การกรองข้อมูลใน Excel ช่วยให้คุณสามารถแสดงข้อมูลจำนวนมากได้เฉพาะสิ่งที่คุณต้องการในปัจจุบันเท่านั้น ตัวอย่างเช่น การมีรายการสินค้านับพันรายการในไฮเปอร์มาร์เก็ตขนาดใหญ่ต่อหน้าคุณ คุณสามารถเลือกแชมพูหรือครีมจากมันได้ และซ่อนส่วนที่เหลือไว้ชั่วคราว ในบทนี้ เราจะเรียนรู้วิธีใช้ตัวกรองกับรายการใน Excel ตั้งค่าการกรองหลายคอลัมน์พร้อมกัน และลบตัวกรอง
หากตารางของคุณมีข้อมูลจำนวนมาก การค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการอาจเป็นเรื่องยาก ตัวกรองใช้เพื่อจำกัดจำนวนข้อมูลที่แสดงในแผ่นงาน Excel ให้แคบลง ช่วยให้คุณเห็นเฉพาะข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น
การใช้ตัวกรองใน Excel
ในตัวอย่างต่อไปนี้ เราจะใช้ตัวกรองกับบันทึกการใช้ฮาร์ดแวร์เพื่อแสดงเฉพาะแล็ปท็อปและแท็บเล็ตที่มีให้ตรวจสอบ
- เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตาราง เช่น เซลล์ A2
เพื่อให้การกรองทำงานอย่างถูกต้องใน Excel แผ่นงานต้องมีแถวส่วนหัวที่ใช้ตั้งชื่อแต่ละคอลัมน์ ในตัวอย่างต่อไปนี้ ข้อมูลบนเวิร์กชีตจะถูกจัดระเบียบเป็นคอลัมน์ที่มีส่วนหัวอยู่ที่แถว 1: ID #, Type, Iron Description และอื่นๆ
- คลิก ข้อมูลแล้วกด command ตัวกรอง.
- ปุ่มลูกศรปรากฏในส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์
- คลิกที่ปุ่มดังกล่าวในคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง ในกรณีของเรา เราจะใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ B เพื่อดูเฉพาะประเภทของอุปกรณ์ที่เราต้องการ
- เมนูตัวกรองจะปรากฏขึ้น
- ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่อง เลือกทั้งหมดเพื่อยกเลิกการเลือกรายการทั้งหมดอย่างรวดเร็ว
- ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับประเภทอุปกรณ์ที่คุณต้องการทิ้งไว้ในตาราง จากนั้นคลิก OK. ในตัวอย่างของเรา เราจะเลือก แล็ปท็อป и แท็บเล็ตเพื่อดูเฉพาะอุปกรณ์ประเภทนั้น
- ตารางข้อมูลจะถูกกรอง ซ่อนเนื้อหาทั้งหมดที่ไม่ตรงกับเกณฑ์ชั่วคราว ในตัวอย่างของเรา ยังคงมองเห็นได้เฉพาะแล็ปท็อปและแท็บเล็ต
สามารถใช้การกรองโดยเลือกคำสั่ง จัดเรียงและกรอง แถบ หน้าแรก.
ใช้ตัวกรองหลายตัวใน Excel
ตัวกรองใน Excel สามารถสรุปได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้ตัวกรองหลายตัวกับตารางเดียวกันเพื่อจำกัดผลลัพธ์ของตัวกรองให้แคบลง ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ เราได้กรองตารางให้แสดงเฉพาะแล็ปท็อปและแท็บเล็ตแล้ว ตอนนี้งานของเราคือจำกัดข้อมูลให้แคบลงและแสดงเฉพาะแล็ปท็อปและแท็บเล็ตที่ส่งเข้ารับการตรวจสอบในเดือนสิงหาคม
- คลิกปุ่มลูกศรในคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง ในกรณีนี้ เราจะใช้ตัวกรองเพิ่มเติมกับคอลัมน์ D เพื่อดูข้อมูลตามวันที่
- เมนูตัวกรองจะปรากฏขึ้น
- เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องตามข้อมูลที่คุณต้องการกรอง จากนั้นคลิก OK. เราจะยกเลิกการเลือกรายการทั้งหมดยกเว้น สิงหาคม.
- ตัวกรองใหม่จะถูกนำไปใช้ และเฉพาะแล็ปท็อปและแท็บเล็ตที่ส่งเพื่อตรวจสอบในเดือนสิงหาคมเท่านั้นที่จะยังคงอยู่ในตาราง
การลบตัวกรองใน Excel
หลังจากใช้ตัวกรอง ไม่ช้าก็เร็ว จำเป็นต้องลบหรือลบออกเพื่อกรองเนื้อหาด้วยวิธีอื่น
- คลิกปุ่มลูกศรในคอลัมน์ที่คุณต้องการนำตัวกรองออก ในตัวอย่างของเรา เราจะลบตัวกรองออกจากคอลัมน์ D
- เมนูตัวกรองจะปรากฏขึ้น
- เลือกรายการ ลบตัวกรองออกจากคอลัมน์... ในตัวอย่างของเรา เราจะลบตัวกรองออกจากคอลัมน์ ส่งเพื่อตรวจสอบ.
- ตัวกรองจะถูกลบออกและข้อมูลที่ซ่อนอยู่ก่อนหน้านี้จะปรากฏขึ้นอีกครั้งในแผ่นงาน Excel
หากต้องการลบตัวกรองทั้งหมดในตาราง Excel ให้คลิกคำสั่ง ตัวกรอง แถบ ข้อมูล.
