การทำงานกับเซลล์ใน Excel

ผู้ใช้ Excel จำนวนมากทำผิดพลาดแบบเดียวกัน พวกเขาสร้างความสับสนให้กับการดำเนินการสองประเภทโดยพื้นฐาน: ภายในเซลล์และด้านหลัง แต่ความแตกต่างระหว่างพวกเขาเป็นอย่างมาก

ความจริงก็คือแต่ละเซลล์เป็นองค์ประกอบที่มีคุณสมบัติครบถ้วน ซึ่งเป็นช่องป้อนข้อมูลที่มีความเป็นไปได้มากมาย มีการป้อนสูตร ตัวเลข ข้อความ ตัวดำเนินการตรรกะ และอื่นๆ ตัวข้อความสามารถกำหนดสไตล์ได้: เปลี่ยนขนาดและรูปแบบ ตลอดจนตำแหน่งภายในเซลล์

ตัวอย่างเช่น ในภาพนี้ คุณจะเห็นว่าข้อความภายในเซลล์เป็นสีแดงและเป็นตัวหนา

ในกรณีนี้ สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับความจริงที่ว่า เซลล์ที่แสดงในรูปภาพอยู่ในโหมดแก้ไขเนื้อหาในขณะนี้ หากต้องการทำความเข้าใจว่าเซลล์นั้นอยู่ในสถานะใดโดยเฉพาะ คุณสามารถใช้เคอร์เซอร์ข้อความภายในได้ แต่ถึงแม้จะมองไม่เห็น เซลล์อาจอยู่ในโหมดแก้ไข คุณสามารถเข้าใจสิ่งนี้ได้ด้วยการแสดงปุ่มที่ใช้งานอยู่เพื่อยืนยันและยกเลิกการป้อนข้อมูล 

คุณลักษณะที่สำคัญของโหมดนี้คือไม่สามารถดำเนินการที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่มีเซลล์อยู่ในนั้น หากคุณดูที่แถบเครื่องมือ Ribbon คุณจะเห็นว่าปุ่มส่วนใหญ่ไม่ทำงาน นี่คือการแสดงข้อผิดพลาดหลัก แต่มาพูดถึงทุกอย่างตามลำดับโดยเริ่มจากพื้นฐานแล้วเราจะเพิ่มระดับความซับซ้อนเพื่อให้ทุกคนสามารถเรียนรู้สิ่งที่มีประโยชน์

แนวคิดพื้นฐาน

ดังนั้น องค์ประกอบหลักของตารางคือเซลล์ ตั้งอยู่ที่จุดตัดของคอลัมน์และแถว ดังนั้นจึงมีที่อยู่ของตัวเอง ซึ่งสามารถใช้ในสูตรเพื่อชี้ไปที่คอลัมน์ รับข้อมูลบางอย่าง และอื่นๆ 

ตัวอย่างเช่น เซลล์ B3 มีพิกัดต่อไปนี้ แถว 3 คอลัมน์ 2 คุณสามารถดูได้ที่มุมซ้ายบน ใต้เมนูการนำทางโดยตรง 

แนวคิดที่สำคัญที่สองคือสมุดงาน นี่คือเอกสารที่ผู้ใช้เปิดขึ้น ซึ่งมีรายการของชีต ซึ่งประกอบด้วยเซลล์ เอกสารใหม่ใด ๆ ในขั้นต้นไม่มีข้อมูลใด ๆ และในฟิลด์ไวน์ที่เกี่ยวข้องที่อยู่ของเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน

ชื่อคอลัมน์และแถวจะแสดงด้วย เมื่อเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง องค์ประกอบที่เกี่ยวข้องในแถบพิกัดจะถูกเน้นเป็นสีส้ม

ในการป้อนข้อมูลจำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้โหมดแก้ไขตามที่เราเข้าใจแล้วข้างต้น คุณต้องเลือกเซลล์ที่เหมาะสมโดยคลิกซ้ายที่เซลล์ จากนั้นป้อนข้อมูล คุณยังสามารถนำทางระหว่างเซลล์ต่างๆ โดยใช้แป้นพิมพ์โดยใช้ปุ่มลูกศร

การทำงานของเซลล์ขั้นพื้นฐาน

เลือกเซลล์ในช่วงเดียว

การจัดกลุ่มข้อมูลใน Excel จะดำเนินการตามช่วงพิเศษ ในกรณีนี้ เซลล์หลายเซลล์จะถูกเลือกพร้อมกัน เช่นเดียวกับแถวและคอลัมน์ตามลำดับ หากคุณเลือก พื้นที่ทั้งหมดจะแสดงขึ้น และแถบที่อยู่จะเป็นข้อมูลสรุปของเซลล์ที่เลือกทั้งหมด

ผสานเซลล์

เมื่อเลือกเซลล์แล้ว ก็สามารถผสานได้ ก่อนดำเนินการนี้ ขอแนะนำให้คัดลอกช่วงที่เลือกโดยกดคีย์ผสม Ctrl + C แล้วย้ายไปยังตำแหน่งอื่นโดยใช้ปุ่ม Ctrl + V วิธีนี้ทำให้คุณสามารถบันทึกสำเนาสำรองของข้อมูลของคุณได้ ต้องทำสิ่งนี้เพราะเมื่อรวมเซลล์แล้ว ข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในเซลล์จะถูกลบออก และในการคืนค่า คุณต้องมีสำเนาของมัน

ถัดไป คุณต้องคลิกที่ปุ่มที่แสดงในภาพหน้าจอ มีหลายวิธีในการผสานเซลล์ คุณต้องเลือกอันที่เหมาะสมกับสถานการณ์ที่สุด

ค้นหาปุ่มที่ต้องการ ในเมนูการนำทาง บนแท็บ "หน้าแรก" ให้ค้นหาปุ่มที่ทำเครื่องหมายไว้ในภาพหน้าจอก่อนหน้าและแสดงรายการแบบเลื่อนลง เราได้เลือกผสานและศูนย์ หากปุ่มนี้ไม่ทำงาน คุณต้องออกจากโหมดแก้ไข สามารถทำได้โดยกดปุ่ม Enter 

ถ้าคุณต้องการปรับตำแหน่งของข้อความในเซลล์ผลลัพธ์ขนาดใหญ่ คุณสามารถทำได้โดยใช้คุณสมบัติการจัดตำแหน่งที่พบในแท็บหน้าแรก

การแยกเซลล์

นี่เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างง่ายซึ่งค่อนข้างจะซ้ำกับย่อหน้าก่อนหน้า:

1. การเลือกเซลล์ที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้โดยการรวมเซลล์อื่นๆ หลายๆ เซลล์เข้าด้วยกัน ไม่สามารถแยกจากผู้อื่นได้ 
2. เมื่อเลือกบล็อกที่ผสานแล้ว คีย์การรวมจะสว่างขึ้น หลังจากคลิกที่เซลล์ทั้งหมดจะถูกแยกออก แต่ละคนจะได้รับที่อยู่ของตนเอง แถวและคอลัมน์จะถูกคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติ 

ค้นหาเซลล์

มันง่ายมากที่จะมองข้ามข้อมูลสำคัญเมื่อคุณต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก เพื่อแก้ปัญหานี้ คุณสามารถใช้การค้นหา นอกจากนี้ คุณสามารถค้นหาได้ไม่เพียงแค่คำเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสูตร บล็อกที่รวมกัน และสิ่งที่คุณต้องการ คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแท็บหน้าแรกเปิดอยู่ มีพื้นที่ "แก้ไข" ซึ่งคุณสามารถค้นหาคีย์ "ค้นหาและเลือก"
2. หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นพร้อมช่องใส่ซึ่งคุณสามารถป้อนค่าที่ต้องการได้ นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการระบุพารามิเตอร์เพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการค้นหาเซลล์ที่ผสาน คุณต้องคลิกที่ "ตัวเลือก" - "รูปแบบ" - "การจัดตำแหน่ง" และทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากการค้นหาเซลล์ที่ผสาน
3. ข้อมูลที่จำเป็นจะแสดงในหน้าต่างพิเศษ

นอกจากนี้ยังมีคุณลักษณะ "ค้นหาทั้งหมด" เพื่อค้นหาเซลล์ที่ผสานทั้งหมด

การทำงานกับเนื้อหาของเซลล์ Excel

เราจะดูฟังก์ชันบางอย่างที่ช่วยให้คุณสามารถทำงานกับข้อความที่ป้อน ฟังก์ชันหรือตัวเลข วิธีการดำเนินการคัดลอก ย้าย และทำซ้ำ ลองดูที่แต่ละรายการตามลำดับ

1. ป้อนข้อมูล. ทุกอย่างง่ายที่นี่ คุณต้องเลือกเซลล์ที่ต้องการและเพิ่งเริ่มเขียน
2. การลบข้อมูล ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถใช้ทั้งปุ่ม Delete และ Backspace คุณยังสามารถใช้ปุ่มยางลบในแผงการแก้ไขได้อีกด้วย
3. สำเนา. สะดวกในการดำเนินการโดยใช้ปุ่มลัด Ctrl + C และวางข้อมูลที่คัดลอกไปยังตำแหน่งที่ต้องการโดยใช้ชุดค่าผสม Ctrl + V วิธีนี้ทำให้สามารถคูณข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว สามารถใช้ได้ไม่เฉพาะใน Excel เท่านั้น แต่ยังใช้ได้กับเกือบทุกโปรแกรมที่ใช้ Windows หากมีการดำเนินการที่ไม่ถูกต้อง (เช่น ใส่ข้อความที่ไม่ถูกต้อง) คุณสามารถย้อนกลับได้โดยกด Ctrl + Z
4. ตัดออก. ดำเนินการโดยใช้ชุดค่าผสม Ctrl + X หลังจากนั้นคุณต้องแทรกข้อมูลในตำแหน่งที่ถูกต้องโดยใช้ปุ่มลัดเดียวกัน Ctrl + V ความแตกต่างระหว่างการตัดและการคัดลอกคือเมื่อข้อมูลจะถูกเก็บไว้ใน ที่แรกในขณะที่ชิ้นส่วนที่ตัดยังคงอยู่ในที่ที่สอดเข้าไปเท่านั้น 
5. การจัดรูปแบบ เซลล์เปลี่ยนได้ทั้งภายนอกและภายใน สามารถเข้าถึงพารามิเตอร์ที่จำเป็นทั้งหมดได้โดยคลิกขวาที่เซลล์ที่ต้องการ เมนูบริบทจะปรากฏขึ้นพร้อมกับการตั้งค่าทั้งหมด

การคำนวณทางคณิตศาสตร์

Excel เป็นเครื่องคิดเลขที่ใช้งานได้เป็นหลักซึ่งช่วยให้คุณทำการคำนวณหลายระดับได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการบัญชี โปรแกรมนี้ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการกับตัวเลขทั้งหมดที่เป็นไปได้และเป็นไปไม่ได้ ดังนั้น คุณต้องเข้าใจวิธีการทำงานและอักขระต่างๆ ที่สามารถเขียนลงในเซลล์ได้

ก่อนอื่น คุณต้องเข้าใจสัญกรณ์ที่ระบุการดำเนินการเลขคณิตโดยเฉพาะ:

1. + – นอกจากนี้
2. – – การลบ
3. * – การคูณ
4. / - แผนก.
5. ^ – การยกกำลัง
6. % เป็นเปอร์เซ็นต์ 

เริ่มป้อนสูตรในเซลล์ที่มีเครื่องหมายเท่ากับ ตัวอย่างเช่น, 

= 7 + 6

หลังจากที่คุณกดปุ่ม "ENTER" ข้อมูลจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติและผลลัพธ์จะแสดงในเซลล์ หากผลการคำนวณปรากฏว่ามีตัวเลขจำนวนมากหลังจุดทศนิยม คุณสามารถลดความลึกของบิตได้โดยใช้ปุ่มพิเศษบนแท็บ "หน้าแรก" ในส่วน "หมายเลข"

การใช้สูตรใน Excel

หากจำเป็นต้องสร้างยอดดุลสุดท้าย การเพิ่มเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ ท้ายที่สุดแล้วมันประกอบด้วยข้อมูลจำนวนมาก ด้วยเหตุนี้ เทคโนโลยีจึงได้รับการพัฒนาที่ช่วยให้สามารถสร้างตารางได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

เพื่อให้ชัดเจนยิ่งขึ้น มาสร้างตารางง่ายๆ ที่มีข้อมูล ซึ่งคุณต้องคำนวณหลายค่าพร้อมกัน

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้าย เพียงสรุปค่าสำหรับแต่ละรายการในสองสัปดาห์แรก วิธีนี้ง่ายเพราะคุณสามารถป้อนข้อมูลจำนวนเล็กน้อยได้ด้วยตนเอง แต่สิ่งที่ยังมือที่จะได้รับจำนวนเงิน? ต้องทำอะไรเพื่อจัดระบบข้อมูลที่มีอยู่?

ถ้าคุณใช้สูตรในเซลล์ คุณสามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนที่สุดได้ รวมทั้งตั้งโปรแกรมเอกสารของคุณให้ทำทุกอย่างที่คุณต้องการ

นอกจากนี้ สามารถเลือกสูตรได้โดยตรงจากเมนูซึ่งเรียกโดยการกดปุ่ม fx เราได้เลือกฟังก์ชัน SUM ในกล่องโต้ตอบ เพื่อยืนยันการดำเนินการคุณต้องกดปุ่ม "Enter" ก่อนที่คุณจะใช้ฟังก์ชันนี้จริงๆ ขอแนะนำให้ฝึกฝนเล็กน้อยในแซนด์บ็อกซ์ นั่นคือ สร้างเอกสารทดสอบ ซึ่งคุณสามารถคำนวณสูตรต่างๆ ได้เล็กน้อยและดูว่าทำงานอย่างไร 

ข้อผิดพลาดเมื่อป้อนสูตรในเซลล์

อันเป็นผลมาจากการป้อนสูตร ข้อผิดพลาดต่าง ๆ อาจเกิดขึ้น:

1. ##### – ข้อผิดพลาดนี้จะเกิดขึ้นหากได้รับค่าที่ต่ำกว่าศูนย์เมื่อป้อนวันที่หรือเวลา นอกจากนี้ยังสามารถแสดงได้หากมีเนื้อที่ไม่เพียงพอในเซลล์เพื่อรองรับข้อมูลทั้งหมด 
2. #N/A – ข้อผิดพลาดนี้จะปรากฏขึ้นหากไม่สามารถระบุข้อมูลได้ รวมถึงลำดับของการป้อนอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันถูกละเมิดหรือไม่
3. #ลิงค์! ในกรณีนี้ Excel รายงานว่ามีการระบุคอลัมน์หรือที่อยู่แถวที่ไม่ถูกต้อง 
4. #ว่างเปล่า! ข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้นหากสร้างฟังก์ชันเลขคณิตอย่างไม่ถูกต้อง
5. #ตัวเลข! หากจำนวนน้อยหรือมากจนเกินไป
6. #ค่า! ระบุว่ามีการใช้ชนิดข้อมูลที่ไม่รองรับ กรณีนี้อาจเกิดขึ้นได้หากเซลล์หนึ่งที่ใช้สำหรับสูตรมีข้อความ และอีกเซลล์หนึ่งมีตัวเลข ในกรณีนี้ ชนิดข้อมูลไม่ตรงกัน และ Excel เริ่มสาบาน
7. #DIV/0! - เป็นไปไม่ได้ที่จะหารด้วยศูนย์
8. #ชื่อ? – ไม่รู้จักชื่อฟังก์ชัน ตัวอย่างเช่น มีข้อผิดพลาด

อง

ปุ่มลัดทำให้ชีวิตง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องทำสิ่งเดียวกันซ้ำๆ บ่อยๆ ปุ่มลัดยอดนิยมมีดังนี้:

1. CTRL + ลูกศรบนแป้นพิมพ์ – เลือกเซลล์ทั้งหมดที่อยู่ในแถวหรือคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง
2. CTRL + SHIFT + “+” – ใส่เวลาที่อยู่บนนาฬิกาในขณะนั้น
3. CTRL + ; – แทรกวันที่ปัจจุบันด้วยฟังก์ชันการกรองอัตโนมัติตามกฎของ Excel
4. CTRL + A – เลือกเซลล์ทั้งหมด

การตั้งค่าลักษณะที่ปรากฏของเซลล์

การออกแบบเซลล์ที่ถูกเลือกอย่างเหมาะสมช่วยให้คุณดูน่าสนใจยิ่งขึ้น และช่วง - อ่านง่าย มีตัวเลือกลักษณะเซลล์หลายแบบที่คุณสามารถปรับแต่งได้

ขอบเขต

คุณสมบัติต่างๆ ของสเปรดชีตยังรวมถึงการตั้งค่าเส้นขอบด้วย ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกเซลล์ที่สนใจและเปิดแท็บ "หน้าแรก" ซึ่งคุณคลิกลูกศรที่อยู่ทางด้านขวาของปุ่ม "เส้นขอบ" หลังจากนั้นเมนูจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเส้นขอบที่จำเป็นได้

สามารถวาดเส้นขอบได้ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องค้นหารายการ "วาดเส้นขอบ" ซึ่งอยู่ในเมนูป๊อปอัปนี้

เติมสี

ก่อนอื่นคุณต้องเลือกเซลล์ที่ต้องการเติมสี หลังจากนั้นบนแท็บ "หน้าแรก" ให้ค้นหาลูกศรที่อยู่ทางด้านขวาของรายการ "เติมสี" เมนูป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นพร้อมกับรายการสี เพียงเลือกเฉดสีที่ต้องการ แล้วเซลล์จะถูกเติมโดยอัตโนมัติ

เคล็ดลับชีวิต: หากคุณวางเมาส์เหนือสีต่างๆ คุณจะเห็นว่าเซลล์จะมีลักษณะอย่างไรหลังจากเติมสีบางสี

รูปแบบเซลล์

สไตล์เซลล์คือตัวเลือกการออกแบบสำเร็จรูปที่เพิ่มได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง คุณจะพบเมนูในแท็บ "หน้าแรก" ในส่วน "สไตล์เซลล์"