เนื้อหา
Excel เป็นโปรแกรมสากลและมีฟังก์ชันต่างๆ นับร้อยที่ช่วยให้ทำงานกับเอกสารได้ง่ายขึ้น เพิ่มความเร็วในการประมวลผลข้อมูล และแม้กระทั่งทำงานบนการออกแบบหน้าข้อมูล จริงอยู่ เนื่องจากฟังก์ชั่นที่หลากหลายมีมากมาย ผู้ใช้จำนวนมากต้องเผชิญกับปัญหาในการวางแนวในเอกสาร และบางครั้งสถานการณ์ที่แตกต่างกันก็อาจนำไปสู่อาการมึนงงได้ เอกสารนี้จะวิเคราะห์สถานการณ์เมื่อเปิดเอกสาร หน้าหลายหน้าปรากฏขึ้นพร้อมกันหรือรายการพื้นหลัง "หน้า 1" แทรกแซง
คุณสมบัติของรูปแบบของเอกสารเฉพาะคืออะไร?
ก่อนที่คุณจะจัดการกับปัญหา คุณควรศึกษามันให้ดีเสียก่อน ไม่ต้องสงสัยเลยว่าไฟล์ที่มีนามสกุล Excel สามารถบันทึกได้หลากหลายรูปแบบ ตัวอย่างเช่น มาตรฐานคือ "รูปแบบปกติ" ซึ่งมีตารางที่สมบูรณ์พร้อมข้อมูลและความสามารถในการแก้ไขได้อย่างอิสระ
ถัดมาคือ “Page Layout” ซึ่งเป็นรูปแบบที่จะกล่าวถึง มักจะบันทึกโดยผู้ใช้ที่แก้ไขเนื้อหาและปรับรูปลักษณ์ของตารางสำหรับการพิมพ์ในภายหลัง โดยหลักการแล้ว ไม่มีอะไรต้องกังวล เนื่องจากรูปแบบการบันทึกดังกล่าวเป็นผลจากการพยายามปรับแต่งเอกสารตามความจำเป็นสำหรับการรับรู้ด้วยภาพ
นอกจากนี้ยังมี "โหมดหน้า" ซึ่งมีไว้สำหรับการศึกษาข้อมูลในรูปแบบของความสมบูรณ์ "เป้าหมาย" เท่านั้น นั่นคือในโหมดนี้ รายละเอียดที่ไม่จำเป็นและเซลล์ว่างจะหายไปในตาราง เหลือเพียงพื้นที่ที่เติมจนเต็มเท่านั้น
โหมดทั้งหมดเหล่านี้สร้างขึ้นสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการควบคุมทุกอย่างและใช้ฟังก์ชันที่มีอยู่อย่างเต็มที่ หากคุณต้องทำงานกับตารางบ่อยครั้ง อย่างน้อยแต่ละรูปแบบเหล่านี้จะถูกนำมาใช้อย่างจริงจัง ไม่เพียงแต่เพื่อการศึกษาข้อมูลทั้งหมดอย่างรอบคอบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเตรียมตารางสำหรับการพิมพ์ครั้งต่อไปด้วย
วิธีแรกในการเปลี่ยนรูปแบบเอกสาร
ตอนนี้ มาดูวิธีแรกในการเปลี่ยนรูปแบบเอกสาร ซึ่งเรียบง่ายและตรงไปตรงมาที่สุด จะช่วยให้คุณเปลี่ยนรูปแบบตารางได้ภายในไม่กี่วินาทีเพื่อไม่ให้ถูกรบกวนจากการกระทำอื่นๆ และเริ่มทำงานกับข้อมูลได้ทันที ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องทำสิ่งต่อไปนี้:
- เปิด Excel และเปิดไฟล์ที่มีรูปแบบตารางที่ผิดปกติ
- หลังจากเปิดเอกสาร ให้ใส่ใจกับส่วนล่างขวาของแผง ซึ่งโดยปกติแล้วจะมีตัวควบคุมขนาดแบบอักษรที่อ่านได้ ตอนนี้ นอกจากฟังก์ชันเปลี่ยนการซูมแล้ว ยังมีไอคอนอีกสามไอคอน ได้แก่ ตาราง หน้า และมาร์กอัปสากล
- หากคุณพบรูปแบบไฟล์ที่มีหลายหน้าหรือมีรายการพื้นหลัง "หน้า 1" รูปแบบ "เค้าโครงหน้า" จะเปิดใช้งานและจะแสดงเป็นไอคอนที่สองจากด้านซ้าย
- คลิกซ้ายที่ไอคอน "รูปแบบปกติ" แรกแล้วคุณจะเห็นว่ารูปลักษณ์ของตารางเปลี่ยนไป
- คุณสามารถแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่หรือเปลี่ยนตารางทั้งหมดได้
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบของเอกสารได้อย่างรวดเร็วและได้รูปลักษณ์ที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่คุ้นเคย นี่เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดใน Excel เวอร์ชันใหม่
วิธีที่สองในการเปลี่ยนรูปแบบเอกสาร
ตอนนี้ให้พิจารณาวิธีที่สองในการเปลี่ยนรูปแบบของเอกสาร ซึ่งจะช่วยให้คุณได้ข้อมูลประเภทที่ต้องการเพื่อใช้หรือแก้ไขในภายหลัง คุณจะต้องทำสิ่งต่อไปนี้:
- เปิดโปรแกรม Excel
- เปิดเอกสารที่มีรูปแบบไม่ถูกต้อง
- ไปที่แถบฟังก์ชันด้านบน
- เลือกแท็บมุมมอง
- มีความจำเป็นต้องเลือกรูปแบบของเอกสาร
วิธีนี้ใช้เวลานานกว่าเล็กน้อย แต่เป็นสากลและมีประสิทธิภาพ คุณสามารถนำทางไปยังโปรแกรมนั้นและเปิดใช้งานรูปแบบเอกสารที่ต้องการได้โดยไม่คำนึงถึงเวอร์ชันของโปรแกรม.
สรุป
เราขอแนะนำให้ใช้วิธีการที่มีอยู่ เนื่องจากแต่ละวิธีมีประสิทธิภาพและราคาไม่แพง ด้วยการกระทำเหล่านี้ คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบเอกสารเพื่อใช้ข้อมูลต่อไปได้อย่างรวดเร็ว ใช้คำใบ้และพัฒนาทักษะของคุณในฐานะผู้ใช้ Excel ขั้นสูง