ส่งหนังสือหรือแผ่นงานทางอีเมล

หากคุณต้องส่งหนังสือหรือแผ่นงานทางอีเมลบ่อยครั้ง คุณควรสังเกตว่าขั้นตอนนี้ไม่สามารถเรียกได้อย่างรวดเร็ว หากคุณทำ "แบบคลาสสิก" คุณต้อง:

• เปิดโปรแกรมอีเมล (เช่น Outlook)
• สร้างข้อความใหม่
• พิมพ์ที่อยู่ หัวเรื่อง และข้อความ
• แนบไฟล์ไปกับข้อความ (อย่าลืม!)
• คลิกปุ่ม ส่ง

ที่จริงแล้ว อีเมลสามารถส่งได้โดยตรงจาก Excel ด้วยวิธีต่างๆ มากมาย ไป…

วิธีที่ 1: Embedded Send

หากคุณยังมี Excel 2003 ตัวเก่าที่ดีอยู่ ทุกอย่างก็ง่าย เปิดหนังสือ/แผ่นงานที่ต้องการแล้วเลือกจากเมนู ไฟล์ – ส่ง – ข้อความ (ไฟล์ — ส่งถึง — ผู้รับเมล). หน้าต่างจะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกหนึ่งในสองตัวเลือกสำหรับการส่ง:

ในกรณีแรก หนังสือเล่มปัจจุบันจะถูกเพิ่มลงในข้อความเป็นไฟล์แนบ ในกรณีที่สอง เนื้อหาของแผ่นงานปัจจุบันจะเข้าไปในข้อความโดยตรงเป็นตารางข้อความ (ไม่มีสูตร)

นอกจากนี้ เมนู ไฟล์ – ส่ง (ไฟล์ — ส่งไปที่) มีตัวเลือกการจัดส่งที่แปลกใหม่อีกสองสามตัวเลือก:

• ข้อความ (สำหรับการตรวจสอบ) (ผู้รับจดหมายเพื่อตรวจสอบ) – ส่งเวิร์กบุ๊กทั้งหมดและในขณะเดียวกันก็เปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงสำหรับเวิร์กบุ๊ก กล่าวคือ เริ่มได้รับการแก้ไขอย่างชัดเจน ใคร เมื่อใด และในเซลล์ใดที่มีการเปลี่ยนแปลงสิ่งที่เปลี่ยนแปลง จากนั้นคุณสามารถแสดงการเปลี่ยนแปลงที่ทำในเมนู บริการ – แก้ไข – เน้นการแก้ไข (เครื่องมือ — ติดตามการเปลี่ยนแปลง — เน้นการเปลี่ยนแปลง) หรือบนแท็บ รีวิว – การแก้ไข (รีวิว — ติดตามการเปลี่ยนแปลง) มันจะมีลักษณะดังนี้:

  การเปลี่ยนแปลงเครื่องหมายเฟรมสีที่ทำกับเอกสาร (ผู้ใช้แต่ละคนมีสีต่างกัน) เมื่อคุณวางเมาส์ไว้ หน้าต่างที่มีลักษณะเหมือนบันทึกย่อจะปรากฏขึ้นพร้อมคำอธิบายโดยละเอียดว่าใคร อะไร และเมื่อใดที่มีการเปลี่ยนแปลงในเซลล์นี้ สะดวกในการตรวจสอบเอกสาร ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณแก้ไขรายงานของผู้ใต้บังคับบัญชาหรือเจ้านายแก้ไขเอกสารของคุณ

• ตลอดเส้นทาง (ผู้รับเส้นทาง) – ข้อความที่จะแนบหนังสือของคุณจะส่งผ่านกลุ่มผู้รับ ซึ่งแต่ละข้อความจะส่งต่อโดยอัตโนมัติต่อไป เช่น กระบอง หากต้องการ คุณสามารถตั้งค่าให้ข้อความส่งคืนถึงคุณเมื่อสิ้นสุดห่วงโซ่ คุณสามารถเปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงเพื่อดูการแก้ไขที่ทำโดยแต่ละคนในชุดข้อความ

ใน Excel 2007/2010 ใหม่ สถานการณ์จะแตกต่างออกไปเล็กน้อย ในเวอร์ชันเหล่านี้ หากต้องการส่งหนังสือทางไปรษณีย์ คุณต้องเลือกปุ่ม Office (ปุ่มออฟฟิศ) หรือแท็บ เนื้อไม่มีมัน (ไฟล์) และทีม ส่ง (ส่ง). ถัดไป ผู้ใช้จะได้รับชุดตัวเลือกการส่ง:

โปรดทราบว่าในเวอร์ชันใหม่ ความสามารถในการส่งแผ่นงานแยกต่างหากของเวิร์กบุ๊กที่แทรกอยู่ในเนื้อความของจดหมายหายไป เช่นเดียวกับใน Excel 2003 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า เหลือตัวเลือกเดียวคือส่งไฟล์ทั้งหมด แต่มีโอกาสที่มีประโยชน์ในการส่งในรูปแบบ PDF ที่รู้จักกันดีและ XPS ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จัก (คล้ายกับ PDF แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ Acrobat Reader เพื่ออ่าน เพราะจะเปิดขึ้นโดยตรงใน Internet Explorer) คำสั่งให้ส่งหนังสือเพื่อตรวจสอบสามารถดึงออกมาเป็นปุ่มเพิ่มเติมบนแผงการเข้าถึงด่วนได้ผ่าน ไฟล์ – ตัวเลือก – แถบเครื่องมือด่วน – คำสั่งทั้งหมด – ส่งเพื่อตรวจสอบ (ไฟล์ — ตัวเลือก — แถบเครื่องมือด่วน — คำสั่งทั้งหมด — ส่งเพื่อตรวจสอบ).

วิธีที่ 2 มาโครอย่างง่ายในการส่ง

การส่งมาโครนั้นง่ายกว่ามาก การเปิด Visual Basic Editor ผ่าน Menu บริการ – Macro – Visual Basic Editor (เครื่องมือ — มาโคร — โปรแกรมแก้ไข Visual Basic), ใส่โมดูลใหม่ลงในเมนู แทรก – โมดูล และคัดลอกข้อความของมาโครทั้งสองนี้ที่นั่น:

Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1") คัดลอกด้วย ActiveWorkbook .SendMail ผู้รับ:="[email ป้องกัน]", Subject:="จับไฟล์" .Close SaveChanges:=False End With End Sub  

หลังจากนั้นสามารถเรียกใช้มาโครที่คัดลอกได้ในเมนู บริการ – มาโคร – มาโคร (เครื่องมือ — มาโคร — มาโคร). ส่งสมุดงาน ส่งหนังสือปัจจุบันทั้งเล่มไปยังที่อยู่ที่ระบุและ ส่งแผ่น — แผ่นที่ 1 เป็นไฟล์แนบ

เมื่อคุณเรียกใช้แมโคร Excel จะติดต่อ Outlook ซึ่งจะทำให้ข้อความความปลอดภัยต่อไปนี้ปรากฏบนหน้าจอ:

รอจนกระทั่งปุ่ม แก้ เปิดใช้งานและคลิกเพื่อยืนยันการส่งของคุณ หลังจากนั้น ข้อความที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจะถูกวางไว้ในโฟลเดอร์ ขาออก และจะถูกส่งไปยังผู้รับในครั้งแรกที่คุณเริ่ม Outlook หรือหากคุณเปิดใช้งาน Outlook ไว้ทันที

วิธีที่ 3 มาโครสากล

และถ้าคุณต้องการส่งไม่ใช่เล่มปัจจุบัน แต่เป็นไฟล์อื่น ๆ ? และข้อความของข้อความก็ควรตั้งค่าด้วย! แมโครก่อนหน้านี้จะไม่ช่วยที่นี่ เนื่องจากถูกจำกัดโดยความสามารถของ Excel เอง แต่คุณสามารถสร้างมาโครที่จะจัดการ Outlook จาก Excel - สร้างและกรอกหน้าต่างข้อความใหม่แล้วส่ง มาโครมีลักษณะดังนี้:

Sub SendMail() Dim OutApp เป็น Object Dim OutMail เป็น Object Dim cell เป็น Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'เริ่ม Outlook ในโหมดซ่อน OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup 'ถ้าไม่ใช่ เริ่มต้น - ออก Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'สร้างข้อความใหม่ On Error Resume Next 'กรอกข้อมูลในฟิลด์ข้อความ ด้วย OutMail .To = Range("A1") .Value .Subject = Range("A2") ค่า .Body = Range("A3") .Value .Attachments.Add Range("A4") ).Value 'Send สามารถแทนที่ด้วย Display เพื่อดูข้อความก่อนส่ง .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Nothing cleanup : Set OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub  

ที่อยู่ หัวเรื่อง ข้อความของข้อความ และเส้นทางไปยังไฟล์ที่แนบมาต้องอยู่ในเซลล์ A1:A4 ของแผ่นงานปัจจุบัน

• การส่งจดหมายแบบกลุ่มจาก Excel ด้วย PLEX Add-in
• มาโครสำหรับส่งเมลจาก Excel ผ่าน Lotus Notes โดย Dennis Wallentin
• มาโครคืออะไร ตำแหน่งที่จะแทรกโค้ดแมโครใน Visual Basic
• การสร้างอีเมลด้วยฟังก์ชัน HYPERLINK