เนื้อหา
ผู้ใช้ Excel มือใหม่หลายคนมักมีคำถาม: สูตร Excel คืออะไรและจะใส่สูตรลงในเซลล์ได้อย่างไร หลายคนถึงกับคิดว่าเหตุใดจึงจำเป็น สำหรับพวกเขา Excel เป็นสเปรดชีต แต่อันที่จริงนี่คือเครื่องคิดเลขมัลติฟังก์ชั่นขนาดใหญ่และสภาพแวดล้อมการเขียนโปรแกรมในระดับหนึ่ง
แนวคิดของสูตรและหน้าที่
และงานทั้งหมดใน Excel ขึ้นอยู่กับสูตรซึ่งมีจำนวนมาก หัวใจของสูตรใด ๆ คือฟังก์ชัน เป็นเครื่องมือคำนวณพื้นฐานที่คืนค่าขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ส่งหลังจากที่ได้รับการประมวลผลล่วงหน้า
สูตรคือชุดของตัวดำเนินการเชิงตรรกะ การดำเนินการทางคณิตศาสตร์ และฟังก์ชัน ไม่ได้มีองค์ประกอบเหล่านี้ทั้งหมดเสมอไป การคำนวณอาจรวมถึงการดำเนินการทางคณิตศาสตร์เท่านั้น ตัวอย่างเช่น
ในการพูดในชีวิตประจำวัน ผู้ใช้ Excel มักจะสับสนกับแนวคิดเหล่านี้ อันที่จริง เส้นแบ่งระหว่างกันนั้นค่อนข้างไม่แน่นอน และมักใช้ทั้งสองคำ อย่างไรก็ตาม เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้นในการทำงานกับ Excel คุณจำเป็นต้องทราบค่าที่ถูกต้อง
อันที่จริง เครื่องมือคำศัพท์นั้นกว้างกว่ามากและรวมถึงแนวคิดอื่นๆ อีกมากมายที่ต้องพิจารณาในรายละเอียดเพิ่มเติม
- คงที่. ซึ่งเป็นค่าที่ยังคงเดิมและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ อาจเป็นเช่นตัวเลข Pi
- ผู้ประกอบการ นี่เป็นโมดูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการบางอย่าง Excel มีตัวดำเนินการสามประเภท:
- เลขคณิต จำเป็นต้องบวก ลบ หาร และคูณตัวเลขหลายตัว
- ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ จำเป็นต้องตรวจสอบว่าข้อมูลตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดหรือไม่ สามารถคืนค่าหนึ่งค่า: จริงหรือเท็จ
- ตัวดำเนินการข้อความ เป็นเพียงหนึ่งเดียวและจำเป็นในการเชื่อมโยงข้อมูล – &
- ลิงค์. นี่คือที่อยู่ของเซลล์ที่จะรับข้อมูลภายในสูตร ลิงก์มีสองประเภท: แบบสัมบูรณ์และแบบสัมพัทธ์ ข้อแรกจะไม่เปลี่ยนแปลงหากสูตรถูกย้ายไปยังที่อื่น ญาติตามลำดับเปลี่ยนเซลล์เป็นเซลล์ที่อยู่ติดกันหรือที่สอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณระบุลิงก์ไปยังเซลล์ B2 ในบางเซลล์ แล้วคัดลอกสูตรนี้ไปยังสูตรที่อยู่ติดกันทางด้านขวา ที่อยู่จะเปลี่ยนเป็น C2 โดยอัตโนมัติ ลิงก์อาจเป็นภายในหรือภายนอกก็ได้ ในกรณีแรก Excel จะเข้าถึงเซลล์ที่อยู่ในเวิร์กบุ๊กเดียวกัน ในครั้งที่สอง - ในอีกทางหนึ่ง นั่นคือ Excel สามารถใช้ข้อมูลที่อยู่ในเอกสารอื่นในสูตรได้
วิธีการป้อนข้อมูลลงในเซลล์
วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการแทรกสูตรที่มีฟังก์ชันคือการใช้ตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน ในการเรียกคุณต้องคลิกที่ไอคอน fx ทางด้านซ้ายของแถบสูตรเล็กน้อย (อยู่เหนือตารางและเนื้อหาของเซลล์จะถูกทำซ้ำหากไม่มีสูตรอยู่ในนั้นหรือสูตรคือ แสดงว่าเป็นไดอะล็อกบ็อกซ์ดังกล่าวจะปรากฏขึ้น
คุณสามารถเลือกหมวดหมู่ฟังก์ชันและหมวดหมู่ได้โดยตรงจากรายการที่คุณต้องการใช้ในเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง คุณสามารถดูไม่เพียงแต่รายการ แต่ยังดูสิ่งที่แต่ละฟังก์ชันทำได้อีกด้วย
วิธีที่สองในการป้อนสูตรคือการใช้แท็บที่เกี่ยวข้องบนริบบอนของ Excel
ที่นี่อินเทอร์เฟซจะแตกต่างกัน แต่กลไกเหมือนกัน ฟังก์ชันทั้งหมดถูกแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ และผู้ใช้สามารถเลือกฟังก์ชันที่เหมาะกับเขาที่สุดได้ หากต้องการดูว่าแต่ละฟังก์ชันทำอะไรได้บ้าง คุณต้องวางเคอร์เซอร์ไว้เหนือฟังก์ชันนั้นและรอ 2 วินาที
คุณยังสามารถป้อนฟังก์ชันลงในเซลล์ได้โดยตรง ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเริ่มเขียนสัญลักษณ์ป้อนสูตร (= =) แล้วป้อนชื่อของฟังก์ชันด้วยตนเอง วิธีนี้เหมาะสำหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์มากกว่าที่รู้ใจ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก
หลังจากป้อนตัวอักษรตัวแรก รายการจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถเลือกฟังก์ชันที่ต้องการและแทรกได้ หากไม่สามารถใช้เมาส์ได้ คุณสามารถเลื่อนดูรายการนี้ได้โดยใช้ปุ่ม TAB ถ้าใช่ เพียงแค่ดับเบิลคลิกที่สูตรที่เกี่ยวข้องก็เพียงพอแล้ว เมื่อเลือกฟังก์ชันแล้ว ข้อความแจ้งจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณป้อนข้อมูลตามลำดับที่ถูกต้อง ข้อมูลนี้เรียกว่าอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน
หากคุณยังคงใช้เวอร์ชัน Excel 2003 อยู่ จะไม่มีรายการดรอปดาวน์ ดังนั้น คุณต้องจำชื่อฟังก์ชันที่แน่นอนและป้อนข้อมูลจากหน่วยความจำ เช่นเดียวกับอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันทั้งหมด โชคดีสำหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ นี่ไม่ใช่ปัญหา
สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มสูตรด้วยเครื่องหมายเท่ากับเสมอ มิฉะนั้น Excel จะคิดว่าเซลล์นั้นมีข้อความอยู่
ในกรณีนี้ ข้อมูลที่ขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายบวกหรือลบจะถือเป็นสูตรด้วย หากหลังจากนั้นมีข้อความในเซลล์ Excel จะแสดงข้อผิดพลาด #NAME? หากให้ตัวเลขหรือตัวเลข Excel จะพยายามดำเนินการทางคณิตศาสตร์ที่เหมาะสม (การบวก การลบ การคูณ การหาร) ไม่ว่าในกรณีใด ขอแนะนำให้เริ่มป้อนสูตรด้วยเครื่องหมาย = เนื่องจากเป็นเรื่องปกติ
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถเริ่มเขียนฟังก์ชันด้วยเครื่องหมาย @ ซึ่งจะถูกเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ วิธีการป้อนข้อมูลนี้ถือว่าล้าสมัยและจำเป็นเพื่อให้เอกสารเวอร์ชันเก่าไม่สูญเสียฟังก์ชันการทำงานบางอย่าง
แนวคิดของอาร์กิวเมนต์ฟังก์ชัน
ฟังก์ชันเกือบทั้งหมดมีอาร์กิวเมนต์ ซึ่งสามารถเป็นการอ้างอิงเซลล์ ข้อความ ตัวเลข และแม้แต่ฟังก์ชันอื่น ดังนั้น หากคุณใช้ฟังก์ชัน เอเนเชต คุณจะต้องระบุหมายเลขที่จะตรวจสอบ ค่าบูลีนจะถูกส่งกลับ หากเป็นเลขคี่ จะส่งกลับ TRUE ดังนั้น ถ้าเท่ากัน แสดงว่า "FALSE" อาร์กิวเมนต์ ดังที่คุณเห็นจากภาพหน้าจอด้านบน ถูกป้อนในวงเล็บ และคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค ในกรณีนี้ หากใช้โปรแกรมเวอร์ชันภาษาอังกฤษ เครื่องหมายจุลภาคปกติจะทำหน้าที่เป็นตัวคั่น
อาร์กิวเมนต์อินพุตเรียกว่าพารามิเตอร์ ฟังก์ชั่นบางอย่างไม่มีเลย ตัวอย่างเช่น หากต้องการรับเวลาและวันที่ปัจจุบันในเซลล์ คุณต้องเขียนสูตร =ทาทา (). อย่างที่คุณเห็น ถ้าฟังก์ชันไม่ต้องการอินพุตของอาร์กิวเมนต์ วงเล็บยังคงต้องระบุ
คุณสมบัติบางอย่างของสูตรและฟังก์ชัน
หากมีการแก้ไขข้อมูลในเซลล์ที่อ้างอิงโดยสูตร ระบบจะคำนวณข้อมูลใหม่โดยอัตโนมัติตามนั้น สมมติว่าเรามีเซลล์ A1 ซึ่งเขียนลงในสูตรง่ายๆ ที่มีการอ้างอิงเซลล์ปกติ = ง1. หากคุณเปลี่ยนข้อมูลในนั้น ค่าเดียวกันจะแสดงในเซลล์ A1 ในทำนองเดียวกัน สำหรับสูตรที่ซับซ้อนมากขึ้นซึ่งรับข้อมูลจากเซลล์เฉพาะ
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าวิธีการมาตรฐานของ Excel ไม่สามารถทำให้เซลล์คืนค่าไปยังเซลล์อื่นได้ ในเวลาเดียวกัน งานนี้สามารถทำได้โดยใช้มาโคร - รูทีนย่อยที่ดำเนินการบางอย่างในเอกสาร Excel แต่นี่เป็นหัวข้อที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ซึ่งไม่ชัดเจนสำหรับผู้เริ่มต้น เนื่องจากต้องใช้ทักษะการเขียนโปรแกรม
แนวคิดของสูตรอาร์เรย์
นี่เป็นหนึ่งในตัวแปรของสูตร ซึ่งป้อนด้วยวิธีที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย แต่หลายคนไม่รู้ว่ามันคืออะไร เรามาทำความเข้าใจความหมายของคำศัพท์นี้กันก่อน มันง่ายกว่ามากที่จะเข้าใจสิ่งนี้ด้วยตัวอย่าง
สมมุติว่าเรามีสูตร ผลรวม ซึ่งส่งคืนผลรวมของค่าในช่วงที่กำหนด
มาสร้างช่วงง่ายๆ ด้วยการเขียนตัวเลขตั้งแต่หนึ่งถึงห้าในเซลล์ A1:A5 จากนั้นเราระบุฟังก์ชัน = SUM (A1: A5) ในเซลล์ B1 เป็นผลให้หมายเลข 15 จะปรากฏขึ้นที่นั่น
นี่เป็นสูตรอาร์เรย์อยู่แล้วใช่หรือไม่ ไม่ แม้ว่าจะใช้งานได้กับชุดข้อมูลและสามารถเรียกได้ว่าเป็นชุดข้อมูลเดียว มาทำการเปลี่ยนแปลงกัน สมมติว่าเราต้องเพิ่มหนึ่งรายการในแต่ละอาร์กิวเมนต์ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องสร้างฟังก์ชันดังนี้:
=SUM(A1:A5+1) ปรากฎว่าเราต้องการเพิ่มหนึ่งในช่วงของค่าก่อนที่จะคำนวณผลรวม แต่ถึงแม้จะอยู่ในรูปแบบนี้ Excel ก็ไม่ต้องการทำเช่นนี้ เขาต้องแสดงสิ่งนี้โดยใช้สูตร Ctrl + Shift + Enter สูตรอาร์เรย์มีลักษณะแตกต่างกันและมีลักษณะดังนี้:
{=SUM(A1:A5+1)}
หลังจากนั้นในกรณีของเราจะมีการป้อนผลลัพธ์ 20
ไม่จำเป็นต้องใส่เหล็กจัดฟันแบบหยิกด้วยตนเอง มันจะไม่ทำอะไรเลย ในทางตรงกันข้าม Excel จะไม่คิดว่านี่เป็นฟังก์ชันและเป็นเพียงข้อความแทนที่จะเป็นสูตร
ภายในฟังก์ชันนี้ มีการดำเนินการต่อไปนี้ ขั้นแรก โปรแกรมจะแยกช่วงนี้ออกเป็นส่วนประกอบ ในกรณีของเราคือ 1,2,3,4,5 ถัดไป Excel จะเพิ่มทีละรายการโดยอัตโนมัติ จากนั้นตัวเลขผลลัพธ์จะถูกรวมเข้าด้วยกัน
มีอีกกรณีหนึ่งที่สูตรอาร์เรย์สามารถทำบางสิ่งที่สูตรมาตรฐานไม่สามารถทำได้ ตัวอย่างเช่น เรามีชุดข้อมูลอยู่ในช่วง A1:A10 ในกรณีมาตรฐาน ค่าศูนย์จะถูกส่งคืน แต่สมมุติว่าเรามีสถานการณ์ที่ไม่สามารถนำมาพิจารณาเป็นศูนย์ได้
ลองป้อนสูตรที่ตรวจสอบช่วงเพื่อดูว่าไม่เท่ากับค่านี้หรือไม่
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
ที่นี่มีความรู้สึกผิด ๆ ว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ แต่นี่ไม่ใช่กรณี เพราะที่นี่คุณต้องใช้สูตรอาร์เรย์ ในสูตรข้างต้นจะตรวจสอบเฉพาะองค์ประกอบแรกซึ่งแน่นอนว่าไม่เหมาะกับเรา
แต่ถ้าคุณเปลี่ยนเป็นสูตรอาร์เรย์ การจัดตำแหน่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว ตอนนี้ค่าที่น้อยที่สุดจะเป็น 1
สูตรอาร์เรย์ยังมีข้อดีที่สามารถคืนค่าได้หลายค่า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถย้ายตาราง
ดังนั้นจึงมีสูตรต่างๆ มากมาย บางอย่างต้องการข้อมูลที่ง่ายกว่า บางอย่างก็ซับซ้อนกว่า สูตรอาร์เรย์อาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้เริ่มต้นที่จะเข้าใจ แต่มีประโยชน์มาก