การจัดกลุ่มและยกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูลใน Excel คำแนะนำทีละขั้นตอนพร้อมรูปถ่าย

ตอนนี้เป็นยุคข้อมูลข่าวสาร ปริมาณข้อมูลที่ผู้คนต้องประมวลผลทุกวันเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ สิ่งนี้ใช้ได้กับทุกด้านที่เป็นไปได้ของชีวิต รวมถึงการทำงาน ขณะนี้มีกิจกรรมของมนุษย์เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งมีความจำเป็นอย่างมากสำหรับความสามารถในการประมวลผลข้อมูลจำนวนมากอย่างรวดเร็ว

หนึ่งในฟีเจอร์ของ Excel ที่ช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้คือการจัดกลุ่ม ความจริงก็คือข้อมูลการจัดโครงสร้างไม่ได้ช่วยในการทำงานกับข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมด แต่เฉพาะกับส่วนเล็กๆ เท่านั้น หากคุณรวมข้อมูลประเภทเดียวกันไว้ในบล็อกเดียว คอมพิวเตอร์และตัวบุคคลเองจะง่ายกว่า แทบไม่มีพื้นที่ใดที่โครงสร้างข้อมูลจะไม่เป็นที่ต้องการ:

1. การประมวลผลข้อมูลการขาย คลังสินค้ามักได้รับสินค้าจำนวนมากเป็นชุดๆ โดยมีต้นทุน น้ำหนัก ซัพพลายเออร์ ชื่อ และอื่นๆ ที่แตกต่างกัน การจัดโครงสร้างข้อมูลช่วยให้นำทางในอาร์เรย์ข้อมูลทั้งหมดนี้ได้ง่ายขึ้น
2. การศึกษา คุณภาพของการศึกษาและการศึกษาด้วยตนเองมีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับการจัดโครงสร้างข้อมูล ดังนั้น หากคุณจัดกลุ่มข้อมูลประเภทเดียวกันอย่างถูกต้อง ไม่เพียงแต่งานเชิงปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับสถิติเท่านั้น แต่ยังทำได้ง่ายขึ้นอีกด้วย เช่น งานเชิงทฤษฎี จัดระเบียบการบ้าน และอื่นๆ
3. รายงานการบัญชี. นักบัญชีต้องจัดการกับตัวเลขเป็นประจำ ซึ่งแต่ละจำนวนมีความเกี่ยวข้องกับตัวเลขอื่นๆ และเพื่อให้สะดวกยิ่งขึ้นในการทำงานกับค่า uXNUMXbuXNUMX จำนวนมากที่เกี่ยวข้องกันและข้อมูลประเภทต่าง ๆ จึงสะดวกมากที่จะใช้การจัดกลุ่มข้อมูล

นอกจากนี้ ฟังก์ชันการจัดกลุ่มข้อมูลยังช่วยให้คุณซ่อนข้อมูลที่ล้าสมัยได้ มาดูกันว่ามันทำงานอย่างไรและคุณจะใช้งานมันได้อย่างไร

วิธีตั้งค่าพารามิเตอร์ของฟังก์ชัน

ในการทำงานกับการจัดกลุ่มข้อมูล คุณต้องกำหนดค่าก่อน ในการดำเนินการนี้ ไปที่แท็บ "ข้อมูล" และค้นหาตัวเลือก "โครงสร้าง" ที่นั่น ถัดไป แผงป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณต้องค้นหาปุ่มที่มุมล่างขวา

หลังจากนั้นจะมีหน้าต่างปรากฏขึ้นซึ่งคุณต้องเลือกช่องทำเครื่องหมายที่เหมาะสมแล้วกดปุ่ม OK การตั้งค่าเหล่านี้ควบคุมวิธีการแสดงข้อมูล

สำคัญ: ในทางปฏิบัติ หลายคนพบว่าไม่สะดวกที่จะแสดงผลรวมภายใต้ข้อมูล ดังนั้น คุณจึงไม่ต้องเลือกช่องนี้ ขอแนะนำให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "รูปแบบอัตโนมัติ" ด้วย

หลังจากทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว คุณสามารถเริ่มจัดกลุ่มข้อมูลได้ทันที

วิธีจัดกลุ่มข้อมูลตามแถว

ทีนี้ลองหาว่าต้องทำอะไรเพื่อจัดกลุ่มแถว ในทางปฏิบัติ

1. สร้างแถวใหม่ด้านบนหรือด้านล่างของแถวที่เราต้องการจัดกลุ่ม ทั้งหมดขึ้นอยู่กับวิธีการแสดงผลที่เลือกในขั้นตอนก่อนหน้า
2. ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างชื่อตารางในเซลล์ด้านซ้ายบนของแถวที่เพิ่ม นี่จะเป็นชื่อของกลุ่มที่จะรวมเซลล์ที่เหมือนกันบนพื้นฐานบางอย่าง
3. เลือกเซลล์ทั้งหมดในพื้นที่ด้านล่างของแถวที่สร้างขึ้นใหม่หรือด้านบน (ขึ้นอยู่กับสิ่งที่เราทำในขั้นตอนแรก) หลังจากนั้น เรามองหาปุ่ม "โครงสร้าง" บนแท็บข้อมูล แล้วเราจะพบตัวเลือก "กลุ่ม" สิ่งสำคัญคืออย่าคลิกที่ลูกศรหรือชื่อของคำสั่งในแผงป๊อปอัป แต่คลิกที่ไอคอน

หากคุณยังคงคลิกที่ลูกศรลง เมนูเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถเลือกฟังก์ชันการจัดกลุ่มหรือสร้างโครงสร้างได้ เราสนใจที่จะจัดกลุ่มในขั้นตอนนี้เป็นหลัก

หลังจากนั้นเราเลือกคุณสมบัติหลักที่จะทำการจัดกลุ่ม อาจเป็นแถวหรือคอลัมน์ก็ได้ ถ้าคุณไม่เปลี่ยนแปลงอะไรเลย รายการแรกจะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น หลังจากที่เราแน่ใจว่าได้ตั้งค่าตามที่เราต้องการแล้ว เราจำเป็นต้องยืนยันการกระทำของเราโดยกดปุ่ม OK เนื่องจากเรากำลังจัดกลุ่มตามแถว เราจึงไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอะไร เราเพียงแค่ต้องตรวจสอบอีกครั้ง

สำคัญ: ก่อนที่คุณจะเริ่มจัดกลุ่มวัตถุ คุณไม่ได้เลือกเซลล์ แต่เป็นทั้งคอลัมน์หรือแถวบนแผงพิกัด กล่องโต้ตอบนี้จะไม่ปรากฏขึ้น โปรแกรมจะคิดให้เองว่าต้องทำอะไร

ความจริงที่ว่าเส้นถูกจัดกลุ่มเราสามารถเข้าใจได้โดยเครื่องหมายลบบนแผงพิกัด สิ่งนี้บอกเราว่าข้อมูลถูกเปิดเผย ตอนนี้เราสามารถซ่อนได้โดยคลิกที่ไอคอนนี้หรือคลิกที่ปุ่ม 1 ให้สูงขึ้นเล็กน้อย (แสดงระดับของการจัดกลุ่ม)

เราเห็นว่าเส้นถูกซ่อนและเครื่องหมายลบเปลี่ยนเป็นบวก ในการเปิดบรรทัดที่ต้องการ คุณสามารถคลิกที่มัน จากนั้นโปรแกรมจะทำมันเอง หากคุณต้องการขยายบรรทัดทั้งหมด คุณต้องคลิกที่ปุ่ม "2" ซึ่งอยู่ด้านบนของแผงพิกัดในกรณีนี้

วิธีจัดกลุ่มคอลัมน์

ในการจัดกลุ่มคอลัมน์ อัลกอริธึมของการดำเนินการจะใกล้เคียงกัน:

1. ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เราได้เลือกในการตั้งค่า เราจำเป็นต้องแทรกคอลัมน์ใหม่ทางด้านซ้ายหรือด้านขวาของพื้นที่ที่จะจัดกลุ่ม
2. เราเขียนชื่อกลุ่มในเซลล์บนสุดของคอลัมน์ที่ปรากฏ
3. เราเลือกคอลัมน์ทั้งหมดที่เราต้องการจัดกลุ่ม (เพียงแค่ปล่อยให้คอลัมน์ที่เราเพิ่มในขั้นตอนแรก) จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "กลุ่ม" ในลักษณะเดียวกับอัลกอริทึมที่อธิบายไว้ข้างต้น
4. ตอนนี้เราต้องคลิกที่รายการ "คอลัมน์" ในหน้าต่างเล็ก ๆ และคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
5. โชคดี

บันทึก. เช่นเดียวกับการจัดกลุ่มแถว ถ้าเราเลือกทั้งคอลัมน์ในแถบพิกัดแนวนอน เราจะไม่เห็นกล่องโต้ตอบขนาดเล็ก

วิธีการจัดกลุ่มหลายระดับ

Excel เป็นโปรแกรมที่ใช้งานได้จริง แต่ความเป็นไปได้ของ Excel ไม่ได้จบลงด้วยการจัดกลุ่มระดับเดียว ดังที่อธิบายไว้ในตัวอย่างข้างต้น นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการจัดกลุ่มเซลล์ได้หลายระดับ ทำได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

1. ในการเริ่มต้น กลุ่มหลักจะถูกสร้างขึ้นในลักษณะที่อธิบายไว้ข้างต้น กลุ่มย่อยจะถูกเพิ่มเข้าไป
2. หลังจากนั้นเราตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดกลุ่มหลักแล้ว ในนั้นเรายังดำเนินการตามที่อธิบายไว้ข้างต้น ขั้นตอนเฉพาะขึ้นอยู่กับว่าบุคคลนั้นทำงานกับแถวหรือคอลัมน์หรือไม่
3. เป็นผลให้สามารถสร้างกลุ่มหลายระดับได้

คำแนะนำในการยกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูล

สถานการณ์อาจเกิดขึ้นเมื่อไม่ต้องการกลุ่มหรือกลุ่มย่อยที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้อีกต่อไป มีฟังก์ชันแยกต่างหากสำหรับสิ่งนี้ - "Ungroup" ในการใช้งานคุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เลือกองค์ประกอบที่เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม
2. เปิดแท็บ "ข้อมูล"
3. เราพบกลุ่ม "โครงสร้าง" ที่นั่น เปิดด้วยลูกศรด้านล่าง
4. คลิกที่ปุ่ม "เลิกจัดกลุ่ม" การคลิกที่ไอคอนเป็นสิ่งสำคัญมาก ไม่ใช่ที่จารึก

ต่อไป เราเลือกสิ่งที่เราต้องการยกเลิกการจัดกลุ่ม เราเลือกรายการที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสิ่งที่เราได้จัดกลุ่มไว้ก่อนหน้านี้ หลังจากดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ให้กดปุ่ม OK

โปรดทราบ! หากก่อนหน้านี้มีการจัดกลุ่มหลายระดับหรือสร้างกลุ่มที่แตกต่างกันหลายกลุ่ม ก็ควรปฏิรูปแยกกัน

ที่นี่เรายังได้รับผลดังกล่าว

นี่เป็นอัลกอริธึมทั่วไปสำหรับการยกเลิกการจัดกลุ่มเซลล์ แต่ในธุรกิจอื่นๆ มีความแตกต่างหลายอย่าง ลองดูที่รายละเอียดเพิ่มเติม

วิธียกเลิกการจัดกลุ่มแผ่นงาน

อาจจำเป็นต้องยกเลิกการจัดกลุ่มแผ่นงานเป็นครั้งคราว ในการทำเช่นนี้ คุณต้องดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้:

1. ในการเริ่มต้น เราพบแผ่นงานที่จัดกลุ่มไว้ หากแผ่นงานถูกจัดกลุ่มไว้ล่วงหน้า ชีตจะแสดงเป็นสีเดียวกันหรือชื่อเรื่องจะเป็นตัวหนา
2. หลังจากนั้นคุณต้องคลิกขวาที่แผ่นงานใดแผ่นหนึ่งจากกลุ่มแล้วคลิกปุ่ม "ยกเลิกการจัดกลุ่มแผ่นงาน" ในเมนูบริบท ตอนนี้พวกเขาจะไม่ถูกจัดกลุ่ม และการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะทำกับพวกเขาโดยไม่ขึ้นกับคนอื่นๆ

อีกวิธีหนึ่งในการยกเลิกการจัดกลุ่มแผ่นงานคือการใช้แป้น Shift แล้วคลิกบนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ในกลุ่มที่คุณต้องการยกเลิกการจัดกลุ่ม นั่นคือ คุณต้องกำหนดกลุ่มที่ต้องการยกเลิกการจัดกลุ่ม จากนั้นคลิกที่แท็บใดแท็บหนึ่ง จากนั้นคลิกที่แท็บในขณะที่กดปุ่ม Shift ค้างไว้

หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว คุณสามารถจัดกลุ่มแผ่นงานบางส่วนได้แล้ว ในการดำเนินการนี้ ให้กดปุ่ม Ctrl หรือ Cmd (ปุ่มแรกสำหรับคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows และปุ่มที่สองสำหรับเทคโนโลยี Apple) และในขณะที่กดปุ่มค้างไว้ ให้คลิกบนแผ่นงานที่คุณต้องการรวมเป็นกลุ่ม หลังจากนั้นโปรแกรมจะทำทุกอย่างเพื่อผู้ใช้

วิธียกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูลที่จัดกลุ่มด้วยตนเอง

ก่อนยกเลิกการจัดกลุ่มเซลล์ คุณต้องเข้าใจก่อนว่าเซลล์ถูกจัดกลุ่มอย่างไร: ด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ การจัดกลุ่มด้วยตนเองถือเป็นวิธีการที่อธิบายไว้ข้างต้น การสร้างกลุ่มอัตโนมัติคือการสร้างกลุ่มโดยใช้ฟังก์ชันบางอย่าง ตัวอย่างเช่น หลังจากสร้างผลรวมย่อย ความจริงที่ว่าโอกาสนี้ถูกใช้สามารถเข้าใจได้จากบรรทัด "ผลลัพธ์ระดับกลาง"

หากข้อมูลถูกจัดกลุ่มโดยใช้ฟังก์ชันชื่อเดียวกัน Excel, จากนั้นเพื่อที่จะยุบกลุ่ม คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปรับใช้กลุ่มแล้ว ถ้าไม่เช่นนั้น คุณต้องคลิกที่ปุ่ม + บนแถบด้านข้างทางด้านซ้าย ความจริงที่ว่ากลุ่มถูกปรับใช้ เราสามารถตัดสินโดยปุ่ม – ในที่เดียวกัน เมื่อเราขยายกลุ่ม เราจะเริ่มเห็นทั้งแถวและกลุ่มที่ซ่อนอยู่ หลังจากนั้น ใช้แป้นพิมพ์หรือปุ่มเมาส์ซ้าย เลือกเซลล์ทั้งหมดในกลุ่ม จากนั้น – ตามอัลกอริทึมที่อธิบายข้างต้น

ไม่กี่คนที่รู้ว่ามีวิธีอื่นในการยกเลิกการจัดกลุ่มเซลล์ที่จัดกลุ่มด้วยตนเอง โดยใช้ปุ่มลัด.

ในการดำเนินการนี้ ก่อนอื่นคุณต้องเลือกคอลัมน์ที่จัดกลุ่มไว้แล้ว จากนั้นกดแป้น Alt + Shift + ลูกศรซ้าย หากทำงานบนคอมพิวเตอร์ที่ควบคุมภายใต้ Mac OS คุณต้องใช้คีย์ผสม Command + Shift + J

วิธียกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูลที่จัดกลุ่มโดยอัตโนมัติ

หากผลจากการตรวจสอบที่ดำเนินการในย่อหน้าก่อนหน้า ปรากฏว่าข้อมูลถูกจัดกลุ่มโดยอัตโนมัติ แสดงว่าทุกอย่างค่อนข้างซับซ้อน เนื่องจากฟังก์ชัน ungroup มาตรฐานจะไม่ทำงานในกรณีนี้ การดำเนินการขึ้นอยู่กับการจัดกลุ่มข้อมูลอย่างแท้จริง หากนี่คือฟังก์ชัน "ผลรวมย่อย" ลำดับของการกระทำจะเป็นดังนี้:

1. เราเปิดแท็บเดียวกันกับข้อมูลบนแผงหลัก (หรือริบบิ้นซึ่งมักเรียกกันว่า)
2. หลังจากที่เราคลิกที่ปุ่ม "ผลรวมย่อย" (ซึ่งเป็นสิ่งที่เราต้องทำในขั้นตอนที่สอง) เราจะมีหน้าต่าง ปุ่มนั้นอยู่ในส่วนเดียวกัน - โครงสร้าง หลังจากนั้นจะมีหน้าต่างปรากฏขึ้นซึ่งเราต้องคลิกที่ปุ่ม "ลบทั้งหมด" สามารถพบได้ที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่างหรือที่อื่นๆ (ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Office และโปรแกรมสเปรดชีตเฉพาะ)

โปรดทราบ! เมธอดนี้ไม่เพียงแต่ลบกลุ่ม แต่ยังรวมถึงผลรวมย่อยด้วย ดังนั้น หากคุณต้องการเก็บไว้ จะเป็นการดีกว่าที่จะคัดลอกองค์ประกอบกลุ่มไปยังแผ่นงานอื่นและใช้เป็นองค์ประกอบที่ไม่ได้จัดกลุ่ม

คำแนะนำที่ดีสำหรับการดำเนินการใดๆ ที่มีตารางเพื่อจัดกลุ่มหรือยกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูล ก่อนทำสิ่งนี้ คุณต้องทำสำเนาตารางต้นฉบับ ในกรณีนี้ คุณสามารถคืนค่ามุมมองเดิมของเอกสารได้หากมีบางอย่างไม่เป็นไปตามแผน

ดังนั้น Excel จึงมีฟังก์ชันการทำงานที่กว้างมากสำหรับการจัดโครงสร้างข้อมูล แน่นอนว่าจะไม่สามารถทำทุกอย่างเพื่อบุคคลได้ แต่ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบงานด้วยข้อมูลที่มีโครงสร้างได้สะดวกยิ่งขึ้น ส่วนที่เหลือจะต้องทำโดยบุคคล อย่างไรก็ตาม นี่เป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้จริง ซึ่งจะมีประโยชน์มากสำหรับผู้ที่ต้องทำงานกับข้อมูลตัวเลขและข้อความจำนวนมาก