เนื้อหา
ไม่ต้องสงสัยเลยว่าใน Excel คุณมักจะต้องทำงานกับตารางขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลจำนวนมาก ในเวลาเดียวกัน ปริมาณข้อมูลดังกล่าวระหว่างการประมวลผลอาจทำให้เกิดความล้มเหลวหรือการคำนวณที่ไม่ถูกต้องเมื่อใช้สูตรหรือการกรองต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องทำงานกับข้อมูลทางการเงิน
ดังนั้น เพื่อลดความซับซ้อนในการทำงานด้วยอาร์เรย์ของข้อมูลดังกล่าวและขจัดความเป็นไปได้ของข้อผิดพลาด เราจะวิเคราะห์วิธีการทำงานกับแถวใน Excel อย่างแม่นยำและใช้เพื่อลบรายการที่ซ้ำกัน อาจฟังดูซับซ้อน แต่ที่จริงแล้วค่อนข้างง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีวิธีการทำงานถึงห้าวิธีในการค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันในมือ
วิธีที่ 1: ลบแถวที่ซ้ำกันด้วยตนเอง
ขั้นตอนแรกคือการพิจารณาใช้วิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการกับรายการที่ซ้ำกัน นี่เป็นวิธีการแบบแมนนวลซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้แท็บ "ข้อมูล":
- ก่อนอื่นคุณต้องเลือกเซลล์ทั้งหมดของตาราง: กด LMB ค้างไว้แล้วเลือกพื้นที่ทั้งหมดของเซลล์
- ที่ด้านบนของแถบเครื่องมือ คุณต้องเลือกส่วน "ข้อมูล" เพื่อเข้าถึงเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมด
- เราพิจารณาไอคอนที่มีอยู่อย่างรอบคอบและเลือกไอคอนที่มีสองคอลัมน์ของเซลล์ที่ทาสีด้วยสีที่ต่างกัน หากคุณวางเมาส์เหนือไอคอนนี้ ชื่อ "ลบรายการที่ซ้ำกัน" จะปรากฏขึ้น
- หากต้องการใช้พารามิเตอร์ทั้งหมดของส่วนนี้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็เพียงพอที่จะระมัดระวังและใช้เวลากับการตั้งค่า ตัวอย่างเช่น หากตารางมี "ส่วนหัว" อย่าลืมให้ความสนใจกับรายการ "ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว" จะต้องตรวจสอบตารางนั้น
- ถัดมาเป็นหน้าต่างที่แสดงข้อมูลตามคอลัมน์ คุณต้องเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการตรวจสอบรายการที่ซ้ำกัน ทางที่ดีควรเลือกทั้งหมดเพื่อลดเทคที่ข้ามไป
- เมื่อทุกอย่างพร้อมแล้ว ให้ตรวจสอบข้อมูลที่ทำเครื่องหมายไว้อีกครั้งแล้วคลิกตกลง
- Excel จะวิเคราะห์เซลล์ที่เลือกโดยอัตโนมัติและลบตัวเลือกที่ตรงกันทั้งหมด
- หลังจากตรวจสอบและลบรายการที่ซ้ำกันออกจากตารางอย่างสมบูรณ์แล้ว หน้าต่างจะปรากฏขึ้นในโปรแกรมซึ่งจะมีข้อความแจ้งว่ากระบวนการสิ้นสุดลงและข้อมูลจะระบุจำนวนแถวที่ตรงกันที่ถูกลบ
คุณเพียงแค่ต้องคลิกที่ "ตกลง" และคุณสามารถสรุปได้ว่าทุกอย่างพร้อมแล้ว ดำเนินการแต่ละอย่างอย่างระมัดระวังและผลลัพธ์จะไม่ทำให้คุณผิดหวังอย่างแน่นอน
วิธีที่ 2: การลบรายการที่ซ้ำกันโดยใช้ Smart Table
ตอนนี้ มาดูวิธีการอื่นที่มีประโยชน์ในการลบรายการที่ซ้ำกันซึ่งอิงตามการใช้ "ตารางอัจฉริยะ" กันดีกว่า ก็เพียงพอที่จะทำตามคำแนะนำเหล่านี้:
- ก่อนอื่น เลือกทั้งตารางที่คุณต้องการใช้อัลกอริธึมการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติอัจฉริยะ
- ตอนนี้ใช้แถบเครื่องมือ ซึ่งคุณต้องเลือกส่วน "หน้าแรก" แล้วค้นหา "รูปแบบเป็นตาราง" ไอคอนนี้มักจะอยู่ในส่วนย่อย "สไตล์" ยังคงใช้ลูกศรลงพิเศษที่อยู่ถัดจากไอคอนและเลือกสไตล์ของการออกแบบตารางที่คุณชอบมากที่สุด
- เมื่อทำทุกอย่างถูกต้องแล้ว ข้อความเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดรูปแบบตารางจะปรากฏขึ้น ระบุช่วงที่จะใช้ฟังก์ชันตารางอัจฉริยะ และหากคุณได้เลือกเซลล์ที่จำเป็นก่อนหน้านี้ ช่วงนั้นจะถูกระบุโดยอัตโนมัติและคุณจะต้องตรวจสอบเท่านั้น
- ยังคงเป็นเพียงการเริ่มต้นค้นหาและลบบรรทัดที่ซ้ำกันต่อไป ในการทำเช่นนี้ คุณต้องทำตามขั้นตอนเพิ่มเติม:
- วางเคอร์เซอร์บนเซลล์ตารางโดยพลการ
- ในแถบเครื่องมือด้านบน เลือกส่วน "การออกแบบตาราง"
- เรากำลังมองหาไอคอนในรูปแบบของเซลล์สองคอลัมน์ที่มีสีต่างกัน เมื่อคุณวางเมาส์เหนือไอคอนเหล่านั้น ข้อความ "ลบรายการที่ซ้ำกัน" จะปรากฏขึ้น
- ทำตามขั้นตอนที่เราระบุไว้ในวิธีแรกหลังจากใช้ไอคอนที่กำหนด
เอาใจใส่! วิธีนี้มีคุณสมบัติพิเศษ – ด้วยเหตุนี้จึงสามารถทำงานกับตารางที่มีช่วงต่างๆ ได้โดยไม่มีข้อจำกัดใดๆ พื้นที่ที่เลือกในขณะที่ทำงานกับ Excel จะได้รับการวิเคราะห์อย่างรอบคอบเพื่อหารายการที่ซ้ำกัน
วิธีที่ 3: การใช้ตัวกรอง
ทีนี้มาดูวิธีการพิเศษที่ช่วยให้คุณไม่ลบรายการที่ซ้ำกันออกจากตาราง แต่เพียงแค่ซ่อนไว้ อันที่จริง วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดรูปแบบตารางในลักษณะที่ไม่มีอะไรขัดขวางการทำงานต่อไปของคุณกับตาราง และเป็นไปได้ที่จะได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์ทางสายตาเท่านั้น ในการใช้งาน คุณเพียงแค่ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- ขั้นตอนแรกคือการเลือกทั้งตารางที่คุณจะจัดการเพื่อลบรายการที่ซ้ำกัน
- ไปที่ส่วน "ข้อมูล" และไปที่ส่วนย่อย "ตัวกรอง" ทันที
- สัญญาณที่ชัดเจนว่าตัวกรองถูกเปิดใช้งานคือการมีลูกศรพิเศษอยู่ที่ส่วนหัวของตาราง หลังจากนั้นก็เพียงพอสำหรับคุณที่จะใช้มันและระบุข้อมูลเกี่ยวกับรายการที่ซ้ำกัน (เช่น คำหรือการกำหนดในการค้นหา) .
ดังนั้น คุณสามารถกรองรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดออกทันทีและดำเนินการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมกับรายการเหล่านั้น
ตัวกรองขั้นสูงเพื่อค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Excel
มีอีกวิธีหนึ่งในการใช้ตัวกรองใน Excel สำหรับสิ่งนี้ คุณจะต้อง:
- ทำตามขั้นตอนทั้งหมดของวิธีการก่อนหน้านี้
- ในหน้าต่างชุดเครื่องมือ ให้ใช้ไอคอน "ขั้นสูง" ซึ่งอยู่ถัดจากตัวกรองเดียวกัน
- หลังจากใช้ไอคอนนี้ คุณเพียงแค่ต้องใส่ใจกับหน้าต่างการตั้งค่าขั้นสูง ชุดเครื่องมือขั้นสูงนี้จะช่วยให้คุณทำความคุ้นเคยกับข้อมูลเบื้องต้น:
- ขั้นแรก คุณควรตรวจสอบช่วงที่ระบุของตารางเพื่อให้ตรงกับสิ่งที่คุณจดบันทึกไว้
- อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่อง "เฉพาะระเบียนที่ไม่ซ้ำ";
- เมื่อทุกอย่างพร้อมแล้วจะเหลือเพียงคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
- เมื่อปฏิบัติตามคำแนะนำทั้งหมดแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือดูที่ตารางและตรวจดูให้แน่ใจว่าไม่มีการแสดงรายการซ้ำอีกต่อไป สิ่งนี้จะมองเห็นได้ทันทีหากคุณดูข้อมูลที่ด้านล่างซ้าย ซึ่งสะท้อนถึงจำนวนบรรทัดที่แสดงบนหน้าจอ
สำคัญ! หากคุณต้องการคืนทุกอย่างให้อยู่ในรูปแบบเดิม การทำสิ่งนี้ให้ง่ายที่สุด เพียงแค่ยกเลิกตัวกรองโดยดำเนินการที่คล้ายกันซึ่งระบุไว้ในคำแนะนำวิธีการก็เพียงพอแล้ว
วิธีที่ 4: การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นชุดเครื่องมือพิเศษที่ใช้ในการแก้ปัญหาต่างๆ คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันในตาราง ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องทำสิ่งต่อไปนี้:
- ก่อนหน้านี้ คุณจะต้องเลือกเซลล์ของตารางที่คุณวางแผนจะจัดรูปแบบก่อน
- ตอนนี้คุณควรไปที่แท็บ "หน้าแรก" และค้นหาไอคอน "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" พิเศษซึ่งอยู่ในส่วนย่อย "สไตล์"
- หลังจากทำตามขั้นตอนเสร็จแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงหน้าต่างที่เรียกว่า "กฎการเลือกเซลล์" จากนั้นคุณจะต้องเลือกรายการ "ค่าที่ซ้ำกัน"
- อย่าลืมใส่ใจกับการตั้งค่าการจัดรูปแบบซึ่งไม่ควรเปลี่ยนแปลง สิ่งเดียวที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้คือการเข้ารหัสสีตามที่คุณต้องการ เมื่อทุกอย่างพร้อมแล้ว คุณสามารถคลิก "ตกลง"
- ต้องขอบคุณการกระทำดังกล่าว คุณจะสามารถไฮไลต์รายการที่ซ้ำกันทั้งหมดด้วยสีที่ต่างกันและเริ่มทำงานกับพวกเขาได้ในอนาคต
โปรดทราบ! ข้อเสียเปรียบหลักของวิธีนี้คือเมื่อใช้ฟังก์ชันดังกล่าว ค่าที่เหมือนกันทั้งหมดจะถูกทำเครื่องหมาย และไม่ใช่เฉพาะตัวเลือกที่ตรงกับสตริงทั้งหมด ควรจดจำความแตกต่างนี้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเกี่ยวกับการรับรู้ภาพและทำความเข้าใจว่าต้องทำอย่างไรและต้องใส่ใจอะไร
วิธีที่ 5: สูตรลบแถวที่ซ้ำกัน
วิธีนี้เป็นวิธีที่ยากที่สุดในรายการทั้งหมด เนื่องจากมีไว้สำหรับผู้ใช้ที่เข้าใจฟังก์ชันและคุณสมบัติของโปรแกรมนี้โดยเฉพาะ ท้ายที่สุดวิธีการนี้เกี่ยวข้องกับการใช้สูตรที่ซับซ้อน ดูเหมือนว่านี้: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). ตอนนี้คุณต้องตัดสินใจว่าจะใช้อย่างไรและนำไปใช้ที่ไหน:
- ขั้นตอนแรกคือการเพิ่มคอลัมน์ใหม่ที่จะทุ่มเทให้กับรายการที่ซ้ำกันเท่านั้น
- Выделите верхнюю ячейку и введите в нее формулу: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
- ตอนนี้เลือกทั้งคอลัมน์สำหรับรายการที่ซ้ำกันโดยไม่ต้องแตะส่วนหัว
- วางเคอร์เซอร์ที่ส่วนท้ายของสูตร ระวังรายการนี้ เนื่องจากสูตรไม่สามารถมองเห็นได้ชัดเจนในเซลล์เสมอไป ควรใช้แถบค้นหาด้านบนสุดและดูตำแหน่งของเคอร์เซอร์ที่ถูกต้องอย่างระมัดระวัง
- หลังจากตั้งเคอร์เซอร์แล้ว คุณต้องกดปุ่ม F2 บนแป้นพิมพ์
- หลังจากนั้นคุณต้องกดคีย์ผสม "Ctrl + Shift + Enter"
- ด้วยการกระทำที่ดำเนินการทำให้สามารถกรอกสูตรด้วยข้อมูลที่จำเป็นจากตารางได้อย่างถูกต้อง
ค้นหารายการที่ตรงกันด้วยคำสั่งค้นหา
ตอนนี้ควรพิจารณาตัวเลือกอื่นที่น่าสนใจในการค้นหารายการที่ซ้ำกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับวิธีการดังกล่าว คุณจะต้องใช้สูตรอื่นที่มีลักษณะดังนี้: =COUNTIF(A:A, A2)>1.
ข้อมูลเพิ่มเติม! ในสูตรนี้ A2 หมายถึงเครื่องหมายของเซลล์แรกจากพื้นที่ที่คุณวางแผนจะค้นหา ทันทีที่ป้อนสูตรลงในเซลล์แรก คุณสามารถลากค่าและรับข้อมูลที่ต้องการได้ ด้วยการกระทำดังกล่าว จึงสามารถเผยแพร่ข้อมูลเป็น "TRUE" และ "FALSE" ได้ และหากคุณต้องการค้นหาในพื้นที่จำกัด ให้ทำเครื่องหมายช่วงการค้นหาและตรวจดูให้แน่ใจว่าได้กำหนดความปลอดภัยด้วยเครื่องหมาย $ ซึ่งจะยืนยันการคอมมิตและทำให้เป็นพื้นฐาน
หากคุณไม่พอใจกับข้อมูลในรูปแบบ "TRUE" หรือ "FALSE" เราขอแนะนำให้ใช้สูตรต่อไปนี้ ซึ่งจัดโครงสร้างข้อมูล: =IF(COUNTIF($A$2:$A$17, A2)>1;”Duplicate”;”Unique”) การดำเนินการทั้งหมดอย่างถูกต้องจะช่วยให้คุณได้รับการดำเนินการที่จำเป็นทั้งหมดและจัดการกับข้อมูลที่ซ้ำกันที่มีอยู่ได้อย่างรวดเร็ว
วิธีใช้ตารางเดือยเพื่อค้นหารายการที่ซ้ำกัน
วิธีเพิ่มเติมในการใช้ฟังก์ชันของ Excel เพื่อค้นหารายการที่ซ้ำกันคือ PivotTable จริงอยู่ ในการใช้งาน คุณต้องมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับฟังก์ชันทั้งหมดของโปรแกรม สำหรับการกระทำหลักจะมีลักษณะดังนี้:
- ขั้นตอนแรกคือการสร้างเค้าโครงตาราง
- คุณต้องใช้ฟิลด์เดียวกันเป็นข้อมูลสำหรับสตริงและค่า
- คำที่ตรงกันที่เลือกจะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการนับซ้ำโดยอัตโนมัติ อย่าลืมว่าพื้นฐานของฟังก์ชันการนับคือคำสั่ง "COUNT" เพื่อความเข้าใจเพิ่มเติม โปรดทราบว่าค่าทั้งหมดที่เกินค่า 1 จะซ้ำกัน
ให้ความสนใจกับภาพหน้าจอซึ่งแสดงตัวอย่างของวิธีการดังกล่าว
จุดแตกต่างหลักของวิธีนี้คือการไม่มีสูตรใดๆ สามารถนำมาใช้ได้อย่างปลอดภัย แต่ก่อนอื่นคุณควรศึกษาคุณลักษณะและความแตกต่างของการใช้ตารางเดือย
สรุป
ตอนนี้คุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการใช้การค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกัน คุณยังมีคำแนะนำและเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว