เนื้อหา
สมมติว่าเรามีสเปรดชีต Excel ที่มีข้อมูลครบถ้วน มีการจัดระเบียบ จัดรูปแบบ และมีลักษณะตามที่คุณต้องการ และที่นี่คุณตัดสินใจพิมพ์ลงบนกระดาษ แล้วเธอก็เริ่มดูน่ากลัว
สเปรดชีตไม่ได้ดูดีบนกระดาษเสมอไปเพราะไม่ได้ออกแบบมาให้ใช้ในงานพิมพ์ พวกเขาทำขึ้นเป็นพิเศษให้ยาวและกว้างเท่าที่จำเป็น
สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อจำเป็นต้องแก้ไขและเปิดตารางบนหน้าจอ แต่หมายความว่าข้อมูลในตารางจะดูไม่ดีบนกระดาษมาตรฐาน
แต่ไม่ว่าในกรณีใด ไม่มีอะไรที่เป็นไปไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงเครื่องมือที่ยืดหยุ่นเช่น Excel ยิ่งกว่านั้นก็ไม่ยากเลย ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการพิมพ์เอกสาร Excel เพื่อให้ดูดีบนกระดาษ
เคล็ดลับที่ 1: ใช้ตัวเลือกตัวอย่างก่อนพิมพ์ก่อนพิมพ์
คุณสามารถดูได้ว่าสเปรดชีตของคุณจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ออกมา หากคุณใช้คุณลักษณะนี้ เครื่องมือนี้มีค่าอย่างยิ่งและจะช่วยประหยัดเวลาและกระดาษได้มาก คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงรูปลักษณ์เมื่อพิมพ์ได้ เช่น การขยายระยะขอบ เป็นต้น
คุณสามารถตรวจสอบวิธีการทำงานในทางปฏิบัติ และการตั้งค่าการแสดงตารางบนหน้าจะง่ายมาก
ตัดสินใจว่าจะพิมพ์อะไร
หากคุณต้องการพิมพ์ข้อมูลเฉพาะ คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ทั้งเล่ม พิมพ์เฉพาะข้อมูลเฉพาะ คุณสามารถพิมพ์ได้ ตัวอย่างเช่น เฉพาะแผ่นงานหรือไฟล์เฉพาะ คุณยังสามารถพิมพ์ข้อมูลจำนวนเล็กน้อยได้อีกด้วย ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเลือกรายการเหล่านั้น จากนั้นเลือกรายการ "ช่วงที่ไฮไลต์" ในการตั้งค่าการพิมพ์
ขยายพื้นที่ของคุณ
คุณถูกจำกัดด้วยขนาดของกระดาษที่คุณพิมพ์ แต่มีหลายวิธีในการเพิ่มพื้นที่นั้น ตัวอย่างเช่น เปลี่ยนการวางแนวของแผ่นกระดาษ ค่าเริ่มต้นคือการวางแนวแนวตั้ง เหมาะอย่างยิ่งสำหรับตารางที่มีแถวจำนวนมากและแนวนอน หากมีหลายคอลัมน์
หากคุณต้องการพื้นที่มากขึ้น คุณสามารถลดระยะขอบที่ขอบของแผ่นงานได้ ยิ่งมีขนาดเล็กเท่าใดก็ยิ่งสามารถใส่ข้อมูลลงในแผ่นเดียวได้มากเท่านั้น สุดท้าย ถ้าตารางมีขนาดเล็ก คุณสามารถใช้คุณลักษณะ Custom Scaling Options เพื่อให้พอดีกับเอกสารทั้งหมดบนแผ่นงาน
ใช้ส่วนหัวสำหรับการพิมพ์
เป็นเรื่องยากมากที่จะเข้าใจว่าบุคคลนั้นอยู่ที่ไหนในตารางหากไม่สามารถพิมพ์ตารางลงบนกระดาษแผ่นเดียวได้ ในกรณีนี้ คุณต้องใช้ฟังก์ชัน "หัวพิมพ์" ช่วยให้คุณเพิ่มส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์ในแต่ละหน้าของตารางได้
ใช้ตัวแบ่งหน้า
ถ้าเอกสารของคุณครอบคลุมมากกว่าหนึ่งแผ่น ควรใช้ตัวแบ่งหน้าเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่าข้อมูลใดควรอยู่ในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง เมื่อคุณแทรกตัวแบ่งหน้าลงในตาราง ทุกอย่างที่อยู่ด้านล่างจะย้ายไปที่หน้าถัดไป สะดวกเพราะช่วยให้คุณสามารถแบ่งข้อมูลในแบบที่บุคคลต้องการได้
หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณจะสามารถอ่านเอกสาร Excel ที่พิมพ์บนกระดาษได้ง่ายขึ้นอย่างมาก