การทำงานกับตารางใน Excel

หลายๆ คนมองว่า Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีต ดังนั้นคำถามเกี่ยวกับวิธีการสร้างและทำงานกับตารางอาจดูแปลกในแวบแรก แต่น้อยคนนักที่จะรู้ว่าอะไรคือความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง Excel และสเปรดชีต นอกจากนี้ ส่วนประกอบนี้ของแพ็คเกจ Microsoft Office ไม่ได้โต้ตอบกับสเปรดชีตเสมอไป นอกจากนี้ งานหลักของ Excel คือการประมวลผลข้อมูลที่สามารถนำเสนอในรูปแบบต่างๆ ในรูปแบบตารางอีกด้วย

หรือสถานการณ์อาจเกิดขึ้นเมื่อจำเป็นต้องเลือกช่วงแยกต่างหากสำหรับตารางและจัดรูปแบบตามนั้น โดยทั่วไป มีความเป็นไปได้มากมายสำหรับการใช้ตาราง ดังนั้นเรามาดูรายละเอียดเพิ่มเติมกัน

แนวคิดของตารางอัจฉริยะ

ยังคงมีความแตกต่างระหว่างแผ่นงาน Excel และสเปรดชีตอัจฉริยะ อย่างแรกคือพื้นที่ที่มีเซลล์จำนวนหนึ่ง บางส่วนอาจเต็มไปด้วยข้อมูลบางอย่างในขณะที่บางส่วนว่างเปล่า แต่ไม่มีความแตกต่างพื้นฐานระหว่างพวกเขาจากมุมมองทางเทคนิค

แต่สเปรดชีต Excel เป็นแนวคิดที่แตกต่างกันโดยพื้นฐาน มันไม่ได้จำกัดอยู่แค่ช่วงของข้อมูล มันมีคุณสมบัติของตัวเอง ชื่อ โครงสร้างที่แน่นอน และข้อดีมากมาย

ดังนั้น คุณสามารถเลือกชื่อแยกต่างหากสำหรับตาราง Excel – “Smart Table” หรือ Smart Table

สร้างตารางอัจฉริยะ

สมมติว่าเราได้สร้างช่วงข้อมูลที่มีข้อมูลการขาย

ยังไม่ถึงโต๊ะ หากต้องการเปลี่ยนช่วงเป็นช่วง คุณต้องเลือกและค้นหาแท็บ "แทรก" และพบปุ่ม "ตาราง" ในบล็อกที่มีชื่อเดียวกัน

หน้าต่างเล็ก ๆ จะปรากฏขึ้น ในนั้น คุณสามารถปรับชุดของเซลล์ที่คุณต้องการเปลี่ยนเป็นตารางได้ นอกจากนี้ คุณต้องระบุว่าบรรทัดแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl + T เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบเดียวกันได้

โดยหลักการแล้ว ส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอะไร หลังจากยืนยันการกระทำโดยกดปุ่ม "ตกลง" ช่วงที่เลือกไว้ก่อนหน้านี้จะกลายเป็นตารางทันที

ก่อนตั้งค่าคุณสมบัติของโปรแกรมโดยตรง คุณต้องเข้าใจว่าโปรแกรมมองเห็นตารางอย่างไร หลังจากนั้นหลายสิ่งหลายอย่างจะชัดเจน

ทำความเข้าใจโครงสร้างตาราง Excel

ตารางทั้งหมดมีชื่อเฉพาะที่แสดงบนแท็บออกแบบพิเศษ จะแสดงทันทีหลังจากเลือกเซลล์ใดๆ โดยค่าเริ่มต้น ชื่อจะอยู่ในรูปแบบ “ตารางที่ 1” หรือ “ตารางที่ 2” และตามลำดับ

หากคุณต้องการมีหลายตารางในเอกสารฉบับเดียว ขอแนะนำให้ตั้งชื่อดังกล่าวเพื่อที่คุณจะได้เข้าใจในภายหลังว่าข้อมูลใดบ้างที่อยู่ในตำแหน่งนั้น ในอนาคต การโต้ตอบกับพวกเขาจะกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้น ทั้งสำหรับคุณและผู้ที่ดูเอกสารของคุณ

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ตารางที่มีชื่อใน Power Query หรือ Add-in อื่นๆ จำนวนหนึ่งได้

เรียกตารางของเราว่า "รายงาน" ชื่อสามารถเห็นได้ในหน้าต่างที่เรียกว่าตัวจัดการชื่อ ในการเปิด คุณต้องไปตามเส้นทางต่อไปนี้: สูตร – ชื่อที่กำหนด – ตัวจัดการชื่อ

นอกจากนี้ยังสามารถป้อนสูตรด้วยตนเอง ซึ่งคุณสามารถดูชื่อตารางได้ด้วย

แต่ที่น่าขบขันที่สุดคือ Excel สามารถดูตารางในหลายๆ ส่วนได้พร้อมกัน: อย่างครบถ้วน เช่นเดียวกับในแต่ละคอลัมน์ หัวเรื่อง ผลรวม จากนั้นลิงก์จะมีลักษณะดังนี้

โดยทั่วไปแล้ว โครงสร้างดังกล่าวมีไว้เพื่อจุดประสงค์ในการวางแนวที่แม่นยำยิ่งขึ้นเท่านั้น แต่ไม่จำเป็นต้องจดจำพวกเขา โดยจะแสดงโดยอัตโนมัติในคำแนะนำเครื่องมือที่ปรากฏขึ้นหลังจากเลือกตารางและวิธีเปิดวงเล็บเหลี่ยม หากต้องการแทรก คุณต้องเปิดใช้งานเลย์เอาต์ภาษาอังกฤษก่อน

ตัวเลือกที่ต้องการสามารถพบได้โดยใช้ปุ่ม Tab อย่าลืมปิดวงเล็บทั้งหมดที่อยู่ในสูตร สแควร์สก็ไม่มีข้อยกเว้นที่นี่ 

หากคุณต้องการรวมเนื้อหาของคอลัมน์ทั้งหมดด้วยยอดขาย คุณต้องเขียนสูตรต่อไปนี้:

= SUM (D2: D8)

หลังจากนั้นจะเปลี่ยนเป็น . โดยอัตโนมัติ =SUM(รายงาน[ยอดขาย]). พูดง่ายๆ ก็คือ ลิงก์จะนำไปสู่คอลัมน์เฉพาะ สะดวกตกลง?

ดังนั้น แผนภูมิ สูตร ช่วงใดๆ ที่จะใช้ตารางอัจฉริยะเพื่อดึงข้อมูลจากแผนภูมิ จะใช้ข้อมูลล่าสุดโดยอัตโนมัติ

ทีนี้มาพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมว่าตารางใดมีคุณสมบัติได้

ตาราง Excel: คุณสมบัติ

แต่ละตารางที่สร้างขึ้นสามารถมีส่วนหัวของคอลัมน์ได้หลายแบบ บรรทัดแรกของช่วงจะทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูล

นอกจากนี้ หากขนาดตารางใหญ่เกินไป เมื่อเลื่อนลง ชื่อของคอลัมน์จะแสดงแทนตัวอักษรที่ระบุคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้จะเป็นที่ชื่นชอบของผู้ใช้เนื่องจากไม่จำเป็นต้องแก้ไขพื้นที่ด้วยตนเอง

นอกจากนี้ยังมีตัวกรองอัตโนมัติ แต่ถ้าคุณไม่ต้องการ คุณสามารถปิดได้ในการตั้งค่า

นอกจากนี้ค่าทั้งหมดที่เขียนไว้ด้านล่างเซลล์สุดท้ายของคอลัมน์ตารางจะถูกแนบมากับตัวมันเอง ดังนั้นจึงสามารถพบได้โดยตรงในวัตถุใด ๆ ที่ใช้ข้อมูลจากคอลัมน์แรกของตารางในการทำงาน

ในเวลาเดียวกัน เซลล์ใหม่จะถูกจัดรูปแบบสำหรับการออกแบบตาราง และสูตรทั้งหมดเฉพาะสำหรับคอลัมน์นี้จะถูกเขียนลงในเซลล์เหล่านั้นโดยอัตโนมัติ พูดง่ายๆ ก็คือ ในการเพิ่มขนาดของตารางและขยาย เพียงแค่ป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง โปรแกรมจะเพิ่มทุกอย่างที่เหลือ เช่นเดียวกับคอลัมน์ใหม่

หากป้อนสูตรลงในเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ สูตรจะกระจายไปยังทั้งคอลัมน์โดยอัตโนมัติ นั่นคือ คุณไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในเซลล์ด้วยตนเอง ทุกอย่างจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ดังที่แสดงในภาพหน้าจอแบบเคลื่อนไหวนี้

คุณสมบัติทั้งหมดนี้ดี แต่คุณสามารถกำหนดตารางเองและขยายฟังก์ชันการทำงานได้

การตั้งค่าตาราง

ก่อนอื่นคุณต้องเปิดแท็บ "นักออกแบบ" ซึ่งมีพารามิเตอร์ตารางอยู่ คุณสามารถปรับแต่งได้โดยเพิ่มหรือล้างช่องทำเครื่องหมายเฉพาะที่อยู่ในกลุ่ม "ตัวเลือกสไตล์ตาราง"

มีตัวเลือกดังต่อไปนี้:

1. เพิ่มหรือลบแถวส่วนหัว
2. เพิ่มหรือลบแถวที่มีผลรวม
3. ทำให้เส้นสลับกัน
4. เน้นคอลัมน์สุดขีดเป็นตัวหนา
5. เปิดหรือปิดการเติมเส้นลาย
6. ปิดใช้งานตัวกรองอัตโนมัติ

คุณยังสามารถตั้งค่ารูปแบบอื่นได้อีกด้วย ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ตัวเลือกที่อยู่ในกลุ่มสไตล์ตาราง ในขั้นต้น รูปแบบจะแตกต่างจากรูปแบบข้างต้น แต่ในกรณีนี้ คุณสามารถปรับแต่งรูปลักษณ์ที่คุณต้องการได้ตลอดเวลา

คุณยังสามารถค้นหากลุ่ม "เครื่องมือ" ซึ่งคุณสามารถสร้างตารางสาระสำคัญ ลบสำเนา และแปลงตารางเป็นช่วงมาตรฐานได้

แต่คุณสมบัติที่สนุกสนานที่สุดคือการสร้างสไลซ์

สไลซ์เป็นตัวกรองประเภทหนึ่งที่แสดงในองค์ประกอบกราฟิกที่แยกจากกัน ในการแทรก คุณต้องคลิกที่ปุ่ม "แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล" ที่มีชื่อเดียวกัน จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการปล่อย

เพียงเท่านี้แผงจะปรากฏขึ้นซึ่งแสดงรายการค่าที่ไม่ซ้ำกันทั้งหมดที่มีอยู่ในเซลล์ของคอลัมน์นี้

ในการกรองตาราง คุณต้องเลือกหมวดหมู่ที่น่าสนใจที่สุดในขณะนี้

สามารถเลือกได้หลายหมวดหมู่โดยใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล ในการดำเนินการนี้ คุณต้องกดปุ่ม Ctrl หรือคลิกปุ่มที่มุมขวาบนทางด้านซ้ายของการนำตัวกรองออกก่อนที่จะเริ่มการเลือก

ในการตั้งค่าพารามิเตอร์บน Ribbon โดยตรง คุณสามารถใช้แท็บที่มีชื่อเดียวกันได้ ด้วยความช่วยเหลือ คุณสามารถแก้ไขคุณสมบัติต่างๆ ของสไลซ์ได้: ลักษณะที่ปรากฏ ขนาดปุ่ม ปริมาณ และอื่นๆ

ข้อจำกัดที่สำคัญของตารางอัจฉริยะ

แม้ว่าสเปรดชีต Excel จะมีข้อดีหลายประการ แต่ผู้ใช้ก็ยังต้องทนกับข้อเสียบางประการ:

1. มุมมองไม่ทำงาน พูดง่ายๆ ก็คือ ไม่มีทางจำพารามิเตอร์ของชีตบางตัวได้
2. คุณไม่สามารถแบ่งปันหนังสือกับบุคคลอื่น
3. ไม่สามารถแทรกผลรวมย่อยได้
4. คุณไม่สามารถใช้สูตรอาร์เรย์
5. ไม่มีทางที่จะผสานเซลล์ได้ แต่ไม่แนะนำให้ทำเช่นนั้น

อย่างไรก็ตาม มีข้อดีมากกว่าข้อเสียมาก ดังนั้นข้อเสียเหล่านี้จะไม่ค่อยเด่นชัดนัก

ตัวอย่างตารางอัจฉริยะ

ตอนนี้ได้เวลาพูดถึงสถานการณ์ที่จำเป็นต้องใช้สเปรดชีต Excel อัจฉริยะและการดำเนินการใดที่ไม่สามารถทำได้กับช่วงมาตรฐาน

สมมติว่าเรามีตารางแสดงใบเสร็จรับเงินจากการซื้อเสื้อยืด คอลัมน์แรกประกอบด้วยชื่อของสมาชิกในกลุ่ม และคอลัมน์อื่นๆ – ขายเสื้อยืดได้กี่ตัว และมีขนาดเท่าไร ลองใช้ตารางนี้เป็นตัวอย่างเพื่อดูว่าสามารถดำเนินการใดได้บ้าง ซึ่งเป็นไปไม่ได้ในกรณีของช่วงปกติ

สรุปด้วยฟังก์ชัน Excel

ในภาพหน้าจอด้านบน คุณจะเห็นตารางของเรา ก่อนอื่นเรามาสรุปขนาดของเสื้อยืดทีละตัวกันก่อน ถ้าคุณใช้ช่วงข้อมูลเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ คุณจะต้องป้อนสูตรทั้งหมดด้วยตนเอง หากคุณสร้างตาราง ภาระอันหนักหน่วงนี้จะไม่มีอีกต่อไป แค่รวมรายการเดียวก็เพียงพอแล้ว หลังจากนั้นบรรทัดที่มีผลรวมจะถูกสร้างขึ้นด้วยตัวเอง

ถัดไป คลิกขวาที่ใดก็ได้ เมนูป๊อปอัปปรากฏขึ้นพร้อมกับรายการ "ตาราง" มีตัวเลือก "แถวทั้งหมด" ซึ่งคุณต้องเปิดใช้งาน นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มผ่านตัวสร้าง

นอกจากนี้ แถวที่มีผลรวมจะปรากฏที่ด้านล่างของตาราง หากคุณเปิดเมนูแบบเลื่อนลง คุณจะเห็นการตั้งค่าต่อไปนี้ที่นั่น:

1. เฉลี่ย.
2. จำนวน.
3. ขีดสุด.
4. การเบี่ยงเบนออฟเซ็ต

และอีกมากมาย หากต้องการเข้าถึงฟังก์ชันที่ไม่รวมอยู่ในรายการด้านบน คุณต้องคลิกที่รายการ "ฟังก์ชันอื่นๆ" ที่นี่สะดวกที่จะกำหนดช่วงโดยอัตโนมัติ เราได้เลือกฟังก์ชั่น SUMเพราะในกรณีของเรา เราจำเป็นต้องรู้ว่าเสื้อยืดขายได้ทั้งหมดกี่ตัว

การแทรกสูตรอัตโนมัติ

Excel เป็นโปรแกรมที่ฉลาดจริงๆ ผู้ใช้อาจไม่รู้ด้วยซ้ำว่าเธอกำลังพยายามทำนายการกระทำครั้งต่อไปของเขา เราได้เพิ่มคอลัมน์ที่ส่วนท้ายของตารางเพื่อวิเคราะห์ผลการขายสำหรับผู้ซื้อแต่ละราย หลังจากแทรกสูตรลงในแถวแรก สูตรนั้นจะถูกคัดลอกไปยังเซลล์อื่นทั้งหมดทันที จากนั้นคอลัมน์ทั้งหมดจะเต็มไปด้วยค่าที่เราต้องการ สะดวกสบาย?

ฟังก์ชั่นการเรียงลำดับ

ผู้คนจำนวนมากใช้เมนูบริบทเพื่อใช้ฟังก์ชันนี้หรือฟังก์ชันนั้น มีการดำเนินการเกือบทั้งหมดที่ในกรณีส่วนใหญ่จำเป็นต้องดำเนินการ หากคุณใช้ตารางอัจฉริยะ ฟังก์ชันก็จะขยายมากขึ้นไปอีก

ตัวอย่างเช่น เราต้องตรวจสอบว่าใครได้โอนเงินชำระล่วงหน้าไปแล้วบ้าง ในการดำเนินการนี้ คุณต้องจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์แรก มาจัดรูปแบบข้อความเพื่อให้เข้าใจว่าใครชำระเงินแล้วใครไม่ได้และใครไม่ได้ให้เอกสารที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้ อันแรกจะเป็นสีเขียว อันที่สองเป็นสีแดง และอันที่สามเป็นสีน้ำเงิน และสมมติว่าเรากำลังเผชิญกับงานการรวมกลุ่มเข้าด้วยกัน 

นอกจากนี้ Excel ยังสามารถทำทุกอย่างให้คุณได้ 

ก่อนอื่นคุณต้องคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ใกล้กับส่วนหัวของคอลัมน์ "ชื่อ" และคลิกที่รายการ "จัดเรียงตามสี" แล้วเลือกสีแบบอักษรสีแดง

ทุกอย่างตอนนี้ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ชำระเงินถูกนำเสนออย่างชัดเจน 

การกรอง

นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดการแสดงและการซ่อนข้อมูลตารางบางอย่างได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแสดงเฉพาะผู้ที่ยังไม่ได้ชำระเงิน คุณสามารถกรองข้อมูลตามสีนี้ได้ นอกจากนี้ยังสามารถกรองตามพารามิเตอร์อื่นๆ ได้อีกด้วย

สรุป

ดังนั้นสเปรดชีตอัจฉริยะใน Excel จะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยที่ยอดเยี่ยมในการแก้ปัญหาใดๆ ที่คุณต้องเผชิญ