เนื้อหา
โปรแกรม Excel มีฟังก์ชันมากมาย การกรองข้อมูลเป็นฟังก์ชันสเปรดชีตทั่วไป ผู้ใช้ส่วนใหญ่ใช้การกรองเมื่อทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก แต่ไม่ใช่ทุกคนที่รู้ว่ามีตัวกรองขั้นสูงที่เพิ่มคุณสมบัติใหม่ จากบทความ คุณจะพบกับคุณสมบัติทั้งหมดของการกรองขั้นสูง และเรียนรู้วิธีใช้คุณสมบัติที่สะดวกสบายนี้
การกรองข้อมูลใน Excel คืออะไร
การกรองข้อมูลเป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้คุณจัดเรียงข้อมูลตามเงื่อนไขที่ระบุ และซ่อนบรรทัดที่ไม่จำเป็น
การใช้ตัวกรองขั้นสูงใน Excel
สมมติว่าเรามีตารางที่มีข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอง
คำแนะนำโดยละเอียดมีลักษณะดังนี้:
- เริ่มแรก เราสร้างตารางเพิ่มเติมที่ 2 ซึ่งจะมีเงื่อนไขการกรอง เราทำสำเนาส่วนหัวของตารางแรกแล้ววางลงในตารางที่สอง เพื่อให้เข้าใจตัวอย่างมากขึ้น ให้วางแผ่นเสริมให้สูงกว่าแผ่นเดิมเล็กน้อย นอกจากนี้ เติมสีใหม่ด้วยเฉดสีอื่น เป็นที่น่าสังเกตว่าสามารถวางตารางที่สองได้ทุกที่ไม่เพียง แต่ในเวิร์กชีตเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหนังสือทั้งเล่มด้วย
- ในขั้นตอนต่อไป เราจะกรอกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำงานต่อไปในจานเพิ่มเติม เราต้องการตัวบ่งชี้จากตารางแหล่งที่มา โดยเราจะกรองข้อมูล ในตัวอย่างนี้ เราจำเป็นต้องกรองตามเพศหญิงและกีฬา เช่น เทนนิส
- หลังจากกรอกจานเพิ่มเติมแล้ว เราก็ไปขั้นตอนต่อไป เราชี้ตัวชี้เมาส์ไปที่เซลล์ของแหล่งที่มาหรือตารางเพิ่มเติม ในส่วนบนของอินเทอร์เฟซตัวแก้ไขสเปรดชีต เราจะพบส่วน "ข้อมูล" และคลิกด้วย LMB เราพบกลุ่มคำสั่งที่เรียกว่า "ตัวกรอง" และเลือกองค์ประกอบ "ขั้นสูง"
- หน้าต่างพิเศษเล็ก ๆ ปรากฏขึ้นบนหน้าจอที่เรียกว่า "ตัวกรองขั้นสูง" คุณสามารถตั้งค่าต่างๆ สำหรับการกรองขั้นสูงได้ที่นี่
- เครื่องมือนี้มีประโยชน์สองอย่าง ตัวเลือกแรกคือ "คัดลอกผลลัพธ์ไปยังตำแหน่งอื่น" และตัวเลือกที่สองคือ "กรองรายการในตำแหน่ง" ฟังก์ชันเหล่านี้ใช้เอาต์พุตต่างๆ ของข้อมูลที่กรองแล้ว รูปแบบที่ 1 จะแสดงข้อมูลที่กรองแล้วในตำแหน่งอื่นในหนังสือ ซึ่งกำหนดโดยผู้ใช้ล่วงหน้า รูปแบบที่ 2 จะแสดงข้อมูลที่กรองแล้วในเพลตหลัก เราเลือกองค์ประกอบที่ต้องการ ในตัวอย่างเฉพาะของเรา เราใส่เครื่องหมายถูกข้างคำจารึก "กรองรายการเข้าที่" ไปที่ขั้นตอนต่อไป
- ในบรรทัด "รายการช่วง" คุณต้องป้อนที่อยู่ของจานพร้อมกับส่วนหัว มีสองวิธีในการดำเนินการตามขั้นตอนง่ายๆ นี้ วิธีแรกคือการเขียนพิกัดของเพลตโดยใช้แป้นพิมพ์ ประการที่สอง – หลังจากคลิกที่ไอคอนถัดจากบรรทัดเพื่อเข้าสู่ช่วง คุณจะต้องเลือกเพลตโดยกดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ ในบรรทัด "ช่วงของเงื่อนไข" ในทำนองเดียวกันเราขับรถไปตามที่อยู่ของเพลตเพิ่มเติมพร้อมกับหัวเรื่องและเส้นพร้อมเงื่อนไข คลิกที่ "ตกลง" เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงที่ทำ
สำคัญ! เมื่อทำการเลือก ระวังอย่ารวมเซลล์ว่างในพื้นที่ที่เลือก หากเซลล์ว่างอยู่ในพื้นที่การเลือก ขั้นตอนการกรองจะไม่ถูกดำเนินการ จะเกิดข้อผิดพลาด
- เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอน เฉพาะข้อมูลที่เราต้องการเท่านั้นที่จะยังคงอยู่ในเพลตหลัก
- ลองย้อนกลับไปสองสามขั้นตอน หากผู้ใช้เลือกตัวเลือก "คัดลอกผลลัพธ์ไปยังตำแหน่งอื่น" ตัวบ่งชี้สุดท้ายจะปรากฏในตำแหน่งที่เขาระบุ และเพลทหลักจะไม่เปลี่ยนแปลงแต่อย่างใด ในบรรทัด "Place result in range" คุณจะต้องขับรถไปยังที่อยู่ของสถานที่ที่จะแสดงผล ที่นี่คุณสามารถป้อนหนึ่งฟิลด์ ซึ่งในที่สุดจะกลายเป็นจุดเริ่มต้นของจานเพิ่มเติมใหม่ ในตัวอย่างของเรา นี่คือเซลล์ที่มีที่อยู่ A42
- เมื่อคลิกที่ "ตกลง" แผ่นเพิ่มเติมใหม่พร้อมการตั้งค่าการกรองที่ระบุจะถูกแทรกลงในเซลล์ A42 และขยายไปยังพื้นที่ที่อยู่ติดกัน
ยกเลิกการกรองขั้นสูงใน Excel
มีสองวิธีในการยกเลิกการกรองขั้นสูง พิจารณาแต่ละวิธีโดยละเอียดยิ่งขึ้น วิธีแรกในการแทนที่การกรองขั้นสูง:
- เราย้ายไปที่ส่วนที่เรียกว่า "บ้าน"
- เราพบกลุ่มคำสั่ง "ตัวกรอง"
- คลิกที่ปุ่ม "ล้าง"
วิธีที่สอง ซึ่งยกเลิกการกรองขั้นสูง:
- เราย้ายไปที่ส่วนที่เรียกว่า "บ้าน"
- คลิกปุ่มซ้ายของเมาส์บนองค์ประกอบ "การแก้ไข"
- ในขั้นตอนต่อไป เราจะเปิดรายการ "จัดเรียงและกรอง" ขึ้นมาเล็กน้อย
- ในเมนูบริบทที่ปรากฏขึ้น ให้คลิก LMB บนองค์ประกอบที่เรียกว่า "ล้าง"
สำคัญ! หากป้ายกำกับเพิ่มเติมที่มีการกรองขั้นสูงอยู่ในตำแหน่งใหม่ ขั้นตอนการดำเนินการผ่านองค์ประกอบ "ล้าง" จะไม่ช่วย การปรับเปลี่ยนทั้งหมดจะต้องดำเนินการด้วยตนเอง
ข้อสรุปและข้อสรุปเกี่ยวกับขั้นตอนการกรองขั้นสูง
ในบทความ เราได้ตรวจสอบในหลายขั้นตอนสำหรับการใช้ตัวกรองข้อมูลขั้นสูงในตัวแก้ไขสเปรดชีต Excel ในการดำเนินการตามขั้นตอนง่าย ๆ นี้ จำเป็นต้องใช้เพลตเพิ่มเติมใหม่เท่านั้น ซึ่งจะระบุเงื่อนไขการกรอง แน่นอนว่าวิธีนี้ใช้ยากกว่าการกรองมาตรฐานเล็กน้อย แต่ใช้การกรองหลายเกณฑ์พร้อมกัน วิธีนี้ช่วยให้คุณทำงานกับข้อมูลตารางจำนวนมากได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ