สมมติว่าเรามีตารางเดือยที่สร้างขึ้นพร้อมผลการวิเคราะห์ยอดขายในแต่ละเดือนสำหรับเมืองต่างๆ (หากจำเป็น โปรดอ่านบทความนี้เพื่อทำความเข้าใจวิธีสร้างโดยทั่วไปหรือรีเฟรชหน่วยความจำของคุณ):
เราต้องการเปลี่ยนรูปลักษณ์เล็กน้อยเพื่อให้แสดงข้อมูลที่คุณต้องการได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ไม่ใช่แค่ทิ้งตัวเลขไว้บนหน้าจอ สิ่งที่สามารถทำได้สำหรับสิ่งนี้?
ฟังก์ชันการคำนวณอื่น ๆ แทนจำนวนซ้ำซาก
หากคุณคลิกขวาที่ฟิลด์ที่คำนวณในพื้นที่ข้อมูลและเลือกคำสั่งจากเมนูบริบท ตัวเลือกฟิลด์ (การตั้งค่าฟิลด์) หรือในเวอร์ชัน Excel 2007 – ตัวเลือกช่องค่า (การตั้งค่าฟิลด์ค่า)จากนั้นหน้าต่างที่มีประโยชน์มากจะเปิดขึ้น ซึ่งคุณสามารถตั้งค่าต่างๆ ที่น่าสนใจได้:
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสามารถเปลี่ยนฟังก์ชันการคำนวณฟิลด์เป็นค่าเฉลี่ย ต่ำสุด สูงสุด ฯลฯ ได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น หากเราเปลี่ยนผลรวมเป็นปริมาณในตารางสาระสำคัญ เราจะไม่เห็นรายได้ทั้งหมดแต่เป็นจำนวนธุรกรรม สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์:
ตามค่าเริ่มต้น Excel จะเลือกผลรวมของข้อมูลตัวเลขโดยอัตโนมัติเสมอ (ผลรวม)และสำหรับเซลล์ที่ไม่ใช่ตัวเลข (แม้ว่าจะมีเซลล์ว่างอย่างน้อยหนึ่งเซลล์ที่มีตัวเลขหรือมีข้อความหรือตัวเลขในรูปแบบข้อความ) – ฟังก์ชันสำหรับการนับจำนวนค่า (นับ).
หากคุณต้องการดูค่าเฉลี่ย จำนวนเงิน และปริมาณในตารางเดือยเดียว เช่น ฟังก์ชันการคำนวณหลายรายการสำหรับฟิลด์เดียวกัน อย่าลังเลที่จะโยนเมาส์ลงในพื้นที่ข้อมูลของฟิลด์ที่คุณต้องการหลายครั้ง ในแถวเพื่อรับสิ่งที่คล้ายกัน:
...จากนั้นตั้งค่าฟังก์ชันต่างๆ สำหรับแต่ละฟิลด์โดยคลิกที่ฟิลด์เหล่านั้นโดยใช้เมาส์และเลือกคำสั่ง ตัวเลือกฟิลด์ (การตั้งค่าฟิลด์)เพื่อลงเอยด้วยสิ่งที่คุณต้องการ:
หากอยู่ในหน้าต่างเดียวกัน ตัวเลือกฟิลด์ คลิกปุ่ม นอกจากนี้ (ตัวเลือก) หรือไปที่แท็บ การคำนวณเพิ่มเติม (ใน Excel 2007-2010) รายการดรอปดาวน์จะพร้อมใช้งาน การคำนวณเพิ่มเติม (แสดงข้อมูลเป็น):
ในรายการนี้ คุณสามารถเลือกตัวเลือกต่างๆ ได้ เปอร์เซ็นต์ของจำนวนเงินบรรทัด (% ของแถว), เปอร์เซ็นต์ของผลรวมตามคอลัมน์ (% ของคอลัมน์) or ส่วนแบ่งของทั้งหมด (% ของทั้งหมด)เพื่อคำนวณเปอร์เซ็นต์สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์หรือเมืองโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ตารางสาระสำคัญของเราจะมีลักษณะเช่นนี้เมื่อเปิดใช้งานฟังก์ชัน เปอร์เซ็นต์ของผลรวมตามคอลัมน์:
พลวัตของการขาย
หากอยู่ในรายการแบบหล่นลง การคำนวณเพิ่มเติม (แสดงข้อมูลเป็น) เลือกตัวเลือก ความแตกต่าง (ความแตกต่าง)และในหน้าต่างด้านล่าง สนาม (ฟิลด์ฐาน) и ธาตุ (รายการฐาน) เลือก เดือน и หลัง (ในฉบับภาษาอังกฤษเป็นภาษาแม่ แทนที่จะเป็นคำแปลกๆ นี้ กลับมีคำที่เข้าใจมากขึ้น ก่อนหน้า, เหล่านั้น. ก่อนหน้า):
…จากนั้นเราจะได้ตารางสาระสำคัญที่แสดงความแตกต่างของยอดขายในแต่ละเดือนถัดไปจากเดือนก่อนหน้า กล่าวคือ – การเปลี่ยนแปลงของยอดขาย:
และถ้าคุณเปลี่ยน ความแตกต่าง (ความแตกต่าง) on ให้ความแตกต่าง (% ของส่วนต่าง) และเพิ่ม การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เพื่อเน้นค่าลบเป็นสีแดงเราได้รับสิ่งเดียวกัน แต่ไม่ใช่ในรูเบิล แต่เป็นเปอร์เซ็นต์:
PS
ใน Microsoft Excel 2010 การตั้งค่าการคำนวณข้างต้นทั้งหมดสามารถทำได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยคลิกขวาที่ฟิลด์ใดก็ได้และเลือกคำสั่งจากเมนูบริบท ยอดรวมสำหรับ (สรุปค่าโดย):
…และ การคำนวณเพิ่มเติม (แสดงข้อมูลเป็น):
นอกจากนี้ ในเวอร์ชันของ Excel 2010 ยังมีการเพิ่มฟังก์ชันใหม่หลายฟังก์ชันในชุดนี้:
- % ของทั้งหมดตามแถวหลัก (คอลัมน์) – ช่วยให้คุณสามารถคำนวณส่วนแบ่งที่สัมพันธ์กับผลรวมย่อยสำหรับแถวหรือคอลัมน์:
ในเวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถคำนวณสัดส่วนที่สัมพันธ์กับยอดรวมทั้งหมดเท่านั้น
- % ของจำนวนเงินสะสม – ทำงานคล้ายกับฟังก์ชันผลรวมสะสม แต่แสดงผลเป็นเศษส่วน กล่าวคือ เป็นเปอร์เซ็นต์ สะดวกในการคำนวณ เช่น เปอร์เซ็นต์ของแผนหรือการดำเนินการตามงบประมาณ:
- เรียงจากน้อยไปมาก และกลับกัน – ชื่อแปลก ๆ เล็กน้อยสำหรับฟังก์ชันการจัดอันดับ (RANK) ซึ่งคำนวณเลขลำดับ (ตำแหน่ง) ขององค์ประกอบในรายการค่าทั่วไป ตัวอย่างเช่น ด้วยความช่วยเหลือ การจัดลำดับผู้จัดการตามรายได้รวมจะสะดวก โดยกำหนดว่าใครอยู่ในอันดับใดในอันดับโดยรวม:
- ตารางเดือยคืออะไรและจะสร้างได้อย่างไร
- การจัดกลุ่มตัวเลขและวันที่ด้วยขั้นตอนที่ต้องการในตารางเดือย
- การสร้างรายงาน PivotTable บนแหล่งข้อมูลหลายช่วง