2 วิธีในการเปลี่ยนพื้นหลังใน Excel

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีง่ายๆ สองวิธีในการเปลี่ยนพื้นหลังของเซลล์ตามเนื้อหาใน Excel เวอร์ชันล่าสุด คุณจะเข้าใจด้วยว่าจะใช้สูตรใดในการเปลี่ยนสีของเซลล์หรือเซลล์ที่เขียนสูตรไม่ถูกต้อง หรือไม่มีข้อมูลเลย

ทุกคนรู้ดีว่าการแก้ไขพื้นหลังของเซลล์อย่างง่ายเป็นขั้นตอนง่ายๆ คลิกที่ "สีพื้นหลัง" แต่ถ้าคุณต้องการการแก้ไขสีตามเนื้อหาของเซลล์ ฉันจะทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติได้อย่างไร ต่อไปนี้คือชุดข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่จะช่วยให้คุณค้นพบวิธีที่ถูกต้องในการทำงานทั้งหมดเหล่านี้ให้สำเร็จ

การเปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์แบบไดนามิก

งาน: คุณมีตารางหรือชุดของค่า และคุณจำเป็นต้องแก้ไขสีพื้นหลังของเซลล์ตามจำนวนที่ป้อนในนั้น คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าเฉดสีตอบสนองต่อค่าที่เปลี่ยนแปลง

Solution: สำหรับงานนี้ ฟังก์ชัน "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ของ Excel มีไว้สำหรับเซลล์สีที่มีตัวเลขมากกว่า X น้อยกว่า Y หรือระหว่าง X และ Y

สมมติว่าคุณมีชุดผลิตภัณฑ์ในรัฐต่างๆ ที่มีราคา และคุณจำเป็นต้องรู้ว่าผลิตภัณฑ์ใดมีราคาสูงกว่า $3,7 ดังนั้นเราจึงตัดสินใจที่จะเน้นผลิตภัณฑ์เหล่านั้นที่อยู่เหนือค่านี้เป็นสีแดง และเซลล์ที่มีค่าใกล้เคียงกันหรือมากกว่านั้นก็ตัดสินใจย้อมด้วยโทนสีเขียว

หมายเหตุ ภาพหน้าจอถูกถ่ายในโปรแกรมเวอร์ชัน 2010 แต่สิ่งนี้ไม่ส่งผลกระทบใดๆ เนื่องจากลำดับของการกระทำจะเหมือนกัน ไม่ว่าบุคคลนั้นจะใช้งานเวอร์ชันใด ล่าสุดหรือไม่ก็ตาม

นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ (ทีละขั้นตอน):

1. เลือกเซลล์ที่ควรแก้ไขเฉดสี ตัวอย่างเช่น ช่วง $B$2:$H$10 (ชื่อคอลัมน์และคอลัมน์แรก ซึ่งแสดงชื่อรัฐ จะไม่รวมอยู่ในตัวอย่าง)

2 คลิกที่ "บ้าน" ในกลุ่ม “สไตล์”. จะมีรายการ “การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข”. ที่นั่นคุณต้องเลือก "กฎใหม่". ใน Excel เวอร์ชันภาษาอังกฤษ ลำดับขั้นตอนมีดังนี้: “หน้าแรก”, “กลุ่มสไตล์”, “การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎใหม่».

3. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือกช่อง “จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี” (“จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี” ในเวอร์ชันภาษาอังกฤษ)

4. ที่ด้านล่างของหน้าต่างนี้ภายใต้คำจารึก “จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้” (จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ด้วย) คุณสามารถกำหนดกฎโดยที่การจัดรูปแบบจะดำเนินการ เราได้เลือกรูปแบบสำหรับค่าที่ระบุในเซลล์ ซึ่งต้องมากกว่า 3.7 ดังที่คุณเห็นจากภาพหน้าจอ: 

5. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "รูปแบบ". หน้าต่างจะปรากฏขึ้นพร้อมพื้นที่เลือกสีพื้นหลังทางด้านซ้าย แต่ก่อนหน้านั้นคุณต้องเปิดแท็บ "เติม" ("เติม"). ในกรณีนี้จะเป็นสีแดง หลังจากนั้นคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"

6. จากนั้นคุณจะกลับไปที่หน้าต่าง “กฎการจัดรูปแบบใหม่”แต่ที่ด้านล่างของหน้าต่างนี้ คุณสามารถดูตัวอย่างว่าเซลล์นี้จะหน้าตาเป็นอย่างไร หากทุกอย่างเรียบร้อยดี คุณต้องคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"

เป็นผลให้คุณได้รับสิ่งนี้:

ต่อไป เราต้องเพิ่มเงื่อนไขอีกหนึ่งอย่าง นั่นคือ เปลี่ยนพื้นหลังของเซลล์ที่มีค่าน้อยกว่า 3.45 เป็นสีเขียว ในการดำเนินการนี้ คุณต้องคลิกที่ “กฎการจัดรูปแบบใหม่” และทำซ้ำขั้นตอนข้างต้น เฉพาะเงื่อนไขที่ต้องตั้งเป็น “น้อยกว่าหรือเทียบเท่า” (ในเวอร์ชันภาษาอังกฤษ "น้อยกว่าหรือเท่ากับ" แล้วเขียนค่า ในตอนท้ายคุณต้องคลิกปุ่ม "ตกลง"

ตอนนี้ตารางถูกจัดรูปแบบด้วยวิธีนี้

มันแสดงราคาน้ำมันสูงสุดและต่ำสุดในรัฐต่างๆ และคุณสามารถระบุได้ทันทีว่าสถานการณ์ใดที่มองโลกในแง่ดีที่สุด (ในเท็กซัสแน่นอน)

แนะนำ: หากจำเป็น คุณสามารถใช้วิธีการจัดรูปแบบที่คล้ายกันได้ ไม่ใช่การแก้ไขพื้นหลัง แต่เป็นแบบอักษร ในการทำเช่นนี้ในหน้าต่างการจัดรูปแบบที่ปรากฏในขั้นตอนที่ห้า คุณต้องเลือกแท็บ «แบบอักษร» และปฏิบัติตามคำแนะนำที่ให้ไว้ในหน้าต่าง ทุกอย่างชัดเจนโดยสัญชาตญาณ และแม้แต่มือใหม่ก็สามารถเข้าใจได้

เป็นผลให้คุณจะได้ตารางดังนี้:

วิธีรักษาสีของเซลล์ให้เหมือนเดิมแม้ว่าค่าจะเปลี่ยนไป

งาน: คุณต้องกำหนดสีพื้นหลังเพื่อไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลง แม้ว่าพื้นหลังจะเปลี่ยนไปในอนาคตก็ตาม

Solution: ค้นหาเซลล์ทั้งหมดที่มีตัวเลขเฉพาะโดยใช้ฟังก์ชัน excel “ค้นหาทั้งหมด” “ค้นหาทั้งหมด” หรือโปรแกรมเสริม “เลือกเซลล์พิเศษ” (“เลือกเซลล์พิเศษ”) แล้วแก้ไขรูปแบบเซลล์โดยใช้ฟังก์ชัน “จัดรูปแบบเซลล์” («จัดรูปแบบเซลล์»).

นี่เป็นหนึ่งในสถานการณ์ที่ไม่บ่อยนักซึ่งไม่ได้กล่าวถึงในคู่มือ Excel และแม้แต่บนอินเทอร์เน็ต วิธีแก้ปัญหานี้ก็ยังพบได้ค่อนข้างน้อย ซึ่งก็ไม่น่าแปลกใจเพราะงานนี้ไม่ได้มาตรฐาน หากคุณต้องการแก้ไขพื้นหลังอย่างถาวรเพื่อไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงจนกว่าผู้ใช้โปรแกรมจะปรับแต่งเอง คุณต้องทำตามคำแนะนำด้านบน

เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีเงื่อนไขบางอย่าง

มีหลายวิธีที่เป็นไปได้ ขึ้นอยู่กับชนิดของค่าเฉพาะที่จะพบ

หากคุณต้องการกำหนดเซลล์ด้วยค่าเฉพาะที่มีพื้นหลังพิเศษ คุณต้องไปที่แท็บ "บ้าน" และเลือก “ค้นหาและเลือก” – “ค้นหา”.

ป้อนค่าที่ต้องการแล้วคลิก “ค้นหาทั้งหมด”.

การช่วยเหลือ: คุณสามารถคลิกที่ปุ่ม "ตัวเลือก" ทางด้านขวาเพื่อใช้ประโยชน์จากการตั้งค่าเพิ่มเติมบางอย่าง: จะค้นหาที่ไหน ดูอย่างไร ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กหรือไม่ เป็นต้น คุณยังสามารถเขียนอักขระเพิ่มเติม เช่น เครื่องหมายดอกจัน (*) เพื่อค้นหาบรรทัดทั้งหมดที่มีค่าเหล่านี้ หากคุณใช้เครื่องหมายคำถาม คุณจะพบอักขระตัวใดก็ได้

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ หากเราต้องการค้นหาราคาน้ำมันทั้งหมดระหว่าง $3,7 ถึง $3,799 เราสามารถปรับแต่งคำค้นหาของเราได้

ตอนนี้เลือกค่าใด ๆ ที่โปรแกรมพบที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบและคลิกที่ค่าใดค่าหนึ่ง หลังจากนั้น ให้กดคีย์ผสม “Ctrl-A” เพื่อเลือกผลลัพธ์ทั้งหมด จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "ปิด" 

ต่อไปนี้คือวิธีการเลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีค่าเฉพาะโดยใช้คุณลักษณะค้นหาทั้งหมด ในตัวอย่างของเรา เราจำเป็นต้องค้นหาราคาน้ำมันทั้งหมดที่สูงกว่า $3,7 และขออภัยที่ Excel ไม่อนุญาตให้คุณดำเนินการนี้โดยใช้ฟังก์ชันค้นหาและแทนที่

“ถังน้ำผึ้ง” มาถึงจุดนี้เพราะมีเครื่องมืออื่นที่จะช่วยในงานที่ซับซ้อนเช่นนี้ เรียกว่า Select Special Cells ส่วนเสริมนี้ (ซึ่งจำเป็นต้องติดตั้งใน Excel แยกต่างหาก) จะช่วย:

• ค้นหาค่าทั้งหมดในช่วงที่กำหนด เช่น ระหว่าง -1 ถึง 45
• รับค่าสูงสุดหรือต่ำสุดในคอลัมน์
• ค้นหาสตริงหรือช่วง
• ค้นหาเซลล์ตามสีพื้นหลังและอีกมากมาย

หลังจากติดตั้งโปรแกรมเสริมแล้ว เพียงคลิกปุ่ม “เลือกตามมูลค่า” (“เลือกตามค่า”) แล้วปรับแต่งคำค้นหาในหน้าต่างส่วนเสริม ในตัวอย่างของเรา เรากำลังหาตัวเลขที่มากกว่า 3,7 กด "เลือก" (“เลือก”) และในวินาทีนี้ คุณจะได้ผลลัพธ์ดังนี้:

หากคุณสนใจในส่วนเสริม คุณสามารถดาวน์โหลดรุ่นทดลองได้ที่ ลิงค์

การเปลี่ยนพื้นหลังของเซลล์ที่เลือกผ่านหน้าต่าง "จัดรูปแบบเซลล์"

หลังจากเลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีค่าที่แน่นอนแล้วโดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งที่อธิบายไว้ข้างต้น ยังคงต้องระบุสีพื้นหลังสำหรับเซลล์เหล่านั้น

ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเปิดหน้าต่าง “รูปแบบเซลล์”โดยการกดปุ่ม Ctrl + 1 (คุณยังสามารถคลิกขวาที่เซลล์ที่เลือกและคลิกซ้ายที่รายการ "การจัดรูปแบบเซลล์") และปรับการจัดรูปแบบที่คุณต้องการ

เราจะเลือกเฉดสีส้ม แต่คุณสามารถเลือกสีอื่นได้

หากคุณต้องการแก้ไขสีพื้นหลังโดยไม่เปลี่ยนพารามิเตอร์ลักษณะที่ปรากฏอื่น ๆ คุณสามารถคลิกที่ “เติมสี” และเลือกสีที่เข้ากับคุณได้อย่างลงตัว

ผลลัพธ์ที่ได้คือตารางดังนี้:

ต่างจากเทคนิคก่อนหน้านี้ตรงที่สีของเซลล์จะไม่เปลี่ยนแปลงแม้ว่าจะแก้ไขค่าแล้วก็ตาม สามารถใช้ ตัวอย่างเช่น เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงของสินค้าในกลุ่มราคาหนึ่งๆ ค่าของพวกเขาเปลี่ยนไป แต่สียังคงเหมือนเดิม

การแก้ไขสีพื้นหลังสำหรับเซลล์พิเศษ (ว่างหรือมีข้อผิดพลาดเมื่อเขียนสูตร)

คล้ายกับตัวอย่างก่อนหน้านี้ ผู้ใช้มีความสามารถในการแก้ไขสีพื้นหลังของเซลล์พิเศษได้สองวิธี มีตัวเลือกแบบคงที่และไดนามิก

การใช้สูตรเพื่อแก้ไขพื้นหลัง

ที่นี่สีของเซลล์จะได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติตามค่าของเซลล์ วิธีนี้ช่วยผู้ใช้ได้มากและอยู่ในความต้องการ 99% ของสถานการณ์

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ตารางก่อนหน้านี้ แต่ตอนนี้ เซลล์บางเซลล์จะว่างเปล่า เราจำเป็นต้องกำหนดว่าอันใดไม่มีการอ่านและแก้ไขสีพื้นหลัง

1. บนแท็บ "บ้าน" คุณต้องคลิกที่ “การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข” ->  "กฎใหม่" (เช่นเดียวกับในขั้นตอนที่ 2 ของส่วนแรก “เปลี่ยนสีพื้นหลังแบบไดนามิก”

2. ถัดไป คุณต้องเลือกรายการ “ใช้สูตรกำหนด…”.

3. ใส่สูตร =ว่าง() (ISBLANK ในเวอร์ชัน) หากต้องการแก้ไขพื้นหลังของเซลล์ว่าง หรือ =เกิดข้อผิดพลาด() (ISERROR ในเวอร์ชัน) หากคุณต้องการค้นหาเซลล์ที่มีสูตรที่เขียนผิด เนื่องจากในกรณีนี้เราจำเป็นต้องแก้ไขเซลล์ว่าง เราจึงป้อนสูตร =ว่าง()แล้ววางเคอร์เซอร์ระหว่างวงเล็บและคลิกที่ปุ่มถัดจากช่องป้อนสูตร หลังจากการปรับเปลี่ยนเหล่านี้ ควรเลือกช่วงของเซลล์ด้วยตนเอง นอกจากนี้ คุณสามารถระบุช่วงได้เอง เช่น =ว่าง(B2:H12).

4. คลิกที่ปุ่ม "รูปแบบ" และเลือกสีพื้นหลังที่เหมาะสมและทำทุกอย่างตามที่อธิบายไว้ในวรรค 5 ของส่วน "การเปลี่ยนแปลงสีพื้นหลังของเซลล์แบบไดนามิก" จากนั้นคลิก "ตกลง" คุณสามารถดูสีของเซลล์ได้จากที่นั่น หน้าต่างจะหน้าตาประมาณนี้

5. ถ้าคุณชอบพื้นหลังของเซลล์ คุณต้องคลิกที่ปุ่ม "ตกลง" และการเปลี่ยนแปลงจะมีผลกับตารางทันที

การเปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์พิเศษแบบคงที่

ในสถานการณ์นี้ เมื่อกำหนดแล้ว สีพื้นหลังจะยังคงเหมือนเดิม ไม่ว่าเซลล์จะเปลี่ยนไปอย่างไร

หากคุณต้องการเปลี่ยนเซลล์พิเศษอย่างถาวร (ว่างเปล่าหรือมีข้อผิดพลาด) ให้ทำตามคำแนะนำเหล่านี้:

1. เลือกเอกสารของคุณหรือหลายเซลล์แล้วกด F5 เพื่อเปิดหน้าต่างไปที่ จากนั้นกดปุ่ม “ไฮไลท์”.
2. ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น ให้เลือกปุ่ม "ว่าง" หรือ "เซลล์ว่าง" (ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของโปรแกรม - หรือภาษาอังกฤษ) เพื่อเลือกเซลล์ว่าง
3. หากคุณต้องการเน้นเซลล์ที่มีสูตรที่มีข้อผิดพลาด คุณควรเลือกรายการ "สูตร" และปล่อยให้ช่องทำเครื่องหมายเดียวถัดจากคำว่า "ข้อผิดพลาด" จากภาพหน้าจอด้านบน คุณสามารถเลือกเซลล์ตามพารามิเตอร์ใดก็ได้ และการตั้งค่าที่อธิบายไว้แต่ละรายการจะพร้อมใช้งานหากจำเป็น
4. สุดท้าย คุณต้องเปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์ที่เลือกหรือปรับแต่งเซลล์ด้วยวิธีอื่น เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้วิธีการที่อธิบายไว้ข้างต้น

เพียงจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบที่ทำด้วยวิธีนี้จะยังคงอยู่แม้ว่าคุณจะเติมช่องว่างหรือเปลี่ยนประเภทเซลล์พิเศษ แน่นอนว่าไม่น่าจะมีใครต้องการใช้วิธีนี้ แต่ในทางปฏิบัติแล้วอะไรก็เกิดขึ้นได้

จะใช้ Excel ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร

ในฐานะผู้ใช้ Microsoft Excel จำนวนมาก คุณควรรู้ว่ามีคุณลักษณะมากมาย บางคนที่เรารู้จักและชื่นชอบ ในขณะที่บางคนยังคงลึกลับสำหรับผู้ใช้ทั่วไป และบล็อกเกอร์จำนวนมากพยายามทำให้กระจ่างเกี่ยวกับพวกเขา แต่มีงานทั่วไปที่เราแต่ละคนจะต้องดำเนินการ และ Excel ไม่ได้แนะนำคุณลักษณะหรือเครื่องมือบางอย่างเพื่อทำให้การดำเนินการที่ซับซ้อนบางอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติ

และวิธีแก้ไขปัญหานี้คือส่วนเสริม (ส่วนเสริม) บางส่วนแจกจ่ายฟรี อื่นๆ - เพื่อเงิน มีเครื่องมือที่คล้ายกันมากมายที่สามารถทำหน้าที่ต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น ค้นหารายการที่ซ้ำกันในสองไฟล์โดยไม่มีสูตรหรือมาโครที่คลุมเครือ

หากคุณรวมเครื่องมือเหล่านี้เข้ากับฟังก์ชันหลักของ Excel คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมมาก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาราคาน้ำมันที่เปลี่ยนแปลง จากนั้นค้นหารายการซ้ำในไฟล์สำหรับปีที่ผ่านมา

เราเห็นว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยให้คุณทำงานอัตโนมัติในตารางได้โดยไม่ต้องใช้ทักษะเฉพาะใดๆ ตอนนี้คุณทราบวิธีการเติมเซลล์ด้วยวิธีต่างๆ ตามเนื้อหาในเซลล์แล้ว ตอนนี้เหลือเพียงนำไปปฏิบัติเท่านั้น ขอให้โชคดี!