เมื่อทำงานกับตารางเดือยขนาดใหญ่ คุณมักจะต้องลดความซับซ้อนของตาราง กรองข้อมูลบางส่วนเพื่อไม่ให้จมอยู่กับตัวเลข วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใส่ฟิลด์บางส่วนในพื้นที่ตัวกรอง (ในเวอร์ชันก่อนปี 2007 เรียกว่าพื้นที่หน้า) และเลือกเฉพาะค่าที่จำเป็นจากรายการดรอปดาวน์:
ข้อเสียของวิธีนี้ชัดเจน:
- เมื่อเลือกหลายรายการแล้ว จะไม่ปรากฏให้เห็น แต่จะมองเห็นข้อความ “(หลายรายการ)” ไม่เคยเป็นมิตรกับผู้ใช้
- ตัวกรองรายงานหนึ่งรายการเดินสายไปยังตารางสาระสำคัญหนึ่งตาราง หากเรามีตารางสาระสำคัญหลายตาราง (และโดยปกติกรณีนี้ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงรายการเดียว) สำหรับแต่ละตาราง (!) คุณจะต้องสร้างตัวกรองของคุณเอง และสำหรับแต่ละรายการ คุณจะต้องเปิดมัน ทำเครื่องหมายที่องค์ประกอบที่จำเป็นแล้วกด OK. ไม่สะดวกอย่างยิ่ง ฉันยังเห็นผู้ที่ชื่นชอบการเขียนมาโครพิเศษเพื่อการนี้
หากคุณมี Excel 2010 ทั้งหมดนี้สามารถทำได้อย่างสวยงามยิ่งขึ้น – โดยใช้ ชิ้น (ตัวแบ่งส่วนข้อมูล). ชิ้น เป็นการแสดงปุ่มแบบกราฟิกที่สะดวกของตัวกรองรายงานแบบโต้ตอบสำหรับ PivotTable หรือแผนภูมิ:
ตัวแบ่งส่วนข้อมูลดูเหมือนวัตถุกราฟิกที่แยกต่างหาก (เช่น แผนภูมิหรือรูปภาพ) ไม่เชื่อมโยงกับเซลล์ และแสดงอยู่เหนือแผ่นงาน ซึ่งทำให้ง่ายต่อการย้ายไปมา หากต้องการสร้างตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับตารางสาระสำคัญปัจจุบัน ให้ไปที่แท็บ พารามิเตอร์ (ตัวเลือก) และในกลุ่ม จัดเรียงและกรอง (เรียงลำดับและกรอง) คลิกปุ่ม วางชิ้น (ตัวแบ่งส่วนข้อมูลแทรก):
ตอนนี้ เมื่อเลือกหรือยกเลิกการเลือกองค์ประกอบตัวแบ่งส่วนข้อมูล (คุณสามารถใช้คีย์ Ctrl и เปลี่ยนเช่นเดียวกับการเลื่อนโดยกดปุ่มซ้ายของเมาส์เพื่อเลือกเป็นกลุ่ม) ตาราง Pivot จะแสดงเฉพาะข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับรายการที่เลือก ความแตกต่างที่ดีอีกประการหนึ่งคือสไลซ์ในสีต่างๆ ไม่เพียงแสดงการเลือกเท่านั้น แต่ยังแสดงอิลิเมนต์ว่างที่ไม่มีค่าเดียวในตารางต้นทาง:
หากคุณใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลหลายตัว จะทำให้คุณสามารถแสดงความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและเป็นภาพ:
ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเดียวกันสามารถเชื่อมโยงกับ PivotTable และ PivotChart หลายรายการได้อย่างง่ายดายโดยใช้ปุ่ม พารามิเตอร์ (ตัวเลือก) ปุ่ม การเชื่อมต่อ PivotTable (การเชื่อมต่อตารางเดือย)ซึ่งเปิดกล่องโต้ตอบที่เกี่ยวข้อง:
จากนั้น การเลือกองค์ประกอบในชิ้นเดียวจะส่งผลต่อตารางและไดอะแกรมหลายรายการในคราวเดียว แม้กระทั่งบนแผ่นงานที่แตกต่างกัน
องค์ประกอบการออกแบบยังไม่ถูกลืมเช่นกัน ในการจัดรูปแบบตัวแบ่งส่วนข้อมูลบนแท็บ นวกรรมิก (ออกแบบ) มีรูปแบบอินไลน์หลายแบบ:
…และความสามารถในการสร้างตัวเลือกการออกแบบของคุณเอง:
และในชุดค่าผสม "ตารางเดือย - แผนภูมิเดือย - สไลซ์" ทั้งหมดนี้ดูยอดเยี่ยมมาก:
- ตารางเดือยคืออะไรและจะสร้างได้อย่างไร
- การจัดกลุ่มตัวเลขและวันที่ด้วยขั้นตอนที่ต้องการในตารางเดือย
- การสร้างรายงาน PivotTable บนแหล่งข้อมูลหลายช่วง
- ตั้งค่าการคำนวณใน PivotTables