบนสุดสูญหาย ข้อมูลจะหายไปจากมุมมอง
การตั้งค่าตัวกรองตามข้อมูลตาราง
ตัวกรองมักใช้ในตารางขนาดใหญ่ จำเป็นสำหรับการดูบรรทัดของหมวดหมู่หนึ่งอย่างรวดเร็ว แยกหมวดหมู่ออกจากข้อมูลอื่นชั่วคราว
- คุณสามารถกรองข้อมูลตามข้อมูลคอลัมน์เท่านั้น เปิดเมนูโดยคลิกที่ลูกศรในส่วนหัวของคอลัมน์ที่เลือก รายการตัวเลือกจะปรากฏขึ้นเพื่อจัดเรียงข้อมูล
- เริ่มต้นด้วย ลองทำสิ่งที่ง่ายที่สุด - ลบเครื่องหมายถูกสองสาม เหลือเพียงอันเดียว
- เป็นผลให้ตารางจะประกอบด้วยเฉพาะแถวที่มีค่าที่เลือก
- ไอคอนช่องทางจะปรากฏถัดจากลูกศรเพื่อระบุว่าเปิดใช้งานตัวกรองแล้ว
การเรียงลำดับยังดำเนินการด้วยตัวกรองข้อความหรือตัวเลข โปรแกรมจะเว้นบรรทัดบนแผ่นงานที่ตรงตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น ตัวกรองข้อความ "เท่ากับ" แยกแถวของตารางด้วยคำที่ระบุ "ไม่เท่ากัน" จะทำงานในลักษณะอื่น - หากคุณระบุคำในการตั้งค่า จะไม่มีแถวอยู่ด้วย มีตัวกรองข้อความตามตัวอักษรเริ่มต้นหรือลงท้าย
ตัวเลขสามารถจัดเรียงตามตัวกรอง "มากกว่าหรือเท่ากับ", "น้อยกว่าหรือเท่ากับ", "ระหว่าง" โปรแกรมสามารถไฮไลท์ตัวเลข 10 ตัวแรก เลือกข้อมูลสูงหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ยได้ รายการตัวกรองข้อมูลข้อความและตัวเลขทั้งหมด:
ถ้าเซลล์ถูกแรเงาและมีการตั้งค่ารหัสสี ความสามารถในการจัดเรียงตามสีจะเปิดขึ้น เซลล์ของสีที่เลือกจะย้ายไปด้านบน ตัวกรองตามสีทำให้คุณสามารถออกจากแถวของหน้าจอซึ่งเซลล์ถูกระบายสีในเฉดสีที่เลือกไว้จากรายการ
สำคัญ! แยกจากกัน ควรสังเกตว่าฟังก์ชัน "ขั้นสูง … " ในส่วน "จัดเรียงและกรอง" ออกแบบมาเพื่อขยายความสามารถในการกรอง เมื่อใช้ตัวกรองขั้นสูง คุณจะกำหนดเงื่อนไขเป็นฟังก์ชันได้ด้วยตนเอง
การทำงานของตัวกรองถูกรีเซ็ตในสองวิธี วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้ฟังก์ชัน "เลิกทำ" หรือกดคีย์ผสม "Ctrl + Z" อีกวิธีหนึ่งคือเปิดแท็บข้อมูล ค้นหาส่วน "จัดเรียงและกรอง" แล้วคลิกปุ่ม "ล้าง"
ตัวกรองแบบกำหนดเอง: ปรับแต่งตามเกณฑ์
การกรองข้อมูลในตารางสามารถกำหนดค่าให้สะดวกสำหรับผู้ใช้เฉพาะราย ในการดำเนินการนี้ ตัวเลือก "ตัวกรองที่กำหนดเอง" จะเปิดใช้งานในเมนูตัวกรองอัตโนมัติ มาดูกันว่ามันมีประโยชน์อย่างไรและแตกต่างจากโหมดการกรองที่ระบุโดยระบบอย่างไร
- เปิดเมนูการจัดเรียงสำหรับคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งแล้วเลือกส่วนประกอบ “ตัวกรองแบบกำหนดเอง…” จากเมนูตัวกรองข้อความ/ตัวเลข
- หน้าต่างการตั้งค่าจะเปิดขึ้น ทางด้านซ้ายคือฟิลด์การเลือกตัวกรอง ทางด้านขวาคือข้อมูลตามการเรียงลำดับที่จะทำงาน คุณสามารถกรองตามเกณฑ์สองเกณฑ์พร้อมกันได้ นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมจึงมีเขตข้อมูลสองคู่ในหน้าต่าง
- ตัวอย่างเช่น ให้เลือกตัวกรอง "เท่ากับ" ในทั้งสองแถวและตั้งค่าที่แตกต่างกัน - ตัวอย่างเช่น 39 ในแถวหนึ่งและ 79 ในแถวอื่น
- รายการค่าอยู่ในรายการที่เปิดขึ้นหลังจากคลิกที่ลูกศร และสอดคล้องกับเนื้อหาของคอลัมน์ที่เปิดเมนูตัวกรอง คุณต้องเปลี่ยนตัวเลือกในการปฏิบัติตามเงื่อนไขจาก "และ" เป็น "หรือ" เพื่อให้ตัวกรองทำงานและไม่ลบแถวทั้งหมดของตาราง
- หลังจากคลิกปุ่ม "ตกลง" ตารางจะมีรูปลักษณ์ใหม่ มีเพียงเส้นเหล่านั้นที่ตั้งราคาไว้ที่ 39 หรือ 79 ผลลัพธ์จะเป็นดังนี้:
มาดูการทำงานของตัวกรองข้อความกัน:
- ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดเมนูตัวกรองในคอลัมน์ที่มีข้อมูลข้อความและเลือกตัวกรองประเภทใดก็ได้ ตัวอย่างเช่น "เริ่มต้นด้วย …”
- ตัวอย่างนี้ใช้ตัวกรองอัตโนมัติหนึ่งบรรทัด แต่คุณสามารถใช้สองบรรทัดได้
เลือกค่าและคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
- เป็นผลให้บรรทัดสองบรรทัดที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรที่เลือกยังคงอยู่บนหน้าจอ
การปิดใช้งานตัวกรองอัตโนมัติผ่านเมนู Excel
หากต้องการปิดตัวกรองบนโต๊ะ คุณต้องเปิดเมนูด้วยเครื่องมืออีกครั้ง มีสองวิธีในการทำเช่นนี้
- มาเปิดแท็บ "ข้อมูล" กันตรงกลางเมนูมีปุ่ม "ตัวกรอง" ขนาดใหญ่ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของส่วน "จัดเรียงและกรอง"
- หากคุณคลิกปุ่มนี้ ไอคอนลูกศรจะหายไปจากส่วนหัว และจะไม่สามารถจัดเรียงแถวได้ คุณสามารถเปิดตัวกรองอีกครั้งได้หากต้องการ
อีกวิธีหนึ่งที่ไม่ต้องย้ายผ่านแท็บ – เครื่องมือที่ต้องการจะอยู่ที่ "หน้าแรก" เปิดส่วน "จัดเรียงและกรอง" ทางด้านขวาและคลิกที่รายการ "ตัวกรอง" อีกครั้ง
คำแนะนำ! ในการพิจารณาว่าการเรียงลำดับเปิดหรือปิดอยู่ คุณสามารถดูได้ไม่เฉพาะที่ส่วนหัวของตารางเท่านั้น แต่ยังดูที่เมนูด้วย รายการ "ตัวกรอง" จะถูกเน้นเป็นสีส้มเมื่อเปิดอยู่
สรุป
หากตัวกรองอัตโนมัติได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้อง จะช่วยคุณค้นหาข้อมูลในตารางที่มีส่วนหัว ตัวกรองทำงานกับข้อมูลที่เป็นตัวเลขและข้อความ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับสเปรดชีต Excel ได้ง่ายขึ้น