แปลง CSV เป็น Excel เป็นตาราง

เนื้อหาของฐานข้อมูลมักจะแยกเป็นไฟล์ .csv อย่างไรก็ตาม เป็นเพียงไฟล์ข้อความเท่านั้น ไม่สามารถอ่านได้มากนัก ในการทำงานกับเนื้อหาของฐานข้อมูล จำเป็นต้องนำเสนอในรูปแบบอื่น ซึ่งบ่อยครั้งที่แผ่นงาน Excel จะสะดวกที่สุด บทความนี้จะกล่าวถึงวิธีการที่มีอยู่ วิธีใดดีกว่า และมีข้อผิดพลาดอะไรบ้างในการถ่ายโอนข้อมูล

วิธีแปลง CSV เป็นรูปแบบ Excel

มีหลายวิธีในการถ่ายโอนเอกสาร CSV ที่ดาวน์โหลดจากฐานข้อมูลไปยัง Excel เราจะพูดถึงสามคน:

1. เปิดโดยตรงใน Excel
2. เปิดผ่าน Windows Explorer
3. นำเข้าเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบ

การเปิดเอกสาร CSV ใน Excel

Excel สามารถเปิดเอกสาร .csv ได้โดยตรงโดยไม่ต้องแปลง รูปแบบจะไม่เปลี่ยนแปลงหลังจากเปิดด้วยวิธีนี้ นามสกุล .csv จะถูกบันทึก แม้ว่าส่วนขยายจะสามารถเปลี่ยนได้หลังจากแก้ไข

1. เปิด Excel คลิกที่ “เนื้อไม่มีมัน", แล้ว"จุดเปิด"
2. ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวเลือก “ไฟล์ข้อความจากรายการขยาย

3. ค้นหาเอกสารที่คุณต้องการและดับเบิลคลิกที่เอกสาร

เอกสาร .csv จะเปิดขึ้นใน Excel ทันที โดยไม่มีการปรับเปลี่ยนใดๆ เพิ่มเติม แต่ไฟล์ .txt จะต้องมีการแปลง - หน้าต่างจะปรากฏขึ้น “ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ"

มีหลายกรณีที่ไม่ควรเปิดเอกสารโดยตรง แต่ควรโทร เจ้านาย. แนวทางนี้มีเหตุผลในกรณีต่อไปนี้:

• อักขระแยกที่ใช้ในเอกสารไม่ได้มาตรฐานหรือมีหลายแบบ
• เอกสารมีวันที่ในรูปแบบต่างๆ
• คุณกำลังแปลงตัวเลขที่ขึ้นต้นด้วยศูนย์และต้องการให้เป็นแบบนั้น
• ก่อนที่คุณจะถ่ายโอนข้อมูล คุณต้องการดูว่าผลลัพธ์จะเป็นอย่างไร
• โดยทั่วไปคุณต้องการการพกพาที่มากขึ้น

เจ้านาย จะเริ่มต้นหากคุณเปลี่ยนนามสกุลเอกสารเป็น .txt คุณยังสามารถเริ่มนำเข้าไฟล์ต่าง ๆ ได้ ซึ่งจะกล่าวถึงในภายหลัง หลังจากอธิบายวิธีการเปิดที่สองแล้ว

ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารหลังจากที่คุณเปิดเอกสาร Excel จะแจ้งให้คุณบันทึกเป็น .xls (หรือ .xlsx) เพราะไม่เช่นนั้นการจัดรูปแบบบางส่วนจะสูญหายไป จากนั้นจะมีโอกาสเปลี่ยนรูปแบบกลับมาได้เสมอ อย่างไรก็ตาม เนื้อหาส่วนอื่นอาจสูญหาย – ศูนย์อาจหายไปที่จุดเริ่มต้นของตัวเลข บางระเบียนอาจเปลี่ยนรูปลักษณ์

การเปิดเอกสาร CSV ผ่าน Windows Explorer

เส้นทางนี้ไม่ได้แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง หากต้องการเปิดเอกสาร ให้ดับเบิลคลิกที่เอกสารใน Windows Explorer

ก่อนเปิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้างชื่อเอกสารนั้นมีไอคอนสำหรับโปรแกรม Excel ไม่ใช่ไอคอนอื่น ซึ่งหมายความว่า Excel ถูกเลือกเป็นโปรแกรมที่ควรเปิดไฟล์ดังกล่าว มิฉะนั้น โปรแกรมอื่นจะเปิดขึ้น คุณสามารถเปลี่ยนเป็น Excel ได้ดังนี้:

1. เรียกเมนูบริบทโดยคลิกขวาที่ไฟล์ .csv แล้วนำไปใช้ เปิดด้วย… > เลือกโปรแกรม.
2. เลือก Excel (เดสก์ท็อป) of โปรแกรมแนะนำกำหนดให้เป็นโปรแกรมที่ควรใช้สำหรับไฟล์ดังกล่าวเสมอ (ทำเครื่องหมายที่ช่องด้านล่าง) แล้วปิดหน้าต่างโดยกด OK.

นำเข้า CSV ไปยัง Excel

นอกจากนี้ยังสามารถเปลี่ยนเอกสารที่เปิดเป็นสมุดงาน Excel รูปแบบจะเปลี่ยนเป็น .xls สำหรับ Excel เวอร์ชันก่อนหน้า (2000, 2003) และ .xlsx สำหรับเวอร์ชันอื่นๆ ทั้งหมด เนื้อหาทั้งหมดจะแสดงในแผ่นเดียว

1. คลิกที่เซลล์ในแผ่นงานที่จะเริ่มต้นการนำเข้า ซึ่งมักจะเป็นเซลล์แรกสุดในตาราง A1. เริ่มจากแถวมากที่สุดเท่าที่มีในไฟล์ที่เปิดและจะเติมคอลัมน์ให้มากที่สุดเท่าที่มีค่าในแต่ละคอลัมน์
2. ในแท็บ“ข้อมูล" ในกลุ่ม “การรับข้อมูลภายนอก” เลือก“จากข้อความ”.

3. ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้ค้นหาเอกสารที่จำเป็นและดับเบิลคลิกที่เอกสารนั้น (คุณยังสามารถใช้ปุ่ม นำเข้า ที่ด้านล่างของหน้าต่าง)

4. ถัดไป คุณต้องทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนของการเปิด ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ.

รูปภาพด้านล่างแสดงเอกสารต้นฉบับและผลลัพธ์ที่คาดหวัง เพื่อให้ทุกอย่างมีลักษณะเช่นนี้หลังจากนำเข้า คุณต้องใช้การตั้งค่าต่างๆ ซึ่งจะกล่าวถึงในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 1. วิซาร์ดจะแจ้งให้คุณเลือกประเภทไฟล์ – อย่างที่คุณอาจเดาได้ว่าจะเป็น “มีตัวคั่น" (เป็นภาษาอังกฤษ - ตัวคั่น) และบรรทัดที่จะเริ่มต้นการถ่ายโอนเนื้อหา – เป็นไปได้มากว่าคุณต้องเริ่มด้วย เงื่อนไข 1หากคุณไม่ต้องการโอนเฉพาะเนื้อหาบางส่วน หน้าต่างด้านล่างจะแสดงบรรทัดแรกจากเอกสารที่เลือก

ขั้นตอนที่ 2. ตอนนี้คุณต้องเข้าใจว่าอันไหนถูกใช้ คั่น (อาจมีมากกว่าหนึ่ง) ในไฟล์ และระบุอักขระนี้ใน ปริญญาโท. มีตัวเลือกให้เลือกจากตัวคั่นมาตรฐาน แต่ถ้ามีการใช้อักขระผิดปรกติในเอกสาร คุณสามารถเลือก อื่นๆ และป้อนอักขระที่ต้องการ ในไฟล์ที่ใช้สำหรับการสาธิต ตัวคั่นคือ − จุลภาค и แถบ. เครื่องหมายจุลภาคคั่นเซลล์ที่มีคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ เช่น หมายเลขซีเรียลและจำนวนสำเนาที่ขาย และแท็บจะแยกผลิตภัณฑ์หนึ่งออกจากอีกผลิตภัณฑ์หนึ่ง ข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละรายการต้องเริ่มต้นในบรรทัดใหม่

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องกำหนดและระบุ ตัวคั่นข้อความ. นี่คืออักขระที่วางก่อนและหลังข้อความแต่ละชิ้นที่ต้องอยู่ในเซลล์เดียว ต้องขอบคุณตัวคั่น แต่ละส่วนดังกล่าวจะถูกมองว่าเป็นค่าที่แยกจากกัน แม้ว่าภายในนั้นจะมีอักขระที่เลือกเพื่อแยกค่าต่างๆ ออก ในเอกสารของเรา แต่ละค่าจะถูกใส่กรอบด้วยเครื่องหมายคำพูด ดังนั้น แม้ว่าจะมีเครื่องหมายจุลภาค (เช่น "เริ่มต้น แล้วดำเนินการต่อ") ข้อความทั้งหมดจะถูกวางไว้ในเซลล์เดียว ไม่ใช่ในสองเซลล์ที่ต่อเนื่องกัน

ขั้นตอนที่ 3 ที่นี่ก็เพียงพอแล้วที่จะดูตัวอย่างและหากไม่แสดงข้อบกพร่องที่ยอมรับไม่ได้ให้คลิก เสร็จสิ้น. อาจเกิดขึ้นได้ว่าค่าบางค่าจะไม่ถูกคั่นด้วยตัวคั่นเดียว แต่ด้วยหลายค่า เซลล์ที่ไม่มีค่าจะปรากฏขึ้นระหว่างกัน เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย ปฏิบัติต่อตัวคั่นที่ต่อเนื่องกันเป็นหนึ่ง.

5. เลือกเส้นทางปลายทาง (อาจเป็นแผ่นงานใหม่หรือแผ่นงานที่มีอยู่) แล้วคลิก OKเพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการนำเข้า

คุณยังสามารถคลิก วัสดุ - มีความเป็นไปได้อื่น ๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดรูปแบบเนื้อหา กำหนดมาร์กอัปเอง และวิธีอัปเดตข้อมูล

บางครั้งผลลัพธ์ของการแปลงนั้นอยู่ไกลเกินคาด ผลลัพธ์นี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างไรจะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไปของบทความ

ปัญหาระหว่างการแปลงและแนวทางแก้ไข

ตลอดเวลาที่มีรูปแบบ CSV อยู่ ไม่มีใครใส่ใจที่จะจัดทำเอกสารอย่างเป็นทางการ ดังนั้น แม้ว่าจะสันนิษฐานว่าควรใช้จุลภาคเพื่อแยกค่า อันที่จริง ฐานข้อมูลที่ต่างกันใช้ตัวคั่นต่างกัน – อัฒภาค แท็บ และอื่นๆ

ตัวคั่นข้อความยังสามารถเปลี่ยนแปลงได้ โดยส่วนใหญ่มักเป็นเครื่องหมายอัญประกาศหรือเครื่องหมายลำดับไบต์ อาจไม่มีตัวคั่นเลย – จากนั้นอักขระที่ใช้เป็นตัวคั่นจะถูกมองว่าเป็นเช่นนี้เสมอ (โดยปกติแล้วจะไม่ใช่เครื่องหมายจุลภาค – มักใช้ในข้อความมากเกินไป – แต่เป็นอักขระที่ต่างกันและไม่ค่อยพบบ่อย)

ไฟล์ที่ไม่ได้มาตรฐานอาจเปิดได้ไม่ถูกต้อง คุณต้องเปลี่ยนการตั้งค่าของคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมเปิดเพื่อให้แสดงได้ตามปกติ มาดูกันว่ามีปัญหาอะไรบ้างและมีวิธีแก้ไขอะไรบ้าง

ไฟล์เปิดไม่ถูกต้อง

หลักฐาน. เนื้อหาทั้งหมดของเอกสารจะอยู่ในคอลัมน์แรก

ก่อให้เกิด. เอกสารใช้อักขระเป็นตัวคั่นที่ไม่ได้กำหนดไว้เช่นนั้นในการตั้งค่าคอมพิวเตอร์ หรือสงวนไว้สำหรับฟังก์ชันอื่น ตัวอย่างเช่น เครื่องหมายจุลภาคอาจสงวนไว้เพื่อแยกส่วนทศนิยมของตัวเลข ดังนั้นจึงไม่สามารถแยกค่าในไฟล์ได้

โซลูชัน. มีหลายวิธีในการแก้ปัญหานี้:

1. เปลี่ยนอักขระแยกในเอกสารเอง เปิดใน Notepad หรือโปรแกรมแก้ไขที่คล้ายกัน และในบรรทัดเริ่มต้น (ว่างเปล่า ข้อมูลทั้งหมดควรอยู่ในบรรทัดด้านล่าง) ให้ป้อนข้อความต่อไปนี้:

• ในการเปลี่ยนตัวคั่นเป็นจุลภาค: กันยายน
• เพื่อเปลี่ยนเป็นอัฒภาค: ก.ย.=;

ตัวละครอื่นที่เขียนตามหลัง ก.ย. = ในบรรทัดเริ่มต้นก็จะกลายเป็นตัวคั่นด้วย

2. อักขระตัวคั่นที่ใช้ในไฟล์สามารถระบุใน Excel ได้ด้วย ในเวอร์ชัน 2016, 2013 หรือ 2010 คุณต้องเปิดแท็บ ข้อมูล และเลือก“ข้อความตามคอลัมน์” ในกลุ่ม “การทำงานกับข้อมูล”.

นี้จะเปิดหน้าต่าง “วิซาร์ดสำหรับแจกจ่ายข้อความลงในคอลัมน์”. จากรูปแบบข้อมูลที่เสนอ คุณต้องเลือกรูปแบบที่มีตัวคั่น จากนั้นคุณต้องกด ถัดไป และหลังจากเลือกตัวคั่นแล้ว เสร็จสิ้น.

3. ในการเปิดเอกสารโดยอัตโนมัติด้วย ตัวช่วยสร้างการนำเข้าและไม่ใช่แค่ในแผ่นงาน Excel เท่านั้น ส่วนขยายสามารถเปลี่ยนจาก .csv เป็น .txt ที่ ปริญญาโท เป็นไปได้ที่จะระบุอักขระใด ๆ เป็นตัวคั่น – วิธีการทำเช่นนี้ บทความอธิบายไว้ก่อนหน้านี้
4. ใช้ VBA คุณสามารถใช้ตัวอย่างเช่น – เหมาะสำหรับ Excel 2000 หรือ 2003 สามารถเปลี่ยนรหัสให้เหมาะกับเวอร์ชันอื่นได้

โซลูชันที่นำเสนอข้างต้นได้รับการออกแบบมาสำหรับเอกสารแต่ละฉบับ โดยการตั้งค่าจะแตกต่างจากการตั้งค่าปกติ ต้องใช้ลำดับของการกระทำเหล่านี้กับแต่ละไฟล์ที่เปิดไม่ถูกต้อง หากเอกสารส่วนใหญ่ไม่สามารถเปิดได้อย่างถูกต้อง บางทีทางออกที่ดีที่สุดคือเปลี่ยนการตั้งค่าของคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะกล่าวถึงในแนวทางที่ห้า

5. เปลี่ยนตัวคั่นและจุดทศนิยมในการตั้งค่าคอมพิวเตอร์

В แผงควบคุม, เรียกโดยปุ่ม เริ่มต้น, เลือก “ทางเลือกเพิ่มเติม” จากรายการ “มาตรฐานระดับภูมิภาค”. หลังจากคลิกแล้วจะมีหน้าต่างปรากฏขึ้นการตั้งค่ารูปแบบ” – ในนั้นคุณสามารถเลือก “ตัวคั่นรายการ” และตัวคั่นของจำนวนเต็มและเศษส่วนของตัวเลข ถ้าไฟล์ต้องการเครื่องหมายจุลภาคเป็นตัวคั่น ให้ตั้งค่าจุดเป็นจุดทศนิยมก่อน อาจกลายเป็นตรงกันข้าม – คุณต้องมีอัฒภาคเป็นตัวคั่น สำหรับเศษส่วน คุณสามารถทิ้งเครื่องหมายใด ๆ ไว้ ซึ่งจะไม่ทำให้เกิดข้อขัดแย้ง

เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดเสร็จสิ้น ให้คลิก OK ในหน้าต่างที่เปิดอยู่ทั้งสองหน้าต่าง – จะปิดและบันทึกการเปลี่ยนแปลง โปรดทราบว่าขณะนี้ใช้งานได้กับทุกโปรแกรมในคอมพิวเตอร์

กำจัดศูนย์นำหน้า

ลงชื่อ. ค่าบางค่าในเอกสารต้นทางคือตัวเลขที่ขึ้นต้นด้วยศูนย์ซึ่งไม่ได้คั่นด้วยเครื่องหมายเศษส่วน (เช่น ตัวเลขและรหัสที่มีตัวเลขคงที่ การเข้าสู่ระบบและรหัสผ่าน การอ่านมิเตอร์และเครื่องมือ) ใน Excel ศูนย์ที่จุดเริ่มต้นของตัวเลขดังกล่าวจะหายไป ถ้าคุณแก้ไขไฟล์แล้วบันทึกเป็นเวิร์กบุ๊ก Excel จะไม่สามารถค้นหาตัวเลขที่มีศูนย์ในเวิร์กบุ๊กนี้ได้อีก

ก่อให้เกิด. Excel มีรูปแบบข้อความและตัวเลขแยกจากกัน ในไฟล์ข้อความ ไม่มีการแยกดังกล่าว ดังนั้น Excel จึงกำหนดรูปแบบทั่วไปให้กับค่าทั้งหมด หมายความว่าข้อความจะแสดงเป็นข้อความ และตัวเลขที่ไม่มีตัวอักษรจะแสดงเป็นตัวเลขที่ไม่สามารถเริ่มต้นด้วยศูนย์ได้

Solution. เปลี่ยนนามสกุลเป็น .txt เพื่อเปิดใช้งานตัวช่วยสร้างการนำเข้าเมื่อคุณเปิดเอกสาร เมื่อคุณไปถึงขั้นตอนที่ 3 ให้เปลี่ยนรูปแบบของคอลัมน์ที่มีตัวเลขที่ขึ้นต้นด้วยเลขศูนย์เป็นข้อความ

ค่าบางค่าดูเหมือนวันที่

ลงชื่อ. วันที่แสดงค่าที่เป็นข้อความธรรมดาหรือตัวเลข

ก่อให้เกิด. รูปแบบทั่วไปเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนค่าเป็นวันที่ที่คล้ายกับใน Excel หากเอกสาร CSV มีค่าเดียวเช่น may12จากนั้นในแผ่นงาน Excel จะแสดงเป็นวันที่

Solution. คล้ายกับกรณีก่อนหน้านี้ เปลี่ยนนามสกุลเป็น .txt ใน ปริญญาโท เปลี่ยนรูปแบบของค่าที่แปลงเป็นวันที่เป็นข้อความ

ในทางกลับกัน หากคุณต้องการแสดงเนื้อหาของคอลัมน์หนึ่งเป็นวันที่ ให้กำหนดรูปแบบสำหรับคอลัมน์นั้น ข้อมูล. มีรูปแบบวันที่หลายประเภท ดังนั้นให้เลือกรูปแบบที่คุณต้องการจากรายการ

วิธีการนำเข้าไฟล์ CSV หลายไฟล์ไปยัง Excel

Excel สามารถเปิดไฟล์ CSV หลายไฟล์พร้อมกันได้

1. ข่าวประชา ไฟล์> เปิด และเลือกตัวเลือก ไฟล์ข้อความ จากรายการดรอปดาวน์ด้านล่าง
2. หากต้องการเลือกหลายไฟล์เคียงข้างกัน ก่อนอื่นให้เลือกไฟล์แรก จากนั้นคลิก เปลี่ยน และคลิกที่อันสุดท้าย นอกจากไฟล์ที่เลือกแล้ว ไฟล์ทั้งหมดที่อยู่ระหว่างนั้นจะถูกเลือก
3. คลิก จุดเปิด.

ข้อเสียของวิธีนี้คือแต่ละไฟล์ที่เลือกจะเปิดแยกกันใน Excel การย้ายจากเอกสารหนึ่งไปยังอีกเอกสารหนึ่งสามารถเพิ่มต้นทุนเวลาได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถคัดลอกเนื้อหาทั้งหมดลงในแผ่นงานในสมุดงานเดียวกันได้

คำอธิบายมีความยาว แต่ตอนนี้ คุณจะสามารถเปิดไฟล์ CSV ใน Excel ได้โดยไม่ยาก หากมองแวบแรกอาจดูเหมือนเข้าใจยาก เพียงทำตามขั้นตอนที่ระบุแล้วทุกอย่างจะชัดเจน