วิธีสร้างไฟล์กราฟิกจากแผนภูมิ Excel หรือส่งออกไปยัง Word หรือ PowerPoint

หลังจากอ่านบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้างไฟล์กราฟิกแยก (.png, .jpg, .bmp หรือรูปแบบอื่น) จากแผนภูมิใน Excel หรือส่งออกไปยังเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint

Microsoft Excel เป็นหนึ่งในแอปพลิเคชั่นวิเคราะห์ข้อมูลที่ทรงพลังที่สุด ในคลังแสงมีเครื่องมือและฟังก์ชันมากมายสำหรับการแสดงข้อมูลนี้ แผนภูมิ (หรือกราฟ) เป็นหนึ่งในเครื่องมือดังกล่าว ในการสร้างแผนภูมิใน Excel คุณเพียงแค่เลือกข้อมูลและคลิกไอคอนแผนภูมิในส่วนเมนูที่เกี่ยวข้อง

แต่ถ้าพูดถึงข้อดี ก็ต้องพูดถึงจุดอ่อน น่าเสียดายที่ไม่มีวิธีง่ายๆ ใน Excel ในการบันทึกแผนภูมิเป็นรูปภาพหรือส่งออกไปยังเอกสารอื่น จะดีมากถ้าเราสามารถคลิกขวาที่กราฟและดูคำสั่งเช่น บันทึกเป็นรูปวาด or ส่งออก. แต่เนื่องจาก Microsoft ไม่ได้ดูแลการสร้างฟังก์ชันดังกล่าวให้กับเรา เราจึงจะคิดบางอย่างขึ้นมาเอง

ในบทความนี้ ฉันจะแสดง 4 วิธีในการบันทึกแผนภูมิ Excel เป็นรูปภาพ ซึ่งคุณสามารถวางลงในเอกสาร Office อื่นๆ รวมถึง Word และ PowerPoint ได้ในภายหลัง หรือใช้เพื่อสร้างอินโฟกราฟิกที่น่าสนใจ

• คัดลอกไดอะแกรมไปยังโปรแกรมแก้ไขกราฟิกและบันทึกเป็นรูปภาพ
• ส่งออกแผนภูมิจาก Excel เป็น Word หรือ PowerPoint
• บันทึกแผนภูมิสมุดงาน Excel ทั้งหมดเป็นรูปภาพ
• การบันทึกแผนภูมิเป็นรูปภาพโดยใช้ VBA Macro

คัดลอกไดอะแกรมไปยังโปรแกรมแก้ไขกราฟิกและบันทึกเป็นรูปภาพ

เพื่อนของฉันเคยเล่าความลับให้ฉันฟัง เธอมักจะคัดลอกแผนภูมิจาก Excel ไปยังโปรแกรมระบายสี เธอสร้างแผนภูมิและเพียงแค่กดปุ่ม PrintScreenจากนั้นเปิดโปรแกรมระบายสีและวางภาพหน้าจอ หลังจากนั้นจะครอบตัดส่วนที่ไม่ต้องการของรูปภาพและบันทึกรูปภาพที่เหลือลงในไฟล์ หากคุณเคยทำแบบเดียวกันมาแล้ว ให้ลืมมันเสียและอย่าใช้วิธีแบบเด็กๆ นี้อีก! เราจะดำเนินการเร็วขึ้นและฉลาดขึ้น! 🙂

ตัวอย่างเช่น ใน Excel 2010 ของฉัน ฉันสร้างแผนภูมิวงกลม XNUMX-D ที่สวยงามซึ่งแสดงข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลประชากรของผู้เยี่ยมชมไซต์ของเรา และตอนนี้ฉันต้องการส่งออกแผนภูมินี้จาก Excel เป็นรูปภาพ ขอทำมันด้วยกัน:

1. คลิกขวาที่พื้นที่แผนภูมิแล้วคลิก คัดลอก (สำเนา). ไม่จำเป็นต้องคลิกบนกราฟ เนื่องจากจะเป็นการเลือกองค์ประกอบแต่ละรายการ ไม่ใช่ทั้งไดอะแกรมและคำสั่ง คัดลอก (สำเนา) จะไม่ปรากฏ
2. เปิดโปรแกรมระบายสีและวางแผนภูมิโดยใช้ไอคอน สิ่งที่ใส่เข้าไป (วาง) แท็บ หน้าแรก (หน้าหลัก) และกด Ctrl + V.
3. ตอนนี้เหลือเพียงการบันทึกไดอะแกรมเป็นไฟล์กราฟิก คลิก บันทึกเป็น (บันทึกเป็น) แล้วเลือกรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งที่แนะนำ (.png, .jpg, .bmp หรือ .gif) หากต้องการเลือกรูปแบบอื่น ให้คลิก รูปแบบอื่น ๆ (รูปแบบอื่นๆ) อยู่ท้ายรายการ

ไม่ได้ง่ายขึ้น! ในการบันทึกแผนภูมิ Excel ด้วยวิธีนี้ โปรแกรมแก้ไขกราฟิกจะทำได้

ส่งออกแผนภูมิจาก Excel เป็น Word หรือ PowerPoint

ถ้าคุณต้องการส่งออกแผนภูมิจาก Excel ไปยังแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ เช่น Word, PowerPoint หรือ Outlook วิธีที่ดีที่สุดคือทำผ่านคลิปบอร์ด

1. คัดลอกแผนภูมิจาก Excel ตามตัวอย่างก่อนหน้าใน ขั้นตอนที่ 1.
2. ในเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint ให้คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกแผนภูมิแล้วคลิก Ctrl + V. หรือแทนที่จะกด Ctrl + Vคลิกขวาที่ใดก็ได้ในเอกสาร แล้วตัวเลือกเพิ่มเติมทั้งชุดจะเปิดขึ้นต่อหน้าคุณในส่วน วางตัวเลือก (ตัวเลือกการวาง).

ข้อได้เปรียบหลักของวิธีนี้คือ ด้วยวิธีนี้ แผนภูมิ Excel ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์จะถูกส่งออกไปยังไฟล์อื่น ไม่ใช่แค่รูปภาพ กราฟจะยังคงเชื่อมโยงกับแผ่นงาน Excel ต้นฉบับ และจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลในแผ่นงาน Excel นั้นเปลี่ยนแปลงไป ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกและวางแผนภูมิอีกครั้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ใช้สร้างแต่ละครั้ง

บันทึกแผนภูมิใน Word และ PowerPoint เป็นรูปภาพ

ในแอปพลิเคชัน Office 2007, 2010 และ 2013 สามารถคัดลอกแผนภูมิ Excel เป็นรูปภาพได้ ในกรณีนี้จะทำงานเหมือนภาพปกติและจะไม่ได้รับการอัปเดต ตัวอย่างเช่น ส่งออกแผนภูมิ Excel ไปยังเอกสาร Word 2010

1. ในเวิร์กบุ๊ก Excel ให้คัดลอกแผนภูมิ จากนั้นเปิดเอกสาร Word วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการวางแผนภูมิ แล้วคลิกลูกศรสีดำเล็กๆ ที่ด้านล่างของปุ่ม สิ่งที่ใส่เข้าไป (วาง) ซึ่งอยู่บนแท็บ หน้าแรก (บ้าน).
2. ในเมนูที่เปิดเราสนใจรายการ วางแบบพิเศษ (วางแบบพิเศษ) – ระบุด้วยลูกศรในภาพหน้าจอด้านบน คลิกที่มัน - กล่องโต้ตอบที่มีชื่อเดียวกันจะเปิดขึ้นพร้อมรายการรูปแบบกราฟิกที่พร้อมใช้งาน รวมถึงบิตแมป (บิตแมป), GIF, PNG และ JPEG
3. เลือกรูปแบบที่ต้องการแล้วคลิก OK.

น่าจะเป็นเครื่องมือ วางแบบพิเศษ (วางแบบพิเศษ) มีอยู่ใน Office เวอร์ชันก่อนหน้าด้วย แต่ตอนนั้นฉันไม่ได้ใช้งานฉันจะไม่พูด 🙂

บันทึกแผนภูมิสมุดงาน Excel ทั้งหมดเป็นรูปภาพ

วิธีการที่เราเพิ่งพูดถึงนั้นมีประโยชน์เมื่อพูดถึงไดอะแกรมจำนวนน้อย แต่ถ้าคุณต้องการคัดลอกแผนภูมิทั้งหมดจากสมุดงาน Excel หากคุณคัดลอกและวางแต่ละรายการแยกกัน อาจใช้เวลานานทีเดียว ฉันเร่งให้คุณพอใจ - คุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนี้! มีวิธีบันทึกแผนภูมิทั้งหมดจากสมุดงาน Excel พร้อมกัน

1. เมื่อคุณสร้างแผนภูมิในเวิร์กบุ๊กเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ เนื้อไม่มีมัน (ไฟล์) แล้วคลิกปุ่ม บันทึกเป็น (บันทึกเป็น).
2. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น การบันทึกเอกสาร (บันทึกเป็น). ในรายการแบบหล่นลง ชนิดของไฟล์ (บันทึกเป็นประเภท) เลือก เวบ-สทรานิซซ่า (หน้าเว็บ *.htm, *.html) ตรวจสอบด้วยว่าในส่วน ลด (บันทึก) ตัวเลือกที่เลือก ทั้งเล่ม (ทั้งสมุดงาน) ตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง:
3. เลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึกไฟล์แล้วคลิกปุ่ม ลด (บันทึก).

ไปยังโฟลเดอร์ที่เลือกพร้อมกับไฟล์ . html แผนภูมิทั้งหมดที่มีอยู่ในสมุดงาน Excel เนื่องจากไฟล์จะถูกคัดลอก . พ. ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงเนื้อหาของโฟลเดอร์ที่ฉันบันทึกเวิร์กบุ๊กไว้ สมุดงาน Excel ของฉันประกอบด้วยแผ่นงานสามแผ่นโดยแต่ละแผ่นมีแผนภูมิ และในโฟลเดอร์ที่ฉันเลือก เราจะเห็นแผนภูมิสามรายการบันทึกเป็นไฟล์กราฟิก . พ.

ดังที่คุณทราบ PNG เป็นรูปแบบการบีบอัดภาพที่ดีที่สุดรูปแบบหนึ่งซึ่งไม่มีการสูญเสียคุณภาพ หากคุณต้องการใช้รูปแบบภาพอื่น ให้แปลงเป็น .jpg, . กิ๊ฟ, .bmp หรืออย่างอื่นก็ไม่ยาก

การบันทึกแผนภูมิเป็นรูปภาพโดยใช้ VBA Macro

ถ้าคุณต้องการส่งออกแผนภูมิ Excel เป็นรูปภาพบ่อยๆ คุณสามารถทำให้งานนี้เป็นแบบอัตโนมัติได้โดยใช้มาโคร VBA โชคดีที่มีมาโครจำนวนมากที่เขียนไว้แล้ว เราจึงไม่ต้องคิดค้นล้อใหม่ 🙂

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้วิธีแก้ปัญหาที่พิสูจน์แล้วและเป็นจริงซึ่งโพสต์โดย John Peltier ในบล็อกของเขา มาโครนั้นง่ายมาก:

ActiveChart.Export "D:My ChartsSpecialChart.png"

โค้ดบรรทัดนี้สร้างไฟล์กราฟิกในโฟลเดอร์ที่กำหนด . พ และส่งออกไดอะแกรมไป คุณสามารถสร้างมาโครแรกของคุณได้ใน 4 ขั้นตอนง่ายๆ แม้ว่าคุณจะไม่เคยทำมาก่อนในชีวิต

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนแมโคร ให้เตรียมโฟลเดอร์สำหรับการส่งออกแผนภูมิ ในกรณีของเรา นี่จะเป็นโฟลเดอร์ แผนภูมิของฉัน บนดิสก์ D. การเตรียมการทั้งหมดเสร็จเรียบร้อยแล้ว มาทำมาโครกัน

1. ในเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ ให้เปิดแท็บ ผู้พัฒนา (ผู้พัฒนา) และในส่วน รหัส (รหัส) คลิกไอคอน แมโคร (มาโคร).

หมายเหตุ หากคุณสร้างมาโครเป็นครั้งแรก เป็นไปได้มากว่าแท็บ ผู้พัฒนา (ผู้พัฒนา) จะถูกซ่อนไว้ ในกรณีนี้ ให้ไปที่แท็บ เนื้อไม่มีมัน (ไฟล์) คลิก พารามิเตอร์ (ตัวเลือก) และเปิดส่วน กำหนดค่าริบบิ้น (ปรับแต่งริบบิ้น). ในส่วนด้านขวาของหน้าต่าง ในรายการ แท็บหลัก (แท็บหลัก) ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก ผู้พัฒนา (ผู้พัฒนา) และคลิก OK.

2. ตั้งชื่อมาโครใหม่ เช่น บันทึกแผนภูมิที่เลือกเป็นรูปภาพและทำให้พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กบุ๊กนี้เท่านั้น
3. คลิกที่ปุ่ม สร้างบัญชีตัวแทน (สร้าง) ซึ่งจะเปิดหน้าต่างตัวแก้ไข Visual Basic ซึ่งจะมีการระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของมาโครใหม่แล้ว ในบรรทัดที่สอง คัดลอกข้อความมาโครต่อไปนี้:

   ActiveChart.Export "D:My ChartsSpecialChart.png"

   

4. ปิด Visual Basic Editor และบนแท็บ เนื้อไม่มีมัน (เนื้อ) นวด บันทึกเป็น (บันทึกเป็น). บันทึกสมุดงานของคุณเป็น สมุดงาน Excel ที่เปิดใช้งานมาโคร (เวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งาน Excel Macro, *.xlsm) แค่นั้นแหละ คุณทำได้!

ตอนนี้ มาเรียกใช้แมโครที่เราเพิ่งสร้างขึ้นเพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร รอสักครู่… มีอีกสิ่งหนึ่งที่เราต้องทำ เราจำเป็นต้องเลือกแผนภูมิ Excel ที่เราต้องการส่งออกเนื่องจากมาโครของเราใช้งานได้กับแผนภูมิที่เลือกเท่านั้น คลิกที่ใดก็ได้บนขอบของแผนภูมิ กรอบสีเทาอ่อนที่ปรากฏขึ้นรอบๆ ไดอะแกรมจะระบุว่าได้เลือกไว้ครบถ้วนแล้ว

เปิดแท็บอีกครั้ง ผู้พัฒนา (ผู้พัฒนา) และคลิกที่ไอคอน แมโคร (มาโคร). รายการมาโครที่มีอยู่ในเวิร์กบุ๊กของคุณจะเปิดขึ้น ไฮไลท์ บันทึกแผนภูมิที่เลือกเป็นรูปภาพ และคลิก วิ่ง (วิ่ง).

ตอนนี้เปิดโฟลเดอร์ที่คุณระบุเพื่อบันทึกไฟล์ - ควรมีรูปภาพ . พ ด้วยแผนภาพที่ส่งออก คุณสามารถบันทึกแผนภูมิในรูปแบบอื่นได้ในลักษณะเดียวกัน การทำเช่นนี้ก็เพียงพอที่จะเปลี่ยนในมาโคร . พ on .jpg or . กิ๊ฟ - แบบนี้:

ActiveChart.Export "D:My ChartsSpecialChart.jpg"

นั่นคือทั้งหมดสำหรับวันนี้ และฉันหวังว่าคุณจะมีเวลาที่ดีในการอ่านบทความนี้ ขอบคุณสำหรับความสนใจ!