เนื้อหา
ในบทเรียนเล็กๆ นี้ คุณจะได้พบกับข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมายเกี่ยวกับ รูปแบบเปอร์เซ็นต์ ใน Excel คุณจะได้เรียนรู้วิธีเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลที่มีอยู่เป็น ร้อยละวิธีตั้งค่าการแสดงเปอร์เซ็นต์ในเซลล์ ตลอดจนวิธีเปลี่ยนตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์โดยอัตโนมัติเมื่อป้อนด้วยตนเอง
ใน Microsoft Excel การแสดงค่าเป็นเปอร์เซ็นต์ทำได้ง่ายมาก ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์แล้วคลิกปุ่ม รูปแบบเปอร์เซ็นต์ (รูปแบบเปอร์เซ็นต์) ในส่วน จำนวน (หมายเลข) แท็บ หน้าแรก (บ้าน):
คุณสามารถทำได้เร็วยิ่งขึ้นด้วยการกดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl+กะ+%. Excel จะเตือนคุณถึงชุดค่าผสมนี้ทุกครั้งที่คุณวางเมาส์เหนือปุ่ม รูปแบบเปอร์เซ็นต์ (รูปแบบเปอร์เซ็นต์).
ใช่ รูปแบบเปอร์เซ็นต์ ใน Excel สามารถตั้งค่าได้ในคลิกเดียว แต่ผลลัพธ์จะแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังใช้การจัดรูปแบบกับค่าที่มีอยู่หรือเซลล์ว่าง
จัดรูปแบบค่าที่มีอยู่เป็นเปอร์เซ็นต์
เมื่อคุณสมัคร รูปแบบเปอร์เซ็นต์ สำหรับเซลล์ที่มีค่าตัวเลขอยู่แล้ว Excel จะคูณค่าเหล่านั้นด้วย 100 และเพิ่มเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%) ต่อท้าย จากมุมมองของ Excel สิ่งนี้ถูกต้อง เนื่องจาก 1% เป็นหลักหนึ่งในร้อย
อย่างไรก็ตาม บางครั้งสิ่งนี้นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด ตัวอย่างเช่น ถ้าเซลล์ A1 มีตัวเลข 20 และคุณนำไปใช้กับเซลล์นี้ รูปแบบเปอร์เซ็นต์ดังนั้นคุณจะได้รับ 2000% ไม่ใช่ 20% อย่างที่คุณต้องการ
วิธีป้องกันข้อผิดพลาด:
- หากเซลล์ในตารางของคุณมีตัวเลขในรูปแบบตัวเลขปกติ และคุณต้องเปลี่ยนเป็น ร้อยละก่อนอื่นให้หารตัวเลขเหล่านี้ด้วย 100 ตัวอย่างเช่น หากข้อมูลเริ่มต้นของคุณเขียนในคอลัมน์ A คุณสามารถป้อนสูตรในเซลล์ B2 = A2 / 100 และคัดลอกไปยังเซลล์ที่จำเป็นทั้งหมดของคอลัมน์ B จากนั้นเลือกทั้งคอลัมน์ B และนำไปใช้กับมัน รูปแบบเปอร์เซ็นต์. ผลลัพธ์ควรเป็นดังนี้:
จากนั้น คุณสามารถแทนที่สูตรในคอลัมน์ B ด้วยค่า จากนั้นคัดลอกไปยังคอลัมน์ A และลบคอลัมน์ B หากคุณไม่ต้องการใช้อีกต่อไป - หากคุณต้องการแปลงค่าบางค่าเป็นรูปแบบเปอร์เซ็นต์เท่านั้น คุณสามารถป้อนค่าเหล่านี้ด้วยตนเองโดยหารตัวเลขด้วย 100 แล้วเขียนเป็นทศนิยม ตัวอย่างเช่น หากต้องการรับค่า 28% ในเซลล์ A2 (ดูรูปด้านบน) ให้ป้อนตัวเลข 0.28 แล้วนำไปใช้กับค่านั้น รูปแบบเปอร์เซ็นต์.
จากนั้น คุณสามารถแทนที่สูตรในคอลัมน์ B ด้วยค่า จากนั้นคัดลอกไปยังคอลัมน์ A และลบคอลัมน์ B หากคุณไม่ต้องการใช้อีกต่อไปใช้รูปแบบเปอร์เซ็นต์กับเซลล์ว่าง
เราเห็นว่าการแสดงข้อมูลที่มีอยู่แล้วในสเปรดชีต Microsoft Excel เปลี่ยนไปอย่างไรเมื่อคุณเปลี่ยนรูปแบบตัวเลขอย่างง่ายเป็น ร้อยละ. แต่จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณนำไปใช้กับเซลล์ครั้งแรก รูปแบบเปอร์เซ็นต์แล้วใส่ตัวเลขลงไปเอง? นี่คือจุดที่ Excel สามารถทำงานแตกต่างออกไป
- จำนวนใดๆ ที่มากกว่าหรือมากกว่า 1 จะถูกเขียนด้วยเครื่องหมาย % ตัวอย่างเช่น หมายเลข 2 จะเขียนเป็น 2%; 20 – ชอบ 20%; 2,1 – เช่น 2,1% เป็นต้น
- ตัวเลขที่น้อยกว่า 1 เขียนโดยไม่มี 0 ทางด้านซ้ายของจุดทศนิยมจะถูกคูณด้วย 100 ตัวอย่างเช่น หากคุณพิมพ์ ,2 ในเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ คุณจะเห็นค่าเป็น 20% เป็นผลลัพธ์ อย่างไรก็ตาม หากคุณพิมพ์บนแป้นพิมพ์ 0,2 ในเซลล์เดียวกัน ค่าจะถูกเขียนเป็น 0,2%
แสดงตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์ทันทีที่คุณพิมพ์
ถ้าคุณป้อนตัวเลข 20% (ที่มีเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์) ลงในเซลล์ Excel จะเข้าใจว่าคุณต้องการเขียนค่าเป็นเปอร์เซ็นต์และเปลี่ยนรูปแบบของเซลล์โดยอัตโนมัติ
ประกาศสำคัญ!
เมื่อใช้การจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ใน Excel โปรดจำไว้ว่านี่เป็นเพียงการแสดงแทนค่าทางคณิตศาสตร์จริงที่เก็บไว้ในเซลล์ อันที่จริง ค่าเปอร์เซ็นต์จะถูกเก็บไว้เป็นทศนิยมเสมอ
กล่าวอีกนัยหนึ่ง 20% ถูกเก็บไว้เป็น 0,2; 2% ถูกเก็บไว้เป็น 0,02 และอื่นๆ เมื่อมีการคำนวณต่างๆ Excel จะใช้ค่าเหล่านี้ เช่น เศษส่วนทศนิยม จำสิ่งนี้ไว้เสมอเมื่อกำหนดสูตรที่อ้างอิงถึงเซลล์ที่มีเปอร์เซ็นต์
เพื่อดูมูลค่าที่แท้จริงที่มีอยู่ในเซลล์ที่มี รูปแบบเปอร์เซ็นต์:
- คลิกขวาที่มันและจากเมนูบริบทเลือก จัดรูปแบบเซลล์ หรือกดรวมกัน Ctrl + 1.
- ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น จัดรูปแบบเซลล์ (รูปแบบเซลล์) ดูพื้นที่ ตัวอย่าง (ตัวอย่าง) แท็บ จำนวน (จำนวน) ในหมวด General (ทั่วไป).
เคล็ดลับเมื่อแสดงเปอร์เซ็นต์ใน Excel
ดูเหมือนว่าการคำนวณและแสดงข้อมูลเป็นเปอร์เซ็นต์เป็นหนึ่งในงานที่ง่ายที่สุดที่เราทำกับ Excel แต่ผู้ใช้ที่มีประสบการณ์รู้ดีว่างานนี้ไม่ง่ายเสมอไป
1. ตั้งค่าการแสดงผลเป็นจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่ต้องการ
เมื่อ รูปแบบเปอร์เซ็นต์ เมื่อใช้กับตัวเลข Excel 2010 และ 2013 จะแสดงค่าที่ปัดเศษเป็นจำนวนเต็ม และในบางกรณีอาจทำให้เข้าใจผิดได้ ตัวอย่างเช่น ตั้งค่ารูปแบบเปอร์เซ็นต์เป็นเซลล์ว่างและป้อนค่า 0,2% ในเซลล์ เกิดอะไรขึ้น ฉันเห็น 0% ในตารางของฉัน แม้ว่าฉันจะรู้แน่ว่าควรเป็น 0,2%
หากต้องการดูค่าจริงและไม่ใช่ค่าที่ปัดเศษ คุณต้องเพิ่มจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่ Excel ควรแสดง สำหรับสิ่งนี้:
- เปิดกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์ (จัดรูปแบบเซลล์) โดยใช้เมนูบริบทหรือกดคีย์ผสม Ctrl + 1.
- เลือกหมวดหมู่ ร้อยละ (Percentage) และกำหนดจำนวนตำแหน่งทศนิยมให้แสดงในเซลล์ได้ตามต้องการ
- เมื่อทุกอย่างพร้อม คลิก OKเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล
2. เน้นค่าลบด้วยการจัดรูปแบบ
หากคุณต้องการให้ค่าลบแสดงแตกต่างออกไป เช่น แบบอักษรสีแดง คุณสามารถกำหนดรูปแบบตัวเลขแบบกำหนดเองได้ เปิดกล่องโต้ตอบอีกครั้ง จัดรูปแบบเซลล์ (จัดรูปแบบเซลล์) และไปที่แท็บ จำนวน (ตัวเลข). เลือกหมวดหมู่ ประเพณี (ทุกรูปแบบ) แล้วกรอกในช่อง ชนิด หนึ่งในบรรทัดต่อไปนี้:
- 00%;[รเอ็ด]-0.00% or 00%; [สีแดง] -0,00% — แสดงค่าเปอร์เซ็นต์ติดลบเป็นสีแดงและแสดงทศนิยม 2 ตำแหน่ง
- 0%; [สีแดง] -0% or 0%; [กระง่วง]-0% — แสดงค่าเปอร์เซ็นต์ติดลบเป็นสีแดงและไม่แสดงค่าหลังจุดทศนิยม
คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดรูปแบบนี้ได้ในข้อมูลอ้างอิงของ Microsoft ในหัวข้อเกี่ยวกับการแสดงตัวเลขในรูปแบบเปอร์เซ็นต์
3. จัดรูปแบบค่าเปอร์เซ็นต์ติดลบใน Excel ด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
เมื่อเทียบกับวิธีก่อนหน้า การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel เป็นวิธีที่ยืดหยุ่นกว่า ซึ่งช่วยให้คุณตั้งค่ารูปแบบใดๆ สำหรับเซลล์ที่มีค่าเปอร์เซ็นต์ติดลบได้
วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขคือไปที่เมนู การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > เน้นกฎเซลล์ > น้อยกว่า (การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎการเลือกเซลล์ > น้อยกว่า…) และป้อน 0 ในฟิลด์ จัดรูปแบบเซลล์ที่น้อยกว่า (จัดรูปแบบเซลล์ที่น้อยกว่า)
ถัดไป ในรายการดรอปดาวน์ คุณสามารถเลือกหนึ่งในตัวเลือกมาตรฐานที่เสนอหรือคลิก รูปแบบที่กำหนดเอง (รูปแบบที่กำหนดเอง) ที่ส่วนท้ายของรายการนี้และกำหนดรายละเอียดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดตามที่คุณต้องการ
นี่คือตัวเลือกบางส่วนสำหรับการทำงานกับ รูปแบบเปอร์เซ็นต์ ข้อมูลเปิด Excel ฉันหวังว่าความรู้ที่ได้จากบทเรียนนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวโดยไม่จำเป็นในอนาคต ในบทความต่อไปนี้ เราจะเจาะลึกในหัวข้อของเปอร์เซ็นต์ใน Excel คุณจะได้เรียนรู้วิธีที่คุณสามารถใช้คำนวณดอกเบี้ยใน Excel เรียนรู้สูตรการคำนวณเปอร์เซ็นต์การเปลี่ยนแปลง เปอร์เซ็นต์ของผลรวม ดอกเบี้ยทบต้น และอื่นๆ
คอยติดตามและอ่านอย่างมีความสุข!