คุณเคยสร้างผังงานสำหรับเอกสารหรือกระบวนการทางธุรกิจหรือไม่? บางบริษัทซื้อซอฟต์แวร์พิเศษราคาแพงซึ่งสามารถสร้างผังงานได้ด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง บริษัทอื่นๆ เลือกเส้นทางที่แตกต่าง: พวกเขาใช้เครื่องมือที่มีอยู่แล้วและพนักงานของตนรู้วิธีทำงาน ฉันคิดว่าคุณเดาได้ว่าเรากำลังพูดถึง Microsoft Excel
ทำแผน
จุดประสงค์ของผังงานคือเพื่อแสดงโครงสร้างเชิงตรรกะของเหตุการณ์ที่ต้องเกิดขึ้น การตัดสินใจที่ต้องทำ และผลของการตัดสินใจเหล่านั้น ดังนั้นจึงไม่ต้องสงสัยเลยที่จะสร้างโฟลว์ชาร์ตได้ง่ายขึ้นหากคุณใช้เวลาสองสามนาทีในการจัดลำดับความคิดของคุณ ผังงานที่ประกอบด้วยขั้นตอนที่ยุ่งยากและคิดไม่ดีจะมีประโยชน์เพียงเล็กน้อย
ดังนั้นโปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อจดบันทึก ไม่สำคัญว่าจะอยู่ในรูปแบบใด สิ่งสำคัญคือต้องจดแต่ละขั้นตอนของกระบวนการและแก้ไขการตัดสินใจแต่ละครั้งด้วยผลลัพธ์ที่เป็นไปได้
ปรับแต่งรายการ
สำหรับแต่ละขั้นตอนเค้าร่าง ให้เพิ่มองค์ประกอบผังงานลงใน Excel
- บนแท็บขั้นสูง สิ่งที่ใส่เข้าไป (แทรก) คลิก ตัวเลข (รูปทรง).
- รายการตัวเลขที่เปิดแบ่งออกเป็นกลุ่มหลัก เลื่อนลงไปที่กลุ่ม แผนภาพบล็อก (ผังงาน).
- เลือกองค์ประกอบ
- หากต้องการเพิ่มข้อความไปยังองค์ประกอบ ให้คลิกขวาที่องค์ประกอบแล้วเลือก เปลี่ยนข้อความ (แก้ไขข้อความ)
- บนแท็บขั้นสูง กรอบ (รูปแบบ) ริบบิ้นเมนู เลือกรูปแบบและรูปแบบสีสำหรับรายการ
เมื่อเสร็จสิ้นองค์ประกอบหนึ่งแล้ว ให้เพิ่มองค์ประกอบถัดไปสำหรับรายการถัดไปของโครงสร้างที่ต้องการ จากนั้นจึงเพิ่มองค์ประกอบถัดไป เป็นต้น จนกว่าโครงสร้างทั้งหมดจะปรากฏบนหน้าจอ
ให้ความสนใจกับรูปร่างขององค์ประกอบผังงานแต่ละองค์ประกอบ แบบฟอร์มจะบอกผู้อ่านว่าฟังก์ชันใดถูกดำเนินการในแต่ละขั้นตอนของโครงสร้าง ขอแนะนำให้ใช้แบบฟอร์มทั้งหมดตามวัตถุประสงค์ที่ยอมรับโดยทั่วไป เนื่องจากการใช้แบบฟอร์มที่ไม่ได้มาตรฐานอาจทำให้ผู้อ่านสับสนได้
ต่อไปนี้คือรายการทั่วไปบางส่วน:
- จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของผังงาน:
- เวิร์กโฟลว์ ขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตาม:
- กระบวนการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น รูทีนย่อยที่ใช้ซ้ำได้:
- ตารางฐานข้อมูลหรือแหล่งข้อมูลอื่น:
- การตัดสินใจ เช่น การประเมินว่ากระบวนการก่อนหน้านี้ได้ดำเนินการอย่างถูกต้องหรือไม่ เส้นเชื่อมต่อที่เล็ดลอดออกมาจากแต่ละมุมของรูปสี่เหลี่ยมขนมเปียกปูนนั้นสอดคล้องกับวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ที่แตกต่างกัน:
จัดระเบียบองค์ประกอบ
หลังจากใส่องค์ประกอบทั้งหมดลงในแผ่นงานแล้ว:
- ในการจัดเรียงองค์ประกอบในคอลัมน์คู่ ให้เลือกหลายองค์ประกอบโดยคลิกที่องค์ประกอบเหล่านั้นโดยกดปุ่มเมาส์ เปลี่ยนจากนั้นบนแท็บ กรอบ (รูปแบบ) คลิก จัดตำแหน่งศูนย์ (จัดศูนย์).
- หากต้องการปรับระยะห่างระหว่างองค์ประกอบหลายรายการ ให้เลือกองค์ประกอบเหล่านั้นและบนแท็บ กรอบ (รูปแบบ) คลิก กระจายในแนวตั้ง (กระจายในแนวตั้ง).
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดองค์ประกอบเท่ากัน ทำให้องค์ประกอบทั้งหมดมีความสูงและความกว้างเท่ากันเพื่อให้ผังงานของคุณดูดีและเป็นมืออาชีพ ความกว้างและความสูงขององค์ประกอบสามารถตั้งค่าได้โดยป้อนค่าที่ต้องการในช่องที่เหมาะสมบนแท็บ กรอบ (รูปแบบ) เมนูริบบอน
ตั้งค่าลิงค์ไลน์
บนแท็บขั้นสูง สิ่งที่ใส่เข้าไป (แทรก) คลิก ตัวเลข (รูปทรง) แล้วเลือกลูกศรตรงหรือหิ้งที่มีลูกศร
- ใช้ลูกศรตรงเพื่อเชื่อมต่อสององค์ประกอบที่อยู่ในลำดับโดยตรง
- ใช้ขอบลูกศรเมื่อตัวเชื่อมต่อต้องโค้ง ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการกลับไปที่ขั้นตอนก่อนหน้าหลังจากองค์ประกอบการตัดสินใจ
การกระทำเพิ่มเติม
Excel มีองค์ประกอบเพิ่มเติมมากมายสำหรับการสร้างผังงานและตัวเลือกการจัดรูปแบบที่ปรับแต่งได้หลากหลายไม่รู้จบ รู้สึกอิสระที่จะทดลองและลองใช้ตัวเลือกที่มีทั้งหมด!