วิธีปรับคอลัมน์ใน Excel

Excel เป็นโปรแกรมสากลที่ออกแบบมาเพื่อประมวลผลข้อมูลที่ซับซ้อนโดยอัตโนมัติและสร้างฐานข้อมูลระดับมืออาชีพ ขอบเขตการใช้งานกว้างอย่างไม่น่าเชื่อ เริ่มด้วยการสร้างตารางสำหรับการพิมพ์เพิ่มเติม และสิ้นสุดด้วยการรวบรวมข้อมูลทางการตลาด การประมวลผลข้อมูลทางสถิติ แอปพลิเคชันที่น่าสนใจเป็นพิเศษของโปรแกรมนี้คือการเขียนแอปพลิเคชันแบบเต็มรูปแบบที่ทำงานกับข้อมูลที่ผู้ใช้ป้อน พวกมันถูกเรียกว่ามาโคร

อย่างไรก็ตาม มันต้องใช้เวลากว่าจะเข้าใจทั้งหมด และเพื่อที่จะเป็นมืออาชีพ คุณต้องเริ่มต้นที่ไหนสักแห่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง วิธีทำให้ข้อมูลสเปรดชีตอ่านได้ง่ายขึ้นโดยผู้ที่ไม่ได้สร้างข้อมูลดังกล่าว ด้วยเหตุนี้ จึงใช้องค์ประกอบการจัดรูปแบบ เช่น สีของเซลล์ สีข้อความ เส้นขอบ และความกว้างของคอลัมน์

ผู้ใช้ Excel หลายคนได้เรียนรู้วิธีสร้างสเปรดชีตในโปรแกรมนี้แล้ว ประมวลผลข้อมูลอย่างง่ายโดยอัตโนมัติ และทำสิ่งพื้นฐานอื่นๆ มากมาย แต่หากไม่มีการจัดรูปแบบ การทำงานกับสเปรดชีตจะไม่สมบูรณ์ และแผ่นงานเองจะสร้างความประทับใจให้กับงานที่ยังไม่เสร็จ ดังนั้นคุณต้องสามารถจัดรูปแบบได้

การจัดรูปแบบใน Excel คืออะไร

การจัดรูปแบบไม่เพียงแต่กำหนดลักษณะที่ปรากฏ แต่ยังแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารด้วย เครื่องมือนี้ใช้ความคิดสร้างสรรค์ได้มาก เนื่องจากคุณสามารถเน้นประเด็นหลักในขณะที่ทำงานกับสเปรดชีต ทำให้ตารางอ่านง่ายและสบายตาในหลากหลายวิธี

เกณฑ์หลักสำหรับตารางที่ดีคือข้อมูลที่จำเป็นในนั้นควรอ่านโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องค้นหาข้อความที่ต้องการเป็นเวลานาน เมื่อผู้ใช้อ่านไฟล์ Excel ที่มีคุณภาพ พวกเขาไม่ต้องผ่านทุกเซลล์เพื่อรับข้อมูลที่ต้องการ หากสิ่งนี้เกิดขึ้น แสดงว่าการจัดรูปแบบเสร็จสิ้นด้วยมโนธรรม คำถามที่เกิดขึ้น: สิ่งที่ควรทำเพื่อจัดรูปแบบสเปรดชีต Excel? เมื่อต้องการทำเช่นนี้ มีชุดเครื่องมือที่สามารถพบได้บนแท็บการออกแบบและเค้าโครง

เหตุใดจึงปรับคอลัมน์ใน Excel

ประการแรกตามที่เขียนไว้ด้านบนเพื่อให้ตารางดูสวยงามและอ่านข้อมูลที่จำเป็นทันที ประการที่สอง เพื่อให้พอดีกับข้อความทั้งหมดในเซลล์โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น หากเส้นกว้างเกินไป เส้นนั้นก็จะหลุดออกจากเซลล์ หรือบางส่วนก็มองไม่เห็น ปัญหาทั้งสองนี้สามารถแก้ไขได้โดยการปรับคอลัมน์ให้เหมาะสม

วิธีปรับคอลัมน์ใน Excel

ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ได้หลายวิธี อย่างแรกคือการเลื่อนเคอร์เซอร์ในลักษณะที่จะเพิ่มหรือลดคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง ประการที่สองคือการใช้สัญลักษณ์พิเศษบนแผงพิกัดซึ่งเรียกว่าเครื่องหมาย และสุดท้าย คุณสามารถใช้เมนู Cell Size ซึ่งอยู่ในแท็บ "Layout" ลองดูที่แต่ละวิธีเหล่านี้ในรายละเอียดเพิ่มเติม วิธีการจัดแนวคอลัมน์ตามความกว้างก็ต่างกัน

การเปลี่ยนความกว้างของหนึ่งคอลัมน์

การประยุกต์ใช้หลักการนี้โดยทั่วไปคือต้องทำให้คอลัมน์ส่วนหัวใหญ่ขึ้น เข้ากันได้ดีกับเครื่องมือจัดรูปแบบอื่นๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณทำให้คอลัมน์ส่วนหัวใหญ่และทำให้เป็นสีแดงด้วยแบบอักษรพิเศษ บุคคลที่เปิดสเปรดชีตจะเริ่มเข้าใจอย่างสังหรณ์ใจว่าจะมองหาที่ไหนก่อน ดังนั้น วิธีการ “ลากเมาส์” จึงเป็นตัวอย่างทั่วไปของหลักการนี้ แต่อันที่จริง นี่คือการจำแนกประเภทที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงมีหลายวิธี

ตัวอย่างของตัวเลือกอื่นคือการใช้เมนูบริบท ฉันจะเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์เฉพาะด้วยวิธีนี้ได้อย่างไร

1. เลือกคอลัมน์ที่เราจำเป็นต้องเพิ่มหรือลดบนเส้นพิกัดแล้วคลิกขวาที่มัน
2. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกที่รายการที่สามจากด้านล่าง "ความกว้างของคอลัมน์ …” จุดสามจุดที่ท้ายย่อหน้าเป็นสัญญาณว่าเราควรเปิดการตั้งค่าเพิ่มเติม อันที่จริงนั่นคือสิ่งที่เกิดขึ้น หลังจากคลิกที่รายการเมนูนี้ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณต้องระบุความกว้างของคอลัมน์ในจุดเฉพาะ

อย่างที่คุณเห็น เครื่องมือหลายอย่างสอดคล้องกับหลักการนี้ในคราวเดียว

การเปลี่ยนความกว้างของหลายคอลัมน์

หลักการที่สองของการปรับความกว้างของคอลัมน์คือการเปลี่ยนความกว้างของหลายคอลัมน์พร้อมกัน แน่นอนว่าสามารถทำได้โดยแก้ไขขนาดของคอลัมน์สลับกัน แต่วิธีนี้ไม่สะดวกและใช้เวลานาน แต่มันง่ายมากที่จะทำเช่นนั้น ต่อมาเราจะพูดถึงรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้

เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ทั้งหมด

หากคุณเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ทั้งหมดด้วยวิธีมาตรฐาน อาจต้องใช้เวลามากในการดำเนินการนี้ คุณสามารถเปลี่ยนความกว้างได้เช่นเดียวกับหลาย ๆ อัน แต่ที่นี่คุณต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นด้วย Excel มีวิธีการแยกต่างหากที่ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มหรือลดความกว้างของคอลัมน์ทั้งหมดของแผ่นงานได้

ในการทำเช่นนี้ คุณต้องเลือกทั้งหมดก่อน แล้วจึงเปลี่ยนความกว้าง ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถใช้ไอคอนสี่เหลี่ยมผืนผ้าพิเศษ ซึ่งอยู่ที่จุดตัดของแกนพิกัดของแถวและแกนพิกัดของคอลัมน์ หลังจากนั้นคุณต้องแก้ไขความกว้างของพวกมัน หลังจากนั้นความกว้างจะเปลี่ยนไปโดยอัตโนมัติ

วิธีที่สองในการเลือกคอลัมน์และแถวทั้งหมดอย่างแน่นอนคือการกดคีย์ผสม Ctrl + A ผู้ใช้แต่ละคนสามารถตัดสินใจได้เองว่าอะไรดีที่สุดสำหรับเขา: ใช้ปุ่มลัดหรือเมาส์

เปลี่ยนความกว้างคอลัมน์ตามเนื้อหา

มีบางสถานการณ์ที่ไม่สามารถจัดข้อความในเซลล์ให้พอดีได้อย่างสมบูรณ์ ส่งผลให้มันทับซ้อนกับเซลล์อื่นๆ หากมีข้อความหรือความหมายของตนเอง ข้อความบางส่วนจะถูกซ่อนจากมุมมอง อย่างน้อยก็ไม่สะดวก ในการแก้ปัญหา คุณต้องสร้างความกว้างของคอลัมน์ให้พอดีกับข้อความทั้งหมด

ซึ่งสามารถทำได้โดยวิธีการที่อธิบายไว้ข้างต้นแน่นอน แต่มันยาวมาก มีวิธีที่เร็วกว่ามากในการทำเช่นนี้ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปที่เส้นขอบเดียวกันกับที่คุณต้องการลาก แต่แทนที่จะย้าย คุณต้องดับเบิลคลิกบนเส้นขอบนั้นด้วยปุ่มซ้ายของเมาส์ หลังจากนั้น ความยาวของคอลัมน์จะปรับให้ตรงกับความยาวสูงสุดของสตริงที่รวมอยู่ในนั้นโดยอัตโนมัติ

วิธีที่ 1: ลากตัวชี้เมาส์

หากคุณต้องการใช้วิธีแรกก็ไม่มีอะไรซับซ้อน ทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในคำแนะนำนี้เพียงพอและผลลัพธ์จะไม่นาน:

1. วางเคอร์เซอร์บนเส้นคอลัมน์เพื่อให้กลายเป็นลูกศร โดยแต่ละด้านจะชี้ไปในทิศทางที่ต่างกัน เคอร์เซอร์จะได้รับลักษณะที่ปรากฏดังกล่าวหากวางเมาส์เหนือตัวคั่นที่แยกคอลัมน์หนึ่งออกจากอีกคอลัมน์หนึ่ง
2. หลังจากนั้นให้คลิกที่ปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ ลากเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่ควรวางเส้นขอบนี้ เราจะเห็นว่าความกว้างทั้งหมดของตารางไม่ได้ถูกแก้ไขในกรณีนี้ กล่าวคือโดยการขยายหนึ่งคอลัมน์ เราจะจำกัดคอลัมน์อื่นๆ ให้แคบลงโดยอัตโนมัติ

ในภาพหน้าจอนี้ เราจะเห็นได้ชัดเจนว่าควรวางเคอร์เซอร์ไว้ที่ใดเพื่อเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ใน Excel หลักการนี้เหมือนกันโดยไม่คำนึงถึงเวอร์ชันของชุดโปรแกรมสำนักงานที่ใช้

คุณยังสามารถกดปุ่ม Shift ค้างไว้ขณะลากเส้นคอลัมน์ไปยังตำแหน่งอื่นได้ ในกรณีนี้ ความกว้างของตารางจะเปลี่ยนโดยอัตโนมัติตามความยาวของคอลัมน์ใหม่ วิธีนี้ทำให้สามารถรักษาขนาดที่มีอยู่ของคอลัมน์อื่นได้

ตัวอย่างเช่น หากคุณขยายคอลัมน์ไปทางซ้ายในขณะที่กดปุ่ม Shift ค้างไว้ คอลัมน์ด้านซ้ายซึ่งอยู่ติดกับคอลัมน์ของเราโดยตรงจะไม่ย่อขนาด เช่นเดียวกับคอลัมน์ด้านขวา ในกรณีนี้ ขนาดของคอลัมน์ด้านขวาจะไม่ถูกแก้ไข หากคุณปล่อยปุ่มนี้บนแป้นพิมพ์ เมื่อแก้ไขขนาด คอลัมน์ที่อยู่ติดกันจะแคบลงโดยอัตโนมัติ

เมื่อความกว้างของคอลัมน์เปลี่ยนไป คำแนะนำเครื่องมือพิเศษจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งความยาวปัจจุบันให้คุณทราบ ซึ่งช่วยให้ควบคุมได้แม่นยำยิ่งขึ้น 

วิธีที่ 2 การลากเครื่องหมายบนไม้บรรทัดพิกัด

การแก้ไขขนาดตารางโดยใช้เครื่องหมายพิเศษบนไม้บรรทัดนั้นไม่ซับซ้อนไปกว่าวิธีการก่อนหน้า โดยทำตามคำแนะนำเหล่านี้:

1. เลือกเซลล์หรือช่วงที่เราต้องทำการเปลี่ยนแปลง
2. ในการแก้ไขความกว้างของตารางหรือย้ายใบหน้าของคอลัมน์ คุณต้องย้ายเครื่องหมายที่เกี่ยวข้องบนแผงแนวนอน

นอกจากนี้ วิธีนี้ยังสามารถใช้เพื่อแก้ไขความสูงของเส้นได้อีกด้วย คุณต้องย้ายเครื่องหมายที่อยู่บนไม้บรรทัดแนวตั้งเท่านั้น

วิธีที่ 3: ใช้เมนูขนาดเซลล์บนแท็บเค้าโครง

ส่วนใหญ่แล้วการตั้งค่าความกว้างของคอลัมน์ก็เพียงพอแล้ว ไม่จำเป็นต้องเจาะจงมากเกี่ยวกับปัญหานี้ หากคอลัมน์ปรากฏว่ามีขนาดเท่ากัน ก็มีแนวโน้มว่าจะเป็นขนาดดังกล่าว แต่ในบางกรณี คุณต้องกำหนดขนาดคอลัมน์ที่แน่นอน ในกรณีเช่นนี้ จะต้องดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. คลิกปุ่มซ้ายของเมาส์บนคอลัมน์ที่จะแก้ไขมิติข้อมูล Excel ยังให้ความสามารถในการกำหนดความกว้างของคอลัมน์ที่ต้องการสำหรับวัตถุหลายชิ้นพร้อมกัน คุณสามารถเลือกหลายคอลัมน์พร้อมกันได้ในลักษณะเดียวกับการเลือกช่วงของค่า โดยจะมีการดำเนินการบนแผงพิกัดด้านบนเท่านั้น คุณยังปรับแต่งคอลัมน์ที่ต้องปรับขนาดให้แม่นยำได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้นโดยใช้ปุ่ม Ctrl และ Shift อย่างแรกทำให้สามารถเน้นคอลัมน์เฉพาะได้ แม้กระทั่งคอลัมน์ที่ไม่อยู่ติดกัน เมื่อใช้ปุ่ม Shift ผู้ใช้สามารถเลือกจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการที่อยู่ติดกันได้อย่างรวดเร็ว ในการดำเนินการนี้ ให้กดปุ่มนี้ ทำการคลิกเมาส์ที่คอลัมน์แรก จากนั้นกดคอลัมน์สุดท้ายที่สองโดยไม่ปล่อยแป้นพิมพ์ ลำดับการเลือกสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในทิศทางตรงกันข้าม
2. หลังจากนั้น เราจะพบกลุ่ม "ขนาดเซลล์" ซึ่งอยู่ในแท็บ "เค้าโครง" มีช่องป้อนข้อมูลสองช่อง - ความกว้างและความสูง คุณต้องระบุตัวเลขที่สอดคล้องกับความกว้างของคอลัมน์ที่คุณต้องการดู เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง คุณต้องคลิกที่ใดก็ได้ในตารางหรือเพียงแค่กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์ นอกจากนี้ยังสามารถปรับความกว้างที่ละเอียดยิ่งขึ้นได้อีกด้วย เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้ลูกศร ทุกครั้งที่คุณคลิก ค่าจะเพิ่มขึ้นหรือลดลงหนึ่งมิลลิเมตร ดังนั้น หากค่าเดิมต้องมีการปรับเปลี่ยนเล็กน้อย เพียงแค่แตะบนแป้นพิมพ์เพียงเล็กน้อยโดยไม่ต้องเขียนใหม่ทั้งหมดก็เพียงพอแล้ว

สรุป

ดังนั้นจึงมีวิธีการมากมายในการแก้ไขความกว้างของคอลัมน์หรือเซลล์ สามารถใช้หลักการเดียวกันนี้กับการเปลี่ยนความสูงของแถวได้ เราพิจารณาหลายวิธีพร้อมกัน แต่มีอีกมากมายที่เราเข้าใจแล้ว ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถแยกเมธอดโดยไม่ได้ใช้เครื่องมือ แต่แยกตามหลักการที่เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ และตามที่เราเข้าใจแล้วมีดังต่อไปนี้:

1. การเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์เฉพาะ
2. การเปลี่ยนความกว้างของหลายคอลัมน์
3. การเปลี่ยนความกว้างของทุกคอลัมน์ในชีตอย่างแน่นอน
4. การแก้ไขความกว้างของคอลัมน์ตามข้อความในคอลัมน์

วิธีการที่ใช้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่มีอยู่ เราทุกคนทราบดีว่านอกจาก Excel แล้ว ยังมีโปรแกรมที่คล้ายกันอีกหลายโปรแกรม เช่น Google ชีต, Libre Office, WPS Office และอื่นๆ ทั้งหมดมีฟังก์ชันมาตรฐานใกล้เคียงกัน ดังนั้นหลักการและวิธีการทั้งหมดที่กล่าวถึงในบทความนี้จึงสามารถนำไปใช้กับโปรแกรมอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันได้ แต่ในกรณีที่ เป็นการดีกว่าที่จะตรวจสอบว่ามีฟังก์ชันใดทำงานที่นั่นหรือไม่ เนื่องจากอาจมีความแตกต่างบางประการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากแอปพลิเคชันเหล่านี้ทำงานบนระบบปฏิบัติการที่แตกต่างกัน