วิธีทำให้ทุกอย่างเสร็จในที่ทำงาน

ผู้เชี่ยวชาญและผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาทุกคนไม่เบื่อที่จะทำตามคำแนะนำหลักเดิมๆ ซ้ำๆ แยกสิ่งสำคัญออกจากความไม่สำคัญ ไอเดียดี แต่พูดง่ายกว่าทำ ถ้าเพียงเพราะเรื่องร้อนระอุ ทุกสิ่งทุกอย่างดูเหมือนจะมีความสำคัญอย่างยิ่ง หรือสมมุติว่าคุณแยกเรื่องสำคัญออกจากเรื่องไม่สำคัญอย่างปาฏิหาริย์ แล้วเจ้านายของคุณก็โทรมาขอให้คุณทำงานด่วน พยายามบอกเขาว่าโครงการนี้ไม่อยู่ในรายการลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณ แต่ไม่ อย่าพยายามเลย

โอบกอดความยิ่งใหญ่

Stephen Covey ผู้แต่งหนังสือขายดีอันดับหนึ่งเรื่อง The XNUMX Habits of High Effective People Stephen Covey¹ แนะนำให้เรียบเรียงคำถามใหม่ ทันทีที่ไม่พบความไม่สำคัญในการไหลของกิจการก็จำเป็นต้องแยกสิ่งสำคัญออกจากความเร่งด่วน สิ่งที่อย่างน้อยในทางทฤษฎีไม่สามารถทำได้จากข้อเท็จจริงที่ว่ามันเป็นไปไม่ได้เลยที่จะไม่ทำ

ประการแรก มันให้โอกาสในการจัดลำดับความสำคัญอย่างเหมาะสม ประการที่สอง ช่วยดึงความสนใจไปที่ปัญหาสำคัญอีกประการหนึ่ง นั่นคือ การไม่มีเวลา บ่อยครั้ง การจัดลำดับความสำคัญทำหน้าที่เป็นตัวพรางความจริงอันไม่พึงประสงค์ที่เป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำงานที่จำเป็นทั้งหมดตามคำจำกัดความเพียงอย่างเดียว และคุณจะไม่มีวันเข้าถึงคนไม่สำคัญ หากเป็นกรณีนี้ สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำคือซื่อสัตย์กับผู้บริหารและอธิบายว่าภาระงานของคุณเกินความสามารถของคุณ

พลังงานแทนความสำคัญ

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์อีกประการหนึ่งคือการหยุดพิจารณากรณีต่างๆ ในแง่ของความสำคัญ เปลี่ยนระบบการประเมินโดยไม่ได้เน้นที่ความสำคัญ แต่อยู่ที่ปริมาณพลังงานที่การดำเนินการจะต้องใช้ สำหรับพวกเราส่วนใหญ่ ช่วงเวลาที่มีผลมากที่สุดคือช่วงเช้า ดังนั้นในตอนต้นของวัน คุณควรวางแผนสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องใช้ความพยายามอย่างจริงจังและมีสมาธิสูง จากนั้นเมื่อ "กริปอ่อนลง" คุณก็สามารถไปยังงานที่ใช้พลังงานน้อยลงได้ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเรียงอีเมลหรือการโทรที่จำเป็น วิธีนี้ไม่น่าจะรับประกันว่าคุณจะมีเวลาสำหรับทุกสิ่ง แต่อย่างน้อยก็จะช่วยคุณให้พ้นจากสถานการณ์เมื่อคุณต้องรับผิดชอบในเวลาที่คุณไม่พร้อมสำหรับสิ่งนี้

ตานก

คำแนะนำที่น่าสนใจอีกประการหนึ่งมาจากนักจิตวิทยา Josh Davis². เขาเสนอวิธีการ «การเว้นระยะห่างทางจิตใจ». ลองนึกภาพว่าคุณกำลังมองตัวเองจากมุมสูง หลับตาแล้วจินตนาการ เห็นเจ้าตัวเล็กที่อยู่ข้างล่างนั่นไหม? มันคือคุณ แล้วคุณคิดอย่างไรจากความสูง: ชายร่างเล็กคนนี้ควรเน้นอะไรในตอนนี้? สิ่งที่ต้องทำก่อน? แน่นอนมันฟังดูแปลก แต่เป็นวิธีที่ได้ผลจริง

และสุดท้ายคนสุดท้าย ลืมความน่าเชื่อถือ หากเพื่อนร่วมงาน (หรือผู้จัดการ) ขอ (หรือสั่ง) ให้ทิ้งทุกอย่างและเข้าร่วมโครงการสำคัญของพวกเขา อย่ารีบร้อนที่จะเป็นวีรบุรุษ ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานและผู้บริหารตระหนักดีถึงสิ่งที่จะถูกยกเลิกอันเป็นผลมาจากการเปลี่ยนของคุณ ในระยะยาว ความสามารถในการตอบตกลงในครั้งแรกโดยเสียค่าใช้จ่ายจากงานที่คุณทำอยู่จะไม่ทำให้ชื่อเสียงของคุณดีขึ้นแม้แต่น้อย ค่อนข้างตรงกันข้าม

¹ เอส. โควีย์ “อุปนิสัยทั้งเจ็ดของผู้มีประสิทธิภาพสูง เครื่องมือพัฒนาส่วนบุคคลที่ทรงพลัง” (Alpina Publisher, 2016).

² เจ. เดวิส «สองชั่วโมงที่ยอดเยี่ยม: กลยุทธ์บนพื้นฐานวิทยาศาสตร์เพื่อควบคุมเวลาที่ดีที่สุดของคุณและทำงานที่สำคัญที่สุดของคุณให้เสร็จ» (HarperOne, 2015)