เนื้อหา
ในกระบวนการทำงานบนเอกสาร Excel หลายคนจำเป็นต้องเชื่อมต่อพร้อมกัน และบ่อยครั้งที่จำนวนของพวกเขาสามารถคำนวณได้หลายสิบ ดังนั้น ปัญหาของการทำงานร่วมกันไม่ได้จำกัดอยู่แค่การเชื่อมต่อผู้คนเท่านั้น เนื่องจากพวกเขามักจะทำการเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งกันซึ่งจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีแก้ไขอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ใครสามารถทำได้? บุคคลที่มีสถานะเป็นผู้ใช้หลัก กล่าวโดยย่อ สิ่งที่ต้องทำเพื่อทำงานร่วมกันกับเอกสาร ไม่เพียงแต่เป็นไปได้ แต่ยังมีประสิทธิภาพด้วย?
การทำงานกับไฟล์ที่แชร์ใน Excel มีลักษณะเฉพาะของตัวเอง ดังนั้น ผู้ใช้จึงไม่สามารถดำเนินการบางอย่างได้:
- การสร้างตาราง
- การจัดการสถานการณ์รวมถึงการดู
- การถอดแผ่นงาน
- ผู้ใช้ไม่มีความสามารถในการผสานหลายเซลล์ หรือในทางกลับกัน แยกเซลล์ที่ผสานก่อนหน้านี้
- การดำเนินการใด ๆ ที่มีข้อมูล XML
จะข้ามข้อ จำกัด เหล่านี้ได้อย่างไร? คุณเพียงแค่ต้องลบการเข้าถึงทั่วไป แล้วส่งคืนเมื่อจำเป็น
ต่อไปนี้คือสเปรดชีตอื่นที่มีงานบางอย่างที่อาจหรืออาจไม่สามารถทำได้หากคุณทำงานกับบุคคลหลายคนในสเปรดชีตเดียวกัน
ขั้นแรกคุณต้องเข้าใจว่าไฟล์ใดที่ผู้ใช้หลายคนต้องแก้ไขในคราวเดียว อาจเป็นไฟล์ใหม่หรือไฟล์ที่มีอยู่ก็ได้
การตั้งค่า
ทุกสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อแชร์ไฟล์ใน Excel อยู่ในส่วนการแชร์หนังสือ ซึ่งสามารถพบได้โดยไปที่แท็บรีวิว
หน้าต่างจะปรากฏขึ้นพร้อมแท็บสองแท็บ เราสนใจอันแรกซึ่งเปิดโดยอัตโนมัติ เราจำเป็นต้องทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากรายการที่ทำเครื่องหมายในภาพหน้าจอด้วยสี่เหลี่ยมสีแดง ด้วยเหตุนี้ เราจึงทำให้ผู้ใช้หลายคนสามารถจัดการเอกสารได้
หลังจากที่เราเปิดการเข้าถึงเพื่อแก้ไขแล้ว เราต้องกำหนดค่า ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดแท็บที่สอง
หลังจากป้อนพารามิเตอร์แล้ว เราจะยืนยันการกระทำของเรา ในการทำเช่นนี้คลิกซ้ายที่ปุ่ม "ตกลง" การแบ่งปันสามารถเปิดให้กับหนังสือเล่มใดก็ได้ ทั้งใหม่และที่มีอยู่ ในกรณีแรก คุณจะต้องคิดชื่อให้เธอ
หลังจากนั้น คุณต้องบันทึกไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
สำคัญ! รูปแบบควรเป็นแบบที่ผู้ใช้แต่ละคนสามารถเปิดไฟล์ได้ด้วยเวอร์ชันของสเปรดชีต
คุณต้องบันทึกไฟล์ไปยังเครือข่ายที่ใช้ร่วมกันหรือโฟลเดอร์ที่สามารถเข้าถึงผู้เข้าร่วมที่ต้องการใช้ไฟล์ได้ หลังจากเลือกไดเร็กทอรีแล้ว ให้คลิกปุ่ม "บันทึก"
อย่างไรก็ตาม ไม่อนุญาตให้ใช้เว็บเซิร์ฟเวอร์เพื่อบันทึกไฟล์ที่แชร์
หลังจากดำเนินการทั้งหมดที่อธิบายไว้ข้างต้นแล้ว คุณต้องตรวจสอบว่าสามารถเชื่อมต่อกับผู้อื่นได้หรือไม่ ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดแท็บ "ข้อมูล" และค้นหารายการ "การเชื่อมต่อ" ด้านล่าง หากคุณคลิก คุณจะสามารถเปลี่ยนลิงก์หรือลิงก์ได้ หากไม่มีปุ่มที่เกี่ยวข้อง แสดงว่าไม่มีไฟล์ที่เกี่ยวข้อง
ถัดไป แท็บ "สถานะ" จะเปิดขึ้น ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบการเชื่อมต่อได้ ความจริงที่ว่าทุกอย่างเรียบร้อยสามารถรับรู้ได้ด้วยปุ่ม "ตกลง"
Excel ยังอนุญาตให้คุณเปิดเวิร์กบุ๊กที่แชร์ได้ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องคลิกที่ปุ่ม Office เมื่อแผงป๊อปอัปปรากฏขึ้น เราต้องเลือกรายการ "เปิด" และเลือกหนังสือที่จะใช้สำหรับการแบ่งปัน หลังจากนั้น ให้คลิกปุ่ม Office อีกครั้ง แล้วเปิดหน้าต่าง "ตัวเลือก Excel" ซึ่งอยู่ด้านล่าง
ทางด้านซ้ายของหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น คุณจะสามารถเลือกหมวดหมู่ของการตั้งค่าได้ แต่เราสนใจส่วนแรกสุดซึ่งมีพารามิเตอร์ทั่วไปมากที่สุด
จากนั้นไปที่รายการ "การตั้งค่าส่วนบุคคล" ซึ่งคุณต้องระบุข้อมูลที่อนุญาตให้คุณกรองผู้ใช้ – ชื่อผู้ใช้ ชื่อเล่น
หลังจากดำเนินการเหล่านี้แล้ว จะสามารถแก้ไขข้อมูลในเอกสารหรือเพิ่มข้อมูลบางอย่างได้ อย่าลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณหลังจากทำการเปลี่ยนแปลง
ซึ่งบางครั้งอาจทำให้เกิดปัญหาเมื่อบันทึก ตัวอย่างเช่น การแชร์จะใช้ได้เฉพาะการเปิดครั้งแรก และเมื่อคุณพยายามเปิดเอกสารครั้งที่สอง โปรแกรมจะแสดงข้อผิดพลาด สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:
- หากผู้เข้าร่วมหลายคนป้อนข้อมูลพร้อมกันในเซลล์เดียวกัน หรือส่วนอื่นๆ
- การสร้างบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้เวิร์กบุ๊กมีขนาดใหญ่ขึ้น สิ่งนี้นำไปสู่ปัญหา
- ผู้ใช้ถูกลบออกจากการแบ่งปัน ในกรณีนี้ การบันทึกการเปลี่ยนแปลงจะไม่ทำงานบนคอมพิวเตอร์ของเขาเท่านั้น
- ทรัพยากรเครือข่ายโอเวอร์โหลด
ในการแก้ไขปัญหา คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ลบบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อนออกจากรายการ
- ลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อนภายในเอกสารนั้นเอง
- เริ่มการแบ่งปันใหม่
- เปิดเอกสาร Excel ในตัวแก้ไข office อื่น แล้วบันทึกอีกครั้งในรูปแบบ xls
จริงในเวอร์ชันล่าสุด ข้อผิดพลาดนี้ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยเท่าเวอร์ชันเก่า
วิธีดูกิจกรรมสมาชิก
ในระหว่างการทำงานร่วมกัน คุณต้องตรวจสอบอย่างต่อเนื่องเพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่งเสียบางสิ่ง ดังนั้นคุณต้องเรียนรู้ที่จะเข้าใจว่าการกระทำใดที่คนใดคนหนึ่งกระทำ คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- ไปที่แท็บ "ตรวจสอบ" และพบรายการ "การแก้ไข" ในเมนู เลือกรายการ "เลือกการแก้ไข"
6 - ถัดไป หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณทราบว่าผู้ใช้ทำการเปลี่ยนแปลงใดบ้าง รายการนี้ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถตรวจสอบว่าเป็นกรณีนี้จริงหรือไม่โดยดูที่ช่องทำเครื่องหมายถัดจากรายการที่เกี่ยวข้องในกล่องโต้ตอบนี้
7 ในกรณีนี้ เฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้นตั้งแต่การบันทึกครั้งล่าสุดเท่านั้นที่จะแสดงในรายการที่มุมซ้ายบน สิ่งนี้ทำขึ้นเพื่อความสะดวก คุณสามารถดูการแก้ไขก่อนหน้าในวารสารได้ตลอดเวลา
- ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะได้รับสีเฉพาะ ซึ่งคุณสามารถเข้าใจได้ว่าใครเป็นคนทำการเปลี่ยนแปลง ป้ายกำกับอยู่ที่มุมซ้ายบน คุณยังสามารถตั้งค่าการติดตามการเปลี่ยนแปลงตามเวลา ผู้ใช้เฉพาะ หรือในช่วงที่กำหนด รวมทั้งปิดใช้งานการแสดงผล
8 - เมื่อคุณวางเมาส์เหนือเซลล์ที่มีเครื่องหมายดังกล่าว บล็อกเล็กๆ จะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณเข้าใจว่าใครเป็นคนทำการเปลี่ยนแปลง
9 - ในการปรับเปลี่ยนกฎสำหรับการแสดงการแก้ไข คุณต้องกลับไปที่หน้าต่างการตั้งค่า จากนั้นค้นหาฟิลด์ "ตามเวลา" ซึ่งคุณสามารถกำหนดจุดเริ่มต้นสำหรับการดูการเปลี่ยนแปลงได้ นั่นคือเวลาที่จะแสดงการแก้ไข คุณสามารถตั้งค่าช่วงเวลาตั้งแต่การบันทึกครั้งล่าสุด ตั้งค่าให้แสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดตลอดเวลา ไม่มีการดูโดยเฉพาะ หรือระบุวันที่ที่จะแสดง
10 - คุณยังสามารถควบคุมการแสดงการแก้ไขที่ทำโดยสมาชิกที่ระบุเท่านั้น
11 - เมื่อใช้ฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถกำหนดช่วงของแผ่นงานที่จะบันทึกการทำงานของคำสั่ง
คุณยังสามารถทำการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ได้โดยเลือกช่องทำเครื่องหมายที่เหมาะสมในตำแหน่งที่ถูกต้อง
รายการการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่น้ำหนักตาย ผู้ใช้หลักสามารถตรวจสอบการแก้ไขของผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ยืนยันหรือปฏิเสธได้ ทำอย่างไร?
- ไปที่แท็บ "ตรวจสอบ" มีเมนู "แก้ไข" ที่ผู้ใช้สามารถจัดการการแก้ไขได้ ในแผงป๊อปอัป คุณต้องเลือกตัวเลือก "ยอมรับ / ปฏิเสธการแก้ไข" หลังจากนั้นหน้าต่างจะแสดงการแก้ไข
13 14 - การเลือกการแก้ไขสามารถทำได้ตามเกณฑ์เดียวกับที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้: ตามเวลา โดยผู้ใช้เฉพาะราย หรือภายในช่วงที่กำหนด หลังจากตั้งค่าพารามิเตอร์ที่ต้องการแล้ว ให้กดปุ่ม OK
- ถัดไป การปรับทั้งหมดที่ตรงตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ในขั้นตอนก่อนหน้าจะแสดงขึ้น คุณสามารถยอมรับการแก้ไขหรือปฏิเสธโดยคลิกที่ปุ่มที่เหมาะสมที่ด้านล่างของหน้าต่าง นอกจากนี้ยังสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการปรับปรุงแบบกลุ่มได้
15
ตอนนี้เหลือการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นแล้ว และส่วนเพิ่มเติมก็ถูกนำออกไปแล้ว
วิธีลบผู้ใช้ออกจากไฟล์ excel
ในบางครั้ง จำเป็นต้องลบผู้ใช้ออกจากการเขียนร่วม อาจมีสาเหตุหลายประการ: พวกเขาได้รับงานอื่น ผู้เข้าร่วมเริ่มแก้ไขจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น เป็นต้น การนำงานนี้ไปใช้ใน Excel ไม่ใช่เรื่องยากเลย
ขั้นแรก เปิดแท็บ "ตรวจสอบ" มีกลุ่ม "การเปลี่ยนแปลง" ซึ่งมีตัวเลือก "การเข้าถึงหนังสือ"
หลังจากนั้น หน้าต่างเดียวกับที่เราเห็นก่อนหน้านี้จะปรากฏบนหน้าจอ รายชื่อผู้ที่สามารถเปลี่ยนแปลงตารางได้ทั้งหมดจะอยู่ในแท็บแก้ไข หากต้องการลบผู้ใช้ที่เราไม่ต้องการในขณะนี้ คุณต้องค้นหาในรายการนี้ เลือกโดยกดปุ่มซ้ายของเมาส์และคลิกที่ปุ่ม "ลบ" ซึ่งอยู่ด้านล่าง
ถัดไป Excel จะเตือนผู้ใช้ว่าการแก้ไขที่ทำโดยผู้เข้าร่วมรายนี้อาจไม่ได้รับการบันทึกหากเขากำลังทำการเปลี่ยนแปลงในสมุดงาน หากคุณตกลง ให้คลิก "ตกลง" และผู้ใช้จะไม่ถูกแชร์อีกต่อไป
วิธีที่ดีที่สุดในการจำกัดการใช้บัญชีแยกประเภทคือการเอาผู้ใช้ออก หากไม่เหมาะสม คุณสามารถกำหนดสิทธิ์ในการดูหรือแก้ไขหนังสือโดยผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่ง
ดังที่กล่าวไปแล้ว สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าข้อจำกัดบางอย่างนั้นสร้างมาในการแบ่งปันโดยค่าเริ่มต้น พวกเขาได้รับการอธิบายไว้ข้างต้น ให้จำไว้เพราะการทำซ้ำเป็นมารดาของการเรียนรู้
- ห้ามสร้างตารางอัจฉริยะที่อัปเดตข้อมูลโดยอัตโนมัติและมีคุณสมบัติอื่นๆ อีกมากมาย
- คุณไม่สามารถจัดการสคริปต์ได้
- มีข้อจำกัดในตัวสำหรับการลบแผ่นงาน การเชื่อมต่อหรือการตัดการเชื่อมต่อเซลล์
- ดำเนินการทั้งหมดกับข้อมูล XML กล่าวง่ายๆ ก็คือ มีข้อจำกัดในการจัดโครงสร้างข้อมูลจำนวนมาก รวมถึงการแก้ไขอาร์เรย์ XML เป็นหนึ่งในประเภทไฟล์ที่คลุมเครือที่สุดสำหรับผู้เริ่มต้น แต่ก็ค่อนข้างง่ายจริงๆ ด้วยไฟล์ประเภทนี้ คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลโดยทำการเปลี่ยนแปลงแบบกลุ่มไปยังเอกสาร
พูดง่ายๆ ก็คือ การเขียนร่วมทำให้คุณสามารถดำเนินการตามมาตรฐานในเอกสารได้ แต่ตัวเลือกแบบมืออาชีพเพิ่มเติมนั้นมีไว้สำหรับคนเดียวเท่านั้น นี่เป็นเพราะมาโครเดียวกันหรือการเปลี่ยนแปลงชุด XML ค่อนข้างยากที่จะย้อนกลับ
การปิดใช้งานการแชร์แล้วเปิดใช้งานใหม่เป็นอีกวิธีหนึ่งในการจำกัดสิ่งที่ผู้ใช้ Excel สามารถทำได้ คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้ด้วยตัวเอง ซึ่งจะเป็นการกีดกันผู้อื่นในโอกาสที่จะแก้ไขบางสิ่งเป็นการชั่วคราว
คุณต้องทำตามขั้นตอนเหล่านี้
- เปิดแท็บ "ตรวจสอบ" ไปที่รายการ "การแก้ไข" และเลือกรายการ "ไฮไลต์การแก้ไข" จากเมนูป๊อปอัป
- หลังจากนั้นหน้าต่างจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณต้องยกเลิกการเลือกช่องถัดจากรายการ "ผู้ใช้" และ "ในช่วง"
- หลังจากนั้น บันทึกการเปลี่ยนแปลงจะปรากฏขึ้น ซึ่งจำเป็นสำหรับการสำรองข้อมูล
หลังจากนั้น คุณสามารถปิดการแชร์ได้ ในการทำเช่นนี้ บนแท็บเดียวกันบน Ribbon ให้เลือกรายการ "การเข้าถึงหนังสือ" และยกเลิกการเลือก "อนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนแก้ไขไฟล์"
แค่นั้นแหละ ตอนนี้การแชร์ถูกปิดการใช้งาน
ดังนั้นจึงค่อนข้างง่ายในการตั้งค่าการเขียนร่วมใน Excel แน่นอนว่ามีข้อ จำกัด บางประการที่ไม่อนุญาตให้คุณใช้เอกสารอย่างเต็มที่ แต่ปัญหาเหล่านี้แก้ไขได้ค่อนข้างง่าย เพียงปิดการแชร์ชั่วขณะหนึ่งแล้วเปิดใช้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น