ผู้ที่ทำงานใน Excel อย่างแข็งขันมักจะเตรียมรายงานสำหรับหน่วยงานราชการต่างๆ มักพบสถานการณ์ที่ข้อความทั้งหมดจากเอกสารที่เขียนด้วยตัวอักษรธรรมดาจะต้องแทนที่ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ คุณสามารถทำได้ล่วงหน้าหากยังไม่ได้เขียนข้อความ เพียงกด "CapsLock" และกรอกข้อมูลในเซลล์ที่จำเป็นทั้งหมดด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ อย่างไรก็ตาม เมื่อตารางพร้อมแล้ว การเปลี่ยนแปลงทุกอย่างด้วยตนเองค่อนข้างเป็นปัญหา มีความเสี่ยงสูงที่จะผิดพลาด เพื่อทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติ คุณสามารถใช้หนึ่งใน 2 วิธีที่พร้อมใช้งานสำหรับ Excel
ขั้นตอนการเปลี่ยนอักษรตัวพิมพ์เล็กเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
หากเราเปรียบเทียบการดำเนินการของขั้นตอนนี้ใน Word และ Excel ในโปรแกรมแก้ไขข้อความ แค่คลิกง่ายๆ เพียงไม่กี่ครั้งเพื่อแทนที่ตัวอักษรธรรมดาทั้งหมดด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ ถ้าเราพูดถึงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง ทุกอย่างจะซับซ้อนกว่านี้ มีสองวิธีในการเปลี่ยนอักษรตัวพิมพ์เล็กเป็นตัวพิมพ์ใหญ่:
- ผ่านแมโครพิเศษ
- การใช้ฟังก์ชัน – UPPER
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาในกระบวนการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ทั้งสองวิธีจะต้องพิจารณาให้ละเอียดยิ่งขึ้น
ด้วยมาโคร
มาโครคือการดำเนินการเดียวหรือรวมกันที่สามารถทำได้หลายครั้ง ในกรณีนี้ มีการดำเนินการหลายอย่างโดยการกดปุ่มเดียว. ขณะสร้างมาโคร ระบบจะอ่านการกดแป้นพิมพ์ของแป้นพิมพ์และเมาส์
สำคัญ! เพื่อให้มาโครแทนที่อักษรตัวพิมพ์เล็กด้วยอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ คุณต้องตรวจสอบก่อนว่าฟังก์ชันมาโครถูกเปิดใช้งานในโปรแกรมหรือไม่ มิฉะนั้นวิธีการนี้จะไร้ประโยชน์
ขั้นตอน:
- เริ่มแรก คุณต้องทำเครื่องหมายส่วนของหน้า ซึ่งเป็นข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถใช้เมาส์หรือแป้นพิมพ์ได้
- เมื่อการเลือกเสร็จสิ้น คุณต้องกดคีย์ผสม "Alt + F11"
- ตัวแก้ไขมาโครควรปรากฏบนหน้าจอ หลังจากนั้น คุณต้องกดคีย์ผสมต่อไปนี้ “Ctrl + G”
- ในพื้นที่ว่างที่เปิดอยู่ "ทันที" จำเป็นต้องเขียนประโยคการใช้งาน "สำหรับแต่ละ c ใน selection:c.value=ucase(c):next"
การกระทำล่าสุดคือการกดปุ่ม "Enter" หากป้อนข้อความถูกต้องและไม่มีข้อผิดพลาด ตัวพิมพ์เล็กทั้งหมดในช่วงที่เลือกจะเปลี่ยนเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
การใช้ฟังก์ชัน UPPER
จุดประสงค์ของฟังก์ชัน UPPER คือการแทนที่ตัวอักษรธรรมดาด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ มีสูตรของตัวเอง: =UPPER(Variable text) ในอาร์กิวเมนต์เดียวของฟังก์ชันนี้ คุณสามารถระบุ 2 ค่า:
- พิกัดของเซลล์ที่มีข้อความที่จะเปลี่ยน
- ตัวอักษรที่จะเปลี่ยนเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
เพื่อให้เข้าใจวิธีการทำงานกับฟังก์ชันนี้ จำเป็นต้องพิจารณาหนึ่งในตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง แหล่งที่มาจะเป็นตารางที่มีผลิตภัณฑ์ที่มีชื่อเขียนด้วยอักษรตัวเล็ก ยกเว้นอักษรตัวแรก ขั้นตอน:
- ทำเครื่องหมายด้วย LMB ที่ตำแหน่งในตารางที่จะแนะนำฟังก์ชัน
- ถัดไป คุณต้องคลิกที่ปุ่มเพื่อเพิ่มฟังก์ชัน "fx"
- จากเมนูตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน เลือกรายการ "ข้อความ"
- รายการฟังก์ชันข้อความจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณต้องเลือก UPPER ยืนยันการเลือกด้วยปุ่ม "ตกลง"
- ในหน้าต่างอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันที่เปิดขึ้น ควรมีฟิลด์ว่างที่เรียกว่า "ข้อความ" ในนั้นคุณต้องเขียนพิกัดของเซลล์แรกจากช่วงที่เลือกซึ่งคุณต้องแทนที่ตัวอักษรธรรมดาด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ ถ้าเซลล์กระจัดกระจายอยู่รอบๆ ตาราง คุณจะต้องระบุพิกัดของแต่ละเซลล์ คลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
- ข้อความที่เปลี่ยนแปลงไปแล้วจากเซลล์ พิกัดที่ระบุไว้ในอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน จะแสดงในเซลล์ที่เลือกไว้ล่วงหน้า ต้องเปลี่ยนอักษรตัวเล็กทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
- ถัดไป คุณต้องใช้การทำงานของฟังก์ชันกับแต่ละเซลล์จากช่วงที่เลือก ในการดำเนินการนี้ คุณต้องชี้เคอร์เซอร์ไปที่เซลล์ด้วยข้อความที่เปลี่ยนแปลง รอจนกระทั่งกากบาทสีดำปรากฏขึ้นที่ขอบด้านซ้ายขวา คลิกที่มันด้วย LMB ค่อยๆ ลากเซลล์ลงมากเท่าที่คุณต้องการเพื่อเปลี่ยนข้อมูล
- หลังจากนั้นควรแสดงคอลัมน์แยกต่างหากที่มีข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปแล้ว
ขั้นตอนสุดท้ายของการทำงานคือการแทนที่ช่วงของเซลล์เดิมด้วยช่วงที่ปรากฎหลังจากดำเนินการทั้งหมดเสร็จสิ้น
- เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เลือกเซลล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
- คลิกขวาที่ช่วงที่เลือก เลือกฟังก์ชัน "คัดลอก" จากเมนูบริบท
- ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกคอลัมน์ที่มีข้อมูลเบื้องต้น
- กดปุ่มเมาส์ขวาเพื่อเรียกเมนูบริบท
- ในรายการที่ปรากฏขึ้น ให้ค้นหาส่วน "วางตัวเลือก" เลือกตัวเลือก - "ค่า"
- ชื่อผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่ระบุไว้ในตอนแรกจะถูกแทนที่ด้วยชื่อที่เขียนด้วยอักษรตัวพิมพ์ใหญ่
หลังจากทุกอย่างที่อธิบายไว้ข้างต้น เราต้องไม่ลืมเกี่ยวกับการลบคอลัมน์ที่ป้อนสูตร ซึ่งใช้ในการสร้างรูปแบบข้อมูลใหม่ มิฉะนั้นจะหันเหความสนใจใช้พื้นที่ว่าง ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเลือกพื้นที่เพิ่มเติมโดยกดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ คลิกขวาบนพื้นที่ที่เลือก เลือก "ลบ" จากเมนูบริบท
สรุป
เมื่อเลือกระหว่างการใช้มาโครหรือฟังก์ชัน UPPER ผู้เริ่มต้นมักจะชอบมาโคร นี่เป็นเพราะแอปพลิเคชั่นที่ง่ายกว่า อย่างไรก็ตาม มาโครไม่ปลอดภัยในการใช้งาน เมื่อเปิดใช้งาน เอกสารจะเสี่ยงต่อการโจมตีของแฮ็กเกอร์ ด้วยเหตุนี้ ขอแนะนำให้เรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชัน UPPER