คุณเคยได้รับมอบหมายให้สร้างผังงานเพื่อแมปกระบวนการทางธุรกิจในองค์กรหรือไม่ บางบริษัทจ่ายค่าซอฟต์แวร์ราคาแพงและมีความเชี่ยวชาญสูงซึ่งสร้างผังงานในไม่กี่ขั้นตอนและคลิก ธุรกิจอื่นๆ ต้องการใช้เครื่องมือที่มีอยู่ซึ่งจะง่ายพอๆ กับที่คุณเรียนรู้ หนึ่งในนั้นคือ Excel
วางแผนขั้นตอนของคุณ
เนื่องจากจุดประสงค์ของผังงานคือการทำเครื่องหมายลำดับของเหตุการณ์ การตัดสินใจ และผลลัพธ์ของการตัดสินใจเหล่านั้น คนส่วนใหญ่จึงควรนำเสนอสิ่งนี้ในรูปแบบของผังงาน และพวกเขาพบว่าการทำเช่นนี้ง่ายกว่ามากหากพวกเขาใช้เวลาสักครู่เพื่อจัดระเบียบความคิด
และแท้จริงแล้วมันคือ หากความคิดของคุณไม่รอบคอบเพียงพอ ผังงานก็จะไม่ดี
ดังนั้นก่อนที่จะดำเนินการสร้างแผนผังลำดับงานโดยตรง ขอแนะนำให้ทำบันทึกย่อบางอย่าง รูปแบบที่พวกเขาจะดำเนินการนั้นไม่สำคัญนัก สิ่งสำคัญคือการแสดงรายการแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ เพื่อกำหนดการตัดสินใจแต่ละครั้งและผลที่ตามมา
รายการการตั้งค่า
- ไปที่แท็บ "แทรก" ซึ่งคุณจะพบองค์ประกอบ "รูปร่าง"
- หลังจากนั้น รายการรูปร่างจะปรากฏขึ้น จัดเรียงตามกลุ่ม ถัดไป คุณต้องดูทั้งหมดจนกว่าจะพบกลุ่ม "ผังงาน"
- เลือกองค์ประกอบที่จำเป็น
- หากต้องการเพิ่มข้อความ ให้คลิกขวาที่องค์ประกอบและเลือก "เปลี่ยนข้อความ" จากเมนูบริบท
สุดท้าย บน Ribbon การจัดรูปแบบ คุณต้องเลือกสไตล์และแบบแผนชุดสีสำหรับผังงาน
หลังจากเลือกองค์ประกอบที่ต้องการแล้ว คุณต้องเพิ่มองค์ประกอบถัดไปสำหรับรายการเฉพาะและดำเนินการต่อจนกว่าแต่ละขั้นตอนจะแสดงขึ้น
จากนั้นจะต้องระบุรูปร่างที่แสดงแต่ละองค์ประกอบของผังงาน จากนั้นผู้ที่มองว่าจะเข้าใจว่าแต่ละองค์ประกอบของผังงานมีบทบาทอย่างไรและเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบอื่นๆ อย่างไร
ตัวเลขแต่ละตัวทำหน้าที่มาตรฐาน หากคุณใช้องค์ประกอบของไดอะแกรมอย่างไม่ถูกต้อง บุคคลที่ดูแผนภาพนั้นอาจเข้าใจคุณผิด
นี่คือองค์ประกอบทั่วไปบางส่วน:
- จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของผังงาน
- ขั้นตอนการทำงาน.
- กระบวนการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น กิจวัตรที่เกิดซ้ำ
- แหล่งข้อมูล. อาจเป็นตารางหรือเอกสารบางชนิดหรือเว็บไซต์ก็ได้
- ตัดสินใจแล้ว ตัวอย่างเช่น สามารถควบคุมความถูกต้องของกระบวนการที่ดำเนินการไว้ล่วงหน้าได้ จากแต่ละมุมของรูปสี่เหลี่ยมขนมเปียกปูนอาจมีเส้นที่แสดงผลลัพธ์ของการตัดสินใจ
องค์ประกอบการสั่งซื้อ
เมื่อวางองค์ประกอบในตำแหน่งที่ถูกต้องแล้ว คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้ได้:
- ในการจัดเรียงองค์ประกอบในคอลัมน์ คุณต้องเลือกองค์ประกอบหลายรายการโดยกดแป้น SHIFT จากนั้นกดแต่ละรายการ จากนั้นเลือก Align Center บนแท็บรูปแบบ
- หากคุณต้องการสร้างช่องว่างเดียวกันระหว่างองค์ประกอบในแนวตั้ง คุณต้องเลือกพวกมัน แล้วเลือกรายการ "กระจายในแนวตั้ง" บนแท็บเดียวกัน
- ถัดไป คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดขององค์ประกอบทั้งหมดเหมือนกันเพื่อทำให้แผนภูมิดูน่าดึงดูดยิ่งขึ้น
ตั้งค่าลิงค์ไลน์
บนแท็บ "แทรก" มีรายการ "รูปร่าง" ที่คุณต้องเลือกลูกศร จะตรงหรือมุมก็ได้ อันแรกใช้สำหรับองค์ประกอบในลำดับโดยตรง หากคุณต้องการกลับไปยังขั้นตอนหนึ่งหลังจากเสร็จสิ้นการดำเนินการทั้งหมดแล้ว เส้นโค้งจะถูกใช้
ทำอะไรต่อไป
โดยทั่วไป Excel มีรูปร่างจำนวนมากสำหรับการสร้างแผนภูมิ บางครั้งคุณอาจเพิกเฉยต่อมาตรฐานและเปิดความคิดสร้างสรรค์ นี้จะเป็นประโยชน์เท่านั้น