แก้ไขอัตโนมัติใน Excel วิธีเปิดใช้งาน ปิดใช้งาน และกำหนดค่า

ขณะใช้สเปรดชีต ผู้ใช้จำนวนมากที่ทำงานด้วยข้อมูลจำนวนมาก ทำผิดพลาดหลายอย่างในการคำนวณหรือพิมพ์ผิด นอกจากนี้บางคนไม่ทราบวิธีการเพิ่มอักขระพิเศษอย่างถูกต้องและใช้อักขระอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานแทน โปรแกรมมีคุณสมบัติพิเศษที่เรียกว่า "แก้ไขอัตโนมัติ" ซึ่งช่วยให้คุณแก้ไขการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ

“การแก้ไขอัตโนมัติ” คืออะไร

ตัวประมวลผลสเปรดชีต Excel เก็บข้อผิดพลาดต่างๆ มากมายจากผู้ใช้เมื่อทำงานกับข้อมูลแบบตารางในหน่วยความจำของตัวเอง หากผู้ใช้ทำผิดพลาดโปรแกรมจะแก้ไขให้เป็นค่าที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ทั้งหมดนี้ทำได้ด้วยเครื่องมือแก้ไขอัตโนมัติ คุณลักษณะการแทนที่อัตโนมัติแก้ไขข้อผิดพลาดประเภทต่อไปนี้:

• ข้อผิดพลาดที่เกิดจาก Caps Lock ที่รวมอยู่;
• เริ่มป้อนประโยคใหม่ด้วยตัวอักษรตัวเล็ก
• อักษรตัวใหญ่สองตัวเรียงกันในหนึ่งคำ
• ข้อผิดพลาดทั่วไปอื่น ๆ และการพิมพ์ผิดโดยผู้ใช้

สถานที่จัดวาง

โปรดทราบว่าการแทนที่อัตโนมัติและเครื่องมือค้นหาและแทนที่เป็นสองตัวเลือกที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ในเครื่องมือแรก สเปรดชีตจะวิเคราะห์ข้อความที่พิมพ์และดำเนินการแทนที่อย่างอิสระ และในขั้นที่สอง การปรับแต่งทั้งหมดจะดำเนินการโดยผู้ใช้ที่ทำงานในสเปรดชีต

รายการวลีที่ถูกแทนที่ทั้งหมดจะอยู่ในการตั้งค่า Excel หากต้องการดูตารางค่านี้ ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:

1. เราคลิกที่ปุ่มใหญ่ที่อยู่ด้านซ้ายบนของอินเทอร์เฟซแล้วคลิกที่องค์ประกอบ "การตั้งค่า"

2. ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้นให้คลิกที่บรรทัด "การสะกด" และไปที่เมนูการตั้งค่าเพื่อแทนที่อัตโนมัติ

3. ในหน้าต่างใหม่ที่ปรากฏบนหน้าจอ คุณสามารถดูพารามิเตอร์ของฟังก์ชันได้ นอกจากนี้ยังมีตารางตัวอย่างการแทนที่อักขระหรือคำ

โปรดทราบว่าตำแหน่งของฟังก์ชันนี้เหมือนกันในทุกเวอร์ชัน ในบางกรณีการเข้าถึงพารามิเตอร์จะเริ่มต้นด้วยการคลิกที่องค์ประกอบ "ไฟล์"

การค้นหาเนื้อหา

มาดูวิธีค้นหาเนื้อหาในเอกสารกันดีกว่า เกมส์:

1. ไปที่ส่วน "แก้ไข" จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "ค้นหา" คุณสามารถไปที่หน้าต่างนี้ได้โดยกดคีย์ผสม “Ctrl + F”

2. ในบรรทัด "ค้นหา" คุณต้องป้อนค่าที่คุณต้องการค้นหาในเอกสาร หลังจากป้อนข้อมูลให้คลิก "ค้นหาถัดไป" ในหน้าต่าง มีตัวกรองการค้นหาเพิ่มเติมต่างๆ อยู่ในส่วน "ตัวเลือก"

ควรเข้าใจว่าหากคุณคลิกปุ่ม "ค้นหาถัดไป" โปรแกรมจะแสดงวลีที่ป้อนใกล้เคียงที่สุดและแสดงในเอกสาร การใช้ฟังก์ชัน "ค้นหาทั้งหมด" ช่วยให้คุณสามารถแสดงค่าการค้นหาทั้งหมดที่อยู่ในเอกสารได้

การเปลี่ยนตัวอย่าง

บ่อยครั้งผู้ใช้ไม่เพียงต้องการค้นหาวลีในเอกสารเท่านั้น แต่ยังต้องแทนที่ด้วยข้อมูลอื่นด้วย คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อใช้งานฟังก์ชันนี้:

1. ไปที่ช่องค้นหาตามที่อธิบายไว้ข้างต้น

2. ตอนนี้เราย้ายไปที่ส่วนที่เรียกว่า "แทนที่"
3. มีบรรทัดใหม่ "แทนที่ด้วย" ในบรรทัด "ค้นหา" เราขับในวลีสำหรับการค้นหาและในบรรทัด "แทนที่ด้วย" เราขับตามค่าที่เราต้องการแทนที่ส่วนที่พบ เมื่อย้ายไปที่ส่วน "ตัวเลือก" คุณสามารถใช้ตัวกรองการค้นหาที่หลากหลายเพื่อเพิ่มความเร็วในการทำงานกับข้อมูล

เปิดใช้งานและปิดใช้งานการแก้ไขอัตโนมัติ

โดยค่าเริ่มต้น คุณลักษณะการแทนที่อัตโนมัติในสเปรดชีตจะเปิดใช้งาน มีหลายกรณีที่จำเป็นต้องปิดเพื่อที่ว่าเมื่อป้อนข้อมูล โปรแกรมจะไม่รับรู้ว่าอักขระบางตัวมีข้อผิดพลาด คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อปิดใช้งานการเปลี่ยนอัตโนมัติ:

1. ไปที่ส่วน "ไฟล์"

2. ในรายการองค์ประกอบด้านซ้าย เลือก "การตั้งค่า"

3. ในหน้าต่างตัวเลือกที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกส่วน "การสะกดคำ" ถัดไป คลิกที่ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ

4. หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมกับการตั้งค่าพารามิเตอร์ ที่นี่คุณต้องยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากคำจารึก "แทนที่ในขณะที่คุณพิมพ์" จากนั้นคลิก "ตกลง"

5. สเปรดชีตจะนำผู้ใช้ไปยังหน้าต่างก่อนหน้า ซึ่งคุณต้องคลิก "ตกลง" อีกครั้ง

โปรดทราบ! หากต้องการเปิดใช้งานฟังก์ชันนี้อีกครั้ง คุณต้องส่งคืนเครื่องหมายถูกที่อยู่ถัดจากคำจารึก "แทนที่เมื่อคุณพิมพ์" แล้วคลิก "ตกลง"

แก้ไขวันที่อัตโนมัติและปัญหาที่เป็นไปได้

มีบางครั้งที่ผู้ใช้ใส่ข้อมูลตัวเลขด้วยจุด และตัวประมวลผลสเปรดชีตจะเปลี่ยนเป็นวันที่โดยอิสระ หากต้องการบันทึกข้อมูลต้นฉบับในเซลล์โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง คุณต้องทำตามขั้นตอนง่ายๆ ต่อไปนี้:

1. เราเลือกช่วงของเซลล์ที่เราวางแผนจะป้อนข้อมูลตัวเลขด้วยจุด ไปที่ส่วน "หน้าแรก" จากนั้นไปที่แท็บ "หมายเลข" คลิกที่รูปแบบเซลล์ปัจจุบัน

2. รายการเล็ก ๆ ที่มีรูปแบบต่าง ๆ ถูกเปิดเผย คลิก "ข้อความ"

3. หลังจากการปรับเปลี่ยน คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในเซลล์โดยใช้จุด

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าข้อมูลตัวเลขในเซลล์ที่มีรูปแบบข้อความจะไม่ถูกประมวลผลโดยโปรแกรมเป็นตัวเลข

แก้ไขอัตโนมัติด้วยสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์

ตอนนี้เรามาดูกันว่ากระบวนการแทนที่อัตโนมัติด้วยสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์นั้นทำอย่างไร ก่อนอื่นคุณต้องไปที่หน้าต่าง "แก้ไขอัตโนมัติ" จากนั้นไปที่ส่วน "แก้ไขอัตโนมัติด้วยสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์" คุณลักษณะนี้มีประโยชน์และมีประโยชน์เนื่องจากสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์จำนวนมากไม่ได้อยู่บนแป้นพิมพ์ ตัวอย่างเช่น เพื่อแสดงรูปภาพของมุมในเซลล์ คุณเพียงแค่ป้อนคำสั่งมุม

รายการทางคณิตศาสตร์ที่มีอยู่สามารถเสริมด้วยค่าของตัวเองได้ ในการดำเนินการนี้ ให้ป้อนคำสั่งของคุณในฟิลด์แรก และอักขระที่จะแสดงเมื่อเขียนคำสั่งนี้ในฟิลด์ที่สอง สุดท้ายให้คลิกปุ่ม "เพิ่ม" จากนั้นคลิก "ตกลง"

การแก้ไขพจนานุกรมแก้ไขอัตโนมัติ

งานหลักของการเปลี่ยนอัตโนมัติคือการแก้ไขข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาดในข้อมูลที่ผู้ใช้ป้อน พจนานุกรมพิเศษถูกรวมเข้ากับตัวประมวลผลสเปรดชีต ซึ่งมีรายการคำและสัญลักษณ์สำหรับการแทนที่โดยอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มค่าเฉพาะของคุณเองลงในพจนานุกรมนี้ ซึ่งจะทำให้การทำงานกับตัวประมวลผลสเปรดชีตง่ายขึ้นอย่างมาก เกมส์:

1. เราย้ายไปที่หน้าต่างด้วยพารามิเตอร์ของการแทนที่อัตโนมัติโดยใช้เทคนิคที่อธิบายไว้ข้างต้น
2. ในบรรทัด "แทนที่" คุณต้องป้อนอักขระหรือคำ ซึ่งในอนาคตตัวประมวลผลสเปรดชีตจะถือเป็นข้อผิดพลาด ในบรรทัด "เปิด" คุณต้องป้อนค่าที่จะใช้แทนค่าที่ผิดพลาด หลังจากป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้วให้คลิก "เพิ่ม"

3. ในทำนองเดียวกันคุณสามารถเพิ่มค่าของคุณเองจากพจนานุกรมเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาแก้ไขในภายหลัง

หากต้องการลบค่าที่ไม่จำเป็นออกจากรายการการแทนที่อัตโนมัติ คุณเพียงแค่เลือกชุดค่าผสมที่ไม่จำเป็น แล้วคลิก "ลบ" ด้วยการเลือกค่า คุณไม่เพียงแต่สามารถลบได้เท่านั้น แต่ยังสามารถแก้ไขได้อีกด้วย

การตั้งค่าตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติหลัก

ลักษณะสำคัญรวมถึงพารามิเตอร์ทั้งหมดที่อยู่ในส่วน "แก้ไขอัตโนมัติ" โดยค่าเริ่มต้น สเปรดชีตจะมีประเภทการแก้ไขที่แสดงในรูปภาพ:

หากต้องการปิดพารามิเตอร์ใด ๆ คุณเพียงแค่ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากนั้น จากนั้นหากต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ป้อน ให้คลิก "ตกลง"

การทำงานโดยมีข้อยกเว้น

สเปรดชีตมีพจนานุกรมข้อยกเว้นพิเศษที่ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าไม่มีการแทนที่อัตโนมัติกับค่าที่รวมอยู่ในพจนานุกรมนี้ คำแนะนำทีละขั้นตอนในการทำงานกับพจนานุกรม:

1. ในกล่อง "แก้ไขอัตโนมัติ" ให้คลิกที่ "ข้อยกเว้น"

2. มีสองส่วนที่นี่ ส่วนแรกคือ "จดหมายฉบับแรก" ส่วนนี้อธิบายค่าทั้งหมดหลังจากที่โปรแกรมไม่รับรู้ "จุด" เป็นจุดสิ้นสุดของประโยค กล่าวอีกนัยหนึ่ง หลังจากป้อนจุด คำถัดไปจะขึ้นต้นด้วยตัวอักษรขนาดเล็ก ในการเพิ่มค่าของคุณเอง คุณต้องป้อนคำใหม่ในบรรทัดบนสุด แล้วคลิก "เพิ่ม" หากคุณเลือกตัวบ่งชี้ใด ๆ จากรายการ คุณสามารถปรับหรือลบได้

3. ส่วนที่สองคือ "สองเมืองหลวง" ที่นี่ เช่นเดียวกับในแท็บก่อนหน้า คุณสามารถเพิ่มค่าของคุณเอง รวมทั้งแก้ไขและลบได้

ความแตกต่างของเวอร์ชัน Excel

คำแนะนำทั้งหมดข้างต้นมีไว้สำหรับใช้กับตัวประมวลผลสเปรดชีตปี 2007, 2010, 2013 และ 2019 ในโปรแกรมแก้ไขปี 2003 ขั้นตอนการตั้งค่าการแทนที่อัตโนมัตินั้นทำในลักษณะที่ต่างออกไป และองค์ประกอบหลักจะอยู่ในตำแหน่งที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง เกมส์:

1. คลิกที่ส่วน "บริการ"
2. คลิกที่องค์ประกอบ "การตั้งค่า"

3. ย้ายไปที่แท็บการสะกดคำ

4. มีสามตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าการเปลี่ยนอัตโนมัติ

5. หากต้องการเปลี่ยนแปลงการแทนที่อัตโนมัติ ให้คลิกที่องค์ประกอบ "ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ"

6. หน้าต่างที่คุ้นเคยจะปรากฏขึ้น ไม่มีการตั้งค่าสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ เนื่องจากพารามิเตอร์ทั้งหมดอยู่ในที่เดียว เราทำการแปลงที่จำเป็นทั้งหมดแล้วคลิกปุ่ม "ตกลง"

คำแนะนำวิดีโอ

หากคำแนะนำข้างต้นทั้งหมดไม่เพียงพอ คุณสามารถดูวิดีโอต่อไปนี้:

มันบอกเกี่ยวกับความแตกต่างเพิ่มเติมทั้งหมดในคู่มือ หลังจากดูวิดีโอ คุณจะได้เรียนรู้ข้อมูลเพิ่มเติมมากมายที่จะช่วยให้คุณแก้ปัญหาทั้งหมดเมื่อทำงานกับการแทนที่อัตโนมัติในสเปรดชีต

สรุป

ฟังก์ชันเปลี่ยนอัตโนมัติช่วยให้คุณเร่งกระบวนการทำงานกับข้อมูลแบบตารางได้อย่างมาก เครื่องมือนี้มีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก การใช้และกำหนดค่าคุณลักษณะที่มีประโยชน์นี้เป็นสิ่งสำคัญมาก