เนื้อหา
การทำงานกับเวลาและวันที่เป็นสิ่งสำคัญของการใช้ Microsoft Excel วันนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีป้อนวันที่ด้วยวิธีต่างๆ วิธีระบุวันที่ของวันนี้โดยใช้การประทับเวลา หรือใช้ค่าที่เปลี่ยนแปลงแบบไดนามิก คุณจะเข้าใจด้วยว่าคุณสามารถใช้การดำเนินการใดในการเติมคอลัมน์หรือแถวด้วยวันในสัปดาห์
มีหลายตัวเลือกในการเพิ่มวันที่ลงใน Excel ขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่คุณกำลังไล่ตาม การกระทำจะแตกต่างกัน และงานสามารถเป็นอะไรก็ได้: ระบุวันที่ของวันนี้หรือเพิ่มวันที่ลงในชีต ซึ่งจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติและแสดงสิ่งที่อยู่ในนาฬิกาและปฏิทินในปัจจุบันเสมอ หรือคุณต้องการให้สเปรดชีตเติมวันทำการโดยอัตโนมัติ หรือคุณต้องการป้อนวันที่แบบสุ่ม ไม่ว่าคุณจะบรรลุเป้าหมายอะไร วันนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีบรรลุเป้าหมาย
วิธีป้อนวันที่ใน Excel
ผู้ใช้สามารถป้อนวันที่ลงในสเปรดชีตโดยใช้วิธีการและรูปแบบที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนเป็น 1 มกราคม 2020 หรือเขียนเป็น 1.01.2020 มกราคม XNUMX โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบที่จะระบุวันที่โปรแกรมจะกำหนดโดยอัตโนมัติว่าผู้ใช้ต้องการบันทึก บ่อยครั้งที่โปรแกรมจัดรูปแบบค่าตามรูปแบบที่กำหนดไว้ใน Windows แต่ในบางกรณีการจัดรูปแบบสามารถทำได้ในรูปแบบที่ผู้ใช้กำหนด
ไม่ว่าในกรณีใด หากรูปแบบวันที่ของผู้ใช้ไม่เป็นไปตามที่กำหนด เขาสามารถเปลี่ยนรูปแบบได้ในการตั้งค่าเซลล์ จะเข้าใจได้อย่างไรว่าค่าที่ผู้ใช้ระบุ Excel กำหนดเป็นวันที่? ซึ่งระบุโดยการจัดตำแหน่งค่าไปทางขวา ไม่ใช่ทางซ้าย
ถ้า Excel ไม่สามารถระบุข้อมูลที่ป้อนและกำหนดรูปแบบที่ถูกต้อง และคุณเห็นว่าข้อมูลดังกล่าวไม่ได้อยู่ที่ขอบด้านขวาของเซลล์ คุณสามารถลองป้อนวันที่ในรูปแบบอื่นที่ใกล้เคียงกับรูปแบบมาตรฐาน . หากต้องการดูว่ารายการใดบ้างที่พร้อมใช้งาน คุณสามารถไปที่เมนู "รูปแบบเซลล์" ซึ่งอยู่ในส่วน "หมายเลข" ซึ่งอยู่ในแท็บ "หน้าแรก"
หากมีความจำเป็นนี้ ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนมุมมองของการแสดงเซลล์ที่บันทึกเป็นเซลล์ที่มีวันที่ได้อย่างง่ายดาย ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถใช้หน้าต่าง Format Cells เดียวกันกับที่อธิบายไว้ข้างต้น
นอกจากนี้ยังสามารถเรียกได้โดยใช้คีย์ผสม Ctrl + 1
บางครั้งผู้ใช้ต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่เซลล์ถูกแสดงในรูปแบบของกริดจำนวนมากที่มีอยู่ในนั้น ตามกฎแล้ว สิ่งนี้บ่งชี้ว่าโปรแกรมขอให้ผู้ใช้เพิ่มขนาดเซลล์ การแก้ไขปัญหานี้ง่ายมาก เพียงพอที่จะดับเบิลคลิกที่ขอบด้านขวาของคอลัมน์ที่แสดงข้อผิดพลาดนี้ หลังจากนั้น ความกว้างของเซลล์ในคอลัมน์นี้จะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ ตามความยาวที่ใหญ่ที่สุดของสตริงข้อความที่อยู่ในนั้น
หรือคุณสามารถกำหนดความกว้างที่ถูกต้องได้โดยการลากเส้นขอบด้านขวาจนกว่าความกว้างของเซลล์จะถูกต้อง
การใส่วันที่และเวลาปัจจุบัน
มีสองตัวเลือกสำหรับการแทรกเวลาและวันที่ปัจจุบันใน Excel: แบบคงที่และแบบไดนามิก อันแรกทำหน้าที่เป็นการประทับเวลา ตัวเลือกที่สองช่วยให้คุณสามารถเก็บวันที่และเวลาปัจจุบันไว้ในเซลล์ได้เสมอ
สิ่งใดที่สามารถทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าการประทับเวลาเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้สูตรเดียวกับด้านล่าง โดยจะแสดงวันที่และเวลาปัจจุบันเสมอ
หากคุณต้องการตั้งเวลาคงที่ คุณสามารถใช้เครื่องมือพิเศษของ Excel ที่เรียกว่าปุ่มลัดได้:
- Ctrl + ; หรือ Ctrl + Shift + 4 - ปุ่มลัดเหล่านี้จะแทรกวันที่ที่เกี่ยวข้องในขณะที่บุคคลนั้นคลิกที่ปุ่มเหล่านี้ลงในเซลล์โดยอัตโนมัติ
- Ctrl + Shift + ; หรือ Ctrl+Shift+6 – ด้วยความช่วยเหลือ คุณสามารถบันทึกเวลาปัจจุบันได้
- หากคุณต้องการใส่ทั้งเวลาและวันที่ที่เกี่ยวข้องในขณะนั้น คุณต้องกดคีย์ผสมชุดแรกก่อน จากนั้นกดแป้นเว้นวรรคแล้วเรียกชุดค่าผสมที่สอง
ต้องใช้คีย์เฉพาะอะไร? ทุกอย่างขึ้นอยู่กับเค้าโครงที่เปิดใช้งานอยู่ในปัจจุบัน หากเปิดเค้าโครงภาษาอังกฤษอยู่ ระบบจะใช้ชุดค่าผสมแรก แต่ถ้าเค้าโครงเป็นแบบที่สอง (นั่นคือชุดที่ตามหลังคำว่า "หรือ")
ควรสังเกตว่าการใช้ปุ่มลัดเหล่านี้ไม่เหมาะเสมอไป ในบางกรณี ชุดค่าผสมที่อธิบายข้างต้นใช้งานได้เพียงชุดเดียวเท่านั้น ไม่ว่าจะเลือกภาษาใด ดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดในการทำความเข้าใจว่าควรใช้แบบใดคือการทดสอบ
ตามกฎแล้ว รูปแบบจะเป็นดังนี้: ทั้งหมดขึ้นอยู่กับภาษาที่ติดตั้ง ณ เวลาที่เปิดไฟล์ หากเป็นภาษาอังกฤษแม้ว่าคุณจะเปลี่ยนเค้าโครงเป็น สถานการณ์จะไม่เปลี่ยนแปลงเลย หากติดตั้งภาษาแล้วแม้ว่าคุณจะเปลี่ยนเป็นภาษาอังกฤษก็ตามคุณก็ยังต้องใช้สูตรที่เหมาะกับภาษานั้น
วิธีตั้งเวลาประทับถาวรอัตโนมัติ (พร้อมสูตร)
เพื่อให้เซลล์แสดงเวลาตลอดเวลา มีสูตรพิเศษ แต่สูตรเฉพาะนั้นขึ้นอยู่กับงานที่ผู้ใช้ดำเนินการ ดังนั้นหากการแสดงเวลาปกติในตารางเพียงพอแล้ว คุณต้องใช้ฟังก์ชัน ทีดาต้า(), ซึ่งไม่มีข้อโต้แย้งใดๆ หลังจากที่เราแทรกลงในเซลล์แล้ว เราจะเปลี่ยนรูปแบบเป็น "เวลา" ในลักษณะที่อธิบายข้างต้น
หากในภายหลัง ตามข้อมูลนี้ คุณจะทำอย่างอื่นและใช้ผลลัพธ์ที่ได้เป็นสูตร จะดีกว่าถ้าใช้สองฟังก์ชันพร้อมกัน: =วันที่()-วันนี้()
เป็นผลให้จำนวนวันจะเป็นศูนย์ ดังนั้นเวลาจะยังคงอยู่ตามผลลัพธ์ที่ส่งคืนโดยสูตรนี้ แต่ที่นี่คุณต้องใช้รูปแบบเวลาด้วยเพื่อให้ทุกอย่างทำงานเหมือนนาฬิกา เมื่อใช้สูตรคุณต้องใส่ใจกับความแตกต่างดังต่อไปนี้:
- ข้อมูลไม่ได้รับการอัพเดตตลอดเวลา หากต้องการเปลี่ยนวันที่และเวลาเป็นปัจจุบัน คุณต้องปิดหน้าต่าง บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ แล้วเปิดใหม่อีกครั้ง นอกจากนี้ การปรับปรุงจะเกิดขึ้นหากคุณเปิดใช้งานแมโครที่ได้รับการกำหนดค่าสำหรับฟังก์ชันนี้
- ฟังก์ชันนี้ใช้นาฬิกาของระบบเป็นแหล่งข้อมูล ดังนั้น หากกำหนดค่าไม่ถูกต้อง สูตรก็จะทำงานได้ไม่ดีเช่นกัน ดังนั้นจึงแนะนำให้ตั้งค่าการตรวจจับวันที่และเวลาโดยอัตโนมัติจากอินเทอร์เน็ต
ทีนี้ลองจินตนาการถึงสถานการณ์ดังกล่าว เรามีตารางที่มีรายการสินค้าอยู่ในคอลัมน์ A ทันทีที่ส่ง ลูกค้าจะต้องป้อนค่า "ใช่" ในเซลล์พิเศษ งาน: แก้ไขเวลาโดยอัตโนมัติเมื่อมีคนเขียนคำว่า "ใช่" และในขณะเดียวกันก็ป้องกันไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลง
ดำเนินการใดได้บ้างเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลองใช้ฟังก์ชัน ถ้า, ซึ่งจะมีฟังก์ชันเหมือนกันแต่มีข้อมูลขึ้นอยู่กับค่าของเซลล์อื่น มันง่ายกว่ามากที่จะสาธิตสิ่งนี้ด้วยตัวอย่าง สูตรจะมีลักษณะดังนี้: =IF(B2=”ใช่”, IF(C2=””;DATE(); C2); “”)
มาถอดรหัสสูตรนี้กัน
- B คือคอลัมน์ที่เราต้องบันทึกการยืนยันการส่งมอบ
- C2 คือเซลล์ที่จะแสดงการประทับเวลาหลังจากที่เราเขียนคำว่า "ใช่" ในเซลล์ B2
สูตรข้างต้นทำงานดังนี้ จะตรวจสอบเพื่อดูว่าคำว่า "ใช่" อยู่ในเซลล์ B2 หรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น จะมีการตรวจสอบครั้งที่สองเพื่อตรวจสอบว่าเซลล์ C2 ว่างเปล่าหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น วันที่และเวลาปัจจุบันจะถูกส่งกลับ หากไม่มีฟังก์ชั่นข้างต้น IF มีพารามิเตอร์อื่น ๆ แล้วไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง
ถ้าคุณต้องการให้เกณฑ์เป็น “ถ้าอย่างน้อยมีค่าบางอย่างอยู่” คุณจำเป็นต้องใช้ตัวดำเนินการ “ไม่เท่ากัน” <> ในเงื่อนไข ในกรณีนี้ สูตรจะมีลักษณะดังนี้: =IF(B2<>“”; IF(C2=””;DATE(); C2); “”)
สูตรนี้ทำงานดังนี้: ขั้นแรกจะตรวจสอบว่ามีเนื้อหาในเซลล์เป็นอย่างน้อยหรือไม่ ถ้าใช่ การตรวจสอบครั้งที่สองจะเริ่มต้นขึ้น นอกจากนี้ ลำดับของการกระทำยังคงเหมือนเดิม
เพื่อให้สูตรนี้ทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ คุณต้องเปิดใช้งานการคำนวณเชิงโต้ตอบในแท็บ "ไฟล์" และในส่วน "ตัวเลือก - สูตร" ในกรณีนี้ ไม่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอ้างถึงเซลล์นั้น ประสิทธิภาพจะแย่ลงจากนี้ แต่ฟังก์ชันจะไม่ปรับปรุง
วิธีกรอกวันที่ใน Excel . โดยอัตโนมัติ
หากคุณต้องการเติมวันที่ส่วนใหญ่ในตาราง คุณสามารถใช้คุณสมบัติพิเศษที่เรียกว่าการเติมข้อความอัตโนมัติ ลองดูกรณีพิเศษบางอย่างของการใช้งาน
สมมติว่าเราจำเป็นต้องกรอกรายการวันที่ ซึ่งแต่ละวันเก่ากว่าวันก่อนหน้าหนึ่งวัน ในกรณีนี้ คุณต้องใช้การเติมข้อความอัตโนมัติเหมือนกับที่คุณทำกับค่าอื่นๆ ก่อนอื่น คุณต้องระบุวันที่เริ่มต้นในเซลล์ จากนั้นใช้เครื่องหมายเติมข้อความอัตโนมัติเพื่อย้ายสูตรลงหรือไปทางขวา ขึ้นอยู่กับลำดับที่ข้อมูลในตารางอยู่ในกรณีของคุณโดยเฉพาะ เครื่องหมายป้อนอัตโนมัติคือสี่เหลี่ยมจัตุรัสเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของเซลล์ เมื่อลาก คุณจะสามารถกรอกข้อมูลจำนวนมากได้โดยอัตโนมัติ โปรแกรมจะกำหนดวิธีการกรอกให้ถูกต้องโดยอัตโนมัติ และในกรณีส่วนใหญ่จะถูกต้อง ในภาพหน้าจอนี้ เราได้กรอกจำนวนวันในคอลัมน์ เราได้รับผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ 
แต่ความเป็นไปได้ของการเติมข้อความอัตโนมัติไม่ได้สิ้นสุดเพียงแค่นั้น คุณสามารถดำเนินการได้แม้ในวันธรรมดา เดือน หรือปี มีสองวิธีในการทำ
- ใช้โทเค็นการเติมข้อความอัตโนมัติมาตรฐานตามที่อธิบายไว้ข้างต้น หลังจากที่โปรแกรมเสร็จสิ้นทุกอย่างโดยอัตโนมัติ คุณต้องคลิกที่ไอคอนที่มีตัวเลือกการเติมข้อความอัตโนมัติและเลือกวิธีการที่เหมาะสม
- ลากเครื่องหมายป้อนอัตโนมัติด้วยปุ่มขวาของเมาส์ และเมื่อคุณปล่อย เมนูที่มีการตั้งค่าจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ เลือกแบบที่คุณต้องการและเพลิดเพลิน
นอกจากนี้ยังสามารถทำการแทรกอัตโนมัติทุกๆ N วัน ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเพิ่มค่าลงในเซลล์ คลิกขวาที่จุดจับเติมข้อความอัตโนมัติ กดค้างไว้แล้วลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการให้ลำดับตัวเลขสิ้นสุด หลังจากนั้นให้เลือกตัวเลือกการเติม "ความคืบหน้า" และเลือกค่าขั้นตอน
ส่วนท้ายเป็นพื้นที่ของเอกสารซึ่งเป็นสากลสำหรับหนังสือทั้งเล่ม สามารถป้อนข้อมูลต่าง ๆ ได้ที่นั่น: ชื่อของผู้รวบรวมเอกสาร วันที่ทำ รวมทั้งใส่วันที่ปัจจุบัน ทำตามคำแนะนำด้านล่าง:
- เปิดเมนู "แทรก" ซึ่งคุณเรียกเมนูการตั้งค่าส่วนหัวและส่วนท้าย
- เพิ่มองค์ประกอบส่วนหัวที่คุณต้องการ อาจเป็นข้อความธรรมดาหรือวันที่ เวลาก็ได้
หมายเหตุสำคัญ: วันที่จะเป็นแบบคงที่ นั่นคือไม่มีวิธีอัตโนมัติในการอัปเดตข้อมูลในส่วนหัวและส่วนท้ายอย่างต่อเนื่อง คุณเพียงแค่ต้องเขียนข้อมูลที่เกี่ยวข้องในขณะนั้นจากแป้นพิมพ์
เนื่องจากส่วนหัวและส่วนท้ายมีไว้เพื่อแสดงข้อมูลการบริการที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับเนื้อหาของเอกสาร จึงไม่สมเหตุสมผลที่จะแทรกสูตรและอื่นๆ ที่นั่น หากคุณต้องการใช้สูตร คุณสามารถเขียนค่าที่ต้องการในบรรทัดแรกได้เสมอ (และเพิ่มบรรทัดว่างในที่นี้หากข้อมูลบางส่วนถูกเก็บไว้ที่นั่น) และแก้ไขผ่าน "มุมมอง" หรือ "หน้าต่าง" แท็บ ” ขึ้นอยู่กับรุ่นของชุดโปรแกรมสำนักงานที่คุณใช้ (ตัวเลือกแรกสำหรับรุ่นเหล่านั้นที่เปิดตัวหลังปี 2007 และตัวเลือกที่สองสำหรับรุ่นก่อนหน้านั้น)
ดังนั้นเราจึงพบวิธีต่างๆ ในการแทรกวันที่และเวลาใน Excel โดยอัตโนมัติ เราเห็นว่าไม่มีอะไรซับซ้อนในเรื่องนี้และแม้แต่เด็กก็สามารถเข้าใจได้