เนื้อหา
การบริหารเวลา «ด้วยงานที่ฉันมีและฉันติดอยู่กับการประชุมที่ไร้ประโยชน์»
นักเศรษฐศาสตร์ Pilar Lloret อธิบายใน «การประชุม 30 นาที» วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการนัดหมายงานเหล่านี้ให้สูงสุด
ถ้าเมื่อคุณได้รับแจ้งถึงการประชุมใหม่ในที่ทำงาน คุณพ่นลมด้วยความประมาทและลาออก แสดงว่ามีบางอย่างผิดปกติ การนัดหมายทำงานเหล่านี้ควรเป็นเครื่องมือในการปรับปรุงการทำงานอย่างมืออาชีพของเรา และหลายครั้งที่การนัดหมายเหล่านี้กลับเสียเวลาเปล่า
สถานการณ์นี้ – ธรรมดากว่าที่เห็น – เป็นสิ่งที่กระตุ้นให้นักเศรษฐศาสตร์ Pillar Lloretเชี่ยวชาญด้านธุรกิจและการวิเคราะห์ความเสี่ยงในการเขียน «การประชุม 30 นาที»ซึ่งเป็นหนังสือที่เขาเสนอแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมเหล่านี้ด้วยแนวทางและคำแนะนำที่ชัดเจน ซึ่งทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ของเขาได้
เราได้พูดคุยกับผู้เขียนและขอให้เธอรู้กุญแจเพื่อหยุดการเสียเวลาและใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมที่เราถูกบังคับให้เข้าร่วม:
เหตุใดองค์กรจึงมีความสำคัญในการวางแผนการประชุม
ถ้าเราไม่มีการวางแผนและการจัดองค์กรที่ดี วัตถุประสงค์ก็จะไม่ชัดเจน หรือประเด็นที่จะหารือ และเวลาที่มี … ดังนั้นเราจะ ระยะเวลาที่ไม่สามารถควบคุมได้ และเราจะไม่ตอบสนองความคาดหวังของผู้เข้าร่วม เราอาจจะหงุดหงิดและจะเสียเวลาของทุกคน
การประชุมจะมีผลกระทบด้านลบอะไรบ้างที่วางแผนไว้ไม่ดีและไม่บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ?
นอกเหนือจากค่าใช้จ่ายในแง่เศรษฐกิจแล้ว การเข้าร่วมการประชุมที่วางแผนไว้ไม่ดี และหลังจาก 90, 60 หรือ 30 นาทีแล้วจะไม่มีการสรุปผล การรับรู้เชิงลบและความท้อใจในหมู่ผู้เข้าร่วมประชุม. และหากสถานการณ์ยังดำเนินต่อไป ก็เป็นเรื่องง่ายที่เมื่อเวลาผ่านไปเราจะคิดหนักว่า “กับงานที่ฉันมีและฉันต้องเข้าร่วมการประชุมที่ไร้ประโยชน์”
นอกจากนี้ยังส่งผลเสียต่อความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมที่มีต่อผู้จัดงาน ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วมักจะเป็นหัวหน้า
เหตุใด 30 นาทีจึงเป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับระยะเวลาของการประชุม
30 นาทีคือความท้าทายที่ฉันโพสในหนังสือจากประสบการณ์ของตัวเองในการจัดประชุมที่ได้ผล เห็นได้ชัดว่า มีการประชุมที่จะต้องมีเวลามากขึ้นวัตถุประสงค์อื่นๆ ที่เป้าหมายของคุณอาจทำได้น้อยลง และในบางครั้ง การประชุม 30 หรือ 60 นาที อาจถูกแทนที่ด้วยการโทรหรืออีเมล เป็นต้น
ตัวเลขของผู้มีอำนาจตัดสินใจที่คุณพูดถึงในหนังสือทำงานอย่างไร
เมื่อเราพูดถึงผู้เข้าร่วมการประชุม 30 นาที จะต้องชัดเจนว่า จำนวนในอุดมคติไม่ควรเกินห้าคน. และทางเลือกของคุณต้องเป็นสิ่งที่ถูกต้อง เราสามารถแยกแยะตัวเลขของผู้ดำเนินรายการ ผู้ประสานงาน เลขานุการ (คนๆ เดียวกันได้) และผู้เข้าร่วม โดยหลักการแล้ว การตัดสินใจในการประชุม 30 นาทีและสูงสุด XNUMX คนถือเป็นความยินยอมและไม่ควรก่อให้เกิดความขัดแย้ง
เราควรจัดประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด?
เราสามารถสรุปวิธีการจัดประชุมได้ XNUMX ประเด็นดังนี้ อย่างแรกจะเป็น กำหนดวัตถุประสงค์ และผลการประชุมที่ต้องการ ที่สอง, เลือกผู้เข้าร่วมที่เหมาะสม. ประการที่สามคือ วางแผนการประชุม; เหนือสิ่งอื่นใด จัดทำวาระ เลือกสถานที่ เวลาเริ่มและระยะเวลา แล้วส่งไปพร้อมกับเอกสารสำคัญของการประชุมให้ผู้ที่สนใจมีเวลาเพียงพอเพื่อเตรียมการ
ประการที่สี่ เราต้องคำนึงถึง การออกแบบโครงสร้าง ของการประชุม กล่าวคือ กฎการดำเนินงาน และแน่นอนว่า 30 นาทีที่การประชุมจะดำเนินไปนั้น ถูกจัดโครงสร้างโดยเนื้อหา สุดท้ายนี้ สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ ติดตามการประชุม. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนตระหนักถึงข้อตกลงที่ทำขึ้น และในกรณีที่ต้องดำเนินการติดตามผล งานที่ได้รับมอบหมายให้แต่ละคนมีอะไรบ้างและเวลาดำเนินการ