เนื้อหา
ดังนั้น คุณได้สร้างเวิร์กบุ๊กใน Excel ที่เต็มไปด้วยข้อมูล มีการจัดระเบียบอย่างชัดเจน ข้อมูลเป็นปัจจุบัน การจัดรูปแบบตรงตามที่ตั้งใจไว้ คุณตัดสินใจพิมพ์ตารางนี้ในรูปแบบกระดาษ… และทุกอย่างผิดพลาด
สเปรดชีต Excel ไม่ได้ดูดีบนกระดาษเสมอไป เนื่องจากไม่ได้ออกแบบมาให้พอดีกับหน้าที่พิมพ์ ออกแบบมาให้ยาวและกว้างตามต้องการ วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแก้ไขและดูบนหน้าจอ แต่การพิมพ์เอกสารนั้นยากเพราะว่าข้อมูลไม่พอดีกับแผ่นกระดาษมาตรฐานเสมอไป
ปัญหาทั้งหมดนี้ไม่ได้หมายความว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะทำให้สเปรดชีต Excel ดูดีบนกระดาษ อันที่จริงก็ไม่ยากเลย 5 เคล็ดลับต่อไปนี้สำหรับการพิมพ์ใน Excel จะช่วยคุณแก้ปัญหานี้ พวกเขาทั้งหมดควรทำงานเหมือนกันใน Excel 2007, 2010 และ 2013
1. ดูตัวอย่างหน้าก่อนพิมพ์
ด้วยเครื่องมือ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ (แสดงตัวอย่าง) คุณสามารถดูได้ว่าตารางจะมีลักษณะอย่างไรบนหน้าที่พิมพ์ ในแง่ของการประหยัดเวลาและกระดาษ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ (ดูตัวอย่าง) เป็นเครื่องมือการพิมพ์หลักของคุณ คุณยังสามารถทำการปรับเปลี่ยนบางอย่างได้ เช่น การลากขอบพิมพ์เพื่อให้กว้างขึ้นหรือแคบลง ใช้เครื่องมือนี้หลังจากปรับตัวเลือกการพิมพ์และการจัดวางเพื่อให้แน่ใจว่าสเปรดชีตของคุณมีลักษณะตามที่คุณต้องการ
2. ตัดสินใจว่าจะพิมพ์อะไร
ถ้าคุณต้องการข้อมูลเพียงเล็กน้อย อย่าพิมพ์สมุดงานทั้งหมด – พิมพ์ข้อมูลที่เลือก คุณสามารถพิมพ์เฉพาะแผ่นงานที่คุณกำลังดูอยู่โดยเลือกในการตั้งค่าการพิมพ์ พิมพ์แผ่นงานที่ใช้งานอยู่ (พิมพ์แผ่นงาน) หรือเลือก พิมพ์สมุดงานทั้งหมด (พิมพ์ทั้งเล่ม) เพื่อพิมพ์ทั้งไฟล์ นอกจากนี้ คุณสามารถพิมพ์ข้อมูลส่วนเล็กๆ ของคุณโดยเน้นพื้นที่ที่ต้องการแล้วเลือก การเลือกพิมพ์ (การเลือกพิมพ์) ในการตั้งค่าการพิมพ์
3. เพิ่มพื้นที่ว่างให้สูงสุด
คุณถูกจำกัดด้วยขนาดของแผ่นกระดาษที่คุณพิมพ์ แต่มีหลายวิธีในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากพื้นที่ ลองเปลี่ยนการวางแนวหน้า การวางแนวเริ่มต้นนั้นดีสำหรับข้อมูลที่มีแถวมากกว่าคอลัมน์ หากโต๊ะของคุณกว้างกว่าความสูง ให้เปลี่ยนการวางแนวหน้าเป็น ภูมิประเทศ (ภูมิประเทศ). ยังต้องการพื้นที่เพิ่มหรือไม่ คุณสามารถเปลี่ยนความกว้างของเส้นขอบรอบขอบของหน้าได้ ยิ่งมีขนาดเล็กมากเท่าใด ก็ยิ่งมีเนื้อที่ว่างเหลือสำหรับข้อมูลมากขึ้นเท่านั้น สุดท้ายถ้าโต๊ะของคุณไม่ใหญ่เกินไป ให้ลองเล่นด้วยเครื่องมือ ตัวเลือกการปรับขนาดแบบกำหนดเอง (มาตราส่วน) เพื่อให้พอดีกับทุกแถวหรือทุกคอลัมน์ หรือเสี่ยงที่จะจัดตารางทั้งตารางลงบนกระดาษแผ่นเดียวที่พิมพ์ออกมา
4. ใช้การพิมพ์พาดหัว
ถ้าตารางครอบคลุมมากกว่าหนึ่งหน้า ก็จะเป็นการยากที่จะเข้าใจว่าข้อมูลใดอ้างอิงถึงอะไร เนื่องจาก Excel จะพิมพ์เฉพาะส่วนหัวของคอลัมน์ในชีตที่ 1 ตามค่าเริ่มต้น ทีม พิมพ์ชื่อ (หัวพิมพ์) ช่วยให้คุณสามารถพิมพ์ส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์ในแต่ละหน้า ทำให้อ่านข้อมูลได้ง่ายขึ้นมาก
5. ใช้ตัวแบ่งหน้า
ถ้าตารางครอบคลุมกระดาษมากกว่าหนึ่งแผ่น เราขอแนะนำให้ใช้ตัวแบ่งหน้าเพื่อกำหนดว่าข้อมูลใดจะอยู่ในแต่ละแผ่น เมื่อคุณแทรกตัวแบ่งหน้า ทุกอย่างที่อยู่ด้านล่างตัวแบ่งจะถูกแยกออกจากทุกอย่างที่อยู่เหนือตัวแบ่งและไปที่หน้าถัดไป สะดวกเพราะคุณสามารถแบ่งข้อมูลได้ตามที่คุณต้องการ
เมื่อใช้เทคนิคเหล่านี้ คุณจะสามารถทำให้สเปรดชีตอ่านง่ายขึ้นได้ คุณจะพบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคนิคที่อธิบายไว้ข้างต้นในบทเรียนของบทช่วยสอนของเรา:
- แผงการพิมพ์ใน Microsoft Excel
- ตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ใน Excel
- การตั้งค่าระยะขอบและมาตราส่วนเมื่อพิมพ์ใน Excel