เนื้อหา
บางครั้งอาจเป็นเรื่องยากที่จะจับคู่ไทม์ไลน์ของโครงการอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การแสดงภาพเส้นตายและเหตุการณ์สำคัญของโครงการจะช่วยระบุปัญหาคอขวดระหว่างการวางแผน
แน่นอนว่าควรพิจารณาการใช้ระบบการจัดการโครงการ ระบบดังกล่าวจะแสดงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของงานโครงการเทียบกับพื้นหลังทั่วไป แต่ระบบดังกล่าวค่อนข้างแพง! อีกวิธีหนึ่งคือลองใช้แผนภูมิแท่งไทม์ไลน์ของ Excel เมื่อวางแผนที่จะดูข้อขัดแย้งทั้งหมดในโครงการ การทำงานร่วมกันกับทีมและผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกจะง่ายขึ้นมากหากสามารถเห็นการกระทำของทุกคนในแผ่นงานเดียวกัน!
น่าเสียดาย การสร้างไทม์ไลน์ใน Microsoft Excel ไม่ใช่เรื่องง่าย ฉันจะไม่แนะนำให้สร้างแผนภูมิแกนต์ที่ซับซ้อนใน Excel แต่สามารถสร้างไทม์ไลน์ง่ายๆ ได้โดยทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนของเรา:
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อมูล
ในการเริ่มต้น เราต้องการตารางข้อมูล ซึ่งอยู่ในคอลัมน์ด้านซ้าย (column А) มีชื่องานทั้งหมด และสองคอลัมน์ทางด้านขวาสงวนไว้สำหรับวันที่เริ่มต้นและระยะเวลาของงาน (คอลัมน์ В и С).
ขั้นตอนที่ 2: สร้างแผนภูมิ
เน้นตารางข้อมูลที่เตรียมไว้ จากนั้นบนแท็บ สิ่งที่ใส่เข้าไป (แทรก) ในส่วน ไดอะแกรม (แผนภูมิ) คลิก ปกครองซ้อน (บาร์เรียงซ้อน).
ขั้นตอนที่ 3: พล็อตข้อมูลบนแผนภูมิอย่างถูกต้อง
ขั้นตอนนี้ยากที่สุดเสมอ เนื่องจากในตอนแรกแผนภูมิจะลงจุดด้วยข้อมูลที่ถูกต้องในตำแหน่งที่ไม่ถูกต้อง หากข้อมูลนั้นเคยปรากฏบนแผนภูมิ!
คลิกที่ปุ่ม เลือกข้อมูล (เลือกข้อมูล) แท็บ นวกรรมิก (ออกแบบ). ดูว่ามีอะไรอยู่ในพื้นที่บ้าง รายการในตำนาน (แถว) (รายการในตำนาน (ซีรี่ส์)) มีการเขียนองค์ประกอบสองอย่าง – ระยะเวลา (Duration) และวันที่เริ่มต้น (วันที่เริ่มต้น) ควรมีเพียงสององค์ประกอบนี้
ให้ฉันเดา. ข้อมูลทั้งหมดถูกย้ายหรือย้ายไปด้านข้างหรือไม่? มาแก้ไขกันเถอะ
หากต้องการแก้ไขข้อมูล ให้คลิก เพิ่ม (เพิ่ม) หรือ เปลี่ยนแปลง (แก้ไข) ในพื้นที่ รายการในตำนาน (แถว) (รายการในตำนาน (ซีรีส์)). เมื่อต้องการเพิ่มวันที่เริ่มต้น ให้ระบุเซลล์ B1 ในสนาม ชื่อแถว (ชื่อชุด) และในสนาม ค่า (ค่าชุด) – ช่วง B2:B13. ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถเพิ่มหรือเปลี่ยนระยะเวลาของงาน (Duration) – ในช่อง ชื่อแถว (ชื่อชุด) ระบุเซลล์ C1และในสนาม ค่า (ค่าชุด) – ช่วง C2:C13.
หากต้องการจัดระเบียบหมวดหมู่ให้คลิกปุ่ม เปลี่ยนแปลง (แก้ไข) ในพื้นที่ ป้ายแกนนอน (หมวดหมู่) (ฉลากแกนแนวนอน (หมวดหมู่)) ควรระบุช่วงข้อมูลที่นี่:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
ณ จุดนี้ แผนภูมิควรมีลักษณะเหมือนแผนภูมิแบบเรียงซ้อนที่มีชื่องานบนแกนตั้งและวันที่บนแกนนอน
ขั้นตอนที่ 4: เปลี่ยนผลลัพธ์ให้เป็นแผนภูมิแกนต์
สิ่งที่ต้องทำคือเปลี่ยนสีเติมของส่วนซ้ายสุดของแถบกราฟผลลัพธ์ทั้งหมดเป็นสีขาวหรือโปร่งใส
★ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแผนภูมิแกนต์ในบทความ: → วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Excel – คำแนะนำทีละขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 5: ปรับปรุงรูปลักษณ์ของแผนภูมิ
ขั้นตอนสุดท้ายคือการทำให้ไดอะแกรมสวยขึ้นเพื่อส่งให้ผู้จัดการได้ ตรวจสอบแกนนอน: ควรมองเห็นได้เฉพาะแถบระยะเวลาของโครงการ กล่าวคือ เราจำเป็นต้องลบพื้นที่ว่างที่ปรากฏในขั้นตอนก่อนหน้านี้ คลิกขวาที่แกนนอนของแผนภูมิ แผงจะปรากฏขึ้น พารามิเตอร์แกน (ตัวเลือกแกน) ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนค่าต่ำสุดของแกนได้ ปรับแต่งสีของแถบแผนภูมิแกนต์ ตั้งค่าสิ่งที่น่าสนใจยิ่งขึ้น สุดท้ายนี้อย่าลืมชื่อเรื่อง
ไทม์ไลน์ใน Excel (แผนภูมิแกนต์) สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ฝ่ายบริหารจะต้องประทับใจอย่างแน่นอนที่คุณสามารถสร้างตารางเวลาดังกล่าวได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการซื้อซอฟต์แวร์การจัดการโครงการราคาแพง!