ความสามารถในการส่งออกเอกสาร Excel เป็น PDF หรือรูปแบบอื่นๆ อาจมีประโยชน์ในสถานการณ์ต่างๆ ในบทช่วยสอนนี้ เราจะเรียนรู้วิธีส่งออกไฟล์ Excel ไปยังรูปแบบยอดนิยม
ตามค่าเริ่มต้น เอกสาร Excel 2013 จะถูกบันทึกในรูปแบบ .xlsx อย่างไรก็ตาม มักจำเป็นต้องใช้ไฟล์ในรูปแบบอื่น เช่น PDF หรือเวิร์กบุ๊ก Excel 97-2003 ด้วย Microsoft Excel คุณสามารถส่งออกสมุดงานไปยังไฟล์ประเภทต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย
วิธีการส่งออกสมุดงาน Excel เป็นไฟล์ PDF
การส่งออกเป็นรูปแบบ Adobe Acrobat หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า PDF จะมีประโยชน์ หากคุณต้องการส่งหนังสือไปยังผู้ใช้ที่ไม่มี Microsoft Excel ไฟล์ PDF ช่วยให้ผู้รับสามารถดูเนื้อหาในเอกสารได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้
- คลิกแท็บไฟล์เพื่อสลับไปยังมุมมอง Backstage
- คลิกส่งออก จากนั้นเลือกสร้างเอกสาร PDF/XPS
- ในกล่องโต้ตอบ เผยแพร่เป็น PDF หรือ XPS ที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการส่งออกหนังสือ ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิก เผยแพร่
ตามค่าเริ่มต้น Excel จะส่งออกเฉพาะแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นในเวิร์กบุ๊กของคุณ และคุณต้องการส่งออกแผ่นงานทั้งหมดเป็นไฟล์ PDF ไฟล์เดียว จากนั้นในกล่องโต้ตอบ เผยแพร่เป็น PDF หรือ XPS ให้คลิก ตัวเลือก แล้วเลือก ทั้งหนังสือ ในกล่องโต้ตอบผลลัพธ์ จากนั้นคลิกตกลง
เมื่อส่งออกเอกสาร Excel เป็นไฟล์ PDF คุณต้องพิจารณาว่าข้อมูลจะมีลักษณะอย่างไรในหน้าของไฟล์ PDF ทุกอย่างเหมือนกันทุกประการกับการพิมพ์หนังสือ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อส่งออกหนังสือเป็น PDF โปรดดูชุดบทเรียนเค้าโครงหน้า
ส่งออกไปยังไฟล์ประเภทอื่น
เมื่อคุณต้องการส่งเอกสารให้กับผู้ใช้จาก Microsoft Excel เวอร์ชันเก่า เช่น Excel 97-2003 หรือไฟล์ .csv คุณสามารถส่งออกเอกสารไปยังรูปแบบ Excel อื่นได้
- ไปที่มุมมอง Backstage
- คลิกส่งออก จากนั้นเปลี่ยนประเภทไฟล์
- เลือกประเภทไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นคลิก Save As
- ในกล่องโต้ตอบบันทึกเอกสารที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการส่งออกเวิร์กบุ๊ก Excel ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิกบันทึก
คุณยังสามารถส่งออกเอกสารโดยเลือกรูปแบบที่ต้องการจากรายการดรอปดาวน์ในกล่องโต้ตอบบันทึกเอกสาร