เปรียบเทียบ 2 ไฟล์ใน Excel เพื่อความแตกต่าง

ผู้ใช้แต่ละคนอาจพบสถานการณ์ที่ต้องการเปรียบเทียบสองตาราง สุดท้ายนี้ ทุกคนต้องเปรียบเทียบสองคอลัมน์ ใช่ แน่นอนว่าการทำงานกับไฟล์ Excel นั้นสะดวกและสบายมาก ขออภัย นี่ไม่ใช่การเปรียบเทียบ แน่นอนว่าการจัดเรียงตารางขนาดเล็กด้วยสายตาเป็นไปได้ แต่เมื่อจำนวนเซลล์เข้าสู่หลักพัน คุณต้องใช้เครื่องมือวิเคราะห์เพิ่มเติม

น่าเสียดายที่ยังไม่ได้เปิดไม้เท้าวิเศษที่ให้คุณเปรียบเทียบข้อมูลทั้งหมดโดยอัตโนมัติในคลิกเดียว ดังนั้น คุณต้องทำงาน กล่าวคือ รวบรวมข้อมูล ระบุสูตรที่จำเป็น และดำเนินการอื่น ๆ ที่อนุญาตให้คุณทำการเปรียบเทียบโดยอัตโนมัติอย่างน้อยก็เล็กน้อย

มีการกระทำดังกล่าวมากมาย ลองดูที่บางส่วนของพวกเขา

จุดประสงค์ของการเปรียบเทียบไฟล์ Excel คืออะไร?

อาจมีสาเหตุหลายประการที่เปรียบเทียบไฟล์ Excel หลายไฟล์ ไม่ช้าก็เร็วผู้ใช้แต่ละคนต้องเผชิญกับความต้องการดังกล่าวและเขาไม่มีคำถามดังกล่าว ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเปรียบเทียบข้อมูลจากสองรายงานสำหรับไตรมาสต่างๆ เพื่อดูว่าการเงินขึ้นหรือลง

หรืออีกทางหนึ่งครูต้องดูว่านักเรียนคนใดถูกไล่ออกจากมหาวิทยาลัยโดยเปรียบเทียบองค์ประกอบของกลุ่มนักเรียนปีที่แล้วกับปีนี้

อาจมีสถานการณ์ดังกล่าวจำนวนมาก แต่มาฝึกกันต่อดีกว่า เพราะหัวข้อค่อนข้างซับซ้อน

ทุกวิธีในการเปรียบเทียบ 2 ตารางใน Excel

แม้ว่าหัวข้อจะซับซ้อน แต่ก็ง่าย ใช่ ไม่ต้องแปลกใจ ซับซ้อนเพราะประกอบด้วยหลายส่วน แต่ส่วนเหล่านี้เองนั้นง่ายต่อการเข้าใจและดำเนินการ มาดูวิธีเปรียบเทียบสเปรดชีต Excel สองรายการในทางปฏิบัติกันดีกว่า

สูตรความเท่าเทียมและการทดสอบเท็จ-จริง

มาเริ่มกันเลยด้วยวิธีที่ง่ายที่สุด วิธีการเปรียบเทียบเอกสารนี้เป็นไปได้และอยู่ในขอบเขตที่ค่อนข้างกว้าง คุณสามารถเปรียบเทียบค่าข้อความได้ไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังสามารถเปรียบเทียบค่าที่เป็นตัวเลขได้อีกด้วย และขอยกตัวอย่างเล็กน้อย สมมติว่าเรามีสองช่วงที่มีเซลล์รูปแบบตัวเลข เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้เขียนสูตรความเท่าเทียมกัน =C2=E2 หากปรากฎว่าเท่ากัน ระบบจะเขียน "TRUE" ลงในเซลล์ หากต่างกันแสดงว่าเป็นเท็จ หลังจากนั้น คุณต้องโอนสูตรนี้ไปยังช่วงทั้งหมดโดยใช้เครื่องหมายเติมข้อความอัตโนมัติ

ตอนนี้เห็นความแตกต่างด้วยตาเปล่า

เน้นคุณค่าที่แตกต่าง

คุณยังสามารถสร้างค่าที่แตกต่างกันโดยเน้นด้วยสีพิเศษ นี่เป็นงานที่ค่อนข้างง่าย หากพบความแตกต่างระหว่างค่าสองช่วงหรือทั้งตารางเพียงพอแล้ว คุณต้องไปที่แท็บ "หน้าแรก" แล้วเลือกรายการ "ค้นหาและไฮไลต์" ที่นั่น ก่อนที่คุณจะคลิก อย่าลืมไฮไลต์ชุดเซลล์ที่เก็บข้อมูลเพื่อเปรียบเทียบ 

ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกที่เมนู “เลือกกลุ่มเซลล์ …” ถัดไป หน้าต่างจะเปิดขึ้นซึ่งเราต้องเลือกความแตกต่างตามบรรทัดเป็นเกณฑ์

เปรียบเทียบตาราง 2 ตารางโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นวิธีที่สะดวกมากและที่สำคัญคือวิธีการทำงานที่ช่วยให้คุณสามารถเลือกสีที่จะเน้นค่าที่แตกต่างกันหรือค่าเดียวกัน คุณจะพบตัวเลือกนี้ในแท็บหน้าแรก คุณจะพบปุ่มที่มีชื่อที่เหมาะสมที่นั่น และในรายการที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก "จัดการกฎ" ตัวจัดการกฎจะปรากฏขึ้น ซึ่งเราต้องเลือกเมนู "สร้างกฎ"

ถัดไป จากรายการเกณฑ์ เราต้องเลือกเกณฑ์ที่ระบุว่าเราจำเป็นต้องใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบพิเศษ ในคำอธิบายของกฎ คุณต้องระบุสูตร ในกรณีของเรา นี่คือ =$C2<>$E2 หลังจากนั้นเรายืนยันการกระทำของเราโดยกดปุ่ม "รูปแบบ" หลังจากนั้นเราตั้งค่าลักษณะที่ปรากฏของเซลล์และดูว่าเราชอบผ่านหน้าต่างขนาดเล็กพิเศษพร้อมตัวอย่างหรือไม่ 

หากทุกอย่างลงตัว ให้คลิกปุ่ม "ตกลง" และยืนยันการดำเนินการ

ในตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ผู้ใช้สามารถค้นหากฎการจัดรูปแบบทั้งหมดที่มีผลบังคับใช้ในเอกสารนี้ 

ฟังก์ชัน COUNTIF + กฎการเปรียบเทียบตาราง

วิธีการทั้งหมดที่เราอธิบายไว้ก่อนหน้านี้สะดวกสำหรับรูปแบบที่มีรูปแบบเหมือนกัน หากก่อนหน้านี้ไม่ได้จัดตารางตาราง วิธีที่ดีที่สุดคือการเปรียบเทียบสองตารางโดยใช้ฟังก์ชัน COUNTIF และกฎเกณฑ์ 

ลองนึกภาพว่าเรามีสองช่วงที่มีข้อมูลต่างกันเล็กน้อย เรากำลังเผชิญกับงานเปรียบเทียบและทำความเข้าใจว่าค่าใดต่างกัน ก่อนอื่นคุณต้องเลือกในช่วงแรกและไปที่แท็บ "หน้าแรก" ที่นั่นเราพบรายการที่คุ้นเคยก่อนหน้านี้ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" เราสร้างกฎและตั้งกฎให้ใช้สูตร 

ในตัวอย่างนี้ สูตรจะเป็นดังที่แสดงในภาพหน้าจอนี้

หลังจากนั้นเรากำหนดรูปแบบตามที่อธิบายไว้ข้างต้น ฟังก์ชันนี้จะแยกวิเคราะห์ค่าที่มีอยู่ในเซลล์ C1 และดูช่วงที่ระบุในสูตร สอดคล้องกับคอลัมน์ที่สอง เราต้องใช้กฎนี้และคัดลอกไปทั่วทั้งช่วง ไชโย เซลล์ทั้งหมดที่มีค่าที่ไม่ซ้ำจะถูกเน้น

ฟังก์ชัน VLOOKUP เพื่อเปรียบเทียบ 2 ตาราง

ในวิธีนี้เราจะพิจารณาถึงฟังก์ชัน VPRซึ่งตรวจสอบว่ามีการแข่งขันในสองตารางหรือไม่ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องป้อนสูตรที่แสดงในรูปภาพด้านล่าง และโอนไปยังช่วงทั้งหมดที่ใช้สำหรับการเปรียบเทียบ

ฟังก์ชันนี้จะวนซ้ำทุกค่าและดูว่ามีการซ้ำกันจากคอลัมน์แรกถึงคอลัมน์ที่สองหรือไม่ หลังจากดำเนินการทั้งหมดแล้ว ค่านี้จะถูกเขียนลงในเซลล์ หากไม่มี เราจะได้รับข้อผิดพลาด #N/A ซึ่งเพียงพอที่จะเข้าใจโดยอัตโนมัติว่าค่าใดที่ไม่ตรงกัน

ฟังก์ชั่น IF

ฟังก์ชันลอจิก ถ้า - นี่เป็นอีกวิธีที่ดีในการเปรียบเทียบสองช่วง คุณสมบัติหลักของวิธีนี้คือ คุณสามารถใช้ได้เฉพาะส่วนของอาร์เรย์ที่กำลังเปรียบเทียบ ไม่ใช่ทั้งตาราง ซึ่งช่วยประหยัดทรัพยากรสำหรับทั้งคอมพิวเตอร์และผู้ใช้

ลองมาดูตัวอย่างเล็กน้อย เรามีสองคอลัมน์ - A และ B เราจำเป็นต้องเปรียบเทียบข้อมูลบางอย่างในคอลัมน์เหล่านั้น ในการทำเช่นนี้เราต้องเตรียมคอลัมน์บริการ C อีกคอลัมน์หนึ่งซึ่งมีการเขียนสูตรต่อไปนี้

การใช้สูตรที่ใช้ฟังก์ชัน IF, การอ้างอิง и เปิดเผยมากขึ้น คุณสามารถวนซ้ำองค์ประกอบที่ต้องการทั้งหมดของคอลัมน์ A จากนั้นในคอลัมน์ B หากพบในคอลัมน์ B และ A องค์ประกอบนั้นจะถูกส่งกลับไปยังเซลล์ที่เกี่ยวข้อง

มาโคร VBA

มาโครเป็นวิธีที่ซับซ้อนที่สุด แต่ยังเป็นวิธีที่ล้ำหน้าที่สุดในการเปรียบเทียบสองตารางด้วย โดยทั่วไปแล้วตัวเลือกการเปรียบเทียบบางอย่างจะไม่สามารถทำได้หากไม่มีสคริปต์ VBA ช่วยให้คุณสามารถทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติและประหยัดเวลา การดำเนินการที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการเตรียมข้อมูล หากตั้งโปรแกรมเพียงครั้งเดียว จะยังคงดำเนินการต่อไป

จากปัญหาที่จะแก้ไข คุณสามารถเขียนโปรแกรมใดๆ ก็ตามที่เปรียบเทียบข้อมูลโดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องดำเนินการใดๆ

วิธีเปรียบเทียบไฟล์ใน Excel

หากผู้ใช้กำหนดงานเอง (หรือได้รับมอบหมายหนึ่งงาน) เพื่อเปรียบเทียบสองไฟล์ ก็สามารถทำได้สองวิธีพร้อมกัน อันแรกใช้ฟังก์ชันพิเศษ หากต้องการใช้วิธีนี้ ให้ทำตามคำแนะนำ:

1. เปิดไฟล์ที่คุณต้องการเปรียบเทียบ
2. เปิดแท็บ "ดู" - "หน้าต่าง" - "ดูเคียงข้างกัน"

หลังจากนั้น ไฟล์สองไฟล์จะถูกเปิดในเอกสาร Excel ไฟล์เดียว

สามารถทำได้เช่นเดียวกันกับเครื่องมือ Windows ทั่วไป ก่อนอื่นคุณต้องเปิดไฟล์สองไฟล์ในหน้าต่างต่างๆ หลังจากนั้น นำหน้าต่างบานหนึ่งแล้วลากไปทางด้านซ้ายสุดของหน้าจอ หลังจากนั้น ให้เปิดหน้าต่างที่สองแล้วลากไปทางด้านขวาสุด หลังจากนั้นหน้าต่างทั้งสองบานจะอยู่เคียงข้างกัน 

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเปรียบเทียบไฟล์ excel 2 ไฟล์

บ่อยครั้งที่การเปรียบเทียบเอกสารหมายถึงการแสดงเอกสารเหล่านั้นต่อกัน แต่ในบางกรณี เป็นไปได้ที่จะทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ด้วยคุณสามารถตรวจสอบว่ามีความแตกต่างระหว่างแผ่นงานหรือไม่ วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาที่สามารถนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่นได้

ขั้นแรก เราต้องโอนแผ่นงานเปรียบเทียบเป็นเอกสารเดียว 

ในการดำเนินการนี้ คุณต้องคลิกขวาที่แผ่นงานที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "ย้ายหรือคัดลอก" ในเมนูป๊อปอัป ถัดไป กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งผู้ใช้สามารถเลือกเอกสารที่จะแทรกแผ่นงานนี้

ถัดไป คุณต้องเลือกเซลล์ที่ต้องการทั้งหมดเพื่อแสดงความแตกต่างทั้งหมด วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการคลิกเซลล์ด้านซ้ายบน แล้วกดคีย์ผสม Ctrl + Shift + End

หลังจากนั้น ไปที่หน้าต่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและสร้างกฎใหม่ ตามเกณฑ์ เราใช้สูตรที่เหมาะสมในกรณีใดกรณีหนึ่ง จากนั้นเรากำหนดรูปแบบ

เรียน ต้องระบุที่อยู่ของเซลล์ที่อยู่ในชีตอื่น ซึ่งสามารถทำได้ผ่านเมนูป้อนสูตร

การเปรียบเทียบข้อมูลใน Excel บนแผ่นงานต่างๆ

สมมติว่าเรามีรายชื่อพนักงานที่แสดงเงินเดือนด้วย รายการนี้อัพเดททุกเดือน รายการนี้ถูกคัดลอกไปยังแผ่นงานใหม่

สมมติว่าเราต้องเปรียบเทียบเงินเดือน ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้ตารางจากแผ่นงานต่างๆ เป็นข้อมูลได้ เราจะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นความแตกต่าง ทุกอย่างเรียบง่าย

ด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คุณสามารถทำการเปรียบเทียบอย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าชื่อของพนักงานจะอยู่ในลำดับที่ต่างกัน

วิธีเปรียบเทียบ 2 แผ่นงานในสเปรดชีต excel

การเปรียบเทียบข้อมูลที่อยู่บนแผ่นงานสองแผ่นดำเนินการโดยใช้ฟังก์ชัน เปิดเผยมากขึ้น. ตามพารามิเตอร์แรก มีค่าหนึ่งคู่ที่คุณต้องค้นหาในชีตที่รับผิดชอบในเดือนถัดไป พูดง่ายๆคือมีนาคม เราสามารถกำหนดช่วงที่ดูเป็นกลุ่มเซลล์ที่เป็นส่วนหนึ่งของช่วงที่มีชื่อ รวมกันเป็นคู่

คุณจึงสามารถเปรียบเทียบสตริงตามเกณฑ์สองประการ – นามสกุลและเงินเดือน ดีหรืออื่น ๆ ที่กำหนดโดยผู้ใช้ สำหรับรายการที่ตรงกันทั้งหมดที่สามารถพบได้ ตัวเลขจะถูกเขียนลงในเซลล์ที่ป้อนสูตร สำหรับ Excel ค่านี้จะเป็นจริงเสมอ ดังนั้น เพื่อให้การจัดรูปแบบนำไปใช้กับเซลล์ที่ต่างกัน คุณต้องแทนที่ค่านี้ด้วย โกหก, โดยใช้ฟังก์ชัน =ไม่().

เครื่องมือเปรียบเทียบสเปรดชีต

Excel มีเครื่องมือพิเศษที่ช่วยให้คุณเปรียบเทียบสเปรดชีตและไฮไลท์การเปลี่ยนแปลงได้โดยอัตโนมัติ 

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าเครื่องมือนี้มีให้สำหรับผู้ใช้ที่ซื้อชุดโปรแกรมสำนักงาน Professional Plus เท่านั้น

คุณสามารถเปิดได้โดยตรงจากแท็บ "หน้าแรก" โดยเลือกรายการ "เปรียบเทียบไฟล์"

หลังจากนั้นกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณต้องเลือกเวอร์ชันที่สองของหนังสือ คุณยังสามารถป้อนที่อยู่อินเทอร์เน็ตที่หนังสือเล่มนี้ตั้งอยู่

หลังจากที่เราเลือกเอกสารสองเวอร์ชันแล้ว เราต้องยืนยันการดำเนินการของเราด้วยปุ่ม OK

ในบางกรณี ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้น หากปรากฏขึ้น อาจแสดงว่าไฟล์นั้นได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน หลังจากที่คุณคลิกตกลง คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อน 

เครื่องมือเปรียบเทียบจะดูเหมือนสเปรดชีต Excel สองแผ่นที่อยู่ติดกันภายในหน้าต่างเดียวกัน ขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลถูกเพิ่ม ลบออก หรือมีการเปลี่ยนแปลงในสูตร (เช่นเดียวกับการกระทำประเภทอื่น) การเปลี่ยนแปลงจะถูกเน้นด้วยสีที่ต่างกัน 

วิธีตีความผลการเปรียบเทียบ

ง่ายมาก: ความแตกต่างประเภทต่างๆ จะถูกระบุด้วยสีที่ต่างกัน การจัดรูปแบบสามารถขยายได้ทั้งการเติมเซลล์และข้อความ ดังนั้น หากป้อนข้อมูลลงในเซลล์ การเติมจะเป็นสีเขียว หากมีบางอย่างไม่ชัดเจน ตัวบริการเองจะมีสัญลักษณ์ที่แสดงว่าการเปลี่ยนแปลงประเภทใดถูกเน้นด้วยสีใด