เนื้อหา
ฟีเจอร์ของ Excel ช่วยให้คุณคำนวณความซับซ้อนได้เกือบทุกรูปแบบด้วยสูตรและฟังก์ชัน อย่างไรก็ตาม บางครั้งผู้ใช้อาจพบความจริงที่ว่าสูตรปฏิเสธที่จะทำงานหรือให้ข้อผิดพลาดแทนผลลัพธ์ที่ต้องการ ในบทความนี้ เราจะมาดูกันว่าเหตุใดจึงเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น และต้องดำเนินการอย่างไรเพื่อแก้ไขปัญหา
คอนเทนต์
โซลูชันที่ 1: เปลี่ยนรูปแบบเซลล์
บ่อยครั้ง Excel ปฏิเสธที่จะทำการคำนวณเนื่องจากเลือกรูปแบบเซลล์ที่ไม่ถูกต้อง
ตัวอย่างเช่น หากมีการระบุรูปแบบข้อความ แทนที่จะเห็นผลลัพธ์ เราจะเห็นเพียงสูตรเองในรูปแบบของข้อความธรรมดา
ในบางสถานการณ์ เมื่อเลือกรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง ผลลัพธ์สามารถคำนวณได้ แต่จะแสดงในรูปแบบที่แตกต่างไปจากที่เราต้องการโดยสิ้นเชิง
เห็นได้ชัดว่าต้องเปลี่ยนรูปแบบเซลล์ และดำเนินการดังนี้:
- ในการกำหนดรูปแบบเซลล์ปัจจุบัน (ช่วงของเซลล์) ให้เลือกและอยู่ในแท็บ "บ้าน", ใส่ใจกับกลุ่มเครื่องมือ "ตัวเลข". มีฟิลด์พิเศษที่นี่ซึ่งแสดงรูปแบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
- คุณสามารถเลือกรูปแบบอื่นจากรายการที่จะเปิดขึ้นหลังจากที่เราคลิกลูกศรลงถัดจากค่าปัจจุบัน
รูปแบบเซลล์สามารถเปลี่ยนแปลงได้ โดยใช้เครื่องมืออื่นที่ให้คุณตั้งค่าขั้นสูงเพิ่มเติมได้
- เมื่อเลือกเซลล์แล้ว (หรือเลือกช่วงของเซลล์) ให้คลิกขวาที่เซลล์นั้นและในรายการที่เปิดขึ้น ให้คลิกที่คำสั่ง “รูปแบบเซลล์”. หรือหลังจากเลือกแล้วให้กดชุดค่าผสม Ctrl + 1.
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น เราจะพบว่าตัวเองอยู่ในแท็บ "ตัวเลข". ในรายการทางด้านซ้ายคือรูปแบบทั้งหมดที่เราสามารถเลือกได้ ทางด้านซ้าย การตั้งค่าของตัวเลือกที่เลือกจะปรากฏขึ้น ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามดุลยพินิจของเรา กดเมื่อพร้อม OK.
- เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงแสดงในตาราง เราเปิดใช้งานโหมดการแก้ไขทีละเซลล์สำหรับเซลล์ทั้งหมดที่สูตรไม่ทำงาน เมื่อเลือกองค์ประกอบที่ต้องการแล้ว คุณสามารถดำเนินการแก้ไขได้โดยกดปุ่ม F2โดยการดับเบิลคลิกที่มัน หรือโดยการคลิกภายในแถบสูตร หลังจากนั้นไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ คลิก เข้าสู่
หมายเหตุ หากมีข้อมูลมากเกินไป จะใช้เวลานานในการดำเนินการขั้นตอนสุดท้ายด้วยตนเอง ในกรณีนี้ คุณสามารถทำอย่างอื่นได้ – ใช้ เติมเครื่องหมาย. แต่วิธีนี้ใช้ได้ก็ต่อเมื่อทุกเซลล์ใช้สูตรเดียวกัน
- เราทำขั้นตอนสุดท้ายสำหรับเซลล์บนสุดเท่านั้น จากนั้นเราเลื่อนตัวชี้เมาส์ไปที่มุมล่างขวา ทันทีที่เครื่องหมายบวกสีดำปรากฏขึ้น ให้กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้แล้วลากไปที่ท้ายตาราง
- เราได้คอลัมน์ที่มีผลลัพธ์ที่คำนวณโดยใช้สูตร
โซลูชันที่ 2: ปิดโหมด "แสดงสูตร"
เมื่อเราเห็นสูตรเองแทนที่จะเห็นผลลัพธ์ อาจเป็นเพราะโหมดแสดงสูตรถูกเปิดใช้งาน และจำเป็นต้องปิดโหมดนี้
- เปลี่ยนเป็นแท็บ "สูตร". ในกลุ่มเครื่องมือ “การพึ่งพาสูตร” คลิกที่ปุ่ม “แสดงสูตร”หากมีการใช้งานอยู่
- ด้วยเหตุนี้ เซลล์ที่มีสูตรจะแสดงผลลัพธ์ของการคำนวณ จริงด้วยเหตุนี้ ขอบเขตของคอลัมน์อาจเปลี่ยนแปลงได้ แต่สิ่งนี้สามารถแก้ไขได้
โซลูชันที่ 3: เปิดใช้งานการคำนวณสูตรใหม่โดยอัตโนมัติ
บางครั้งสถานการณ์อาจเกิดขึ้นเมื่อสูตรคำนวณผลลัพธ์บางอย่าง อย่างไรก็ตาม หากเราตัดสินใจที่จะเปลี่ยนค่าในเซลล์ที่สูตรอ้างอิงถึง การคำนวณใหม่จะไม่ถูกดำเนินการ สิ่งนี้ได้รับการแก้ไขในตัวเลือกโปรแกรม
- ไปที่เมนู "ไฟล์".
- เลือกส่วนจากรายการทางด้านซ้าย “พารามิเตอร์”.
- ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้สลับไปที่ส่วนย่อย "สูตร". ที่ด้านขวาของหน้าต่างในกลุ่ม “ตัวเลือกการคำนวณ” ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากตัวเลือก “โดยอัตโนมัติ”หากเลือกตัวเลือกอื่น คลิกเมื่อพร้อม OK.
- ทุกอย่างพร้อมแล้ว จากนี้ไปผลลัพธ์ของสูตรทั้งหมดจะถูกคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติ
แนวทางที่ 4: การแก้ไขข้อผิดพลาดในสูตร
หากเกิดข้อผิดพลาดในสูตร โปรแกรมอาจรับรู้ว่าเป็นค่าข้อความธรรมดา ดังนั้นจึงไม่ทำการคำนวณ ตัวอย่างเช่น หนึ่งในข้อผิดพลาดที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือการเว้นวรรคก่อนเครื่องหมาย “เท่ากับ”. ในขณะเดียวกัน พึงระลึกไว้ว่าเครื่องหมาย “=” ต้องมาก่อนสูตรเสมอ
นอกจากนี้ มักเกิดข้อผิดพลาดในไวยากรณ์ของฟังก์ชัน เนื่องจากการกรอกข้อมูลเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้หลายอาร์กิวเมนต์ ดังนั้น เราแนะนำให้ใช้ ตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน เพื่อแทรกฟังก์ชันลงในเซลล์
เพื่อให้สูตรทำงาน สิ่งที่คุณต้องทำคือตรวจสอบอย่างละเอียดและแก้ไขข้อผิดพลาดที่พบ ในกรณีของเรา คุณเพียงแค่ต้องลบช่องว่างในตอนเริ่มต้น ซึ่งไม่จำเป็น
บางครั้งการลบสูตรแล้วเขียนใหม่ง่ายกว่าพยายามค้นหาข้อผิดพลาดในสูตรที่เขียนไว้แล้ว เช่นเดียวกับหน้าที่และข้อโต้แย้ง
ข้อผิดพลาดทั่วไป
ในบางกรณี เมื่อผู้ใช้ป้อนสูตรผิดพลาด ค่าต่อไปนี้อาจแสดงในเซลล์:
- #DIV/0! คือผลลัพธ์ของการหารด้วยศูนย์
- #N/A – ใส่ค่าที่ไม่ถูกต้อง;
- #ตัวเลข! – ค่าตัวเลขไม่ถูกต้อง
- #ค่า! - ใช้อาร์กิวเมนต์ที่ไม่ถูกต้องในฟังก์ชัน
- #ว่างเปล่า! – ที่อยู่ช่วงผิด;
- #ลิงค์! – เซลล์ที่อ้างถึงโดยสูตรถูกลบไปแล้ว
- #ชื่อ? – ชื่อที่ไม่ถูกต้องในสูตร
หากเราพบข้อผิดพลาดข้อใดข้อหนึ่งข้างต้น ก่อนอื่นเราต้องตรวจสอบว่าข้อมูลทั้งหมดในเซลล์ที่เข้าร่วมในสูตรได้รับการกรอกอย่างถูกต้องหรือไม่ จากนั้นเราตรวจสอบสูตรและข้อผิดพลาดในนั้นรวมถึงสูตรที่ขัดแย้งกับกฎของคณิตศาสตร์ ตัวอย่างเช่น ไม่อนุญาตให้หารด้วยศูนย์ (ข้อผิดพลาด #เดล/0!).
ในกรณีที่คุณต้องจัดการกับฟังก์ชันที่ซับซ้อนซึ่งอ้างอิงถึงเซลล์จำนวนมาก คุณสามารถใช้เครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องได้
- เราทำเครื่องหมายเซลล์ที่มีข้อผิดพลาด ในแท็บ "สูตร" ในกลุ่มเครื่องมือ “การพึ่งพาสูตร” กดปุ่ม “คำนวณสูตร”.
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ข้อมูลทีละขั้นตอนเกี่ยวกับการคำนวณจะปรากฏขึ้น ในการดำเนินการนี้ ให้กดปุ่ม "คำนวณ" (การกดแต่ละครั้งจะเข้าสู่ขั้นตอนต่อไป)
- ดังนั้น คุณสามารถติดตามแต่ละขั้นตอน ค้นหาข้อผิดพลาด และแก้ไขได้
คุณสามารถใช้ประโยชน์ เครื่องมือ “การตรวจสอบข้อผิดพลาด”ซึ่งอยู่ในบล๊อกเดียวกัน
หน้าต่างจะเปิดขึ้นซึ่งจะอธิบายสาเหตุของข้อผิดพลาด รวมทั้งการดำเนินการหลายอย่างเกี่ยวกับข้อผิดพลาดนี้ แก้ไขแถบสูตร
สรุป
การทำงานกับสูตรและฟังก์ชันเป็นหนึ่งในคุณสมบัติหลักของ Excel และแน่นอนว่าเป็นหนึ่งในส่วนหลักของการใช้งานโปรแกรม ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องรู้ว่าปัญหาใดที่อาจเกิดขึ้นเมื่อทำงานกับสูตรและจะแก้ไขได้อย่างไร