เนื้อหา
หนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดใน Excel คือความสามารถในการสร้างสูตร คุณสามารถใช้สูตรในการคำนวณค่าใหม่ วิเคราะห์ข้อมูล และอื่นๆ แต่การทำงานกับสูตรก็มีข้อเสีย ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยก็เพียงพอแล้วที่สูตรจะให้ผลลัพธ์ที่ผิด
ที่แย่ที่สุดคือ Excel ไม่ได้รายงานข้อผิดพลาดในสูตรเสมอไป ตามกฎแล้วสูตรดังกล่าวยังคงทำงานและทำการคำนวณซึ่งให้ผลลัพธ์ที่ผิดพลาด ความรับผิดชอบสำหรับความจริงที่ว่าคุณขี้เกียจเกินไปที่จะตรวจสอบสูตรอีกครั้งนั้นขึ้นอยู่กับคุณ
เราได้รวบรวมรายการแนวทางที่คุณสามารถใช้ตรวจสอบความถูกต้องของสูตรที่สร้างขึ้นได้ คำแนะนำเหล่านี้ไม่สามารถแก้ปัญหาที่คุณพบได้ทั้งหมด แต่จะเป็นเครื่องมือในการระบุข้อผิดพลาดทั่วไปจำนวนมาก
ตรวจสอบลิงค์
สูตรส่วนใหญ่ใช้การอ้างอิงเซลล์อย่างน้อยหนึ่งรายการ หากคุณดับเบิลคลิกที่สูตร เส้นขอบของเซลล์ทั้งหมดที่อ้างอิงจะถูกเน้น คุณสามารถตรวจสอบแต่ละลิงก์อีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง
มองหาการเรียงสับเปลี่ยน
ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการใช้การอ้างอิงเซลล์ที่ถูกต้องแต่ในลำดับที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการลบ C2 of C3, สูตรควรเป็น: =C3-C2, ไม่เหมือน: =C2-C3.
แยกย้ายกันไป
ถ้าสูตรซับซ้อนเกินกว่าจะทดสอบได้ ให้ลองแยกเป็นสูตรง่ายๆ หลายๆ สูตร ดังนั้นคุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องของแต่ละสูตรได้ และหากเกิดปัญหาขึ้น คุณจะทราบได้อย่างแม่นยำว่าอยู่ที่ไหน
คิดว่าผลลัพธ์จะเป็นอย่างไร
คุณสามารถใช้ประสบการณ์ การคิดเชิงวิพากษ์ และสัญชาตญาณของคุณเองเพื่อตัดสินว่าผลลัพธ์ควรเป็นอย่างไร ถ้าผลลัพธ์ใน Excel มีขนาดใหญ่หรือเล็กกว่าที่คาดไว้มาก อาจมีข้อผิดพลาดในสูตร (หรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเซลล์)
ตัวอย่างเช่น หากคุณคำนวณต้นทุนทั้งหมด 8 หน่วยของสินค้า 98 เซ็นต์แต่ละผลควรน้อยกว่าเล็กน้อย $8. ในตัวอย่างด้านล่าง สูตรให้ผลลัพธ์ที่ผิดพลาด $ 784,00. เหตุผลก็คือในเซลล์ A2 ราคาจะถูกป้อนเป็น 98และควรจะเป็น 0,98. ดังที่คุณเห็น รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ สามารถสร้างความแตกต่างที่ยิ่งใหญ่ได้
จำไว้ว่าเคล็ดลับนี้ใช้ไม่ได้ผลเสมอไป ในบางกรณี คำตอบที่ผิดอาจใกล้เคียงกับคำตอบที่ถูกต้องอย่างน่าทึ่ง อย่างไรก็ตาม ในหลาย ๆ สถานการณ์ การประเมินอย่างรวดเร็วดังกล่าวเผยให้เห็นข้อผิดพลาดในสูตร
ตรวจสอบอาร์กิวเมนต์
หากคุณกำลังทำงานกับฟังก์ชัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุอาร์กิวเมนต์ที่จำเป็นทั้งหมด เมื่อเข้าสู่ฟังก์ชัน ควรแสดงคำแนะนำเครื่องมือขนาดเล็กพร้อมอาร์กิวเมนต์ที่จำเป็น
คำแนะนำเครื่องมือมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณพยายามแก้ไขคุณลักษณะที่ทำงานไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ดูฟังก์ชันด้านล่าง:
ในตัวอย่างในรูปด้านบน ฟังก์ชัน เน็ตเวิร์คเดย์ (NETWORKDAYS) ส่งกลับข้อผิดพลาด ถ้าเราแนะนำฟังก์ชั่น เน็ตเวิร์คเดย์ (NETWORKDAYS) ไปยังเซลล์อื่น เหตุผลก็ชัดเจน:
ฟังก์ชัน เน็ตเวิร์คเดย์ (NETWORKDAYS) ต้องมีอย่างน้อยสองอาร์กิวเมนต์ − วันที่เริ่มต้น (start_date) และ end_date (end_date). ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ ให้อาร์กิวเมนต์เดียวเท่านั้น มาแก้ไขฟังก์ชันโดยเพิ่มอาร์กิวเมนต์ที่ขาดหายไป:
ตอนนี้สูตรของเราทำงานถูกต้องแล้ว!
ตรวจสอบห่วงโซ่การดำเนินงานทั้งหมด (ลำดับ)
จำจากคณิตศาสตร์ของโรงเรียนว่าลำดับของการดำเนินการทางคณิตศาสตร์คืออะไร? ถ้าไม่เช่นนั้น (หรือถ้าคุณต้องการฟื้นฟูความจำ) คุณสามารถศึกษาบทเรียนเกี่ยวกับการสร้างสูตรที่ซับซ้อนได้ Excel จะใช้ลำดับนี้เสมอ กล่าวคือ การดำเนินการไม่ได้ดำเนินการสลับจากซ้ายไปขวาเท่านั้น ในตัวอย่างต่อไปนี้ ขั้นตอนแรกคือการคูณ ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่เราต้องการอย่างแน่นอน ให้เราแก้ไขสูตรนี้โดยสรุป D2+D3 ในวงเล็บ:
เปิดการแสดงสูตร
หากมีสูตรและฟังก์ชันมากมายในแผ่นงาน Excel การเปลี่ยนไปใช้โหมดการแสดงสูตรอาจสะดวกกว่าเพื่อดูสูตรทั้งหมดพร้อมกัน ในการดำเนินการนี้ คุณต้องใช้คำสั่ง มุมมองสูตร (แสดงสูตร) ซึ่งอยู่บนแท็บ สูตร (สูตร) ส่วน การตรวจสอบสูตร (การพึ่งพาสูตร).
หากต้องการเปลี่ยนกลับไปเป็นมุมมองที่คุ้นเคย ให้คลิกที่คำสั่งนี้อีกครั้ง
โปรดจำไว้ว่า การเรียนรู้สูตรสำเร็จได้จากการฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง แม้แต่ผู้ใช้ Excel ที่มีประสบการณ์มากที่สุดก็ยังทำผิดพลาดในสูตร หากสูตรของคุณใช้ไม่ได้ผลหรือให้ค่าที่ไม่ถูกต้อง ไม่ต้องตกใจ! ในกรณีส่วนใหญ่ มีคำอธิบายง่ายๆ ว่าทำไมสูตรถึงล้มเหลว เมื่อคุณพบข้อผิดพลาดนี้ คุณสามารถทำให้สูตรทำงานได้อย่างถูกต้อง