เนื้อหา
ในบทความนี้ ฉันจะอธิบายว่าทำไมการลบแถวว่างใน Excel โดยใช้ เน้นเซลล์ว่าง > ลบไลน์ เป็นความคิดที่ไม่ดี และฉันจะแสดงให้คุณเห็น 2 วิธีที่รวดเร็วและถูกต้องในการลบบรรทัดว่างโดยไม่ทำลายข้อมูล วิธีการทั้งหมดเหล่านี้ใช้ได้กับ Excel 2013, 2010 และเวอร์ชันที่เก่ากว่า
หากคุณกำลังอ่านบทความนี้ เป็นไปได้มากว่าคุณกำลังทำงานใน Excel กับตารางขนาดใหญ่อยู่ตลอดเวลา คุณทราบดีว่าแถวว่างจะปรากฏในข้อมูลเป็นระยะ โดยจำกัดการทำงานของเครื่องมือตาราง Excel ส่วนใหญ่ (การเรียงลำดับ การลบรายการที่ซ้ำกัน ผลรวมย่อย และอื่นๆ) ทำให้ไม่สามารถกำหนดช่วงของข้อมูลได้อย่างถูกต้อง และทุกครั้งที่คุณต้องกำหนดขอบเขตด้วยตนเอง มิฉะนั้น ผลลัพธ์จะเป็นผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง และใช้เวลามากในการแก้ไขข้อผิดพลาด
มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้บรรทัดว่างปรากฏขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณได้รับสมุดงาน Excel จากบุคคลอื่นหรือเป็นผลมาจากการส่งออกจากฐานข้อมูลขององค์กร หรือข้อมูลที่ไม่จำเป็นในแถวถูกลบด้วยตนเอง ไม่ว่าในกรณีใด หากเป้าหมายของคุณคือการลบบรรทัดว่างทั้งหมดออกและมีตารางที่สะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อย ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ ด้านล่าง:
อย่าลบแถวว่างด้วยการเลือกเซลล์ว่าง
ทั่วอินเทอร์เน็ต คุณจะพบเคล็ดลับง่ายๆ ที่อาจช่วยให้คุณลบบรรทัดว่างได้:
- เลือกข้อมูลจากเซลล์แรกถึงเซลล์สุดท้าย
- ข่าวประชา F5เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ไปที่ (การเปลี่ยนผ่าน).
- ในกล่องโต้ตอบ ให้คลิกปุ่ม พิเศษ (ไฮไลท์).
- ในกล่องโต้ตอบ ไปที่พิเศษ (เลือกกลุ่มเซลล์) ทำเครื่องหมายที่ช่อง ช่องว่าง (เซลล์ว่าง) และคลิก OK.
- คลิกขวาที่เซลล์ที่เลือกแล้วกด ลบ (ลบ).
- ในกล่องโต้ตอบ ลบ (ลบเซลล์) เลือก ทั้งแถว (เส้น) และกด OK.
นี่เป็นวิธีที่แย่มากให้ทำเฉพาะกับตารางธรรมดาๆ ที่มีแถวสองสามโหลที่พอดีกับหน้าจอเดียว หรือดีกว่านั้น - อย่าทำอย่างนั้นเลย! เหตุผลหลักคือถ้าบรรทัดที่มีข้อมูลสำคัญมีเซลล์ว่างอย่างน้อยหนึ่งเซลล์ ดังนั้น ทั้งบรรทัดจะถูกลบ.
ตัวอย่างเช่น เรามีตารางลูกค้าที่มีทั้งหมด 6 แถว เราต้องการลบเส้น 3 и 5เพราะพวกเขาว่างเปล่า
ทำตามที่แนะนำข้างต้นและรับผลลัพธ์ต่อไปนี้:
Line 4 (โรเจอร์) ก็หายไปเพราะเซลล์ D4 ในคอลัมน์ แหล่งที่มาของการเข้าชม กลับกลายเป็นว่างเปล่า
หากตารางของคุณไม่ใหญ่ คุณจะสังเกตเห็นการสูญเสียข้อมูล แต่ในตารางจริงที่มีหลายพันแถว คุณอาจลบแถวที่จำเป็นหลายสิบแถวโดยไม่รู้ตัว หากคุณโชคดี คุณจะพบความสูญเสียภายในสองสามชั่วโมง กู้คืนสมุดงานจากข้อมูลสำรอง และทำงานต่อไป เกิดอะไรขึ้นถ้าคุณโชคไม่ดีและคุณไม่มีข้อมูลสำรอง?
ในบทความนี้ ผมจะแสดงให้คุณเห็น 2 วิธีที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ในการลบแถวว่างออกจากแผ่นงาน Excel
การลบแถวว่างโดยใช้คอลัมน์หลัก
วิธีนี้ใช้ได้ผลหากตารางของคุณมีคอลัมน์ที่ช่วยระบุว่าคอลัมน์ที่เป็นปัญหาว่างเปล่าหรือไม่ (คอลัมน์หลัก) ตัวอย่างเช่น อาจเป็นรหัสลูกค้า หมายเลขคำสั่งซื้อ หรือสิ่งที่คล้ายกัน
การรักษาลำดับของแถวเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเรา เราจึงไม่สามารถจัดเรียงตารางตามคอลัมน์นั้นเพื่อย้ายแถวว่างทั้งหมดลงไปได้
- เลือกทั้งตารางจากแถวแรกถึงแถวสุดท้าย (กด Ctrl + Homeและจากนั้น Ctrl + Shift + สิ้นสุด).
- เพิ่มตัวกรองอัตโนมัติลงในตาราง ในการทำเช่นนี้บนแท็บ ข้อมูล (ข้อมูล) คลิก ตัวกรอง (กรอง).
- ใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ คัสตอม#. เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกปุ่มลูกศรในส่วนหัวของคอลัมน์ ยกเลิกการเลือกตัวเลือก เลือกทั้งหมด (เลือกทั้งหมด) เลื่อนลงมาจนสุดรายการ (ในทางปฏิบัติ รายการนี้อาจค่อนข้างยาว) และทำเครื่องหมายที่ช่อง ช่องว่าง (ว่าง) ที่ด้านล่างสุดของรายการ คลิก OK.
- เลือกแถวที่กรองทั้งหมด: click Ctrl + Homeจากนั้นกดลูกศรลงเพื่อย้ายไปยังแถวแรกของข้อมูล แล้วกด Ctrl + Shift + สิ้นสุด.
- คลิกขวาที่เซลล์ที่เลือกและจากเมนูบริบท select ลบแถว (ลบไลน์) หรือคลิก Ctrl + -(เครื่องหมายลบ).
- ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้นพร้อมกับคำถาม ลบทั้งแถวของแผ่นงานไหม (ลบแถวชีตทั้งหมด?) คลิก OK.
- ล้างตัวกรองที่ใช้: บนแท็บ ข้อมูล (ข้อมูล) คลิก ทูโทนช็อคชิพ (ชัดเจน).
- ยอดเยี่ยม! บรรทัดว่างทั้งหมดจะถูกลบออกอย่างสมบูรณ์ และบรรทัด 3 (โรเจอร์) ยังคงอยู่ที่เดิม (เทียบกับผลงานครั้งก่อน)
การลบแถวว่างในตารางที่ไม่มีคอลัมน์หลัก
ใช้วิธีนี้ถ้าตารางของคุณมีเซลล์ว่างจำนวนมากกระจัดกระจายไปตามคอลัมน์ต่างๆ และคุณจำเป็นต้องลบเฉพาะแถวที่ไม่มีเซลล์ที่มีข้อมูล
ในกรณีนี้ เราไม่มีคอลัมน์หลักที่จะช่วยระบุว่าสตริงนั้นว่างหรือไม่ ดังนั้นเราจึงเพิ่มคอลัมน์เสริมลงในตาราง:
- ที่ท้ายตาราง ให้เพิ่มคอลัมน์ชื่อ ช่องว่าง และวางสูตรต่อไปนี้ในเซลล์แรกของคอลัมน์:
=COUNTBLANK(A2:C2)=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(A2:C2)สูตรนี้จะนับเซลล์ว่างในช่วงที่กำหนดตามชื่อของมัน A2 и C2 คือเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายของแถวปัจจุบันตามลำดับ
- คัดลอกสูตรไปยังทั้งคอลัมน์ วิธีดำเนินการ – ดูคำแนะนำทีละขั้นตอน วิธีการแทรกสูตรเดียวกันลงในเซลล์ที่เลือกทั้งหมดพร้อมกัน
- ตอนนี้ตารางของเรามีคอลัมน์สำคัญแล้ว! ใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ ช่องว่าง (ด้านบนเป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการทำเช่นนี้) เพื่อแสดงเฉพาะแถวที่มีค่าสูงสุด (3) ตัวเลข 3 หมายความว่าทุกเซลล์ในแถวนี้ว่างเปล่า
- จากนั้นเลือกแถวที่กรองทั้งหมดแล้วลบออกทั้งหมด วิธีการทำเช่นนี้อธิบายไว้ข้างต้น ด้วยเหตุนี้ บรรทัดว่าง (บรรทัดที่ 5) จะถูกลบ ส่วนบรรทัดอื่นๆ ทั้งหมด (มีหรือไม่มีเซลล์ว่าง) จะยังคงอยู่ในตำแหน่งเดิม
- ตอนนี้สามารถลบคอลัมน์เสริมได้ หรือคุณสามารถใช้ตัวกรองอื่นเพื่อแสดงเฉพาะเซลล์ที่มีเซลล์ว่างอย่างน้อยหนึ่งเซลล์ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้ยกเลิกการเลือกบรรทัดที่มีค่า 0 (ศูนย์) แล้วกด OK.
