ไม่รู้จะจัดลำดับความสำคัญอย่างไร? ใช้วิธีง่ายๆ นี้

โลกก้าวไปข้างหน้าทั้งในแง่ของสภาพความเป็นอยู่และทัศนคติต่อชีวิตประจำวัน ไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่จะอธิบายกับคุณยายว่าเราไม่มีเวลาสำหรับอะไร เพราะพวกเขาต้องจัดการทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการทำงาน ทำงานบ้าน เลี้ยงดูครอบครัว แต่ในโลกสมัยใหม่ เวลา ความยืดหยุ่น และทักษะที่หลากหลายนั้นมีค่ามากกว่าความสามารถในการล้าง «ในหลุม» ท้ายที่สุด การล้างและล้างจานในวันนี้สามารถ "มอบหมาย" ให้กับเครื่องใช้ในครัวเรือนได้ (และจากนั้นก็ต้องมีคนใส่ผ้าสกปรกลงในถังซักและเช็ดจานหลังจากล้าง) แต่งานที่สำคัญกว่าสำหรับชีวิตไม่สามารถทำได้

เพื่อไม่ให้ตกเป็นเหยื่อของ "การอุดตัน" ควรเรียนรู้ที่จะแยกงานตามลำดับความสำคัญของการดำเนินการ (ถ้าเรากำลังพูดถึงหน้าที่ทางวิชาชีพ) และโดยความจริงของความปรารถนาในขณะนี้ (เช่นถ้าเรากำลังคิดว่า เกี่ยวกับการใช้จ่ายในแต่ละวัน)

ในการกระจายงาน สะดวกในการใช้เทคนิคการวางแผน — เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ มันค่อนข้างง่ายที่จะสร้าง เราเขียนรายการงานและทำเครื่องหมายข้างแต่ละรายการ: สำคัญหรือไม่? ด่วนหรือป่าว? และวาดตารางดังนี้

Quadrant A — เรื่องสำคัญและเร่งด่วน

ต่อไปนี้คืองานที่หากปล่อยไว้ไม่สำเร็จ จะทำให้เป้าหมายของคุณเสียหาย และปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพ ตัวอย่างเช่น จดหมายด่วน โครงการที่ต้องส่งด่วน ความเจ็บปวดอย่างรุนแรงหรือเสื่อมสภาพ

ด้วยการวางแผนในอุดมคติ จตุภาคนี้ยังคงว่างเปล่าเพราะคุณไม่สะสมงานที่จะต้องแก้ไขอย่างเร่งรีบ ไม่น่ากลัวหากบางจุดปรากฏขึ้นที่นี่ สิ่งสำคัญคือมีเพียงไม่กี่จุด มิฉะนั้น คุณจะต้องแก้ไขรายการกำหนดเวลาและกรณีต่างๆ

Quadrant B — สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

บ่อยครั้งนี่คือกิจกรรมหลักของเรา: กรณีสำคัญที่ไม่มีกำหนดเวลา ซึ่งหมายความว่าเราสามารถทำงานกับพวกเขาในโหมดผ่อนคลาย เหล่านี้เป็นเป้าหมายที่ต้องมีการวางแผนและมุ่งเป้าไปที่การพัฒนาเชิงกลยุทธ์ หรือสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาตนเองและการรักษาความสัมพันธ์ทางสังคม เช่น ฟังบรรยายหรือไปยิม พบปะเพื่อนฝูง โทรหาญาติ

คุณต้องระวังให้ดี เพราะถ้าคุณเลื่อนงานจากควอแดรนท์นี้ให้เสร็จ มันก็จะ "เลื่อนผ่าน" ไปที่ควอแดรนต์ A ได้

Quadrant C — เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

เรากำลังพูดถึงสิ่งรบกวนสมาธิ: การทำภารกิจให้สำเร็จในควอแดรนต์นี้ไม่ได้ช่วยให้บรรลุเป้าหมาย แต่ในทางกลับกัน มันป้องกันไม่ให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ ลดประสิทธิภาพและทำให้คุณหมดแรง ส่วนใหญ่แล้ว งานเหล่านี้เป็นงานประจำ ซึ่ง "กิน" เวลาอันมีค่าของเราอย่างไร้ความปราณี

การมอบหมายจะช่วยให้เราจัดการกับพวกเขา: ตัวอย่างเช่น ในขณะที่คุณทำรายงานที่บ้าน คุณสามารถขอให้คู่ของคุณพาสุนัขไปเดินเล่นหรือจ่ายบิลได้ สิ่งสำคัญคืออย่าสับสนกับงานที่ควรจะอยู่ในจตุภาค: ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานนั้นไม่สำคัญจริงๆ

Quadrant D — สิ่งที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

นี่เป็นจตุภาคที่น่าสนใจอย่างยิ่ง: สิ่งต่าง ๆ รวมตัวกันที่นี่ซึ่งไม่มีประโยชน์ แต่เราชอบอย่างยิ่ง ตัวอย่างเช่น ศึกษาไซต์ต่างๆ และอ่านข้อความในโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ซึ่งเรามักจะเรียกว่า «บางครั้งคุณต้องพักผ่อน» บ่อยครั้งที่กิจกรรมเหล่านี้ใช้เวลาว่างจากงานอื่น

นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณควรละทิ้งความบันเทิงโดยสิ้นเชิง แต่คุณต้องรักษาสมดุลของเรื่องในแต่ละด้าน หากคุณมีการนำเสนอที่สำคัญในอีกสองสามวัน ให้ใช้เวลากับสิ่งต่างๆ จากจตุภาค D หลังจากนั้น คุณอาจเสี่ยงที่จะพบกับความเร่งรีบในจตุภาค A

ตัวอย่างของเมทริกซ์แสดงให้เห็นว่าเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเราแต่ละคนที่จะสามารถมอบหมายและขอความช่วยเหลือได้ ไม่ได้ทำให้เราอ่อนแอในสายตาคนอื่นเสมอไป แต่แนวทางนี้ชี้ให้เห็นว่าเราสามารถประเมินความสามารถของเราได้อย่างเพียงพอและจัดสรรเวลาและทรัพยากร

แล้วการผัดวันประกันพรุ่งล่ะ?

บางครั้งมันเกิดขึ้นแบบนี้: หลายอย่างขึ้นอยู่กับลำคอ แต่คุณไม่ต้องการทำอะไร ดังนั้นคุณจึงไม่ทำอะไรเลย เลื่อนดูฟีดโซเชียลมีเดียหรือดูซีรีส์ ทั้งหมดนี้คล้ายกับการผัดวันประกันพรุ่ง — แนวโน้มที่จะละทิ้งสิ่งที่สำคัญและเร่งด่วนอย่างต่อเนื่อง

การผัดวันประกันพรุ่งไม่ได้หมายถึงความเกียจคร้าน อย่าว่าแต่พักผ่อนเลย เมื่อคนเกียจคร้าน เขาจะไม่ประสบกับอารมณ์ด้านลบและไม่ต้องเผชิญกับผลที่ไม่พึงประสงค์ เมื่อพักผ่อนจะเติมพลังงานสำรองและมีอารมณ์เชิงบวก และในสภาวะผัดวันประกันพรุ่ง เราเสียพลังงานไปกับกิจกรรมที่ไร้ความหมายและเลื่อนสิ่งที่สำคัญไปจนวินาทีสุดท้าย ผลก็คือ เราไม่ได้ทำทุกอย่างหรือทำในสิ่งที่เราต้องการ แต่เราทำมันได้ไม่ดี และสิ่งนี้จะลดความนับถือตนเองของเรา นำไปสู่ความรู้สึกผิด ความเครียด และการสูญเสียผลิตภาพ

คนที่กังวลและชอบความสมบูรณ์แบบมักมีแนวโน้มที่จะผัดวันประกันพรุ่ง ใครจะชอบทำงานทั้งหมดหรือจะเลื่อนออกไปเรื่อยๆ หากพวกเขาไม่สามารถทำให้แผนสมบูรณ์เพียงพอสำหรับภาพโลกของพวกเขา ในสถานการณ์เช่นนี้ การวางแผนสิ่งต่าง ๆ อย่างดี การหาบุคคลที่เชื่อถือได้เพื่อดูแลพวกเขา และการทำงานกับผลประโยชน์รองสามารถช่วยได้ นั่นคือมันคุ้มค่าที่จะถามตัวเองด้วยคำถาม: อะไรทำให้ฉันล่าช้า? ฉันได้อะไรจากมัน

หากคุณมีปัญหาในการวางแผนและทำงานให้เสร็จ และสงสัยว่าการผัดวันประกันพรุ่งก็ถูกตำหนิด้วย ให้ลองทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญเรื่องความภาคภูมิใจในตนเองและความมั่นใจในตนเอง โดยไม่ต้องกลัวว่าจะไม่สมบูรณ์และทำผิดพลาด มันจะง่ายกว่ามากสำหรับคุณที่จะจัดโครงสร้างชีวิตของคุณหลังจากนั้น